Informazioni sugli oggetti di database

Tabelle

Access organizza le informazioni in tabelle, ovvero elenchi di righe e colonne che ricordano gli antichi fogli di calcolo o registri contabili. Poiché ogni tabella archivia informazioni su un argomento specifico, la maggior parte dei database include più di una tabella.

Ogni riga della tabella è chiamata record e ogni colonna è chiamata campo. Un record contiene tutte le informazioni specifiche per un'entità particolare, ad esempio un cliente o un ordine. Un campo è un singolo elemento di informazioni sull'entità. Nella tabella Prodotti, ad esempio, ogni riga o record contiene informazioni su un prodotto. Ogni colonna o campo contiene un tipo di informazioni sul prodotto, ad esempio il nome o il prezzo. Se non hai familiarità con questi elementi, vedi le informazioni di base sui database.

Query

In un database ben progettato i dati che vuoi presentare tramite una maschera o un report si trovano in genere in più tabelle. Puoi usare una query per estrarre le informazioni da tabelle diverse e assemblarle per visualizzarle in una maschera o in un report.

Una query può essere una richiesta di risultati dei dati dal database, può essere usata per eseguire un'azione sui dati oppure può svolgere entrambe queste funzioni. Usa le query per ottenere risposte a semplici domande, eseguire calcoli con i dati, combinare dati da tabelle diverse e aggiungere, modificare o eliminare dati in un database.

Esistono diversi tipi di query, ma i due di base sono questi:

Maschere

Le maschere sono come gli espositori nei negozi, perché permettono di visualizzare o ottenere gli elementi desiderati più facilmente. Simili ai moduli cartacei, le maschere di Access sono oggetti che permettono a te o ad altri utenti di aggiungere, modificare o visualizzare i dati archiviati nel database desktop di Access. È importante progettare una maschera tenendo presente il modo in cui verrà usata. Ad esempio, se è destinata a più utenti, una maschera ben progettata aiuta a rendere l'immissione dei dati accurata, rapida ed efficiente.

Report

I report sono un semplice strumento per visualizzare, formattare e riepilogare le informazioni del database di Access. Ad esempio, puoi creare un semplice report di numeri di telefono per tutti i contatti o un report di riepilogo del totale delle vendite in aree e periodi di tempo diversi.

I report sono utili quando vuoi presentare le informazioni nel database per:

• Visualizzare o distribuire un riepilogo dei dati.

• Archiviare istantanee dei dati.

• Fornire dettagli su singoli record.

• Creare etichette.

Macro

Una macro è uno strumento che ti permette di automatizzare le attività e aggiungere funzionalità a maschere, report e controlli. Ad esempio, se aggiungi un pulsante di comando e associ l'evento OnClick del pulsante a una macro, questa eseguirà un comando ogni volta che qualcuno fa clic sul pulsante.

Access offre un ambiente di progettazione che semplifica la creazione di macro. Essenzialmente, puoi usare un linguaggio di programmazione semplificato per creare un elenco di azioni da eseguire. Alcune azioni richiedono informazioni aggiuntive, ad esempio il campo in cui visualizzare le informazioni di completamento. L'ambiente di progettazione semplifica la creazione di macro, perché è sufficiente selezionare l'opzione desiderata in elenchi di azioni e immettere le informazioni.

Le macro vengono usate per automatizzare una serie di azioni, apportare modifiche ai dati in un database e altro ancora. Attraverso la visualizzazione Struttura le macro offrono un subset di comandi disponibili in Visual Basic, Applications Edition (VBA). Anche se la maggior parte degli utenti trova più semplice creare una macro per aggiungere funzionalità a maschere, report e controlli che non scrivere codice VBA, puoi sempre convertire le macro in VBA dalla visualizzazione Struttura.

Supponi di voler aprire un report direttamente da una delle maschere per l'immissione di dati. Aggiungi un pulsante alla maschera e quindi crea una macro per l'apertura del report. La macro può essere una macro autonoma (oggetto separato nel database), che viene quindi associata all'evento OnClick del pulsante, oppure può essere incorporata direttamente nell'evento OnClick del pulsante stesso. In entrambi i modi, quando fai clic sul pulsante, la macro viene eseguita e apre il report.

Moduli

I moduli sono codice VBA che puoi scrivere per automatizzare attività nell'applicazione ed eseguire funzioni di livello superiore. Per scrivere moduli devi usare il linguaggio di programmazione VBA. Un modulo è una raccolta di dichiarazioni, istruzioni e procedure archiviate insieme come unità.