Excel 통합 문서의 데이터를 가져오거나 데이터에 연결

Access로 Excel 데이터를 가져오는 일반적인 시나리오

• 오래 전부터 Excel을 사용해 왔지만 앞으로는 Access에서 데이터 작업을 하려고 합니다. Excel 워크시트의 데이터를 하나 이상의 새 Access 데이터베이스로 옮겨야 합니다.

• 현재 부서나 작업 그룹에서 Access를 사용하고 있지만 가끔 Excel 형식의 데이터를 받아 Access 데이터베이스에 병합해야 하는 경우가 있습니다. 이러한 Excel 워크시트를 받을 때 바로 데이터베이스로 가져오고 싶습니다.

• 현재 Access를 사용하여 데이터를 관리하고 있지만 나머지 팀원으로부터 받는 주간 보고서는 Excel 통합 문서입니다. 매주 특정 시간에 데이터를 데이터베이스로 가져오도록 효율적인 가져오기 프로세스를 구축하려고 합니다.

Excel에서 데이터를 처음 가져오는 경우

• Excel 통합 문서를 Access 데이터베이스로 저장할 수 있는 방법은 없습니다. Excel에는 Excel 데이터로 Access 데이터베이스를 만드는 기능이 없습니다.

• 파일 열기 대화 상자에서 파일 형식 목록 상자를 Microsoft Office Excel 파일로 변경하고 원하는 파일을 선택하여 Access에서 Excel 통합 문서를 열면 통합 문서의 데이터를 가져오는 대신 해당 문서에 대한 링크가 만들어집니다. 통합 문서에 연결하는 것과 워크시트를 데이터베이스로 가져오는 것은 근본적으로 다릅니다. 연결에 대한 자세한 내용은 이 문서의 뒷부분에 나오는 Excel의 데이터에 연결 섹션을 참고하세요.

워크시트 준비

1. 원본 파일을 찾고 Access로 가져올 데이터가 있는 워크시트를 선택합니다. 워크시트의 일부만 가져오려면 가져올 셀만 포함하는 명명된 범위를 정의합니다.
   
   명명된 범위 정의(선택 사항)   

   1. Excel로 전환한 다음 가져올 데이터가 있는 워크시트를 엽니다.

   2. 가져올 데이터가 있는 셀 범위를 선택합니다.

   3. 선택한 범위 내에서 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 다음 범위 이름 지정 또는 이름 정의를 클릭합니다.

   4. 새 이름 대화 상자의 이름 상자에서 범위의 이름을 지정하고 확인을 클릭합니다.

      가져오기 작업으로 한 번에 워크시트 하나만 가져올 수 있습니다. 여러 워크시트에서 데이터를 가져오려면 각 워크시트에 대해 가져오기 작업을 반복하세요.

2. 원본 데이터를 검토하고 다음 표에서 설명하는 작업을 수행합니다.

