Outlook で Microsoft 365 グループを活用する

Outlookで Microsoft 365 グループ を最大限に活用するためのヒント

1. <c0>グループを配布リストと同じように使用する</c0> 新しいメール メッセージや会議出席依頼は受信トレイに送信され、グループに送信したものはすべてグループのメンバー全員にも配信されます。    配布リストと同じです。 任意のバージョンの Outlook または Outlook on the web が機能します。 メール メッセージの宛先行にグループのメール アドレスを入力し、会話を開始してください。

   注:  グループを作成するときに、[すべてのグループの会話を送信する] チェック ボックスをチェックして、すべてのメンバーがグループメールのコピーを受信トレイに受信できるようにします。

2. グループに "お気に入り" を追加してすばやくアクセスする    Outlookでは、所有しているグループまたはメンバーであるグループがナビゲーション ウィンドウの下部に一覧表示されます。 グループを右クリックし、[ お気に入りに追加 ] を選択してナビゲーション ウィンドウの上部に移動すると、簡単にアクセスできます。

   

   また、[お気に入り] に追加すると、オフラインのときでもコンテンツにアクセスできるようになります。

3. <c0>メッセージを個人用フォルダーに移動させる必要はありません</c0> グループに登録すると、すべてのメール メッセージや会議の出席依頼が直接受信トレイに送信されます。    グループをフォローすると、すべてのメール メッセージと会議出席依頼が受信トレイに直接送信されます。 うっかり削除することを心配したり、受信トレイから個人用のフォルダーにメールを移動するルールを作成したりする必要はありません。 ドキュメントを読んだ後、受信トレイから削除しても、検索可能なグループ フォルダーにコピーが安全に保存されていることをご存知のはずです。 実際、グループがスタートしてから、すべてのメッセージはグループ フォルダーに保存されます。 このため、グループ創立当初のメンバーではない場合でも、グループに参加すれば、すぐにすべての履歴を閲覧できます。

   メールを受信トレイに送信したくない場合は、グループからの フォローを停止 します (ただし、参加を続けます)。 メールは、引き続きグループ フォルダーには配信されますが、受信トレイには送信されません。

4. グループ会議を簡単にスケジュールする    ナビゲーション ウィンドウでいずれかのグループを選択すると、画面上部に特別なグループ リボンが表示されます。 予定表を開き、その月にスケジュールされているすべてのグループ会議を表示します。 でグループ予定表を開くには:

   • Outlook、 [ ホーム ] > [予定表] を選択します。

     

     ここから新しい会議をスケジュールするには、「 グループ予定表で会議をスケジュールする」を参照してください。

   • Outlook on the web の場合は、[予定表] を選択します。

     

     ここから新しい会議をスケジュールするには、「 グループ予定表で会議をスケジュールする」を参照してください。

5. グループ内のすべてのユーザーとファイルを簡単に共有する     共有ファイルを簡単にアップロードしたり、ライブラリからメール メッセージにファイルを添付したりできます。 適切なアクセス許可が既に設定され、すべてのグループ メンバーに適用されているため、共有ファイルに対するアクセス許可を管理する必要はありません。 グループ リボンでグループのファイル領域を開くには:

   • Outlook、 [ ホーム > ファイル] を選択 します。 詳細については、「グループ ファイルの共有」を参照してください。

   • Outlook on the web の場合は、[ファイル​​] を選択します。 詳細については、「グループ ファイルの共有」を参照してください。

6. チーム ノートブックにすばやくアクセスする    これを使用して、チームのディスカッション、会議、計画、アクティビティのメモをキャプチャします。 の [グループ] リボンでグループのノートブックを開くには:

   • Outlook、 [ ホーム > ノートブック] を選択 します。

   • Outlook on the web の場合は、[ノートブック] を選択します。

7. 探しているものを見つける    特定のテーマに関するすべての会議をお探しですか? 先週の茶色のバッグのノートを見つけたいですか? グループ会話、予定表、ファイル、ノートブックは検索可能であり、すべてのグループ メンバーが探しているものを検索できるように、アクセス許可が自動的に設定されます。

8. いいねや@mentionsでソーシャルを得る    グループメンバーのアイデアのように? そう言います。 それは迅速かつ簡単です(そして、あなたは古い"+1"にさよならを言うことができます)。 誰かの注意を引きたいですか? 電子メール メッセージで @メンションを使用すると、そのメッセージはグループ メンバーの受信トレイに移動してフォローアップできます。

関連項目

• Office 365 グループについて