Access におけるレポートの概要

この記事の内容

Access におけるレポートの概要
Access でレポートを作成する
グループ化、並べ替え、または集計を追加する
条件付き書式を使用してデータを強調表示する
色とフォントをカスタマイズする
ロゴまたは背景イメージを追加する
レポートを印刷する

Access におけるレポートの概要

レポートの役割

レポートは、次のような使用目的でデータベースの情報を表示する場合に役に立つデータベースオブジェクトです。

データの概要を表示または配布する。
データのスナップショットをアーカイブする。
個々のレコードの詳細情報を表示する。
ラベルを作成する。

レポートの要素

データを表示しない "非連結" レポートを作成することもできますが、この記事では、レポートをテーブルまたはクエリなどのデータソースに連結することを前提とします。レポートのデザインは、デザインビューで表示できるセクションに分割されています。各セクションの機能を理解することは、良いレポートを作成するのに役立ちます。たとえば、演算コントロールを配置するために選択したセクションは、結果がどのように計算されるかを決定します。次の一覧は、セクションの種類とその使用方法を示しています。

セクション	印刷時の表示場所	セクションの用途
レポートヘッダー	レポートの先頭。	ロゴ、タイトル、日付など、通常、表紙に表示される情報向けに使用します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをレポートヘッダーに配置すると、計算される合計値の対象がレポート全体になります。レポートヘッダーは、ページヘッダーの前に表示されます。
ページヘッダー	各ページの上部。	各ページ上でレポートのタイトルを繰り返し表示します。
グループヘッダー	レコードの各新規グループの先頭。	グループ名を表示します。たとえば、商品別にグループ化されたレポートでは、グループヘッダーを使って製品名を表示します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをグループヘッダーに配置すると、合計値の対象が現在のグループになります。追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループヘッダーセクションを配置できます。グループヘッダーとフッターの作成方法について詳しくは、「グループ化、並べ替え、または集計を追加する」をご覧ください。
詳細	レコードソースの各行。	レポートの本文を構成するコントロールが配置されます。
グループフッター	レコードの各グループの最後。	グループの集計情報を表示します。追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループフッターセクションを配置できます。
ページフッター	各ページの最後。	ページ番号またはページ単位の情報を表示します。
レポートフッター	レポートの最後。注: デザインビューでは、レポートフッターはページフッターの下に表示されます。ただし、それ以外のビュー (たとえばレイアウトビュー、またはレポートの印刷またはプレビュー時) では、レポートフッターは、最後のページの最後のグループフッターまたは詳細行の直後、ページフッターの上に表示されます。	レポート全体に関するレポートの合計またはその他の要約情報を表示します。

データベースのテーブル構造およびリレーションシップが適切に設計されていると、有意義なレポートを簡単に作成できることがわかります。データベースの計画とデザインの概要については、「データベース設計の基本」をご覧ください。

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Access でレポートを作成する

以下の手順で、Access デスクトップデータベースのレポートを作成できます。

手順 1: レコードソースを選択する

レポートのレコードソースには、テーブル、名前付きのクエリ、または埋め込みクエリを使用できます。レコードソースには、レポートに表示するデータのすべての行と列が含まれている必要があります。

データが既存のテーブルまたはクエリから取得される場合、ナビゲーションウィンドウでそのテーブルまたはクエリを選び、手順 2 に進みます。
レコードソースがまだ用意されていない場合は、次のいずれかの操作を行います。
- 手順 2 に進み、[空白のレポート] ツールを使用します。
  
  または
- 必要なデータが含まれているテーブルまたはクエリを作成します。ナビゲーションウィンドウでクエリまたはテーブルを選び、手順 2 に進みます。

手順 2: レポートツールを選択する

レポートツールは、リボンの [作成] タブの [レポート] グループに含まれています。次の表で、オプションについて説明します。

ツール	説明
レポート	ナビゲーションウィンドウで選択したレコードソース内のすべてのフィールドを含む、単純な表形式レポートが作成されます。
レポートデザイン	必要なフィールドやコントロールを追加できる空白のレポートをデザインビューで開きます。
空白のレポート	レイアウトビューで空白のフォームを開き、レポートにフィールドを追加できる [フィールドリスト] ウィンドウを表示します。
レポートウィザード	フィールド、グループ化/や並べ替えのレベル、およびレイアウトオプションを指定できる複数ステップウィザードを表示します。
ラベル	標準またはユーザー設定のラベルサイズ、表示するフィールド、およびフィールドの並べ替え方法を選択できるウィザードを表示します。

手順 3: レポートを作成する

使用するツールのボタンをクリックします。ウィザードが表示されたら、ウィザードの手順に従い、最後のページで [完了] をクリックします。Access では、レポートがレイアウトビューに表示されます。
ご希望の外観になるように、レポートの形式を変更します。
- フィールドやラベルを選んで、目的のサイズになるまで端をドラッグすることで、サイズを変更します。
- フィールド (およびラベルがある場合はラベル) を選んで、新しい場所にドラッグすることで、フィールドを移動します。
- フィールドを右クリックし、ショートカットメニューのコマンドを使用してセルの分割や結合、フィールドの削除や選択、およびその他の書式設定を行います。
  
