アクセス データベースは、インベントリ、連絡先、ビジネス プロセスなど、あらゆる種類の情報を格納して追跡するのに役立ちます。 Access デスクトップ データベースの作成、データの追加、新しいデータベースのカスタマイズと使用に向けた次の手順について説明します。
この記事の内容
テンプレートを選ぶ
アクセス テンプレートには、使用できるテーブル、クエリ、フォーム、レポートが組み込まれています。 Access を起動するときに最初に気づくのはテンプレートの選択であり、オンラインでさらに多くのテンプレートを検索できます。
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[アクセス] で、[ ファイル ] > [新規] をクリックします。
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デスクトップ データベース テンプレートを選択し、[ファイル名] にデータベースの 名前を入力します。 (有効なテンプレートが表示されない場合は、[ オンライン テンプレートの検索 ] ボックスを使用します)。
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[ ファイル名 ] ボックスの下に表示される既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして選択できます。
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[Create] (作成) をクリックします。
テンプレートによっては、開始するために次のいずれかの操作が必要になる場合があります。
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Access で [ ログイン ] ダイアログ ボックスが表示され、ユーザーの一覧が空の場合:
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[ 新しいユーザー] をクリックします。
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[ユーザーの詳細] フォームに入力します。
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[保存して閉じる] をクリックします。
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入力したユーザー名を選択し、[ ログイン] をクリックします。
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Access がメッセージ バーに セキュリティ警告 メッセージを表示し、テンプレートのソースを信頼する場合は、[コンテンツの 有効化] をクリックします。 データベースにログインが必要な場合は、もう一度ログインします。
詳細については、「 テンプレートから Access デスクトップ データベースを作成する」を参照してください。
データベースを一から作成する
どのテンプレートもニーズに合わない場合は、空のデスクトップ データベースから開始できます。
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[アクセス] で、[ 新しい > 空のデスクトップ データベース] をクリックします。
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[ファイル名] ボックスにデータベースの 名前を入力 します。
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[ ファイル名 ] ボックスの下に表示される既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして選択できます。
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[Create] (作成) をクリックします。
表を追加する
データベースでは、情報は複数の関連テーブルに格納されます。 テーブルを作成するには:
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データベースを初めて開くと、データシート ビューに空のテーブルが表示され、そこでデータを追加できます。 別のテーブルを追加するには、[Create > Table]\(テーブルの 作成 \) をクリック します。 空のフィールド (セル) にデータの入力を開始するか、Excel ブックなどの別のソースのデータを貼り付けることができます。
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列 (フィールド) の名前を変更するには、列見出しをダブルクリックし、新しい名前を入力します。
ヒント: わかりやすい名前は、各フィールドに含まれている内容を確認するのに役立ちます。
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[ファイル]、[保存] の順にクリックします。
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さらにフィールドを追加するには、[ クリックして追加] 列に「」と 入力します。
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列を移動するには、列見出しをクリックして列を選択し、目的の場所にドラッグします。 連続する列を選択し、それらすべてを新しい場所にドラッグすることもできます。
詳細については、「テーブルの概要」を参照してください。
データをコピーして貼り付ける
Excel や Word などの別のプログラムのデータをコピーして Access テーブルに貼り付けることができます。 これは、データが列に分割されている場合に最適です。 データが Word などのワープロ プログラム内にある場合は、コピーする前にタグを使用して列を区切るか、テーブル形式に変換します。
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完全な名前を姓と名に分けるなど、データの編集が必要な場合は、ソース プログラムで最初に行います。
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ソースを開き、データをコピーします (Ctrl + C)。
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データシート ビューでデータを追加する Access テーブルを開き、貼り付けます (Ctrl + V)。
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各列見出しをダブルクリックし、わかりやすい名前を入力します。
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[ ファイル ] > [保存] を クリックし、新しいテーブルに名前を付けます。
注: Access では、各列の最初の行に貼り付ける情報に基づいて各フィールドのデータ型が設定されるため、次の行の情報が最初の行と一致していることを確認します。
データのインポートまたはリンク
他のソースからデータをインポートすることも、格納場所から情報を移動せずに Access からデータにリンクすることもできます。 リンクは、複数のユーザーがデータを更新していて、最新バージョンが表示されていることを確認する場合、またはストレージ領域を節約する場合に適したオプションです。 ほとんどの形式のデータにリンクするかインポートするかを選択できます。 詳細については、「 別の Access データベース内のデータをインポートまたはリンク する」を参照してください。
このプロセスはデータ ソースによって若干異なりますが、次の手順を開始します。
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[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ 新しいデータ ソース ] をクリックし、一覧に表示されているサブメニュー オプションからインポート元またはリンク先のデータ形式を選択します。
注: それでも適切な形式が見つからない場合は、まず Access がサポートするファイル形式 ( 区切りテキスト ファイルなど) にデータをエクスポートする必要があります。
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[ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスの指示に従います。
リンクすると、一部の形式は読み取り専用として使用できます。 データまたはリンクをインポートできる外部ソースを次に示します。
インポート |
リンク |
|
---|---|---|
Microsoft Excel |
はい |
はい (読み取り専用) |
Microsoft Access |
はい |
はい |
SQL Server などの ODBC データベース |
はい |
はい |
テキストまたはコンマ区切り (CSV) ファイル |
はい |
はい (新しいレコードの追加のみ) |
SharePoint リスト |
はい |
はい |
XML |
はい |
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データ サービス |
はい (読み取り専用) |
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HTML ドキュメント |
はい |
はい |
Outlook フォルダー |
はい |
はい |
詳細については、「別の Access データベース内のデータをインポートまたはリンクする」を参照してください。
テーブルの正規化を使用してデータを整理する
Table Analyzer ウィザードを使用すると、冗長データをすばやく識別できます。 ウィザードでは、データを別のテーブルに整理する簡単な方法が提供されます。 Access では、元のテーブルがバックアップとして保持されます。
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分析するテーブルを含む Access データベースを開きます。
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[ データベース ツール] > [テーブルの分析] をクリックします。
ウィザードの最初の 2 ページには、例を含む短いチュートリアルが含まれています。 [ 概要ページを表示しますか?] というラベルのチェック ボックスが表示された場合は、チェック ボックスをオンにし、[ 戻る ] を 2 回クリックして概要を確認します。 入門ページをもう一度表示しない場合は、[入門ページを表示する] をオフにします 。
詳細については、「 Table Analyzer を使用してデータを正規化する」を参照してください。
次のステップ
デザイン プロセスの残りの部分は、実行する内容によって異なりますが、クエリ、フォーム、レポート、マクロの作成を検討する必要があります。 これらの記事は、次の場合に役立ちます。