Duomenų importavimas iš Excel darbaknygės arba susiejimas su jais

Dažnai pasitaikantys programos Excel duomenų importavimo į programą Access atvejai

• Ilgą laiką naudojote programą Excel, bet ateityje norite dirbti su šiais duomenimis naudodami programą Access. Norite perkelti savo Excel darbalapio duomenis į vieną ar daugiau naujų programos Access duomenų bazių.

• Jūsų skyrius arba darbo grupė naudoja programą Access, bet kartais gauna duomenų programos Excel formatu, kurie turi būti sulieti su jūsų Access duomenų bazėmis. Kai gaunate šiuos programos Excel darbalapius, norite juos importuoti į savo duomenų bazę.

• Naudojate programą Access tvarkydami savo duomenis, bet savaitines ataskaitas iš kitų darbo grupės narių gaunate kaip programos Excel darbaknyges. Norite racionalizuoti importavimo procesą, kad užtikrintumėte, jog duomenys į jūsų duomenų bazę būtų importuojami kiekvieną savaitę nurodytu laiku.

Jei duomenis į programą Excel importuojate pirmą kartą

• Nėra būdo išsaugoti programos Excel darbaknygės kaip programos Access duomenų bazės. Programa Excel nepateikia funkcinių galimybių norint iš Excel duomenų sukurti programos Access duomenų bazę.

• Kai naudodami programą „Access“ atidarote programos „Excel“ darbaknygę (dialogo lange Failo atidarymas pakeiskite sąrašo lauką Failų tipai į „Microsoft Office Excel“ failai ir pažymėkite norimą failą), programa „Access“ sukuria saitą su darbaknyge, o ne importuoja jos duomenis. Siejimas su darbaknyge iš esmės skiriasi nuo darbalapio importavimo į duomenų bazę. Daugiau informacijos apie susiejimą žr. kitame šio straipsnio skyriuje Siejimas su programos Excel duomenimis.

Darbalapio paruošimas

1. Suraskite šaltinio failą ir pažymėkite darbalapį, kuriame yra jūsų į programą „Access“ norimi importuoti duomenys. Norėdami importuoti tik darbalapio dalį, galite nurodyti pavadintą diapazoną, kuriame yra tik norimi importuoti langeliai.
   
   Pavadinto diapazono apibrėžimas (pasirinktinis)   

   1. Pereikite į programą „Excel“ ir atidarykite darbalapį, kurio duomenis norite importuoti.

   2. Pažymėkite langelių diapazoną, kuriame yra norimi importuoti duomenys.

   3. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pažymėtą diapazoną ir spustelėkite Pavadinti diapazoną arba Apibrėžti pavadinimą.

   4. Dialogo lango Naujas pavadinimas lauke Pavadinimas nurodykite diapazono pavadinimą ir tada spustelėkite Gerai.

      Prisiminkite, kad vienos importavimo operacijos metu galite importuoti tik vieną darbalapį. Norėdami importuoti duomenis iš kelių darbalapių, kartokite importavimo operaciją su kiekvienu darbalapiu.

