Sužinokite, kaip eksportuoti duomenis iš „Access“ duomenų bazės į „Microsoft Word“ dokumentą naudojant RTF failų vediklį. Šiame straipsnyje aiškinama, kaip naudoti eksportavimo – RTF failo vediklį, ir kaip įrašyti eksportavimo parametrus kaip specifikaciją vėlesniam naudojimui.
Šiame straipsnyje
Duomenų eksportavimas į programą „Word“: pagrindai
Galite eksportuoti lentelę, užklausą, formą arba ataskaitą į „Microsoft Word“. Kai eksportuojate objektą naudojant eksportavimą – RTF failo vediklį, „Access“ sukuria objekto duomenų kopiją „Microsoft Word“ raiškiojo teksto formato (*.rtf) faile. Lentelių, užklausų ir formų matomi laukai ir įrašai rodomi kaip lentelė „Word“ dokumente. Kai eksportuojate ataskaitą, vediklis eksportuoja ataskaitos duomenis ir išdėstymą, jis stengiasi, kad „Word“ dokumentas būtų kaip galima panašesnis į ataskaitą.
-
Pradėkite operaciją naudodami „Access“ Norėdami eksportuoti duomenis iš „Access“ į „Word“, jums reikia dirbti naudojant „Access“. „Word“ nėra funkcijos, kurią naudojant būtų galima importuoti duomenis iš „Access“ duomenų bazės. Taip pat negalima įrašyti „Access“ duomenų bazės ar lentelės kaip „Word“ dokumento naudojant „Access“ komandą Įrašyti kaip.
-
Objektai, kuriuos galima eksportuoti Galite eksportuoti lentelę, užklausą, formą ar ataskaitą. Taip pat galite eksportuoti tik tuos įrašus, kurie yra pasirinktame rodinyje. Negalima eksportuoti makrokomandų ir modulių. Kai eksportuojate formą arba duomenų lapą, kuriame yra antrinių formų ar antrinių duomenų lapų, eksportuojama tik pagrindinė forma ar duomenų lapas. Būtina kartoti eksportavimo operaciją su kiekviena antrine forma ar papildomu duomenų lapu, kurį norite peržiūrėti naudodami „Word“. Ir atvirkščiai, kai eksportuojate ataskaitą, antrinės formos ir antrinės ataskaitos yra eksportuojamos kartu su pagrindine ataskaita.
-
Operacijos rezultatus Eksportavimas – RTF failo vediklis visada eksportuoja formatuotus duomenis. Tai reiškia, kad tik laukai ir įrašai, kurie yra matomi objekte arba rodinyje, eksportuojami kartu su rodymo formato parametrais. Stulpeliai ir įrašai, kurie yra paslėpti dėl filtravimo parametrų, neeksportuojami. Išsaugomas eksportuojamos ataskaitos išdėstymas.
-
Suliejimas su esamu dokumentu Eksportuojant iš „Access“ į „Word“ dokumentą, duomenys visada eksportuojama į naują „Word“ failą. Jei norite, kad duomenys būtų įtraukti į esamą „Word“ dokumentą, turite pirmiausia eksportuoti iš „Access“ į naują „Word“ dokumentą, tada nukopijuoti duomenis iš naujo „Word“ dokumento ir įklijuoti į esamą dokumentą. Taip pat galite nukopijuoti eilutes tiesiai iš „Access“ lentelės, užklausos, formos arba ataskaitos, ir įklijuoti į esamą dokumentą.
Duomenų eksportavimas į „Word“
Duomenų eksportavimas į „Word“ dokumentą vykdomas atliekant šiuos bendruosius veiksmus:
-
Parenkite šaltinio duomenis eksportavimui. Vykdydami šį veiksmą įsitikinkite, kad jūsų duomenyse nėra klaidų, ir galima nuspręsti, ar eksportuoti dalį, ar visus šaltinio lentelės duomenis.
-
Paleiskite eksportavimo – RTF failo vediklį.
-
Jei norite, įrašykite savo parametrus kaip eksportavimo specifikacijas.
Šiuose skyriuose aprašytais veiksmais paaiškinama, kaip atlikti kiekvieną užduotį.
Pasiruošimas eksportuoti
-
Atidarykite šaltinio „Access“ duomenų bazę.
-
Naršymo srityje pasirinkite objektą, kuriame yra duomenų, kuriuos norite eksportuoti.
Galite eksportuoti lentelę, užklausą, formą arba ataskaitą.
-
Peržiūrėkite šaltinio duomenis ir įsitikinkite, kad jame nėra klaidos indikatorių (žalių trikampių) arba klaidos reikšmių, pvz., #Num.
Įsitikinkite, kad išsprendėte klaidas prieš eksportuodami duomenis į „Word“. Priešingu atveju pastebėsite, kad šios reikšmės bus pakeistos nulinėmis reikšmėmis.
