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I rischi in un progetto dipendono da due fattori:
Ovvero Rischio=Impatto x probabilità Un project manager può ad esempio ritenere che la stampa di un report finale sul progetto implichi il rischio di un'interruzione della corrente prima della stampa. Ma, poiché si tratta di un'eventualità poco probabile, il rischio può essere ignorato. Un rischio più ragionevole da considerare potrebbe essere la non disponibilità di una tipografia per un report di qualità elevata e più complesso per gli azionisti. Per questo rischio il project manager deve pianificare un tempo maggiore per la stampa del report. Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti. |
Suggerimenti iniziali per la gestione dei progetti
Esempi di attività ad alto rischio
Di seguito sono elencate alcune attività ed eventi critici che possono aumentare i rischi in un progetto.
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Attività rischiosa |
Descrizione |
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Attività critiche |
Prestare particolare attenzione alle attività del percorso critico. Sono più rischiose perché hanno un impatto molto elevato sulla data di fine del progetto. |
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Attività dei fornitori |
Quando si stabilisce un accordo con un fornitore, è importante richiedere report sull'avanzamento dei lavori più frequenti e dettagliate di quanto non si farebbe con i membri del proprio team. Le attività dei fornitori previste alla fine di un progetto sono più rischiose di quelle appartenenti ad altre fasi. Per fornitori si intendono i collaboratori esterni all'azienda e i dipendenti appartenenti ad altri reparti dell'azienda. Poiché entrambi non sono sotto il diretto controllo del manager, in termini di rischio per il risultato del progetto devono essere trattati allo stesso modo. |
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Membri del team inesperti |
L'assegnazione di attività a lavoratori inesperti alla fine del progetto mette a rischio la data di fine del progetto perché tali lavoratori potrebbero richiedere più tempo per organizzarsi. Per ridurre al minimo il rischio, pianificare un tempo di preparazione sufficiente per i nuovi lavoratori. |
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Progetti con una durata superiore a un anno |
I progetti con una durata superiore a un anno comportano un maggior numero di imprevisti, quindi hanno un rischio maggiore legato alla disponibilità delle risorse, ai cambiamenti della tecnologia e del mercato e così via. |
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Troppe attività simultanee |
Verificare la presenza di un numero eccessivo di attività pianificate nello stesso momento. Anche se queste attività vengono eseguite da persone diverse, se sono troppe a essere eseguite simultaneamente il rischio del progetto cresce, in particolare nelle fasi finali. |
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Progettazione di una programmazione nell'ordine corretto |
I project manager principianti spesso fanno l'errore di collegare le attività prima di definirle. Questo può portare a una situazione di confusione e alla necessità di operazioni di backtracking. Quando si inizia un nuovo progetto, è consigliabile elencare e raggruppare le attività in modo da poter vedere l'intero ambito del progetto e dei relativi risultati finali. A questo punto, sarà possibile iniziare a collegare le attività per ottenere la programmazione ideale. |
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Ignorare il passato |
Se non si prende nota degli errori di un progetto, sicuramente questi si ripeteranno in futuro. Spesso il progetto finisce con documenti di chiusura, allo scopo di ridurre al minimo il rischio di ripetere gli errori nei progetti futuri. |
Come gestire i rischi
Ecco i trucchi del mestiere che i project manager esperti usano per gestire i rischi dei progetti.
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Evitare il rischio |
Se un'attività di progetto può portare a conseguenze gravi, è consigliabile evitarla. Ad esempio l'uso di un processo di produzione contemporaneamente per due risultati finali può influire negativamente sui tempi del progetto. Il project manager può evitare questo rischio usando il processo di produzione in sequenza. |
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Mitigare il rischio |
È importante trovare soluzioni per ridurre la probabilità di un rischio. È ad esempio possibile decidere di utilizzare un processo semplificato e noto se un processo più innovativo e costoso richiede troppo tempo per essere implementato. |
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Trasferire il rischio |
È possibile controllare il rischio trasferendolo a un fornitore esterno. Se ad esempio la documentazione di un sottosistema per computer ha un ambito troppo grande per essere completata in tempo dalle risorse interne, è possibile affidarne alcune parti a un fornitore esterno. |
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Imparare dai rischi |
Non tutti i rischi sono negativi. I rischi possono anche aprire le porte a nuove opportunità. Se ad esempio dopo aver esaminato i rischi di un progetto, si capisce che un sottosistema software in fase di sviluppo come parte di un processo di produzione più grande è commerciabile da solo, è possibile decidere di riassegnare i tecnici migliori per approfondire lo sviluppo del sottosistema. Lo spostamento dei tecnici esperti da un progetto crea un rischio aggiuntivo, ma in questo caso può essere bilanciato dall'opportunità guadagnata. |
Gestire i rischi
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Se si vuole tenere traccia dello stato di avanzamento della programmazione allo scopo di scoprire le attività che rappresentano un rischio, è necessario ottenere informazioni sull'impostazione delle previsioni per il progetto. |
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Visualizzare i carichi di lavoro e la disponibilità delle risorse |
Verificare l'efficienza dell'uso delle risorse nel progetto e se è necessario apportare modifiche alle risorse sovrassegnate o sottoassegnate. |
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Visualizzare gli aggiornamenti delle attività dei membri del team per capire quali sono i problemi. È possibile controllare rapidamente i progressi usando il diagramma di Gantt oppure eseguire un'analisi complessa del costo realizzato. |
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Mostrare le attività che hanno il maggiore impatto sulla data di fine del progetto. Controllare prima queste attività per risolvere i problemi della programmazione. |
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Scegliere la visualizzazione corretta per la programmazione del progetto |
I rischi di un progetto non sono visibili se si adotta un'unica prospettiva. È importante esplorare i rischi di un progetto sotto vari punti di vista. |
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L'analisi del costo realizzato consente di individuare i rischi di avanzamento ponendo domande come "Esaminare la quantità di lavoro svolto finora in questo progetto, quanto avremmo dovuto spendere?" o "Finiremo in tempo?" |
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Quando si gestiscono i rischi di un progetto, occorre spostare le attività nella programmazione. Qualsiasi modifica in un progetto ha un impatto su tempo, costi o ambito. |
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Quando si pianifica il rischio e si modifica la programmazione, Project potrebbe spostare le attività in modo imprevisto. Capire il grande "Perché?" dietro il potente motore di programmazione di Project. |
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Dopo avere immesso i costi del progetto, esaminarli per controllare di non aver creato rischi per il budget. |
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