   요소	설명
   열 개수	Access에서는 한 테이블에 256개 이상의 필드를 지원하지 않으므로 가져오려는 원본 열 개수는 255개를 초과하지 않아야 합니다.
   열과 행 건너뛰기	원본 워크시트 또는 명명된 범위에는 가져올 행과 열만 포함하는 것이 좋습니다. 행    가져오는 동안에는 행을 필터링하거나 건너뛸 수 없습니다. 열    기존 테이블에 데이터를 추가하려는 경우에는 가져오는 동안 열을 건너뛸 수 없습니다.
   표 형식	셀이 표 형식인지 확인합니다. 워크시트나 명명된 범위에 병합된 셀이 있으면 해당 셀의 내용은 가장 왼쪽 열에 해당하는 필드가 되고 나머지 필드는 비어 있게 됩니다.
   빈 열, 빈 행, 빈 셀	워크시트 또는 범위에서 필요 없는 빈 열 및 빈 행을 모두 삭제합니다. 워크시트나 범위에 빈 셀이 있으면 누락된 데이터를 추가합니다. 기존 테이블에 레코드를 추가하려면 테이블의 해당 필드가 null 값(누락된 값 또는 알 수 없는 값)을 허용하는지 확인합니다. 필드의 필수/Required 속성이 아니요/No로 설정되어 있고 유효성 검사 규칙/ValidationRule 속성이 null 값을 허용하도록 설정된 필드에서는 null 값이 허용됩니다.
   오류 값	워크시트 또는 범위에 있는 하나 이상의 셀에 #NUM 및 #DIV 등의 오류 값이 있으면 가져오기 전에 해당 값을 수정하세요. 원본 워크시트 또는 범위에 오류 값이 있으면 Access 테이블의 해당 필드에 null 값이 표시됩니다. 오류를 수정하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 뒷부분에 나오는 누락된 값 또는 잘못된 값 문제 해결 섹션을 참고하세요.
   데이터 형식	가져오는 동안 오류가 발생하지 않도록 하려면 각 원본 열의 모든 행에 같은 형식의 데이터가 포함되도록 해야 합니다. Access에서는 처음 8개 원본 행을 검사하여 테이블의 필드 데이터 형식을 결정합니다. 따라서 모든 열의 처음 8개 원본 행에는 데이터 형식이 다른 값을 혼합하여 사용하지 않는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 Access에서 올바른 데이터 형식을 열에 할당할 수 없습니다. 또한, 가져오기 전에 Excel에서 각 원본 열의 형식을 지정하고 각 열에 특정 데이터 형식을 할당하는 것도 좋은 방법입니다. 데이터 형식이 서로 다른 값이 열에 포함되어 있을 경우에는 서식을 지정하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들어 워크시트의 FlightNo 열에 871, AA90 및 171과 같은 숫자 및 텍스트 값이 포함될 수 있습니다. 값이 누락되거나 잘못 표시되지 않도록 하려면 다음을 실행하세요. 열 머리글을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 셀 서식을 클릭합니다. 표시 형식 탭의 범주에서 원하는 서식을 선택합니다. FlightNo 열의 경우 텍스트를 선택할 수 있습니다. 확인을 클릭합니다. 원본 열의 서식을 지정했지만 8번째 행 다음에 오는 행에 혼합 값이 있으면 가져오는 동안 해당 값을 건너뛰거나 값이 잘못 변환될 수 있습니다. 자세한 문제 해결 정보는 누락된 값 또는 잘못된 값 문제 해결 섹션을 참고하세요.
   첫 행	워크시트 또는 명명된 범위의 첫 행에 열 이름이 포함되어 있으면 가져오는 동안 Access에서 첫 행의 데이터를 필드 이름으로 처리하도록 지정할 수 있습니다. 원본 워크시트 또는 범위에 이름이 없으면 가져오기 전에 원본에 이름을 추가하는 것이 좋습니다. 참고: 기존 테이블에 데이터를 추가하려는 경우에는 각 열 이름이 해당 필드 이름과 정확하게 일치해야 합니다. 열 이름이 테이블의 해당 필드 이름과 다를 경우 가져오기 작업은 실패합니다. 필드 이름을 확인하려면 Access에서 디자인 보기로 대상 테이블을 엽니다.

3. 통합 문서가 열려 있을 경우 원본 파일을 닫습니다. 원본 파일을 열어 두면 가져오는 동안 데이터 변환 오류가 발생할 수 있습니다.

대상 데이터베이스 준비

1. 가져온 데이터를 저장할 Access 데이터베이스를 엽니다. 데이터베이스가 읽기 전용이 아닌지, 데이터베이스를 변경할 수 있는 권한이 있는지 확인합니다.

   또는

   기존 데이터베이스에 데이터를 저장하지 않으려면 빈 데이터베이스를 만듭니다. 방법은 다음과 같습니다.

   파일 탭을 클릭하고 새로 만들기를 클릭한 다음 빈 데이터베이스를 클릭합니다.

2. 가져오기 전에 데이터를 새로운 테이블에 저장할 것인지 또는 기존 테이블에 저장할 것인지 결정합니다.

   새 테이블 만들기    새 테이블에 데이터를 저장하도록 선택하면 Access에 새 테이블이 만들어지고 가져온 데이터가 이 테이블에 추가됩니다. 지정한 이름의 테이블이 이미 있으면 가져온 데이터로 해당 테이블의 내용을 덮어씁니다.

   기존 테이블에 추가    기존 테이블에 데이터를 추가하도록 선택하면 Excel 워크시트의 행이 지정한 테이블에 추가됩니다.

   추가하는 동안 발생하는 대부분의 오류는 원본 데이터가 대상 테이블의 구조 및 필드 설정과 일치하지 않기 때문입니다. 이러한 오류가 발생하지 않도록 하려면 디자인 보기에서 대상 테이블을 열고 다음 사항을 검토하세요.

   • 첫 행    원본 워크시트 또는 범위의 첫 행에 열 머리글이 없으면 원본 워크시트에 있는 각 열의 위치 및 데이터 형식이 테이블의 해당 필드와 일치하도록 해야 합니다. 첫 행에 열 머리글이 있으면 열과 필드의 순서는 일치하지 않아도 되지만 각 열의 이름과 데이터 형식은 해당 필드와 정확하게 일치해야 합니다.