-
Jei paskirties „Word“ dokumentas yra atidarytas, prieš tęsdami jį uždarykite. Vediklis pateikia raginimą prieš perrašydamas dokumentą.
Pastaba: Negalima pridėti duomenų į esamą „Word“ dokumentą.
-
„Access“ duomenų bazėje, jei norite eksportuoti tik dalį lentelės, užklausos arba formos, atidarykite objektą ir pasirinkite tik reikiamus įrašus.
Duomenų eksportavimas
-
Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Eksportavimas spustelėkite Word.
-
Atidaromas eksportavimo vediklis Eksportuoti – RTF failas.
Pastaba: Komanda Eksportuoti pasiekiama tik atidarius duomenų bazę.
-
Vediklyje Eksportuoti – RTF failas nurodykite paskirties failo vardą.
-
Vediklis visada eksportuoja formatuotus duomenis. Jei norite peržiūrėti „Word“ dokumentą kai bus baigta eksportavimo operacija, pažymėkite žymės langelį Pasibaigus eksportavimo operacijai atidaryti paskirties failą.
-
Jei pasirinkote įrašus, kuriuos norite eksportuoti prieš pradėdami eksportavimo operaciją, galite pažymėti žymės langelį Eksportuoti tik pasirinktus įrašus. Tačiau jei norite eksportuoti visus rodinio įrašus, palikite žymės langelį nepažymėtą.
Pastaba: Jei jokie įrašai nepažymėti, žymės langelis išlieka neprieinamas (neryškus).
-
Spustelėkite Gerai.
-
Jei yra paskirties dokumentas, būsite paraginti spustelėti Taip, kad perrašytumėte failą. Spustelėkite Ne, kad pakeistumėte paskirties failo vardą, tada spustelėkite Gerai dar kartą.
„Access“ eksportuoja duomenis ir atidaromas paskirties dokumentas programoje „Word“ atsižvelgiant į eksportavimo parinktis, kurias nurodėte vediklyje. „Access“ taip pat rodo paskutiniame vediklio puslapyje operacijos būseną.
Supratimas, kaip „Access“ eksportuoja objektus į „Word“
Toliau pateiktoje lentelėje aprašoma, kaip „Access“ eksportuoja įvairius objektus ir reikšmes į „Word“. Tai gali padėti nustatyti, kas negerai, jei eksportavimo operacija veikia kitaip, negu tikitės.
|
Elementas |
Į ką reikėtų atkreipti dėmesį eksportuojant |
|
Laukų pavadinimai |
Eksportuodami lentelę, užklausą arba formą, laukų pavadinimai perkeliami į „Word“ dokumento lentelės pirmą eilutę. Kai eksportuojate ataskaitą, laukų pavadinimų „Word“ dokumente išdėstymai skiriasi atsižvelgiant į ataskaitos išdėstymą. |
|
Kelių reikšmių laukai |
„Access“ laukas, kuris palaiko kelias reikšmes, eksportuojamas į vieną „Word“ stulpelį. Reikšmės atskiriamos kableliais (,). |
|
Paveikslėliai, objektai ir priedai |
Jokie grafiniai elementai – logotipai, OLE objektų laukų duomenys ir priedai, kurie yra šaltinio duomenų dalis – neeksportuojami. |
|
Grafiniai elementai |
„Microsoft Graph“ objektai neeksportuojami. |
|
Išraiškos |
Išraiškos neeksportuojamos į „Word“ dokumentą. Eksportuojami tik išraiškų rezultatai. |
|
Antrinės formos ir antriniai duomenų lapai |
Eksportuojant formą ar duomenų lapą, eksportuojama tik pagrindinė forma ar duomenų lapas. Kartokite eksportavimo operaciją su kiekviena papildoma forma ar papildomu duomenų lapu. |
Ką dar turėčiau žinoti?
-
Informacijos, kaip įrašyti eksportavimo išsamią informaciją į specifikaciją, kurią galėsite naudoti vėliau, žr. straipsnyje Išsamios importavimo arba eksportavimo operacijos informacijos įrašymas kaip specifikacijos.
-
Informacijos, kaip vykdyti įrašytas eksportavimo specifikacijas, žr. straipsnyje Įrašytos importavimo arba eksportavimo operacijos vykdymas.
-
Informacijos, kaip suplanuoti, kad specifikacijos būtų vykdomos tam tikru metu, žr. straipsnyje Importavimo arba eksportavimo operacijos planavimas.
-
Informacijos, kaip pakeisti specifikacijos pavadinimą, panaikinti specifikacijas arba atnaujinti specifikacijų šaltinio failų vardus, žr. straipsnyje Duomenų užduočių tvarkymas.
