Microsoft Syntex を利用した Contracts Management チーム サイト テンプレートを使用する
Applies ToMicrosoft 365 の SharePoint Microsoft Syntex

SharePoint Contracts Management チーム サイト テンプレートは、Microsoft Syntex を利用した チーム サイトであり、契約管理チームに優れた出発点を提供し、内部ホーム ページとして機能するために、事前に設定および事前フォーマットされたいくつかのサンプル ページが付属しています。 テンプレートには、事前構築済みのチュートリアルと、チームが Microsoft Syntex を使い始めるのに役立ついくつかの確立されたモデルも付属しています。

注: このサイト テンプレートを表示して適用するには、ライセンスを持つ Syntex ユーザーである必要があります。 

契約管理サイト テンプレートを使用して、契約またはポリシーの最近の更新について従業員に知らせ、さまざまな部門に簡単に契約を要求する方法を提供し、組織の契約テンプレートを保持するための安全な場所を提供します。

この記事では、Contracts Management チーム サイト テンプレート上にある要素を共有し、サイトをカスタマイズして独自のものにする方法について説明します。 

Contracts Management サイト テンプレートのプレビュー

サイトの機能

  • イメージ、Web パーツ、コンテンツが事前に設定されたカスタマイズ可能なサイト。これは、チームのニーズに合わせてカスタマイズを行うときにサイト エディターを刺激することを目的としています。

  • Microsoft Syntex を使用して、事前構築またはカスタム AI モデルを使用して、メタデータを抽出し、ドキュメントから情報を分類します。 Microsoft Syntex でサイトを使用する方法に関するいくつかのアイデアを提供するチュートリアルが含まれています。

  • 指定されたリストを使用して、既存の契約要求、サービス契約、およびその状態を入力して追跡するか、Microsoft List を使用して独自の契約を作成します。 

注: 

  • 一部の機能は、 対象リリース プログラムを選択した組織に段階的に導入されます。 これは、この機能がまだ表示されない場合や、ヘルプ記事で説明されているものとは異なる場合があることを意味します。

  • 既存のサイトにテンプレートを適用しても、コンテンツは新しいテンプレートと自動的にマージされません。 代わりに、既存のコンテンツはサイト コンテンツに重複ページとして格納されます。 

最初に、 サイト テンプレートを新規または既存の SharePoint サイトに追加する方法に関する手順に従います。

注: このテンプレートをサイトに追加するには、サイト作成アクセス許可が必要です。 

事前に設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを調べ、組織のブランド、音声、全体的なビジネス目標に合わせて必要なサイトのカスタマイズを決定します。 

事前設定されたサイト ページ:

  • ホーム ページ - 訪問者が進行中の危機に関するニュース、対応の更新、ポリシーと手順に関する情報、役立つリソースを確認するための場所とランディング 場所を提供します。

  • クライアント - このページでは、1 つの便利な場所にクライアント情報が提供されます。

  • 確認書 – 顧客と組織の間の契約条件を正式化する通信を追跡します。 

  • 契約テンプレート – 秘密保持契約、サービス契約、作業明細書など、契約の種類に適した契約テンプレートを選択します。 

  • コントラクト要求 - プレビルド リストを使用して、要求されたコントラクトとその状態を追跡したり、チームに直接要求を送信したりできます。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

  • モデル - モデルのライブラリを格納して、Microsoft Syntex を使用してメタデータを抽出し、ドキュメントから情報を分類します。 2つの事前フォーマットされた契約モデルが付属しています。 

  • リージョン - この事前構築済みライブラリを使用して、地理的な地域、国、または地域で契約ドキュメントを分類します。

  • サービス契約 - サービス契約の 状態を追跡し、契約の詳細の概要を示すプレビルド リストを備えています。

  • 作業ステートメント - ボード ビューで作業ステートメントを整理するのに役立つカスタム構成済みリストを備えています。

  • ごみ箱 - 最近破棄されたチーム コンテンツへのアクセスを提供します。

Contracts Management チーム サイト テンプレートを追加したら、カスタマイズして独自のテンプレートにします。 

注: SharePoint サイトを編集するには、サイト所有者またはサイト メンバーである必要があります。

  1. Microsoft Syntex で提供されているチュートリアルを使用する - 独自のドキュメント モデルを使用して作成する方法を学習できるように、契約管理サイトを強化する方法について説明します。 テキストと画像の Web パーツを使用して魅力的なコンテンツを提供し、編集または削除できます。 

  2. 重要なニュースとお知らせを紹介する - Hero Web パーツを使用して、重要なポリシー、更新プログラム、およびその他の役立つリソースを強調表示します。

  3. リンクにボタンを付けて目立たせる - ボタン Web パーツを使用して、重要なリンクをサイトで目立たせます。 

  4. ドキュメントへの簡単なアクセスを提供する - ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、コントラクト テンプレートとドキュメントにすばやくアクセスできます。

  5. 最近のチーム サイト アクティビティを確認 する - サイト アクティビティ Web パーツを使用して、他のチーム メンバーが最近アクセスしたコンテンツを表示します。

  6. 頻繁に使用されるリソースへのリンクを強調表示する - クイック リンク Web パーツを使用して、リソースに簡単にアクセスできるようにします。

  7. キー連絡先へのアクセスを提供する - People Web パーツを使用して、コントラクト管理チームのキー連絡先を一覧表示します。

利用可能な Web パーツを強調表示している Contracts Management サイト テンプレートのプレビュー。

閲覧者や組織のニーズに合わせて、サイトの 外観、サイト ナビゲーションWeb パーツ、コンテンツをカスタマイズします。 カスタマイズを行うときは、サイトの右上にある [編集] を選択して、サイトが 編集 モードになっていることを確認します。 作業中に、 下書きとして保存するか、 変更を再発行 して編集内容を閲覧者に表示します。