2. Peržiūrėkite šaltinio duomenis ir imkitės veiksmų, kaip aprašyta šioje lentelėje.

   Elementas	Aprašas
   Stulpelių skaičius	Norimų importuoti šaltinio stulpelių skaičius negali viršyti 255, nes programa Access nepalaiko daugiau nei 255 lentelės laukų.
   Stulpelių ir eilučių praleidimas	Patartina įtraukti tik tas eilutes ir stulpelius, kuriuos norite importuoti į šaltinio darbalapį ar pavadintą diapazoną. Eilutės    Importavimo operacijos metu negalite filtruoti ar praleisti eilučių. Stulpeliai    Operacijos metu negalite praleisti stulpelių, jei pasirinkote, kad duomenys būtų įtraukiami į esamą lentelę.
   Lentelės formatas	Įsitikinkite, kad langeliai yra lentelės formato. Jei darbalapyje ar pavadintame diapazone yra sulietų langelių, langelio turinys įdedamas į lauką, kuris atitinka kairiausią stulpelį, o kiti laukai paliekami tušti.
   Tušti stulpeliai, eilutės ir langeliai	Darbalapyje ar diapazone panaikinkite visus nereikalingus tuščius stulpelius ir tuščias eilutes. Jei darbalapyje ar diapazone yra tuščių langelių, pabandykite pridėti trūkstamus duomenis. Jei planuojate pridėti įrašų esamoje lentelėje, įsitikinkite, kad atitinkamas lentelės laukas priima neapibrėžtas (trūkstamas ar nežinomas) reikšmes. Laukas priims neapibrėžtas reikšmes, jei šio lauko ypatybė Būtina bus nustatyta kaip Ne, o ypatybės Tinkamumo taisyklė parametras nedraus neapibrėžtų reikšmių.
   Klaidos reikšmės	Jei vienoje ar daugiau darbalapio ar diapazono langelių yra klaidos reikšmių, pvz., #NUM ir #DIV, ištaisykite jas prieš pradėdami importavimo operaciją. Jei šaltinio darbalapyje ar diapazone yra klaidos reikšmių, programa Access įdeda neapibrėžtą reikšmę atitinkamame lentelės lauke. Daugiau informacijos apie tai, kaip šalinti šias klaidas, ieškokite tolesniame šio straipsnio skyriuje Trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių šalinimas.
   Duomenų tipas	Norėdami išvengti klaidų importuodami, įsitikinkite, kad kiekvienos eilutės kiekviename šaltinio stulpelyje yra to paties tipo duomenys. Programa „Access“ ieško pirmų aštuonių šaltinio eilučių, kad nustatytų lentelės laukų duomenų tipą. Primygtinai rekomenduojame įsitikinti, kad bet kurio iš stulpelių pirmose aštuoniose šaltinio eilutėse nėra maišomos skirtingų tipų duomenų reikšmės. Kitaip programa „Access“ stulpeliui gali priskirti netinkamą duomenų tipą. Taip pat patartina formatuoti kiekvieną programos Excel šaltinio stulpelį ir kiekvienam stulpeliui priskirti konkretų duomenų formatą prieš pradedant importavimo operaciją. Primygtinai rekomenduojama formatuoti, jei stulpelyje yra skirtingų tipų duomenų. Pavyzdžiui, darbalapio stulpelyje Skrydžio_numeris gali būti skaitinės ir teksto reikšmės, pvz., 871, AA90 ir 171. Norėdami išvengti trūkstamų ar neteisingų reikšmių, atlikite šiuos veiksmus: Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio antraštę, tada spustelėkite Formatuoti langelius. Skirtuko Skaičius dalyje Kategorija pasirinkite formatą. Stulpeliui Skrydžio_numeris tikriausiai pasirinksite Tekstas. Spustelėkite Gerai. Jei šaltinio stulpeliai formatuoti, bet po aštuntos eilutės esančiose eilutėse vis dar yra mišrių reikšmių, importavimo operacija vis tiek gali praleisti ar netinkamai konvertuoti reikšmes. Daugiau informacijos apie trikčių šalinimą rasite šio straipsnio skyriuje Trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių šalinimas.
   Pirma eilutė	Jei darbalapio ar pavadinto diapazono pirmoje eilutėje yra stulpelių pavadinimai, galite nurodyti, kad importavimo operacijos metu programa Access pirmoje eilutėje esančius duomenis laikytų laukų pavadinimais. Jei jūsų darbalapyje ar pavadintame diapazone nėra pavadinimų, patartina juos pridėti šaltinyje prieš pradedant importavimo operaciją. Pastaba: Jei planuojate pridėti duomenų į esamą lentelę, įsitikinkite, kad kiekvieno stulpelio pavadinimas tiksliai atitinka atitinkamo lauko pavadinimą. Jei stulpelio pavadinimas skiriasi nuo atitinkamo lentelės lauko pavadinimo, importavimo operacija nepavyks. Norėdami pamatyti laukų pavadinimus, atidarykite lentelę naudodami programos Access dizaino rodinį.

3. Jei šaltinio darbaknygė atidaryta, uždarykite ją. Jeigu šaltinio failas atidarytas, importavimo operacijos metu gali kilti duomenų konvertavimo klaidų.

