Creare una query di selezione semplice

Vantaggi dell'uso di una query

Una query consente di:

• Visualizzare solo i dati dei campi a cui si è interessati. Quando si apre una tabella, vengono visualizzati tutti i campi. Una query offre un metodo pratico per salvare una selezione di campi.

  Nota: Una query si limita a puntare ai dati, ma non li archivia. Quando si salva una query, non si salva una copia dei dati.

• Combinare i dati di più origini dati. Una tabella in genere visualizza solo i dati archiviati al suo interno. Una query consente di selezionare e scegliere i campi di varie origini, quindi di specificare come combinare le informazioni.

• Usare espressioni come campi. Si potrebbe ad esempio usare la funzione Date come campo oppure la funzione Format con un campo per controllare il modo in cui viene formattata la data del campo nei risultati della query.

• Visualizzare record che soddisfano i criteri specificati. Quando si apre una tabella, vengono visualizzati tutti i record. Una query offre un metodo pratico per salvare una selezione di record.

Procedura di base per creare una query di selezione

Si può creare una query di selezione usando la Creazione guidata Query oppure in visualizzazione Struttura. Alcuni elementi di progettazione non sono disponibili quando si usa la procedura guidata, ma è possibile aggiungerli in seguito con la visualizzazione Struttura. Anche se i due metodi sono piuttosto diversi tra loro, la procedura di base è essenzialmente la stessa:

1. Scegliere le tabelle o le query da usare come origini dei dati.

2. Specificare i campi delle origini dati da includere.

3. Facoltativamente, specificare i criteri per limitare i record restituiti dalla query.

Dopo aver creato una query di selezione, eseguirla per vedere i risultati. Per eseguire una query di selezione, aprirla in visualizzazione Foglio dati. Se si salva una query, è possibile riutilizzarla ogni volta che è necessario, ad esempio come origine dati per una maschera, un report o un'altra query.

Prima di iniziare

Se si usano i campi di origini dati non correlate tra loro, la Creazione guidata Query chiede di specificare se si vogliono creare relazioni. La procedura guidata apre automaticamente la finestra Relazioni, ma è necessario riavviarla se è necessario modificarne alcune. Pertanto, prima di eseguire la procedura guidata, è consigliabile creare le eventuali relazioni necessarie per la query.

Per altre informazioni sulla creazione di relazioni tra tabelle, vedere l'articolo Guida alle relazioni tra tabelle.

Usare la Creazione guidata Query

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Creazione guidata Query. 

   

2. Nella finestra di dialogo Nuova query fare clic su Creazione guidata Query semplice, quindi fare clic su OK.

3. Quindi, aggiungere i campi. È possibile aggiungere fino a 255 campi di un totale di 32 tabelle o query.

   Per ogni campo, eseguire questi due passaggi:

   1. In Tabelle/query fare clic sulla tabella o sulla query che contiene il campo.

   2. In Campi disponibili fare doppio clic sul campo per aggiungerlo all'elenco Campi selezionati. Se si vogliono aggiungere tutti i campi alla query, fare clic sul pulsante con le doppie frecce a destra (>>).

   3. Dopo aver aggiunto tutti i campi, fare clic su Avanti.

      

4. Se non sono stati aggiunti campi contenenti dati numerici, procedere con il passaggio 9. Se invece sono stati aggiunti campi numerici, la procedura guidata chiede di specificare se si vuole che la query restituisca dettagli o dati di riepilogo.

   Eseguire una delle operazioni seguenti:

   1. Se si vogliono visualizzare singoli record, selezionare Dettagli e quindi Avanti. Procedere con il passaggio 9.

   2. Se si vogliono visualizzare dati numerici di riepilogo, come le medie, selezionare Riepilogo e quindi Opzioni di riepilogo.

      

5. Nella finestra di dialogo Opzioni di riepilogo specificare i campi di cui ottenere un riepilogo e il modo in cui riepilogare i dati. Sono elencati solo campi numerici.

   Per ogni campo numerico, scegliere una delle funzioni seguenti:

   1. Sum    La query restituisce la somma di tutti i valori del campo.

   2. Avg    La query restituisce la media dei valori del campo.

   3. Min    La query restituisce il valore minimo del campo.

   4. Max    La query restituisce il valore massimo del campo.

   

6. Se vuoi che i risultati della query includano un conteggio dei record in un'origine dati, selezionare la casella di controllo Conta record in nome origine dati.

7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di riepilogo.

8. Se alla query non è stato aggiunto un campo di data/ora, procedere con il passaggio 9. Se è stato aggiunto un campo di data/ora, la Creazione guidata query chiede di specificare come raggruppare i valori di data. Si supponga ad esempio di aver aggiunto alla query un campo numerico ("Price") e un campo di data/ora ("Transaction_Time") e di aver quindi specificato nella finestra di dialogo Opzioni di riepilogo di voler visualizzare il valore medio del campo "Price". Poiché è stato incluso un campo di data/ora, è possibile calcolare i valori di riepilogo per ogni valore di data/ora univoco, per ogni giorno, mese, trimestre o anno.