1. テキストと画像の Web パーツを使用して魅力的なコンテンツを提供する 

テキストと画像の Web パーツのプレビュー

  1. まず、テキスト Web パーツを選択し、[プロパティの編集] (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン) を選択します。

  2. Web パーツでテキストを直接編集します。 

  3. [イメージ] Web パーツを選択し、[プロパティの編集] (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン) を選択します。

  4. [変更] を選択し、イメージ ソースを選択します。 

  5. イメージを選択したら、[挿入] を選択します。  

テキスト画像の Web パーツの編集について詳しくは、こちらをご覧ください。

2. ヒーロー Web パーツを使用して、重要なポリシー、更新プログラム、およびその他の有用なリソースを強調表示する

ヒーロー Web パーツのプレビュー

  1. まず、Hero Web パーツを選択し、[プロパティの編集] (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン) を選択します。

  2. 次に、組織のニーズに最も適した [レイヤー] オプションと [タイル] オプションを選択します。

さまざまなレイアウトを確認し、 Hero Web パーツの編集の詳細を確認してください。

3.  ボタン Web パーツを使用して、重要なリンクをサイトで目立たせるために役立つ

ボタン Web パーツのプレビュー

  1. ボタン Web パーツを選択し、[プロパティの編集] (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン) を選択します。

  2. ボタンのラベル、リンク、配置を変更します。

ボタン Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。 

4. ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、コントラクト テンプレートとドキュメントにすばやくアクセスできるようにします

ドキュメント Web パーツのプレビュー

  1. ドキュメント ライブラリ Web パーツのビューまたはフォルダー ソースを変更するには、プロパティの Edit プロパティ (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン) を選択します。

  2. ドキュメント ライブラリ フォルダー、ラベル、コンテンツを編集するには、サイト コンテンツのライブラリに移動し、編集を行って、Web パーツにコンテンツの更新が表示されます。

ドキュメント ライブラリ Web パーツの編集の詳細については、こちらをご覧ください。

5. サイト アクティビティ Web パーツを使用して、チーム アクティビティを最新の状態に保つ

サイト アクティビティ Web パーツのプレビュー

  1. まず、サイト アクティビティ Web パーツを選択し、[プロパティの編集] (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン) を選択します。

  2. ツールボックスの [一度にこの多くの項目を表示する] に数値を入力します。

サイト アクティビティ Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

6. クイック リンク Web パーツを使用して、リソースに簡単にアクセスできるようにします

クイック リンク Web パーツのプレビュー

  1. クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択し、[プロパティの編集 ] (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン) を選択します。

  2. 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。

  3. リンクを追加するには、[+ リンクの追加] を選択します。

さまざまなレイアウトを参照し、クイック リンク Web パーツの編集の詳細を確認してください。

7.  People Web パーツを使用して、契約管理チームの主要な連絡先を一覧表示する

People Web パーツのプレビュー

  1. まず、People Web パーツのプレースホルダーを削除します。

  2. 右側にある ツールボックス (コンテンツ ウィンドウのツールボックス アイコン) を見つけます。 [ すべての Web パーツを表示] を選択し、Web パーツの一覧から [People ] を選択またはドラッグ アンド ドロップします。 

  3. 選択 プロパティの編集 (Web パーツとセクションのプロパティを編集するためのアイコン)。

  4. レイアウトを調整し、ユーザーまたはグループの名前を入力し、[保存] を選択 します

People Web パーツの詳細については、こちらをご覧ください。

サイト内の次のページをカスタマイズする 

[サービス契約] ページのプレビュー

外観とサイトナビゲーションをカスタマイズする

サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページ間を簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるようにすることで、サイトの仕上げを行います。

サイトをカスタマイズしてレビューし、最終ドラフトを公開したら、サイトを他のユーザーと共有します。 

  1. [設定] を選択し[サイトのアクセス許可] を選択します。

    設定によるサイトのアクセス許可へのアクセスのプレビュー

  2. [メンバーの追加] を選択し、[ グループにメンバーを追加する] を選択します。

    [メンバーの追加] ウィンドウのプレビュー

3. [メンバーの追加] を選択し、チーム サイトコンテンツへのフル アクセス、チーム Outlook 予定表などの共有リソース、サイトへの編集権限を付与するすべてのユーザーの名前を入力します。 

4. メンバーの追加とアクセス許可の設定が完了したら、[保存] を選択します

SharePoint サイトへのメンバーの追加のプレビュー

チーム サイトの設定、サイト情報、アクセス許可の管理の詳細については、こちらをご覧ください。

サイトを作成して起動した後、次の重要なフェーズはサイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画があることを確認します。 

サイト メンテナンスのベスト プラクティス:

  • サイトメンテナンスの計画 - コンテンツがまだ正確で関連性が高いように、必要に応じてサイトコンテンツをレビューするスケジュールを設定します。

  • ニュースを定期的に投稿 する - 最新のお知らせ、情報、状態を組織全体に配布します。  チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース投稿を追加し、お知らせを投稿する他のユーザーに SharePoint ニュースの使用方法を示す方法について説明します。

  • リンクと Web パーツを確認 する - リンクと Web パーツを最新の状態に保ち、サイトの価値を最大限に活用できるようにします。

  • 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの使用状況データ レポートを使用してサイトの使用状況を表示し、人気のあるコンテンツやサイト訪問などの情報を取得します。

  • サイトの設定を定期的に確認する - SharePoint でサイトを作成したら、サイト の設定、サイト情報、アクセス許可を変更 できます。

その他のカスタマイズ リソース

SharePoint サイトの計画構築、保守について詳しくは、こちらをご覧ください。

その他の SharePoint サイト テンプレートを参照してください。

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