  また、次のセクションで説明する機能を使用して、レポートをさらに魅力的に読みやすく整えることもできます。

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グループ化、並べ替え、または集計を追加する

グループ化、並べ替え、または集計をデスクトップデータベースレポートに追加する最も簡単な方法は、グループ、並べ替え、または合計を適用するフィールドを右クリックし、ショートカットメニューの目的のコマンドをクリックする方法です。

また、レポートをレイアウトビューまたはデザインビューで開いている場合は、[グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用してグループ化、並べ替え、または合計を追加することもできます。

[グループ]、[並べ替え]、および [合計] ウィンドウがまだ開いていない場合は、[ レポートデザイン ] タブの [ グループ化と集計 ] グループで、[ グループ] & [並べ替え] をクリックします。
[グループの追加] または [並べ替えの追加] をクリックし、グループ化または並べ替えをするフィールドを選びます。
その他のオプションを設定するか集計を追加するには、"グループ化" または "並べ替え" の行で、[その他] をクリックします。

グループ化、並べ替え、および集計の詳細については、「グループ化レポートまたはサマリーレポートを作成する」の記事を参照してください。

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条件付き書式を使用してデータを強調表示する

Access には、レポートでデータを強調表示するためのツールが含まれます。コントロールまたはコントロールのグループごとに条件付き書式ルールを追加できます。また、クライアントレポートでは、データバーを追加してデータを比較することもできます。

条件付き書式をコントロールに追加するには:

ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウトビュー] をクリックします。
必要なコントロールを選び、[書式] タブの [コントロールの書式設定] グループで [条件付き書式設定] をクリックします。

ヒント: 複数のコントロールを選択するには、Ctrl キーを押しながらコントロールをクリックします。
[条件付き書式ルールの管理] ダイアログボックスで、[新しいルール] をクリックします。
[新しい書式ルール] ダイアログボックスで、[ルールの種類を選んでください] の値を選びます。
- 各レコードを個別に評価するルールを作成するには、[現在のレコードの値を確認するか、式を使用する] をクリックします。
- データバーを使用してレコードどうしを比較するルールを作成するには、[その他のレコードと比較する] をクリックします。
[ルールの内容を編集してください] で、書式設定がどのタイミングで適用されるかに加え、どの書式設定を適用すべきかを指定し、[OK]をクリックします。
同じコントロールまたはコントロールセットに追加のルールを作成するには、手順 4 以降をもう一度実行します。

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色とフォントをカスタマイズする

色およびフォントをカスタマイズするには、[テーマ] オプションを使用します。

ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックして、レポートをレイアウトビューで開きます。
[ レポートレイアウトデザイン ] タブで、[ テーマ ] をクリックし、ギャラリー内のさまざまなテーマの上にカーソルを合わせて効果をプレビューします。テーマをクリックして選択し、レポートを保存します。
色とフォントを個別に設定するには、[配色] ギャラリーや [フォント] ギャラリーを使用します。

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ロゴまたは背景イメージを追加する

レポートにはロゴや背景画像を追加できます。この画像を更新すると、イメージがデータベースのどこで使用されているかにかかわらず。自動的に更新が行われます。

画像を追加または削除するには、次の手順に従います。

ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウトビュー] をクリックします。
レポートで、画像を追加する位置をクリックし、[ レポートレイアウトデザイン ] タブの [ ヘッダー/フッター ] グループで [ ロゴ] をクリックします。
イメージを参照し、[開く] をクリックします。 Access によって画像がレポートに追加されます。
画像を削除するには、画像をマウスの右ボタンでクリックし、ショートカットメニューから [削除] をクリックします。

背景画像を追加するには、次の手順に従います。

ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウトビュー] をクリックします。
[書式] タブの [背景] グループで、[背景のイメージ] をクリックします。
[イメージギャラリー] リストからイメージを選ぶか、[参照] をクリックしてイメージを選び、[OK] をクリックします。

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レポートをプレビューまたは印刷する

レポートをプレビューする

ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷プレビュー] をクリックします。 [印刷プレビュー] タブのコマンドを使用して、次のいずれかの操作を行うことができます。
- レポートを印刷する
- ページのサイズまたはレイアウトを調整する
- 表示を拡大または縮小する、または複数のページを同時に表示する
- レポートのデータを最新の情報に更新する
- レポートを別のファイル形式にエクスポートする
[印刷プレビューを閉じる] をクリックします。

レポートを印刷する

プレビューせずにレポートを印刷するには、次の手順に従います。

ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷] をクリックします。既定のプリンターにレポートが送信されます。

注: ナビゲーションウィンドウでレポートを選び、[ファイル] タブから [印刷] を選択すると、ページやコピー数などのその他の印刷オプションを選んだり、プリンターを指定したりできます。
- プリンターの選択、印刷部数の指定などが可能なダイアログボックスを開くには、[印刷] をクリックします。

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