Usare la stampa unione per inviare dati di Access a Word

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Ecco la procedura generale per creare una stampa unione di Word dall'interno di Access:

1. Aprire il database Access contenente gli indirizzi da unire con Word.

2. Se il riquadro di spostamento non è aperto, premere F11 per aprirlo.

3. Selezionare la tabella o la query che contiene gli indirizzi. Se i campi indirizzo sono suddivisi in più tabelle, creare una query di selezione semplice contenente i campi necessari e selezionare la query per l'operazione di unione.

4. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Unione di Word.

5. Si apre la finestra di dialogo Creazione guidata Stampa unione di Microsoft Word .

   

6. Scegliere se si vuole che la procedura guidata colleghi i dati dell'indirizzo in un documento di Word esistente o per iniziare con un nuovo documento vuoto.

7. Fare clic su OK.

Word viene avviato e visualizza la scheda Lettere e il riquadro Stampa unione.

1. Per completare la procedura guidata, fare clic sui collegamenti Successivo e Precedente nella parte inferiore del riquadro Stampa unione.

2. Nel passaggio 3 della procedura guidata non è necessario selezionare l'elenco di destinatari. Ciò è stato determinato quando è stato selezionato in Access. È tuttavia possibile ottimizzare l'elenco facendo clic su Modifica elenco destinatari. Nella casella visualizzata è possibile rimuovere singoli destinatari dall'unione, applicare filtri, ordinare l'elenco e così via.

3. Nel passaggio 4 della procedura guidata scrivere la lettera, a meno che non si stia usando un documento esistente.

4. Posizionare il cursore nel documento in cui si vogliono visualizzare i dati dell'indirizzo e fare clic su Blocco di indirizzi, Formula di apertura o Altri elementi nel riquadro Stampa unione per inserire i dati Access nel documento. Nelle caselle visualizzate selezionare il formato desiderato e fare clic su Corrispondenza campi per assicurarsi che le corrispondenze tra i campi siano corrette.

5. Nel passaggio 5 della procedura guidata fare clic sui pulsanti Avanti (>>) e Precedente (<<) per visualizzare in anteprima l'aspetto dei dati uniti quando si stampa il documento.

6. Nel passaggio 6 della procedura guidata fare clic su Stampa e selezionare le opzioni di stampa desiderate.

7. Salvare e chiudere il documento di Word.

   Note: 

   • Se è necessario tornare indietro e modificare le impostazioni di unione dopo aver completato la procedura guidata, tutte le operazioni sono disponibili nella scheda Lettere di Word.

   • Se si apportano modifiche alla struttura nel database Access, potrebbe essere necessario modificare alcune impostazioni di unione in Word per ripristinare il corretto funzionamento dell'unione.

   • La procedura guidata di stampa unione è progettata per l'uso con i dati degli indirizzi postali. È tuttavia possibile usare la caratteristica di stampa unione per unire qualsiasi tipo di dati con Word, ad esempio record dell'inventario, attività o qualsiasi elemento archiviato in Access.

Per informazioni più dettagliate sulle caratteristiche di stampa unione di Word, vedere questi articoli:

• Usare la stampa unione per personalizzare i documenti

• Creare etichette con la stampa unione

• Stampa unione elettronica in Word