Excel offre la possibilità di proteggere il proprio lavoro, che si tratti di prevenire l'apertura di una cartella di lavoro senza password, concedere l'accesso di sola lettura a una cartella di lavoro o semplicemente proteggere un foglio di lavoro in modo che non sia possibile eliminare inavvertitamente tutte le formule. In questo argomento si discuterà dei vari modi in cui è possibile utilizzare le opzioni principali per la protezione e la distribuzione dei file di Excel.
Avviso:
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Se perde o si dimentica la password, Microsoft non potrà recuperarla.
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Non si dovrebbe presupporre che, siccome sono protetti con una password, cartelle o fogli di lavoro siano sicuri. È consigliabile riflettere bene prima di distribuire cartelle di lavoro di Excel che contengono informazioni personali riservate, come numeri di carte di credito, codici di previdenza sociale e dati di identificazione dei dipendenti, solo per citarne alcuni.
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La protezione a livello di foglio di lavoro non deve essere considerata come una funzionalità di sicurezza. Impedisce semplicemente agli utenti di modificare le celle bloccate nel foglio di lavoro.
Di seguito sono riportate le diverse opzioni disponibili per la protezione dei dati di Excel:
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A livello di file: si riferisce alla possibilità di bloccare il file di Excel specificando una password, in modo che gli utenti non possano aprirlo o modificarlo. Sono disponibili alcune opzioni:
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Crittografia file: quando si sceglie questa opzione, si specifica una password e si blocca il file di Excel. Ciò impedisce ad altri utenti di aprire il file. Per altre informazioni, vedere Proteggere un file di Excel.
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Impostare una password per aprire o modificare un file: specificare una password per aprire o modificare un file. Usare questa opzione quando è necessario concedere l'accesso di sola lettura o modifica a utenti diversi. Per altre informazioni, vedere Proteggere un file di Excel.
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Segna come finale: usare questa opzione se si vuole contrassegnare il file di Excel come versione finale e si vogliono impedire ulteriori modifiche apportate da altri utenti. Per altre informazioni, vedere Aggiungere o rimuovere la protezione in documenti, cartelle di lavoro o presentazioni.
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Accesso con restrizioni: se l'organizzazione ha le autorizzazioni impostate con Information Rights Management (IRM), è possibile applicare le autorizzazioni IRM disponibili al documento. Per altre informazioni, vedere Aggiungere o rimuovere la protezione in documenti, cartelle di lavoro o presentazioni.
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Firma digitale: è possibile aggiungere firme digitali al file di Excel. Per altre informazioni, vedere Aggiungere o rimuovere una firma digitale nei file di Office.
Nota: Per aggiungere una firma digitale, è necessario un certificato valido da un'autorità di certificazione (CA).
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A livello di cartella di lavoro: per bloccare la struttura della cartella di lavoro è possibile specificare una password. Il blocco della struttura della cartella di lavoro impedisce ad altri utenti di aggiungere, spostare, eliminare, nascondere e rinominare fogli di lavoro. Per altre informazioni sulla protezione delle cartelle di lavoro, vedere Proteggere una cartella di lavoro.
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A livello di foglio di lavoro: con la protezione del foglio, è possibile controllare la modalità di utilizzo dei fogli di lavoro di un utente. È possibile specificare esattamente quali sono le operazioni disponibili in un foglio per l'utente, assicurandosi quindi che nessuno dei dati importanti in un foglio di lavoro sia interessato. È consigliabile, ad esempio, che un utente aggiunga solo righe e colonne o usi solo l'ordinamento e il filtro automatico. Una volta abilitata la protezione dal foglio, è possibile proteggere altri elementi, ad esempio le celle, gli intervalli, le formule e i controlli ActiveX o modulo. Per altre informazioni sulla protezione dei fogli di lavoro, vedere Proteggere un foglio di lavoro.
Quale livello di protezione usare?
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Per controllare il livello di accesso consentito agli utenti in un file di Excel, usare la protezione a livello di file. Si supponga di avere una relazione sullo stato settimanale dei membri del team in un file di Excel. Si preferisce che gli utenti all'esterno del team non possano neanche aprire il file. Sono disponibili due opzioni:
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Se non si vuole che altri utenti aprano il file: È possibile crittografare il file di Excel, che è la tecnica più comune usata. Questo significa fondamentalmente che si blocca con una password e nessuno tranne che è possibile aprirlo.
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Se si vuole abilitare l'accesso in sola lettura o modifica a utenti diversi: Si potrebbe voler consentire ai responsabili del team di modificare il rapporto di stato settimanale, ma i membri del team devono avere solo l'accesso in sola lettura. È possibile proteggere il file di Excel specificando due password: una da aprire e l'altra da modificare. In seguito è possibile condividere le password appropriate con il team, a seconda dell'accesso che dovrebbe essere concesso.
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Per controllare il modo in cui gli utenti dovrebbero utilizzare i fogli di lavoro all'interno di una struttura della cartella di lavoro, usare la protezione a livello di cartella di lavoro. Si supponga che la cartella di lavoro della relazione sullo stato contenga più fogli di lavoro e che a ogni foglio di lavoro venga assegnato il nome di un membro del team. Sarà necessario assicurarsi che ogni membro del team possa aggiungere dati al proprio foglio di lavoro, ma non possa modificare nessuno dei fogli di lavoro contenuti nella cartella di lavoro, che si tratti di aggiungere un nuovo foglio di lavoro o di spostare i fogli di lavoro all'interno della cartella di lavoro.
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Per controllare il funzionamento degli utenti all'interno di un singolo foglio di lavoro, usare la protezione a livello di foglio di lavoro. Si supponga che ogni foglio di lavoro nella cartella di lavoro della relazione sullo stato contenga dati in comune con tutti i fogli di lavoro, ad esempio le righe di intestazione o uno specifico layout del report, e che non si voglia consentire a nessuno di modificarli. Proteggendo il foglio di lavoro, è possibile specificare che gli utenti possano eseguire solo funzioni specifiche in un foglio. Ad esempio, è possibile concedere agli utenti la possibilità di immettere dati, ma impedire loro di eliminare righe o colonne o solo inserire collegamenti ipertestuali o ordinare i dati.
È possibile usare uno o più livelli di protezione per i dati di Excel in base alle esigenze dell'organizzazione o quelle individuali. È possibile scegliere di usare tutte le opzioni disponibili o una combinazione di opzioni: tutto sta nel livello di sicurezza desiderato per i dati di Excel. Ad esempio, è possibile scegliere di crittografare un file di Excel condiviso, così come attivare la protezione di cartelle e fogli di lavoro, usando solo la protezione del foglio di lavoro in una cartella di lavoro personale, in modo da non eliminare accidentalmente le formule.
Servono altre informazioni?
È sempre possibile rivolgersi a un esperto della Tech Community di Excel o ottenere supporto nelle Community.
