Saat ingin memilih data tertentu dari satu atau beberapa sumber, Anda dapat menggunakan kueri pemilihan. Kueri pemilihan membantu mengambil hanya data yang Anda inginkan, dan juga membantu Anda menggabungkan data dari beberapa sumber data. Anda dapat menggunakan tabel dan kueri pemilihan lain sebagai sumber data untuk kueri pemilihan. Topik ini memberikan gambaran umum tentang kueri pemilihan, dan langkah-langkah untuk membuat kueri pemilihan, dengan menggunakan Panduan Kueri atau di tampilan desain.
Jika Anda ingin menggunakan database contoh Northwind untuk mempelajari selengkapnya tentang cara kueri bekerja, lihat artikel Pengenalan kueri.
Di artikel ini
Gambaran Umum
Saat ingin menggunakan data, Anda jarang ingin menggunakan semua data dari satu tabel. Misalnya, saat ingin menggunakan data dari tabel Kontak, Anda biasanya ingin melihat satu catatan tertentu, atau mungkin hanya nomor telepon. Terkadang Anda ingin menggabungkan data dari beberapa tabel, seperti menggabungkan informasi Pelanggan dengan informasi Pemesanan. Untuk memilih data yang ingin digunakan, Anda menggunakan kueri pemilihan.
Kueri pemilihan adalah objek database yang memperlihatkan informasi di tampilan lembar data. Kueri tidak menyimpan data, kueri menampilkan data yang disimpan dalam tabel. Kueri dapat memperlihatkan data dari satu atau beberapa tabel, dari kueri lain, atau dari kombinasi keduanya.
Manfaat menggunakan kueri
Kueri memungkinkan Anda:
-
Menampilkan data hanya dari bidang yang Anda sukai untuk ditampilkan. Saat membuka tabel, Anda melihat semua tabel. Kueri adalah cara praktis untuk menyimpan pilihan bidang.
Catatan: Kueri hanya mengarahkan ke data, kueri tidak menyimpan data. Saat menyimpan kueri, Anda tidak menyimpan salinan data.
-
Menggabungkan data dari beberapa sumber data. Tabel biasanya hanya menampilkan data yang disimpannya. Kueri memungkinkan Anda memilih bidang dari berbagai sumber, dan menentukan bagaimana informasi harus digabungkan.
-
Menggunakan ekspresi sebagai bidang. Misalnya, Anda dapat menggunakan fungsi Tanggal sebagai bidang, atau Anda dapat menggunakan fungsi Format dengan bidang untuk mengontrol cara data dari bidang diformat dalam hasil kueri.
-
Menampilkan catatan yang memenuhi kriteria yang Anda tentukan. Saat membuka tabel, Anda melihat semua catatan. Kueri adalah cara praktis untuk menyimpan pilihan catatan.
Langkah-langkah dasar untuk membuat kueri pemilihan
Anda dapat membuat kueri pemilihan dengan menggunakan Panduan Kueri atau dengan bekerja di tampilan Desain. Beberapa elemen desain tidak tersedia saat menggunakan panduan, namun Anda dapat menambahkan elemen ini nanti dengan menggunakan tampilan Desain. Meskipun dua metode tersebut berbeda satu sama lain, langkah-langkah dasar pada dasarnya sama:
-
Pilih tabel atau kueri yang Anda inginkan untuk digunakan sebagai sumber data.
-
Tentukan bidang yang ingin Anda sertakan dari sumber data.
-
Secara opsional, tentukan kriteria untuk membatasi catatan yang dikembalikan oleh kueri.
Setelah membuat kueri pemilihan, Anda menjalankannya untuk melihat hasil. Untuk menjalankan kueri pemilihan, Anda dapat membukanya di tampilan Lembar Data. Jika Anda menyimpan kueri, Anda dapat menggunakannya kembali setiap kali diperlukan, misalnya, sebagai sumber data untuk formulir, laporan, atau kueri lain.
Menggunakan Panduan Kueri untuk membuat kueri pemilihan
Anda dapat menggunakan Panduan Kueri untuk membuat kueri pemilihan secara otomatis. Saat menggunakan panduan, Anda memiliki kontrol yang lebih sedikit atas detail desain kueri, namun kueri biasanya dapat dibuat lebih cepat dibandingkan jika Anda tidak menggunakan panduan. Selain itu, panduan dapat menangkap beberapa kesalahan desain sederhana dan meminta Anda untuk melakukan tindakan yang berbeda.