   • 누락된 필드 또는 추가 필드    원본 워크시트에 있는 하나 이상의 필드가 대상 테이블에 없으면 가져오기 전에 필드를 추가합니다. 그러나 원본에 없는 필드가 테이블에 있을 경우 필드에서 null 값을 허용하면 테이블에서 해당 필드를 삭제하지 않아도 됩니다.

     팁: 여기에서 필수/Required 필드 속성이 아니요/No로 설정되어 있고 유효성 검사 규칙/ValidationRule 속성이 null 값을 허용하도록 설정되어 있으면 필드가 null 값을 허용합니다.

   • 기본 키    테이블에 기본 키 필드가 있으면 원본 워크시트 또는 범위에 기본 키 필드와 호환되는 값이 들어 있는 열이 있어야 하며 가져온 키 값이 고유해야 합니다. 대상 테이블에 이미 있는 기본 키 값이 가져온 레코드에 있으면 가져오기 작업에 오류 메시지가 표시됩니다.

   • 인덱스 필드    테이블의 인덱스/Indexed 필드 속성이 예(중복 불가능)/Yes (No Duplicates)로 설정되어 있으면 원본 워크시트 또는 범위의 해당 열에 고유 값이 있어야 합니다.

     다음 단계로 이동하여 가져오기 작업을 실행합니다.

가져오기 작업 시작

1. 가져오기/연결 마법사의 위치는 Access 버전에 따라 약간 다릅니다. 해당 Access 버전과 일치하는 단계를 선택합니다.

   • 최신 버전의 Microsoft 365, Access 2021 또는 Access 2019를 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 가져오기 & 링크 그룹에서 파일 > Excel에서새 데이터 원본 > 클릭합니다.

   • Access 2016 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 가져오기 & 링크 그룹에서 Excel을 클릭합니다.

   참고:  외부 데이터 탭은 데이터베이스를 열어야 사용할 수 있습니다.

2. 외부 데이터 가져오기 - Excel 스프레드시트 대화 상자의 파일 이름 상자에서 가져올 데이터가 있는 Excel 파일의 이름을 지정합니다.

   또는

   찾아보기를 클릭하고 파일 열기 대화 상자에서 가져올 파일을 찾습니다.

3. 가져온 데이터를 저장할 방법을 지정합니다.

   새 테이블에 데이터를 저장하려면 현재 데이터베이스의 새 테이블로 원본 데이터 가져오기를 선택합니다. 나중에 테이블에 이름을 지정하라는 메시지가 나타납니다.

   기존 테이블에 데이터를 추가하려면 다음 테이블에 레코드 복사본 추가를 선택하고 드롭다운 목록에서 테이블을 선택합니다. 데이터베이스에 테이블이 없으면 이 옵션을 사용할 수 없습니다.

   연결된 테이블을 만들어 데이터 원본에 연결하려면 이 문서의 뒷부분에 나오는 Excel의 데이터에 연결 섹션을 참고하세요.

4. 확인을 클릭합니다.

   스프레드시트 가져오기 마법사가 시작되어 가져오기 과정을 안내합니다. 다음 단계로 이동합니다.

스프레드시트 가져오기 마법사 사용

1. 마법사의 첫 페이지에서 가져올 데이터가 있는 워크시트를 선택하고 다음을 클릭합니다.

2. 마법사의 둘째 페이지에서 워크시트 표시 또는 이름 있는 범위 표시를 선택한 다음 가져올 워크시트나 명명된 범위를 선택하고 다음을 클릭합니다.

3. 원본 워크시트 또는 범위의 첫 행에 필드 이름이 있으면 첫 행에 열 머리글이 있음을 선택하고 다음을 클릭합니다.

   새 테이블로 데이터를 가져오면 Access에서 이러한 열 머리글은 테이블의 필드 이름을 지정하는 데 사용됩니다. 이러한 이름은 가져오는 동안이나 가져온 후에 변경할 수 있습니다. 기존 테이블에 데이터를 추가할 경우에는 원본 워크시트의 열 머리글이 대상 테이블의 필드 이름과 정확하게 일치하도록 해야 합니다.

   기존 테이블에 데이터를 추가하는 경우 6단계로 직접 건너뜁니다. 새 테이블에 데이터를 추가하는 경우 나머지 단계를 수행합니다.

4. 마법사에 필드 속성을 검토하라는 메시지가 표시됩니다. 해당 페이지의 아래쪽에 있는 열을 클릭하여 해당 필드의 속성을 표시합니다. 선택적으로 다음 중 하나를 실행합니다.

   • 필요한 경우 대상 필드의 이름과 데이터 형식을 검토하고 변경합니다.

