Mendistribusikan laporan

Apa yang ingin Anda lakukan?

• Mengirim laporan menggunakan perintah Email

• Mengekspor laporan ke folder atau pustaka dokumen SharePoint

• Pelajari tentang membuat pusat laporan di SharePoint

Mengirim laporan menggunakan perintah Email

Salah satu cara tercepat untuk mendistribusikan laporan adalah dengan menggunakan perintah Email. Hanya dengan beberapa klik mouse, Access akan mengekspor laporan, lalu membuat pesan email baru dengan file yang dilampirkan ke dalamnya.

1. Di Panel Navigasi, pilih laporan yang ingin Anda kirim.

2. Pilih Email >Data Eksternal.

3. Dalam kotak dialog Kirim Objek Sebagai , pilih format output yang ingin Anda gunakan, seperti PDF, lalu klik OK.

   Catatan    Meskipun ada berbagai format yang bisa Anda pilih, pertimbangkan untuk menggunakan Portable Document Format (PDF) yang telah menjadi standar defacto, mempertahankan tata letak dan format laporan Access asli, dan memiliki cara bawaan untuk mengkustomisasi halaman untuk menampilkan dan mencetak. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menginstal Adobe Reader dan Mencetak PDF.

   Access membuka pesan email baru di Outlook dengan file yang dilampirkan.

4. Ketik alamat email penerima dalam kotak Kepada dan Cc , deskripsi dalam kotak Subjek , dan pesan di area pesan.

   Tips    Secara default, file yang Anda kirim dengan menggunakan metode ini tidak disimpan di komputer Anda. Jika Ingin menyimpan salinan file di komputer, klik kanan lampiran dalam kotak Lampiran , lalu pilih Simpan Sebagai.

5. Pilih Kirim.

Catatan    Untuk mengotomatisasi proses, Anda bisa menggunakan Tindakan Makro EMailDatabaseObject. Misalnya, Anda dapat membuat makro dengan urutan tindakan ini untuk mengirimkan laporan berbeda melalui email kepada pengguna yang berbeda.

Atas Halaman

Mengekspor laporan ke folder atau pustaka dokumen SharePoint

1. Di Panel Navigasi, pilih laporan yang ingin Anda ekspor.

2. Pilih Data Eksternal > PDF atau XPS untuk membuka kotak dialog Terbitkan sebagai PDF atau XPS .

3. Lakukan salah satu hal berikut:

   • Temukan folder dengan menggunakan panel navigasi.

   • Temukan situs SharePoint, dengan mengklik SharePoint di panel navigasi atau dengan memasukkan URL situs dalam kotak alamat di bagian atas. Misalnya:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     Untuk informasi selengkapnya, lihat Menemukan konten dengan halaman mulai SharePoint.

4. Dalam kotak Simpan sebagai tipe , pastikan tipe file PDF dipilih.

5. Untuk mengubah nama default laporan, ketikkan nama file baru dalam kotak Nama file .

6. Untuk membuka laporan segera setelah Anda mengekspornya, pilih kotak centang Buka file setelah penerbitan .

7. Di bawah Optimalkan untuk, lakukan salah satu hal berikut ini:

   • Untuk mengoptimalkan laporan untuk file beresolusi lebih besar dan beresolusi tinggi (disarankan untuk pencetakan), pilih Standar.

   • Untuk mengoptimalkan laporan untuk file beresolusi lebih kecil dan beresolusi rendah (disarankan untuk diterbitkan secara online), pilih Ukuran minimum.

8. Pilih Terbitkan. Access akan membuat file. Jika memilih agar Access membuka file setelah penerbitan, Adobe Reader akan menampilkan file.

9. Untuk menyimpan langkah-langkah operasi sehingga Anda bisa menjalankan dan menjadwalkan operasi yang sama, klik kotak centang Simpan langkah-langkah ekspor :

   • Masukkan nama dan deskripsi untuk langkah-langkah tersebut.

   • Untuk membuat tugas Outlook yang menjadwalkan operasi ekspor pada tanggal mendatang, pilih kotak centang Create Tugas Outlook.

   Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi.