Sebelum Anda memulai
Jika Anda menggunakan bidang dari sumber data yang tidak terkait satu sama lain, Panduan Kueri bertanya jika Anda ingin membuat hubungan. Panduan membuka Jendela hubungan untuk Anda, namun panduan harus dimulai ulang jika Anda mengedit hubungan apa pun. Oleh karena itu, sebelum Anda menjalankan panduan, pertimbangkan membuat hubungan apa pun yang kueri butuhkan.
Untuk informasi selengkapnya tentang membuat hubungan tabel, lihat artikel Panduan untuk hubungan tabel.
Menggunakan Panduan Kueri
-
Pada tab Buat, di grup Kueri, klik Panduan Kueri.
-
Di kotak dialog Kueri Baru, klik Panduan Kueri Sederhana, lalu klik OK.
-
Berikutnya, Anda menambahkan bidang. Anda dapat menambahkan hingga 255 bidang dari sebanyak 32 tabel atau kueri.
Untuk setiap bidang, jalankan dua langkah ini:
-
Di bawah Tabel/Kueri, klik tabel atau kueri yang berisi bidang.
-
Di bawah Bidang yang Tersedia, klik ganda bidang untuk menambahkannya ke daftar Bidang yang Dipilih. Jika Anda ingin menambahkan semua bidang ke kueri, klik tombol dengan panah kanan ganda (>>).
-
Saat Anda telah menambahkan semua bidang yang diinginkan, klik Berikutnya.
-
-
Jika Anda tidak menambahkan bidang angka apa pun (bidang yang berisi data numerik), silakan langsung menuju langkah 9. Jika Anda menambahkan bidang angka apa pun, panduan bertanya apakah Anda ingin kueri mengembalikan data mendetail atau ringkasan.
Lakukan salah satu hal berikut ini:
-
Jika Anda ingin melihat catatan individu, klik Detail, lalu klik Berikutnya. Silakan langsung menuju langkah 9.
-
Jika Anda ingin melihat data numerik yang diringkas, seperti rata-rata, klik Ringkasan, lalu klik Opsi Ringkasan.
-
-
Di kotak dialog Opsi Ringkasan, tentukan bidang mana yang ingin Anda ringkas, dan cara Anda ingin meringkas data. Hanya bidang angka dicantumkan.
Untuk setiap bidang angka, pilih salah satu fungsi berikut ini:
-
Sum Kueri mengembalikan jumlah semua nilai bidang.
-
Avg Kueri mengembalikan rata-rata nilai bidang.
-
Min Kueri mengembalikan nilai terkecil bidang.
-
Max Kueri mengembalikan nilai terbesar bidang.
-
-
Jika Anda menginginkan hasil kueri menyertakan hitungan catatan dalam sumber data, pilih kotak centang Hitung catatan dalam nama sumber data yang sesuai.
-
Klik OK untuk menutup kotak dialog Opsi Ringkasan.
-
Jika Anda tidak menambahkan bidang tanggal/waktu pada kueri, silakan langsung menuju langkah 9. Jika Anda menambahkan bidang tanggal-waktu pada kueri, Panduan Kueri bertanya bagaimana Anda ingin mengelompokkan nilai tanggal. Misalnya, anggaplah Anda menambahkan bidang angka (“Harga”) dan bidang tanggal/waktu (“Waktu_Transaksi") pada kueri, lalu tentukan di kotak dialog Opsi Ringkasan Anda ingin melihat nilai rata-rata bidang angka “Harga”. Karena bidang tanggal/waktu disertakan, Anda dapat menghitung nilai ringkasan untuk setiap nilai tanggal/waktu unik, untuk setiap hari, setiap bulan, setiap kuartal, atau setiap tahun.
Pilih periode waktu yang ingin Anda gunakan untuk mengelompokkan nilai tanggal/waktu, lalu klik Berikutnya.
Catatan: Dalam tampilan Desain, Anda dapat menggunakan ekspresi untuk mengelompokkan berdasarkan periode waktu kapan pun yang diinginkan, namun panduan hanya menawarkan pilihan ini.
-
Pada halaman terakhir panduan, beri judul pada kueri, tentukan apakah Anda ingin membuka atau memodifikasi kueri, lalu klik Selesai.
Jika Anda memilih membuka kueri, kueri akan menampilkan data yang dipilih dalam tampilan Lembar Data. Jika Anda memilih memodifikasi kueri, kueri terbuka dalam tampilan Desain.
Membuat kueri dengan bekerja dalam tampilan Desain
Anda dapat menggunakan tampilan Desain untuk membuat kueri pemilihan secara manual. Saat Anda menggunakan tampilan Desain, Anda memiliki lebih banyak kontrol atas detail desain kueri, namun kesalahan desain dapat sering terjadi, dan pembuatan memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan menggunakan panduan.
