Outlook에서 Microsoft Viva Insights 사용

모임은 건강한 공동 작업에 매우 중요합니다. 더 나은 모임 관행은 생산성, 정보 공유, 혁신, 의사 결정 및 팀 구성원 간의 연결을 향상시킬 수 있습니다.

모임 준비 인사이트에는 조직했거나 다음 7일(현재 날짜 포함)에 초대된 예정된 모임 목록이 표시됩니다. 이 인사이트를 통해 각 모임에 참가할 준비가 되었는지 여부를 결정할 수 있습니다. 모임 준비를 선택하여 예정된 각 모임에 대한 인사이트를 확인합니다. All, Organized 또는 Invited 모임별로 필터링하려면 선택합니다.

이 인사이트를 사용하여 수행할 수 있는 작업은 다음과 같습니다.

• 참석자 보기: 모임을 수락한 초대자의 비율과 초대자 수를 확인합니다. 이러한 참석자에 대한 자세한 내용을 보려면 아래쪽 화살표를 선택합니다.

• 충돌 보기: 이 모임과 충돌하는 다른 모든 모임 목록을 가져옵니다.

• 응답 (초대 대상인 경우): 초대에 예 또는 아니요로 응답합니다. 이미 응답한 경우 응답이 여기에 표시됩니다. 일반적인 모임 시간 외에 모임이 예약된 경우(일반적으로 근무일 중 및 외부에 모임을 구성하고 참석할 때) 그에 따라 응답할 수 있는 옵션이 강조 표시됩니다.

• 첨부 파일 보기: 제목 및 스토리지 위치(온라인 또는 로컬)와 함께 이 모임과 관련된 첨부 파일 수를 확인합니다. 첨부 파일이 온라인에 저장된 경우 첨부 파일에 대한 자세한 내용을 보거나 엽니다.

• 관련 문서 보기: 모임을 준비하는 데 도움이 될 수 있는 문서를 봅니다.

• 모임에 온라인 링크가 있는지 확인합니다(이끌이인 경우). 모임에 온라인 링크가 있는 경우 여기에 예가 표시됩니다. 그렇지 않으면 아니요가 표시됩니다.

• 예약 준비 시간: 모임 전에 15분 또는 30분의 준비 시간을 예약합니다. 예약된 시간이 일정에 표시되고 모임을 "[모임 제목]에 대한 준비 시간"으로 참조합니다. 모임 준비 시간을 취소하거나 일정에서 직접 삭제할 수도 있습니다.

적용 대상: 해당 서비스 플랜에 등록된 사용자

이메일 추적 및 문서 열기율을 사용하면 Viva Insights 다음을 알 수 있습니다.

• 전자 메일을 연 사용자 수입니다.

• 사람들이 전자 메일을 읽는 데 걸린 평균 시간입니다.

• 전자 메일에서 링크 또는 첨부 파일로 공유한 문서를 연 전자 메일 수신자 수입니다.

보낸 전자 메일에 대한 읽기 정보를 가져옵니다.

1. Viva Insights 창이 아직 열려 있지 않으면 Outlook 홈 리본에서 Viva Insights 아이콘을 선택하여 엽니다. "시작!" 메시지가 표시되면 시작을 선택합니다.

2. 다음 중 하나를 선택하세요.

   1. 상황에 맞는 전자 메일 열기 속도 – Outlook에서 현재 열려 있는 보낸 전자 메일에 대한 읽기 통계를 표시합니다. 또한 비즈니스용 OneDrive 또는 SharePoint에 저장된 연결되거나 첨부된 문서에 대한 공개 요금을 제공합니다.

      참고: 드물게 문서 열기율이 전자 메일 열기 속도보다 높을 수 있습니다. 이는 받는 사람이 공유된 전자 메일 이외의 원본을 통해 문서를 열 때 발생할 수 있습니다.

   2. 전자 메일 열기 속도 추적 – 보낸 모든 전자 메일에 대한 읽기 통계를 표시합니다.