Paskirties duomenų bazės paruošimas

1. Atidarykite programos Access duomenų bazę, kurioje bus saugomi importuoti duomenys. Įsitikinkite, kad duomenys neskirti tik skaityti ir kad turite teisę keisti duomenų bazę.

   arba

   Jeigu nenorite saugoti duomenų nė vienoje iš esamų duomenų bazių, sukurkite tuščią duomenų bazę. Norėdami tai padaryti:

   Spustelėkite skirtuką Failas, spustelėkite Naujas, o tada – Tuščia duomenų bazė.

2. Prieš pradėdami importavimo operaciją nuspręskite, ar norite saugoti duomenis naujoje, ar esamoje lentelėje.

   Naujos lentelės kūrimas    Jei pasirenkate saugoti duomenis naujoje lentelėje, programa Access sukuria lentelę ir įtraukia į ją importuotus duomenis. Jei lentelė, turinti nurodytą vardą, jau yra, programa Access perrašo lentelės turinį importuotais duomenimis.

   Įtraukimas į esamą lentelę    Jei pasirenkate įtraukti duomenis į esamą lentelę, nurodytoje lentelėje pridedamos programos „Excel“ darbalapio eilutės.

   Atsiminkite, kad daugiausia klaidų papildymo operacijos metu atsiranda dėl to, kad šaltinio duomenys neatitinka paskirties lentelės struktūros ir lauko parametrų. Jei norite to išvengti, atidarykite lentelę naudodami dizaino rodinį ir peržiūrėkite šiuos parametrus:

   • Pirma eilutė    Jei pirmoje šaltinio darbalapio ar pavadinto diapazono eilutėje nėra stulpelio antraštės, įsitikinkite, kad šaltinio darbalapio kiekvieno stulpelio vieta ir duomenų tipas atitinka lentelės laukų pavadinimus. Jei pirmoje eilutėje yra stulpelio antraštė, stulpelių ir laukų tvarka neturi atitikti, bet kiekvieno stulpelio pavadinimas ir duomenų tipas turi tiksliai atitikti laukų pavadinimus ir duomenų tipą.

   • Trūkstami arba papildomi laukai    Jei paskirties lentelėje nėra vieno ar kelių šaltinio darbalapio laukų, prieš pradėdami importavimo operaciją pridėkite juos. Tačiau jei lentelėje yra laukų, kurių nėra šaltinyje, šių laukų iš lentelės nereikia naikinti, jei jie priima neapibrėžtas reikšmes.

     Patarimas: Laukas priims neapibrėžtas reikšmes, jei šio lauko ypatybė Būtina nustatyta kaip Ne, o ypatybės Tinkamumo taisyklė parametras nedraus neapibrėžtų reikšmių.

   • Pirminis raktas    Jei lentelėje yra pirminio rakto laukas, šaltinio darbalapyje ar diapazone turi būti stulpelis, kuriame būtų su pirminio rakto lauku suderinamos reikšmės, o importuotos rakto reikšmės turi būti unikalios. Jei importuotame įraše yra pirminio rakto reikšmė, kuri jau egzistuoja paskirties lentelėje, importavimo operacija rodo klaidos pranešimą.

   • Indeksuoti laukai    Jei lentelės lauko ypatybė Indeksuota yra nustatyta kaip Taip (neleidžiami dublikatai), šaltinio darbalapio ar diapazono atitinkamame stulpelyje turi būti unikalios reikšmės.

     Norėdami vykdyti importavimo operaciją, pereikite prie kitų veiksmų.

Importavimo proceso pradėjimas

1. Importavimo / susiejimo vediklio vieta šiek tiek skiriasi, atsižvelgiant į „Access“ versiją. Pasirinkite veiksmus, kurie atitinka jūsų „Access“ versiją:

   • Jei naudojate naujausią " „Microsoft 365“ ", " Access 2021 " arba "Access 2019" versiją, skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importuoti & saitą spustelėkite Naujas duomenų šaltinis > Iš failo > "Excel".

   • Jei naudojate Access 2016, skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importuoti & saitą spustelėkite Excel.

   Pastaba: Skirtukas Išoriniai duomenys galimas tik tuomet, kai atidaryta duomenų bazė.

