La condivisione in Outlook dipende dall'elemento che si vuole condividere e dal tipo di accesso che si vuole concedere alle persone con cui si vuole condividere il file.
Ad esempio, è possibile condividere una singola cassetta postale tra diversi individui in cui tutti i messaggi in arrivo e in uscita provengono da tale cassetta postale. In alternativa, è possibile condividere una o più cartelle o l'intera cassetta postale con altri utenti. È anche possibile consentire ad altri di gestire il calendario o la cassetta postale.
Quando si concede a un utente l'autorizzazione per la gestione della cassetta postale, si concede loro le autorizzazioni di delegato. Questo va oltre i privilegi di modifica ed è ciò che consente a qualcuno di inviare o rispondere a messaggi di posta elettronica o elementi del calendario per conto dell'utente. In casi speciali, è anche possibile consentire la gestione completa della cassetta postale e del calendario in cui il delegato ha le autorizzazioni per agire da utente durante la creazione o la risposta a messaggi o eventi. Per altre informazioni sui delegati, vedere Informazioni sui delegati: consentire a un altro utente di gestire la posta e il calendario in Outlook.
Se e come è possibile accedere a queste varie opzioni di condivisione in Outlook dipende anche dal tipo di account in uso. Ad esempio, alcune opzioni di condivisione sono limitate agli account aziendali o dell'istituto di istruzione usati in un'organizzazione. Altre opzioni, come la condivisione del calendario, hanno un accesso più ampio e possono essere eseguite anche con un account personale, ad esempio un account Outlook.com o Hotmail.com.
Suggerimento: Per altre informazioni sugli account, vedi Qual è la differenza tra un account Microsoft e un account aziendale o dell'istituto di istruzione?
Diversi modi per condividere in Outlook
La tabella seguente descrive i diversi modi per condividere in Outlook, il tipo di account richiesto e se è necessario o meno l'amministratore IT dell'organizzazione per configurarlo.
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Tipo di condivisione |
Descrizione |
Scenari di esempio |
Tipo di account |
Richiede la configurazione dell'amministratore IT |
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Cassetta postale condivisa |
Una cassetta postale condivisa fornisce l'accesso individuale o di gruppo all'intera cassetta postale. Sono inclusi i contenuti delle cassette postali, ad esempio cartelle, calendari e contatti. Quando un utente del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio sembra provenire dall'indirizzo condiviso, non da un singolo utente. Le autorizzazioni nelle cassette postali condivise possono essere diverse tra i membri. |
Un team del servizio clienti vuole una singola cassetta postale in cui tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo e in uscita vengono recapiti in info@contoso.com. Qualsiasi membro del team del servizio clienti con accesso alla cassetta postale condivisa può ricevere e rispondere ai messaggi. Le risposte vengono sempre inviate da info@contoso.com indipendentemente da chi del gruppo risponde al messaggio. |
Account aziendali o dell'istituto di istruzione |
Sì, richiede la configurazione dell'amministratore.L'amministratore assegnerà le autorizzazioni a tutti gli utenti che devono accedere alla cassetta postale condivisa. |
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Calendari condivisi |
I calendari condivisi sono limitati alla cartella del calendario all'interno della cassetta postale. È possibile scegliere di condividere il calendario con una o più persone. Le autorizzazioni possono essere diverse tra le persone con cui si condivide il calendario e dipende anche dall'account usato per condividere il calendario. Alcuni aspetti della condivisione dei calendari sono limitati solo agli account aziendali o dell'istituto di istruzione. |
È consigliabile condividere i calendari con utilità di pianificazione, amministratori dirigenti, colleghi, amici, familiari o altri utenti attendibili. |
Account aziendali o dell'istituto di istruzione e personali |
Non è richiesta alcuna configurazione dell'amministratore. Nella maggior parte dei casi, è possibile selezionare il calendario da condividere e assegnare autorizzazioni all'interno di Outlook. Se si usa un account aziendale o dell'istituto di istruzione, è possibile concedere privilegi di delegato che consentono a un delegato di inviare e rispondere agli inviti alle riunioni per proprio conto. |
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Cartelle condivise |
Scegliere di condividere una o più cartelle della cassetta postale con altre persone dell'organizzazione. È possibile impostare il livello di accesso a ogni persona con cui si condivide concedendo privilegi di sola visualizzazione, modifica o delega.Esistono due tipi di privilegi di delega. È possibile scegliere di fare in modo che le persone inviino messaggi per conto dell'utente o che inviino i messaggi per conto dell'utente. |
Scenario 1: si vuole condividere una cartella con privilegi di sola visualizzazione. Ad esempio, si sta gestendo un progetto e si vuole concedere a un membro del team l'accesso a tutti i messaggi di posta elettronica presenti in quella cartella. È possibile consentire a questa persona di rispondere ai messaggi, ma può rispondere solo come se stessa, non per suo conto.Scenario 2: un responsabile assegna privilegi di delegato all'assistente, in modo che l'assistente possa monitorare e rispondere ai messaggi di posta elettronica per suo conto. Oppure vuole che l'assistente abbia una gestione completa della cassetta postale e conceda l'autorizzazione Invia come. In entrambi i casi, il responsabile può scegliere di condividere l'intera cassetta postale (incluso il calendario) o solo le cartelle selezionate. |
Account aziendali o dell'istituto di istruzione |
A seconda di come si vuole consentire ad altri di accedere, potrebbe essere necessaria la configurazione dell'amministratore. È possibile condividere cartelle con altri utenti dell'organizzazione. Questo include l'aggiunta di un utente come delegato e la concessione dell'opzione Invia per conto di privilegi. Tuttavia, per concedere l'opzione Invia come a un utente, è necessario contattare l'amministratore IT responsabile della gestione di Outlook nell'organizzazione per configurarlo. |
Pronti per iniziare la condivisione?
Selezionare un articolo di seguito per informazioni su come avviare la condivisione.