Membuat kueri
Langkah 1: Menambahkan sumber data
Saat Anda menggunakan tampilan Desain, untuk menambahkan sumber data, Anda menambahkan sumber data dan bidang dalam langkah terpisah. Namun, Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak sumber data nanti jika ingin.
-
Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.
-
Klik ganda setiap sumber data yang ingin Anda gunakan atau pilih setiap sumber data lalu klik Tambahkan.
Gabungan otomatis
Saat Anda menambahkan sumber data, jika sumber-sumber telah memiliki hubungan yang ditentukan di antara sumber, hubungan tersebut ditambahkan secara otomatis ke kueri sebagai gabungan. Gabungan menentukan cara data dari sumber terkait harus digabungkan. Access juga secara otomatis menggabungkan antara dua tabel jika tabel tersebut memiliki bidang yang memiliki tipe data kompatibel dan satu bidang adalah kunci utama.
Anda mungkin ingin menyesuaikan gabungan yang Access buat. Access menentukan tipe gabungan untuk membuat berdasarkan pada hubungan yang diwakili gabungan. Jika Access membuat gabungan namun tidak terdapat hubungan yang ditentukan, Access membuat sebuah gabungan dalam.
Jika Access secara otomatis membuat gabungan yang benar saat Anda menambahkan sumber data, Anda dapat langsung menuju Langkah 3: Menambahkan bidang output.
Menggunakan sumber data yang sama beberapa kali
Dalam beberapa situasi, Anda ingin menggabungkan dua salinan tabel atau kueri yang sama, yang disebut penggabungan otomatis, yang menggabungkan catatan dari tabel serupa saat terdapat nilai yang cocok pada bidang yang digabungkan. Misalnya, anggaplah Anda memiliki tabel Karyawan di mana bidang LaporkanKe untuk setiap catatan karyawan menampilkan ID manajernya sebagai ganti nama. Anda dapat menggunakan gabungan sendiri untuk menampilkan nama manajer di setiap catatan karyawan.
Saat Anda menambahkan sumber data untuk kali kedua, Access menambahkan _1 pada nama instans kedua. Misalnya, Jika Anda menambahkan tabel Karyawan dua kali, instans kedua akan dinamakan Karyawan_1.
Langkah 2: Menggabungkan sumber data terkait
Jika sumber data yang ditambahkan pada kueri telah memiliki hubungan, Access secara otomatis membuat gabungan dalam untuk setiap hubungan. Jika integritas referensial diterapkan, Access juga menampilkan “1” di atas garis gabungan untuk memperlihatkan tabel yang ada di sisi “satu” dari hubungan satu ke banyak dan simbol tak terhingga (∞) untuk memperlihatkan tabel yang ada di sisi “banyak”.
Jika Anda menambahkan kueri pada kueri, dan belum membuat hubungan di antara kueri-kueri tersebut, Access tidak secara otomatis membuat gabungan di antara kueri tersebut, atau di antara kueri dan tabel yang tidak terkait. Jika Access tidak membuat gabungan saat Anda menambahkan sumber data, Anda biasanya harus menambahkan sumber data sendiri. Sumber data yang tidak digabungkan ke sumber data lainnya dapat menyebabkan masalah dengan hasil kueri.
Anda mungkin juga ingin mengubah tipe gabungan dari gabungan dalam menjadi sebuah gabungan luar, sehingga kueri menyertakan catatan lainnya.
Menambahkan gabungan
-
Untuk menambahkan gabungan, seret bidang dari satu sumber data ke bidang terkait pada sumber data lain.
Access menampilkan garis di antara dua bidang untuk memperlihatkan gabungan telah dibuat.
Mengubah gabungan
-
Klik ganda gabungan yang ingin Anda ubah.
Kotak dialog Properti Gabungan muncul.
-
Dalam kotak dialog Properti Gabungan, tinjau ketiga opsi.
-
Klik opsi yang ingin Anda gunakan, lalu klik OK.
Setelah gabungan siap, Anda menambahkan bidang output, bidang yang memiliki data yang Anda inginkan dalam hasil kueri.
Langkah 3: Menambahkan bidang output
Anda dapat dengan mudah menambahkan bidang dari salah satu sumber data yang ditambahkan di langkah 1.
-
Untuk menambahkan bidang, seret bidang dari sumber data di panel atas jendela desain kueri ke bawah baris Bidang kisi desain, dalam panel bawah pada jendela desain kueri.
Saat Anda menambahkan bidang dengan cara ini, Access secara otomatis mengisi baris Tabel kisi desain untuk mencerminkan sumber data bidang.