   

   Selezionare il periodo di tempo da usare per raggruppare i valori di data e ora e quindi fare clic su Avanti.

   Nota: In visualizzazione Struttura è possibile usare un'espressione per raggruppare in base a qualsiasi periodo di tempo, ma la procedura guidata offre solo queste opzioni.

9. Nell'ultima pagina della procedura guidata assegnare un titolo alla query, specificare se la si vuole aprire o modificare e quindi fare clic su Fine.

   Se si sceglie di aprire la query, i dati selezionati vengono aperti in visualizzazione Foglio dati. Se si sceglie i modificarla, la query viene aperta in visualizzazione Struttura.

Inizio pagina

Join automatici

Se tra le origini dati che si aggiungono sono state definite relazioni, vengono automaticamente aggiunte alla query come join. I join specificano come devono essere combinati i dati di origini correlate. Access crea inoltre automaticamente un join tra due tabelle se i campi hanno tipi di dati compatibili e un campo è una chiave primaria.

Si può scegliere di modificare i join creati da Access. Access determina il tipo di join da creare in base alla relazione che rappresenta. Se Access crea un join ma non sono state definite relazioni, viene creato un inner join.

Se Access crea automaticamente i join corretti quando si aggiungono le origini dati, è possibile procedere con il Passaggio 3: Aggiungere i campi di output.

Usare più volte la stessa origine dati

In alcuni casi, si vogliono unire due copie della stessa tabella o query, in un cosiddetto self-join, che combina i record della stessa tabella quando i campi uniti contengono valori corrispondenti. Si supponga ad esempio di avere una tabella Employees in cui il campo ReportsTo per il record di ogni dipendente visualizza l'ID del manager invece del nome. Si potrebbe usare un self-join per visualizzare invece il nome del manager nel record di ogni dipendente.

Quando si aggiunge un'origine dati una seconda volta, Access aggiunge _1 al nome della seconda istanza. Se ad esempio si aggiunge due volte la tabella Employees, la seconda istanza si chiamerà Employees_1.

Aggiungere un join

• Per aggiungere un join, trascinare un campo da un'origine dati a un campo corrispondente in un'altra origine dati.

  Access visualizza una linea tra i due campi per indicare che è stato creato un join.

  

Cambiare un join

1. Fare doppio clic sul join da cambiare.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Proprietà join.

   

2. Nella finestra di dialogo Proprietà join esaminare le tre opzioni.

3. Fare clic sull'opzione da usare e quindi su OK.

Quando i join sono pronti, aggiungere i campi di output, ossia quelli che includono i dati da inserire nei risultati della query.

Usare un'espressione come campo di output

Per eseguire calcoli o usare una funzione per produrre l'output della query, includere un'espressione come campo di output. L'espressione può usare dati da una qualsiasi delle origini dati della query, oltre a funzioni come Format o InStr, e può anche contenere costanti e operatori aritmetici.

1. In una colonna vuota della griglia di struttura query fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga Campo, quindi scegliere Zoom dal menu di scelta rapida.

2. Nella casella Zoom digitare o incollare l'espressione. Anteporre all'espressione il nome da usare per l'output, seguito da due punti. Ad esempio, per specificare l'espressione da etichettare come "Ultimo aggiornamento", iniziare l'espressione con Ultimo aggiornamento:.

   Nota: Con le espressioni è possibile eseguire un'ampia varietà di operazioni. Una spiegazione dettagliata delle espressioni esula dall'ambito di questo articolo. Per altre informazioni sulla creazione di un'espressione, vedere l'articolo Generare un'espressione.

Specificare i criteri per un campo di output

1. Nella griglia di struttura query, nella riga Criteri del campo che contiene i valori da limitare, digitare un'espressione che i valori del campo devono soddisfare per essere inclusi nei risultati. Se ad esempio si vuole limitare una query in modo che vengano inclusi solo i record in cui il valore del campo Città è Las Vegas, digitare Las Vegas nella riga Criteri sotto tale campo.

   Per vedere altri esempi di criteri di query per vari tipi di dati, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

2. Specificare criteri alternativi nella riga Or, sotto la riga Criteri.

   Se si specificano criteri alternativi, un valore di campo può soddisfare qualsiasi criterio elencato per essere incluso nei risultati della query.

Criteri per più campi

È possibile usare i criteri con più campi. In questo caso, affinché venga incluso il record, è necessario che vengano soddisfatti tutti i criteri nella riga Criteri o Or.

Specificare i criteri usando un campo da non includere nell'output

È possibile aggiungere un campo nella struttura della query e non includere i relativi dati nell'output. Questa operazione si esegue se si vogliono usare i valori del campo per limitare i risultati della query ma non si vogliono vedere tali valori.

1. Aggiungere il campo alla griglia di struttura.

2. Deselezionare la casella di controllo nella riga Mostra del campo.

3. Specificare i criteri come si farebbe per un campo di output.