2. Dialogo lango Gauti išorinius duomenis – Excel skaičiuoklės lauke Failo vardas nurodykite programos Excel failo, kuriame yra norimų importuoti duomenų, vardą.

   arba

   Spustelėkite Naršyti ir naudokite dialogo langą Failo atidarymas, kad surastumėte norimą importuoti failą.

3. Nurodykite, kaip norite saugoti importuotus duomenis.

   Norėdami duomenis saugoti naujoje lentelėje, pažymėkite Importuoti šaltinio duomenis į naują lentelę, esančią dabartinėje duomenų bazėje. Vėliau būsite paraginti pavadinti lentelę.

   Norėdami pridėti duomenų esamoje lentelėje, pažymėkite Lentelėje pridėti įrašų kopija ir išplečiamajame sąraše pažymėkite lentelę. Ši parinktis negalima, jei duomenų bazėje nėra lentelių.

   Norėdami susieti su duomenų šaltiniu sukurdami susietąją lentelę, žr. šio straipsnio skyrių Siejimas su programos „Excel“ duomenimis.

4. Spustelėkite Gerai.

   Paleidžiamas skaičiuoklės importavimo vediklis, kuriuo vadovausitės importuodami. Pereikite prie kito veiksmų rinkinio.

Skaičiuoklės importavimo vediklio naudojimas

1. Pirmame vediklio puslapyje pasirinkite darbalapį, kuriame yra norimų importuoti duomenų, tada spustelėkite Pirmyn.

2. Antrame vediklio puslapyje spustelėkite Rodyti darbalapius arba Rodyti pavadintus diapazonus, pasirinkite darbalapį ar pavadintą diapazoną, kurį norite importuoti, tada spustelėkite Pirmyn.

3. Jei šaltinio darbalapio ar diapazono pirmoje eilutėje yra laukų pavadinimai, pasirinkite Pirmojoje eilutėje yra stulpelių antraštės ir spustelėkite Pirmyn.

   Jei duomenis importuojate į naują lentelę, programa Access naudoja šias stulpelių antraštes, kad pavadintų lentelės laukus. Šiuos pavadinimus galite keisti vykstant importavimo operacijai arba jai pasibaigus. Jei pridedate duomenis esamoje lentelėje, įsitikinkite, kad šaltinio darbalapio stulpelių antraštės tiksliai atitinka paskirties lentelės laukų pavadinimus.

   Jei pridedate duomenis esamoje lentelėje, pereikite tiesiai prie 6 veiksmo. Jei duomenis pridedate naujoje lentelėje, atlikite likusius veiksmus.

4. Vediklis ragina peržiūrėti laukų ypatybes. Spustelėkite stulpelį, esantį apatinėje puslapio pusėje, kad būtų rodomos atitinkamos laukų ypatybės. Pasirinktinai atlikite bet kuriuos iš šių veiksmų:

   • Jeigu norite, peržiūrėkite ir keiskite paskirties lauko pavadinimą ir duomenų tipą.

     Programa „Access“ peržiūri pirmas aštuonias kiekvieno stulpelio eilutes, kad pasiūlytų duomenų tipą atitinkamiems laukams. Jei darbalapio stulpeliuose yra skirtingų tipų reikšmių, pvz., tekstas ir skaičiai, pirmose aštuoniose stulpelio eilutėse, vediklis siūlo duomenų tipą, suderinamą su visomis stulpelio reikšmėmis  (dažniausiai siūlomas duomenų tipas yra tekstas). Nors jūs galite pasirinkti kitą duomenų tipą, prisiminkite, kad su jūsų pasirinktu duomenų tipu nesuderinamos reikšmės bus ignoruojamos arba neteisingai konvertuojamos importuojant. Daugiau informacijos apie trūkstamų arba neteisingų reikšmių taisymą žr. šio straipsnio skyriuje Trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių šalinimas.

   • Norėdami lauke kurti indeksą, nustatykite Indeksuota kaip Taip.

   • Norėdami visiškai praleisti šaltinio stulpelį, pažymėkite žymės langelį Lauko neimportuoti (praleisti).

     Spustelėkite Pirmyn, kai baigsite žymėti parinktis.