Tips: Jika Anda ingin menambahkan dengan cepat semua bidang ke baris Bidang kisi desain kueri, klik kanan nama kueri atau tabel dari panel atas untuk menyorot semua bidang dalam sumber tersebut lalu seret bidang ke bawah kisi desain pada saat yang sama.
Menggunakan ekspresi sebagai bidang output.
Jika Anda ingin melakukan perhitungan atau menggunakan fungsi untuk menghasilkan output kueri, Anda dapat menggunakan ekspresi sebagai bidang output. Ekspresi dapat menggunakan data dari salah satu sumber data kueri, serta fungsi, seperti Format atau InStr, dan juga dapat berisi operator aritmetika dan konstanta.
-
Di kolom kosong pada kisi desain kueri, klik kanan baris Bidang, lalu klik Zoom di menu pintasan.
-
Dalam kotak Zoom, ketikkan atau tempelkan ekspresi Anda. Awali ekspresi dengan nama yang ingin Anda gunakan untuk output ekspresi, diikuti dengan tanda titik dua. Misalnya, jika Anda ingin ekspresi dilabeli “Terakhir diperbarui”, awali ekspresi dengan Terakhir diperbarui:.
Catatan: Anda dapat melakukan berbagai hal dengan ekspresi. Penjelasan menyeluruh tentang ekspresi berada di luar lingkup artikel ini. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat ekspresi, lihat artikel Menyusun ekspresi.
Langkah 4: Menentukan kriteria
Langkah ini bersifat opsional.
Anda menggunakan kriteria untuk membatasi catatan yang kueri kembalikan, berdasarkan apakah nilai bidang memenuhi kriteria yang Anda tentukan.
Menentukan kriteria untuk bidang output
-
Dalam kisi desain kueri, di baris Kriteria bidang yang memiliki nilai yang ingin Anda batasi, ketikkan ekspresi yang harus dipenuhi oleh nilai bidang untuk disertakan dalam hasil. Misalnya, jika Anda ingin membatasi kueri sehingga hanya catatan di mana nilai Kota bidang adalah Las Vegas, ketikkan Las Vegas di baris Kriteria di bawah bidang tersebut.
Untuk banyak contoh kriteria kueri untuk berbagai tipe data, lihat artikel Contoh kriteria kueri.
-
Tentukan kriteria alternatif di baris Atau, di bawah baris Kriteria.
Jika Anda menentukan kriteria alternatif, nilai bidang dapat memenuhi salah satu kriteria yang dicantumkan dan disertakan dalam hasil kueri.
Beberapa kriteria bidang
Anda dapat menggunakan kriteria dengan beberapa bidang. Ketika Anda melakukannya, semua kriteria di Kriteria yang dikehendaki atau baris Atau harus benar untuk catatan yang akan disertakan.
Menentukan kriteria dengan menggunakan bidang yang tidak ingin Anda hasilkan
Anda dapat menambahkan bidang ke desain kueri dan tidak menyertakan data bidang dalam output kueri. Lakukan hal ini jika Anda ingin menggunakan nilai bidang untuk membatasi hasil kueri, namun tidak ingin melihat nilai bidang.
-
Tambahkan bidang ke kisi desain.
-
Kosongkan kotak centang di baris Tampilkan untuk bidang tersebut.
-
Tentukan kriteria seperti yang Anda lakukan untuk bidang output.
Langkah 5: Meringkas data
Langkah ini bersifat opsional.
Anda mungkin ingin meringkas data, terutama jika data berupa numerik. Misalnya, Anda mungkin ingin melihat harga rata-rata, atau total penjualan.
Untuk meringkas data dalam kueri, Anda menggunakan baris Total. Secara default, baris Total tidak ditampilkan dalam tampilan Desain.
-
Dengan kueri yang terbuka dalam tampilan Desain , pada tab Desain Kueri , dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Total.
Access menampilkan baris Total dalam kisi desain kueri.
-
Untuk setiap bidang yang ingin Anda ringkas, pilih fungsi yang akan digunakan dari daftar dalam baris Total. Fungsi yang tersedia bergantung pada tipe data bidang.
Untuk mempelajari selengkapnya tentang fungsionalitas baris Total dalam kueri, lihat artikel Menampilkan total kolom dalam lembar data menggunakan baris Total.
Langkah 6: Menampilkan hasil
Untuk melihat hasil kueri, pada tab Desain Kueri , klik Jalankan. Access menampilkan hasil kueri Anda dalam tampilan Lembar Data.
Untuk membuat perubahan lebih lanjut pada kueri, klik Beranda > Tampilkan > Tampilan Desain untuk beralih kembali ke tampilan Desain.
Ubah bidang, ekspresi, atau kriteria dan jalankan ulang kueri hingga kueri menghasilkan data yang Anda inginkan.
