チームメンバーとファイルを共有する

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作業しているファイルをチームのメンバーや社外の誰かと共有したい場合があります。 OneDrive を使用すると、ファイルにアクセスしたり編集したりできるユーザーを制御しながら、共有や共同作業を簡単に行うことができます。

私は何を学ぶでしょうか?

OneDrive を使用してファイルを格納および共有する方法。

何が必要ですか?

Microsoft OneDrive
5 分

OneDrive Web サイトに移動し、職場アカウントでサインインします。
共有するファイルまたはフォルダーを選択する
ページの上部にある [共有 ] を選択します。
[リンクのコピー] を選択してリンクをコピーし、メール、ドキュメント、Teams メッセージなど、必要に合ったリンクを共有します。または、共有するユーザーを追加し、メッセージを入力します。 [ 送信] を選択すると、ファイルへのリンクが記載されたメールが届きます。

リンクのアクセス許可を変更するには、[ リンク 設定:] を選択します。

共有オプションが灰色表示されている場合は、ビジネス管理者が制限している可能性があります。たとえば、[すべてのユーザー] オプションを無効にして、使用可能なリンクが組織外の他のユーザーに転送されないようにすることができます。
- このリンクを直接受け取るか、他のユーザーから転送したかに関係なく、誰でもこのリンクを受け取るユーザーにアクセスできます。これには、組織外のユーザーが含まれる場合があります。
- 組織 <> リンクを持つユーザーは、自分から直接ファイルを受け取るか、他のユーザーから転送したかに関係なく、そのファイルへのリンクアクセス権を持つ組織内のユーザーに付与します。
- 既存のアクセス権を持つユーザーは、ドキュメントまたはフォルダーに既にアクセスできるユーザーが使用できます。アクセス許可は変更されません。既にアクセス権を持っているユーザーにリンクを送信する場合は、これを使用します。
- 特定のユーザーは、指定したユーザーにのみアクセス権を付与しますが、他のユーザーは既にアクセス権を持っている可能性があります。ユーザーが共有の招待を転送した場合、そのアイテムに既にアクセスできるユーザーのみがリンクを使用できます。
  
  アクセスを追跡し、セキュリティを確保するために、組織内または Microsoft アカウントを持つユーザーとのみ共有できます。
[ その他の設定] で、次のいずれかのオプションを設定できます。
- 編集を許可すると、ユーザーはアクセス権を持つファイルまたはフォルダーを編集できます。フォルダーを共有している場合、編集アクセス許可を持つユーザーは、アクセス権を持つフォルダー内のすべてのものをコピー、移動、編集、名前変更、共有、削除できます。このボックスをオフにすると、ユーザーはサインインせずにアイテムを表示、コピー、またはダウンロードできます。リンクを他のユーザーに転送することもできます。ただし、 OneDriveでバージョンを変更することはできません。
  - [編集を許可する] は既定でオンになっています。
  - 前の画面で編集権限を設定するには、ファイルを共有する名前の右側にある鉛筆アイコンを選択します。
- ダウンロードをブロックすると、アクセス権を持つファイルまたはフォルダーをダウンロードできなくなります。このボックスをオフにすると、ユーザーはデバイスにファイルをダウンロードできます。
- 有効期限を設定すると、リンクの有効期限を設定できます。設定した日付の後、リンクは機能しなくなり、ファイルまたはフォルダーへのアクセスを必要とするユーザー用の新しいリンクを作成する必要があります。
- パスワードを設定 すると、ファイルにアクセスするためのパスワードを設定できます。ユーザーがリンクをクリックすると、ファイルにアクセスする前にパスワードの入力を求められます。このパスワードは、ファイルを共有するすべてのユーザーに個別に指定する必要があります。
- レビューモードで開くだけで、コメントを残したり、ファイルに提案を行うユーザーのみが制限されます。
  - このアクセス許可オプションを持つのは、Word 文書/ファイルのみです。
  - ドキュメントに対する編集アクセス許可が既にある場合は、[レビューモードでのみ開く] を選択しても編集できません。その場合、ドキュメントは編集モードで開きます。
すべてのリンク設定とアクセス許可を設定したら、[適用] を選択します。
これで、ファイルを共有するか、リンクをコピーする準備ができました。

Word や PowerPoint などの Microsoft 365 アプリで既にファイルを開いている場合は、ファイルを閉じたり、アプリを離れたりせずに簡単に共有できます。

アプリの右上隅にある [ 共有 ] を選択します。
リンクが必要な場合は、メール、テキストメッセージ、またはその他の場所に貼り付けることができます。[ リンクのコピー] を選択します。それ以外の場合は、もう一度 [共有 ] を選択します。
[ 共有 ] ダイアログで、他のユーザーに付与するアクセス許可を確認し、名前またはメールアドレスを入力し、ファイルの内容と共有する理由を説明する短いメッセージを入力します。
[送信] を選択します。