オンライン アーカイブ (アーカイブ メールボックスとも呼ばれます) は、古いメール メッセージを保存できる場所なので、プライマリ メールボックスの容量は使用されません。 アーカイブ メールボックスを作成するのは、IT 管理者または Microsoft 365 管理者です。
注: Outlook for Mac でアーカイブ メールボックスを使用するには、アーカイブ メールボックスとプライマリ メールボックスの両方が Exchange Server (オンプレミス) 上にあるか、両方が Microsoft 365 の Exchange Online (クラウド) 上にある必要があります。 たとえば、プライマリ メールボックスが Exchange Server 上にあり、アーカイブ アカウントが Microsoft 365 の Exchange Online 上にある場合、オンライン アーカイブは使用できません。 これらのコロケーションについては、IT 管理者または Microsoft 365 管理者に相談してください。
メールをアーカイブに移動する場合のベスト プラクティス
個々のメッセージを Outlook for Mac から 1 つずつアーカイブ メールボックスに移動できます (複数のアイテムを一度で移動またはコピーすることはできません)。複数のメッセージを確実にアーカイブする効率的な方法は、Outlook Web App のアーカイブと保持のポリシーを使用することです。
アーカイブと保持のポリシーを設定するのは、IT 管理者または Microsoft 365 管理者です。 アーカイブ ポリシーは、アーカイブに移動するまでのメール フォルダー内にメッセージを残す期間を制御します。保持ポリシーは、メッセージを保存する期間を制御します。 組織全体のポリシーは管理者が設定しますが、ユーザーは必要に応じてポリシーを上書きすることができます。 手順については、「Outlook Web App の保持ポリシーとアーカイブ ポリシー」を参照してください。
複数のメッセージを一度でアーカイブし、アーカイブ ポリシーまたは保持ポリシーを設定しない場合は、Outlook Web App を使用してプライマリ メールボックスのメッセージをアーカイブに移動します。 フォルダーを移動することはできませんが、フォルダー内のすべてのメッセージを一度で移動することはできます。
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アーカイブするすべてのメッセージの横にあるチェック ボックスをオンにします。
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[個人用アーカイブ - <ユーザー名>] というナビゲーション ウィンドウのフォルダーにメッセージをドラッグします。
注: Windows 版 Outlook などの Outlook の他の任意のバージョンのアーカイブに、フォルダー、予定表アイテム、連絡先、タスク、またはメモを移動した場合、Outlook for Mac のアーカイブ メールボックスにそれを移動したり表示することはできません。
その他のヒント
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アーカイブ内を検索するには、フォルダー ウィンドウでアーカイブ フォルダーを選んでください。 メールボックスとアーカイブを同時に検索することはできません。
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受信トレイのルールを作成すると、メッセージをフォルダーに自動的に振り分ける、メッセージをカテゴリに割り当てる、メッセージを別のアカウントにリダイレクトするという処理を自動的に実行できます。 ただし、受信トレイのルールはアーカイブ メールボックスには適用されません。また、受信トレイのルールを使用してメッセージをアーカイブにリダイレクトすることはできません。