이러한 두 옵션 모두 전자 메일 제목 줄과 여는 속도의 요약, 열린 속도(때로는 백분율로 표현됨) 및 전달 횟수를 보여 줍니다.

집중 시간을 예약하면 포커스가 있는 작업에 대한 시간을 보호하고 포커스 시간 동안 Teams 채팅 및 통화로 인한 알림(따라서 산만함)을 최소화할 수 있습니다.

1. Viva Insights 추가 기능 창에서 포커스할 시간 예약을 선택합니다. 이 인사이트는 일정에 모임 또는 약속에 의해 차단되지 않는 근무 시간 동안 사용할 수 있는 시간이 있는 경우에 나타납니다.

2. 다음을 선택하세요.

   • 일정에 추가할 포커스 블록 옆에 있는 더하기 아이콘(+)입니다.

   • 포커스 블록이 일정에 표시되는 내용을 변경하는 연필 아이콘입니다. 2시간 동안 "판매 피치"에 집중한다고 가정해 보겠습니다. "포커스 시간" 레이블을 "판매 피치"로 변경한 다음 더하기 아이콘(+)을 선택합니다. 이 작업은 일정에 "영업 피치"라는 이름의 2시간 약속을 예약합니다.

   • 모든 예약 을 통해 사용 가능한 모든 포커스 시간을 한 번에 예약하여 일주일 내내 보호된 시간으로 설정합니다. 점심 시간 설정 인사이트를 사용하여 점심 시간 기본 설정을 지정합니다. Viva Insights 포커스 시간을 예약할 때 기본 설정을 준수합니다.

문서를 팔로우하면 아직 열지 않은 전자 메일의 공유 OneDrive 및 SharePoint 문서 목록이 표시됩니다. 이 목록에는 지난 14일 동안의 문서가 포함되어 있습니다.

1. Viva Insights 추가 기능 창에서 문서 Catch up을 선택합니다.

2. 다음을 선택하세요.

   • 전자 메일을 열 거나 모임을 열어 읽지 않은 문서가 공유된 전자 메일 또는 모임을 엽니다.

   • 일정의 시간을 예약 하여 읽지 않은 문서를 검토합니다.

공동 작업 패턴에 따라 중요한 사용자 추가에서 일부 연락처를 중요로 표시할 것을 제안할 수 있습니다. 이러한 연락처를 중요로 표시하면 Viva Insights 해당 연락처에 대한 작업을 완료하고 읽지 않은 전자 메일을 열도록 알려 줍니다.

1. Viva Insights 추가 기능 창에서 중요한 사용자 추가를 선택합니다.

2. 우선 순위를 지정하려는 각 연락처에 대해 중요로 표시 를 선택합니다.

점심 시간 설정을 사용하여 점심 시간을 보호하고 Viva Insights 개인 설정하여 선호하는 점심 시간을 고려합니다.

설정에서 또는 점심 시간 설정 카드 사용하는 두 가지 방법 중 하나로 점심 시간을 설정할 수 있습니다.

설정에서 점심 시간 설정 

1. Viva Insights 추가 기능 창에서 설정(기어 아이콘)입니다.

2. 점심 시간 설정에서 편집(연필) 옵션을 선택합니다.

3. 점심 시간 시작 및 점심 시간 종료 필드에서 값을 변경합니다.

4. 업데이트를 선택합니다.

점심 시간 설정 카드

1. Viva Insights 추가 기능 창에서 점심 시간 설정을 선택합니다.

2. 기본 점심 시간을 확인할 수 있습니다. 확인을 선택하여 여기에 있는 내용을 유지하거나 변경을 선택하여 편집합니다.

3. 매일 일정에서 점심을 차단하려면 되풀이 일정 이벤트 추가를 선택하여 이 시간을 보호합니다.

4. 변경한 경우 업데이트를 선택합니다.

시간 외 계획 인사이트를 사용하여 예정된 업무 시간 계획에 대한 스트레스를 줄입니다. 이 검사 목록 도구를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 예약된 쉬는 시간에 대한 사용자 지정 메시지를 사용하여 한 곳에서 모든 모임을 해결합니다.