     Access는 각 열의 처음 8개 행을 검토하여 해당 필드에 대한 데이터 형식을 제안합니다. 워크시트의 열에 텍스트 및 숫자와 같은 다양한 형식의 값이 열의 처음 8개 행에 포함된 경우 마법사는 열의 모든 값과 호환되는 데이터 형식(가장 자주는 텍스트 데이터 형식)을 제안합니다. 다른 데이터 형식을 선택할 수 있지만 선택한 데이터 형식과 호환되지 않는 값은 가져오기 프로세스 중에 무시되거나 잘못 변환됩니다. 누락되거나 잘못된 값을 수정하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 뒷부분에 있는 누락되거나 잘못된 값 문제 해결 섹션을 참조하세요.

   • 필드에 인덱스를 만들려면 인덱스/Indexed를 예/Yes로 설정합니다.

   • 원본 열을 모두 건너뛰려면 필드 포함 안 함 확인란을 선택합니다.

     원하는 옵션을 모두 선택했으면 다음을 클릭합니다.

5. 다음 화면에서 테이블의 기본 키를 지정합니다. Access에서 기본 키 추가를 선택하면 대상 필드의 첫 필드로 일련 번호 필드가 추가되고 1부터 시작하는 고유한 ID 값으로 해당 필드가 자동으로 채워집니다. 다음을 클릭합니다.

6. 마법사의 마지막 화면에서 대상 테이블의 이름을 지정합니다. 테이블로 가져오기 상자에 테이블 이름을 입력합니다. 테이블이 이미 있으면 테이블의 기존 내용을 덮어쓸지 묻는 메시지가 표시됩니다. 예를 클릭하여 계속하거나 아니요를 클릭하여 대상 테이블에 다른 이름을 지정한 다음 마침을 클릭하여 데이터를 가져옵니다.

   Access에서 일부 또는 모든 데이터를 가져올 수 있는 경우 마법사는 가져오기 작업의 상태 보여 주는 페이지를 표시합니다. 또한 나중에 사양으로 사용하기 위해 작업의 세부 정보를 저장할 수 있습니다. 반대로 작업이 완전히 실패하면 Access에서 파일을 가져오려고 하는 동안 오류가 발생했습니다.

7. 예를 클릭하여 나중에 사용하도록 작업의 세부 정보를 저장합니다. 이러한 정보를 저장하면 작업을 반복할 때마다 마법사를 실행하지 않아도 됩니다.

설정 세부 정보를 저장하는 방법은 가져오기 또는 내보내기 작업 정보를 설정으로 저장을 참조하세요.

저장된 가져오기 또는 연결 설정을 실행하는 방법은 저장된 가져오기 또는 내보내기 설정 실행을 참조하세요.

가져오기 및 연결 작업을 예약하여 특정 시간에 실행하는 방법은 가져오기 또는 내보내기 설정 예약을 참조하세요.

오류 문자열 및 문제 해결 힌트

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Access 내에서 Excel 워크시트에 연결하는 일반적인 시나리오

일반적으로 다음과 같은 이유로 인해 Excel 워크시트를 가져오지 않고 연결합니다.

• 데이터는 Excel 워크시트에 계속 유지하지만 Access의 강력한 쿼리 및 보고 기능을 사용하려고 합니다.

• 현재 부서 또는 작업 그룹에서 Access를 사용하고 있지만 사용할 외부 원본 데이터가 Excel 워크시트에 있습니다. 외부 데이터 복사본을 유지 관리하지 않고 Access에서 데이터를 사용하려고 합니다.

Excel 워크시트에 처음 연결하는 경우

• Excel 내에서는 Access 데이터베이스에 연결할 수 없습니다.

• Excel 파일에 연결하면 Access에 새 테이블이 만들어지는데 이러한 테이블을 연결된 테이블이라고 합니다. 이 테이블에는 원본 워크시트 또는 명명된 범위의 데이터가 표시되지만 데이터가 데이터베이스에 실제로 저장되는 것은 아닙니다.

• 데이터베이스의 기존 테이블에 Excel 데이터를 연결할 수는 없습니다. 즉, 연결 작업을 수행하여 기존 테이블에 데이터를 추가할 수 없습니다.

• 데이터베이스에는 연결된 테이블이 여러 개 포함될 수 있습니다.

• Excel의 데이터에 대한 변경 내용은 연결된 테이블에 자동으로 반영됩니다. 그러나 Access에서 연결된 테이블의 콘텐츠와 구조는 읽기 전용입니다.

• 파일 열기 대화 상자에서 파일 형식 목록 상자를 Microsoft Excel로 변경하고 원하는 파일을 선택하여 Access에서 Excel 통합 문서를 열면 Access에 빈 데이터베이스가 만들어지고 스프레드시트 연결 마법사가 자동으로 시작됩니다.