   Catatan    Cara lain untuk mengotomatisasi proses adalah menggunakan Tindakan Makro ExportWithFormatting. Misalnya, Anda dapat membuat nama file yang bermakna berdasarkan judul laporan dan tanggal ekspor. Ini membantu pengguna menemukan laporan yang benar dalam pustaka SharePoint atau folder dari banyak laporan. Untuk melakukan ini, tentukan ekspresi berikut dalam argumen File Output:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Di mana RptQC5 adalah nama objek laporan, Auto_Header0 adalah bagian header laporan, dan properti Keterangan adalah judul Laporan.

Atas Halaman

Pelajari tentang membuat pusat laporan di SharePoint

Pertimbangkan untuk membuat pusat laporan khusus di pustaka dokumen SharePoint sehingga pengguna dapat menemukan dan menampilkan laporan yang diperlukan dengan lebih mudah. Dengan menambahkan kolom, menautkan ke pustaka dari Access, dan mengkustomisasi pustaka dokumen dengan tampilan, Anda bisa memberikan pengalaman kelas satu untuk pengguna Anda. Berikut ini adalah langkah-langkah dasar yang dapat Anda lakukan.

Create pustaka dokumen    Pustaka dokumen adalah lokasi file aman yang menyederhanakan kolaborasi. Anda bisa menambahkan kolom ke pustaka, seperti kategori, orang atau grup, dan kolom terhitung, yang kemudian bisa Anda gunakan untuk membuat tampilan dan filter.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Apa itu pustaka dokumen?

Memperbarui kolom pustaka dari Access    Dengan menautkan pustaka ke Access, Anda bisa memperbarui kolom di pustaka dokumen dari Access untuk membantu pengguna menemukan laporan yang mereka inginkan dan menyediakan informasi tambahan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor, menautkan, atau memindahkan data ke SharePoint.

tampilan Create diurutkan dan difilter    Alih-alih mengirim laporan dari Access melalui email, kirim tautan ke tampilan pustaka dokumen yang relevan. Misalnya:

• Urutkan tampilan dalam urutan naik menurut kolom Diubah sehingga laporan terbaru ditampilkan terlebih dahulu. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan pengurutan untuk mengubah tampilan SharePoint.

• Jika Anda memiliki kolom Pilihan di pustaka yang disebut JobFungsi dengan tiga nilai: Lineworker, Foreman, dan Supervisor, buat tampilan terpisah berdasarkan ekspresi filter untuk setiap peran pekerjaan:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Saat Anda mengirim tautan ke tampilan Supervisor dan pengguna mengkliknya, tampilan akan menampilkan laporan tertentu untuk pengawas. Untuk mendapatkan tautan tampilan pustaka, tampilkan tampilan lalu salin URL dari bilah alamat.

• Jika Anda memiliki kolom orang di pustaka yang disebut OurEmployees, buat tampilan berdasarkan ekspresi filter yang menggunakan fungsi Me untuk memperlihatkan laporan untuk pengguna saat ini saja:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Saat Anda mengirim tautan ke tampilan dan pengguna mengkliknya, tampilan akan menampilkan laporan tertentu untuk pengguna tersebut.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan pemfilteran untuk mengubah tampilan SharePoint dan Mengedit tampilan daftar di SharePoint.

Menyambungkan komponen web pada halaman modern   Anda juga bisa membuat halaman modern untuk memperlihatkan file berdasarkan apa yang dipilih pengguna di pustaka dokumen dengan menyambungkan komponen web penampil File ke komponen web Pustaka dokumen. Pengguna dapat menelusuri laporan untuk menemukan laporan yang mereka inginkan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan komponen web di halaman SharePoint dan Menyambungkan komponen web di SharePoint Online.

Manfaatkan Microsoft Flow    Anda dapat mengotomatisasi penggunaan dan manajemen pustaka menggunakan Microsoft Flow. Misalnya, Anda dapat mengirim pemberitahuan push, mengirim pengingat harian, membuat tugas perencana, dan mengarsipkan file kedaluwarsa ke folder.

Untuk item yang dipilih di SharePoint, buat tugas Planner dengan tautan ke item SharePoint.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Create alur untuk daftar atau pustaka di SharePoint Online atau OneDrive for Business.

Atas Halaman