• 자동 등록을 Compose 팀에 계획된 휴가를 알립니다.

• 가기 전에 작업을 마무리하고 돌아올 때 작업을 따라잡기 위해 포커스 시간을 예약합니다.

날짜에 가까워지면 이러한 옵션을 사용하여 일정을 한 번에 또는 개별적으로 계획합니다. 언제든지 돌아와서 가기 전에 세부 정보를 변경할 수도 있습니다. Viva Insights 진행 상황을 추적하고 수행되는 작업을 업데이트합니다.

1. Viva Insights 추가 기능 창에서 시간 계획카드 이동합니다. 

2. 계획 도움말을 선택하여 다음 계획 옵션이 포함된 검사 목록을 가져옵니다.

   1. 날짜 선택 – 선택한 날짜에 대해 일정에 "업무 외" 약속을 설정합니다.

      1. 업무가 중단된 날짜에 대한 시작 및 종료 날짜를 선택합니다.

      2. 일정을 선택합니다.

   2. 자동 회신 설정 – 선택한 날짜에 대한 부재 중 회신 메시지를 Compose 저장합니다.

      1. 메시지 Compose 또는 편집에서 기본값을 유지하거나 부재 중 회신을 편집합니다.

         참고: 이전 업무 외 기간에 대한 메시지를 작성한 경우 Compose 또는 편집 메시지 필드에서 기본값으로 사용한 최신 메시지를 확인할 수 있습니다.

      2. organization 외부로 보내기를 선택하여 organization 내부 및 외부 사용자에게 동일한 메시지를 보냅니다.

         팁: organization 외부 사용자에게 다른 자동 회신 메시지를 보내려면 Outlook: 설정> 메일> 자동 회신을 통해 이 작업을 수행할 수 있습니다.

      3. 저장을 선택합니다.

   3. 협력자에게 알림 – 지난 4주 동안 함께 작업한 사용자에게 예정된 시간을 알립니다.  

      1. 전자 메일을 통해 협력자에게 알리려면 새 전자 메일 초안 열기, 변경 및 보내기를 선택합니다.

      2. 모임 초대를 통해 협력자에게 알리려면 새 모임 초대 열기, 변경 및 보내기를 선택합니다.

   4. 모임 해결 – 자리를 비움 상태에서 조직하거나 수락한 모임을 거절하거나 취소합니다.

      1. 이 메시지로 모임 거절 및 취소 – 모임 초대를 거절하거나 취소하기 위해 Viva Insights 보낼 메시지를 편집합니다.

      2. 거절 및 취소할 모임 선택 – 거절하거나 취소할 모임을 선택하거나 모두 선택을 사용하여 나열된 모든 모임을 거절하거나 취소합니다. 완료했으면 확인을 선택합니다. 모임 옆에 있는 열기를 선택하여 자세한 내용을 볼 수도 있습니다.

   5. 집중할 시간 예약 – 가기 전에 작업을 마무리하는 데 집중할 시간을 예약한 다음, 다시 돌아온 후 따라잡기 위해 시간을 예약합니다.

      1. 열려 있는 슬롯 검토 를 확장합니다.

      2. 예약하려는 사용 가능한 포커스 시간 슬롯 옆에 있는 더하기 기호(+)를 선택합니다.

      3. 완료를 선택하여 일정에 추가합니다.

관리자는 팀 인사이트를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 완료하겠다고 약속했거나 팀 구성원이 완료하도록 요청한 작업에 대해 작업합니다.

• 아직 읽지 않은 팀 구성원의 중요한 전자 메일 및 문서를 검토합니다.

이 기능은 Azure Active Directory에 직접 보고서가 나열된 Viva Insights 사용자만 사용할 수 있습니다. 관리자이지만 이 기능이 표시되지 않는 경우 Microsoft 365 관리자에게 문의하세요.

Viva Insights 추가 기능 창에서 팀에 따라 잡기를 선택하여 다시 연결해야 하는 팀 구성원과 이를 위해 수행할 수 있는 작업을 확인합니다.