Kalender Outlook memungkinkan Anda membuat janji temu, acara, dan rapat dengan orang lain. Anda bisa memiliki beberapa kalender untuk tujuan yang berbeda, mengimpor kalender dari penyedia email dan layanan lain seperti tim olahraga atau organisasi profesional.
Membuat janji temu, rapat, dan acara
Janji, rapat, dan acara berbagi sejumlah kesamaan. Semua memiliki tanggal dan waktu mulai dan berakhir, subjek, dan lokasi. Anda bisa membuat janji berulang, rapat, dan acara.
Janji adalah blok waktu yang bisa Anda tandai sebagai bebas, sibuk, tentatif, di luar kantor, atau bekerja di tempat lain.
Acara sama seperti janji temu, kecuali secara default, acara berlangsung setidaknya satu hari penuh.
Rapat adalah janji atau acara dengan peserta lain.
Dari folder Kalender Anda, pilih Janji Baru, Rapat Baru, atau klik Item Baru dan pilih Acara Sepanjang Hari untuk memulai. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat atau menjadwalkan janji temu, rapat, atau acara.
Membuat kalender tambahan
Anda bisa membuat kalender tambahan di Outlook untuk mempertahankan kategori janji temu, rapat, dan acara tertentu terpisah dari orang lain. Misalnya, jika Anda menggunakan Outlook untuk tujuan bisnis, buat kalender kedua untuk janji temu pribadi. Anda dapat menambahkan kalender untuk tim olahraga dan organisasi profesional lainnya atau mengimpor acara tersebut ke kalender utama.
Untuk membuat kalender tambahan, navigasikan ke folder kalender. Di sisi kiri layar, klik kanan Kalender Saya. Lalu pilih Tambahkan Kalender. Anda bisa menentukan nama dan lokasi untuk kalender baru Anda. Setelah Mengklik OK, folder kalender baru akan muncul di samping folder kalender yang sudah ada. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kalender tambahan.
Menambahkan kalender internet atau mengimpor acara dari file .ics
Banyak organisasi profesional, termasuk tim olahraga dan klub memungkinkan Anda mengunduh file yang bisa Anda gunakan untuk menambahkan serangkaian janji temu atau acara ke kalender yang sudah ada. Misalnya, Anda dapat mengimpor semua permainan untuk tim bisbol atau sepak bola tertentu.
Untuk berlangganan kalender internet, unduh file kalender dengan ekstensi .ics. Klik ganda file yang Anda unduh dan katakan Ya jika Outlook menanyakan apakah Anda ingin mengimpor atau berlangganan kalender. untuk informasi selengkapnya, lihat Pengenalan penerbitan Kalender Internet.
Menambahkan orang ke rapat
Jika Anda membuat rapat dan nanti ingin menambahkan peserta lain, cukup buka rapat dari kalender Anda dan tambahkan peserta ke baris Kepada atau dari Asisten Penjadwalan. Lalu pilih Kirim Pembaruan untuk mengirim permintaan rapat ke peserta baru.
Jika Anda ingin menambahkan peserta ke rapat yang dibuat orang lain, Anda bisa meneruskan rapat. Ketika orang yang menerima rapat yang Anda teruskan menerima permintaan di kotak masuk mereka, akan terlihat berasal dari penyelenggara rapat. Selain itu, penyelenggara rapat akan menerima pemberitahuan bahwa Anda meneruskan rapat ke peserta. Anda tidak bisa menambahkan seseorang ke rapat melalui bidang Bcc .
Catatan: Jika Anda ingin memberi tahu seseorang tentang rapat, tetapi tidak mengundang mereka, cukup seret permintaan rapat dari kalender Anda ke ikon Email di sisi kiri bawah Outlook. Ini membuka email dengan informasi tentang rapat yang bisa Anda kirimkan. Perhatikan bahwa email ini tidak menambahkan penerima ke rapat, dan hanya berisi informasi rapat seperti tanggal, waktu, subjek, dan agenda.
Membuat janji, rapat, atau acara berulang
Untuk membuat janji, rapat, atau acara berulang, saat Anda membuat item kalender, pilih tombol Pengulangan di Pita. Outlook menawarkan berbagai opsi pengulangan.
-
Harian: Gunakan opsi ini untuk membuat rapat setiap hari atau setiap X hari (di mana X adalah angka apa pun antara 1 dan 999). Anda juga dapat memilih setiap hari kerja.
-
Mingguan: Gunakan opsi ini untuk membuat rapat yang terjadi pada hari atau hari tertentu setiap X minggu (di mana X adalah angka apa pun antara 1 dan 99). Misalnya, jika Anda ingin membuat rapat yang terjadi setiap Senin lainnya, centang kotak untuk Senin dan masukkan 2 dalam kotak Berulang setiap [ ] minggu .
-
Bulanan: Gunakan opsi ini untuk membuat rapat yang terjadi pada hari tertentu setiap bulan atau setiap beberapa bulan. Anda juga bisa memilih opsi seperti Rabu pertama setiap bulan, Kamis kedua setiap bulan lainnya, atau Senin terakhir setiap tiga bulan.
-
Tahunan: Gunakan opsi ini untuk membuat janji yang berulang pada hari tertentu setiap tahun, misalnya hari ulang tahun atau hari jadi, atau pada hari tertentu dalam sebulan, misalnya Kamis ketiga bulan November.
Untuk informasi selengkapnya tentang janji berulang, rapat, dan acara, lihat Membuat rapat berulang.