5. Kitame ekrane nurodykite pirminį lentelės raktą. Jei pažymite Leisti Access pridėti pirminį raktą, programa Access prideda lauką Automatinis_numeravimas kaip pirmą paskirties lentelės lauką ir automatiškai jį užpildo unikaliomis ID reikšmėmis pradėdama nuo 1. Spustelėkite Pirmyn.

6. Paskutiniame vediklio ekrane nurodykite paskirties lentelės pavadinimą. Lauke Importuoti į lentelę įrašykite lentelės pavadinimą. Jei lentelė jau yra, "Access" rodo raginimą, kuriame klausiama, ar norite perrašyti esamą lentelės turinį. Spustelėkite Taip , jei norite tęsti, arba Ne , jei norite nurodyti kitą paskirties lentelės pavadinimą, tada spustelėkite Baigti , kad importuotumėte duomenis.

   Jei programa „Access“ importavo dalį ar visus duomenis, vediklis rodo puslapį, kuriame rodoma importavimo operacijos būsena. Be to, galite įrašyti išsamią operacijos informaciją kaip specifikaciją, kad galėtumėte ją naudoti ateityje. Ir atvirkščiai, jei operacija nutrūko, programa „Access“ rodo pranešimą Importuojant failą įvyko klaida.

7. Spustelėkite Taip, kad įrašytumėte išsamią operacijos informaciją ir galėtumėte ją naudoti ateityje. Įrašius išsamią informaciją, vėliau bus galima kartoti tą pačią operaciją, kiekvieną kartą nesinaudojant vedikliu.

Jei norite sužinoti, kaip įrašyti specifikacijos informaciją, žr. Importavimo ar eksportavimo operacijos kaip specifikacijos įrašymas.

Norėdami sužinoti, kaip vykdyti įrašytas importavimo arba eksportavimo specifikacijas, žr. Įrašytos importavimo ar eksportavimo specifikacijos vykdymas.

Jei norite sužinoti, kaip planuoti importavimą arba susieti užduotis, kad galėtumėte vykdyti konkrečiu metu, žr. Importavimo arba eksportavimo specifikacijos planavimas.

Klaidų eilutės ir trikčių diagnostikos patarimai

Puslapio viršus

Dažnai programoje Access pasitaikantys susiejimo su programos Excel darbalapiu atvejai

Paprastai su programos „Excel“ darbalapiu siejate (o ne importuojate) dėl šių priežasčių:

• Norite ir toliau savo duomenis laikyti programos Excel darbalapiuose, bet norite naudotis efektyviomis programos Access užklausų ir ataskaitų kūrimo priemonėmis.

• Jūsų skyrius ar darbo grupė naudoja programą Access, bet išorinių šaltinių duomenys, su kuriais jūs dirbate, yra programos Excel darbalapiai. Nenorite saugoti išorinių duomenų kopijų, bet norite turėti galimybę dirbti su jais naudodami programą Access.

Jei pirmą kartą siejate su programos Excel duomenimis

• Negalite sukurti saito su programos „Access“ duomenų baze naudodami programą „Excel“.

• Kai susiejate su programos Excel failu, programa Access sukuria naują lentelę, dažnai vadinamą susietąją lentele. Lentelėje rodomi šaltinio darbalapio ar pavadinto diapazono duomenys, bet iš tikrųjų jie nėra saugomi duomenų bazėje.

• Jūs negalite programos Excel duomenų susieti su esama duomenų bazės lentele. Tai reiškia, kad negalite pridėti duomenų esamoje lentelėje vykdydami susiejimo operaciją.

• Duomenų bazėje gali būti kelios susietosios lentelės.

• Programos Excel šaltinio faile atlikti bet kokie keitimai automatiškai atsispindi susietojoje lentelėje. Tačiau susietosios lentelės turinys ir struktūra programoje Access yra skirti tik skaityti.

• Kai naudodami programą „Access“ atidarote programos „Excel“ darbaknygę (dialogo lange Failo atidarymas pakeiskite sąrašo lauką Failų tipai į „Microsoft Excel“ ir pažymėkite norimą failą), programa „Access“ sukuria tuščią duomenų bazę ir automatiškai paleidžia skaičiuoklės susiejimo vediklį.