Memulai: Melakukan migrasi data Access ke Dataverse

1. Mulai Access, pilih Akun, pilih Alihkan Akun. Kotak dialog Akun akan terbuka.

2.  Pastikan Anda masuk ke Access dengan kredensial yang sama dengan yang Anda gunakan di Power Apps. Tergantung pada lingkungan Anda, Anda mungkin perlu memasukkan informasi keamanan tambahan, seperti autentikasi sekunder atau pin.
   
   Nota    Jika Anda tidak menggunakan akun yang sama untuk Access dan Power Apps, migrasi gagal karena masalah izin.

3. Buka database Access yang ingin Anda migrasikan.
   
   Ujung    Pastikan semua objek Access yang terbuka ditutup, karena kunci dapat mencegah migrasi tabel.

4. Klik kanan tabel di panel navigasi dan pilih Ekspor > Dataverse. 

5. Pada kotak dialog Ekspor Objek, pilih semua tabel yang ingin Anda ekspor dan hapus semua tabel yang tidak ingin Anda ekspor.

6. Pilih OK.
   
   

7. Dalam kotak dialog Ekspor Data ke Lingkungan Dataverse , pilih URL instans dari daftar yang disediakan oleh Layanan Penemuan Global.
   
   Nota    Di Power Apps, URL Instans mewakili sesi tertentu dari lingkungan Power Apps. Seharusnya tidak bingung dengan URL halaman Web. Komponen string, "crm.dynamics" adalah bawaan dari versi Power Apps sebelumnya.
   
   
   
   Untuk informasi selengkapnya, lihat Memulai: menyiapkan lingkungan Dataverse.

Langkah berikutnya adalah membuat pilihan penting tentang bagaimana Anda ingin melakukan migrasi. Perhatikan bahwa nilai default adalah nilai yang paling umum. 

1. Untuk mengekspor tabel terkait dari tabel yang dipilih, pilih Ekspor semua tabel terkait.
   
   Nota    Saat ini, hanya tabel turunan langsung yang disertakan ketika Anda memilih untuk mengekspor tabel terkait. Jika Anda ingin semua hubungan disertakan, gunakan kotak dialog Ekspor Objek untuk memilih semua tabel yang ingin Anda migrasi.

2. Untuk menampilkan tabel ini, pilih Lihat Tabel Terkait. Kotak dialog Tabel Terkait muncul.
   
   Hubungan tabel ditampilkan dalam tampilan hierarki dalam dua kolom: kolom kiri menampilkan tabel yang dipilih, dan kolom kanan menampilkan tabel terkait.
   
   

   Catatan: Di Access, Anda dapat membuat hubungan satu ke banyak dan bidang kunci asing dalam tabel yang dirujuk dapat berupa bidang apa pun. Tapi dalam Dataverse, bidang kunci asing dalam tabel yang dirujuk harus menjadi kunci utama tabel yang dirujuk. Jika kunci asing Access bukan kunci utama dalam tabel yang dirujuk, operasi ekspor ke Dataverse gagal. Untuk berhasil mengekspor data, pastikan bahwa kunci asing Access adalah kunci utama dalam tabel yang dirujuk.

3. Untuk membuat link tabel di Access untuk setiap tabel Dataverse yang dibuat oleh operasi ekspor, pilih Tautkan ke tabel Dataverse setelah mengekspor.

4. Untuk mempratinjau hasil, pilih Buka URL tabel Dataverse ketika selesai.
   
   Opsi ini tidak tersedia jika Anda mengekspor ke Dataverse di Teams.

5. Untuk secara eksplisit mengatur bidang sebagai kolom nama utama, pilih Pilih bidang nama utama, lalu pilih bidang dari daftar turun bawah. 
   
   Jika Anda tidak menentukan kolom untuk digunakan, kolom teks pertama dari kiri digunakan sebagai kolom Nama Utama. Jika tidak ada kolom teks, kolom tempat penampung nama utama dibuat dengan nilai null.
   
   

6. Pilih Berikutnya.

Proses validasi secara otomatis dimulai ketika Anda melihat kotak dialog yang menampilkan "Menjalankan Validator..." di bagian atas. Jika proses validasi berhasil, pesan lain menampilkan "Validasi selesai", lalu Anda bisa memilih OK.

Tonton pesan ini:

Pesan	Penjelasan
"Mengambil daftar tabel dari sumber OData"	Proses migrasi telah dimulai.
"Mengekspor objek pilihan"	Tabel yang Anda pilih akan dimigrasikan ke Dataverse.
"Semua tabel yang tidak menemukan kesalahan telah berhasil diekspor."	Jika kesalahan tunggal terjadi dalam tabel, tabel tidak diekspor, jika tidak operasi ekspor tabel selesai. Untuk melanjutkan, pilih Tutup.
"Mengimpor tabel yang dipilih dan tabel terkait"	Tergantung pada cara Anda mengekspor tabel, tabel tertaut dibuat, tabel asli diganti namanya, dan beberapa tabel sistem Dataverse dibuat dan ditautkan di Access.

Selama proses validasi, jika ada bidang yang tidak didukung, Access mengidentifikasi tipe data atau baris yang tidak didukung yang melebihi batas dan membuat tabel kesalahan validasi kolom Dataverse yang disimpan di setiap baris nama tabel yang diekspor dan bidang yang tidak didukung. Anda dapat memilih untuk melakukan migrasi semua tipe data yang didukung dan memilih untuk tidak melakukan migrasi tipe data yang tidak didukung. Jika Anda memilih untuk tidak melakukan migrasi, data akan tetap ada di Access.

Apa yang terjadi pada tipe data yang tidak didukung dan melebihi batas

Jika Anda memilih untuk menautkan tabel, konfirmasi bahwa hasilnya sesuai dengan yang Anda harapkan. Tonton pesan ini "Mengambil daftar tabel dari lingkungan Dataverse". Tabel asli tetap ada tetapi namanya diubah. Tabel yang ditautkan sekarang harus memiliki nama tabel asli sehingga semua objek ujung depan terus berfungsi seperti sebelumnya. Kunci utama Access (AutoNumber) dipertahankan. Kolom baru ditambahkan yang terkait dengan Kunci Utama Dataverse (GUID) dan nama kolom adalah nama tabel.

Access juga menambahkan tabel tertaut tambahan dari Dataverse yang disebut Teams, Users, dan Business Units. Tabel sistem ini berisi informasi berguna berikut ini:

• Pengguna      Email alamat, nama lengkap, telepon, tipe lisensi, unit bisnis, dan sebagainya.

• Teams      Tim, Nama tim, keanggotaan, dan sebagainya.

• Unit Bisnis   Pusat biaya, Situs web, Batas Kredit, dan sebagainya.

• Mata uangDetail mata uang untuk semua mata uang transaksi termasuk nilai seperti nilai tukar, nama, simbol, kode, dan lain sebagainya. Tabel ini hanya muncul jika Access memiliki tipe data mata uang yang telah Anda migrasikan ke Dataverse.

Anda mungkin ingin menggunakan informasi tambahan ini untuk menyempurnakan solusi Access Anda. Anda dapat mempertahankan tabel ini dalam formulir atau menambahkannya ke laporan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Tabel dan kolom sistem Dataverse. 

Ada baiknya untuk meninjau dan mengonfirmasi proses migrasi dengan memeriksa setiap tabel dan bidang dalam lingkungan Dataverse. Nama tabel dan bidang Dataverse harus cocok dengan nama tabel dan kolom Access. Access secara otomatis membuka lingkungan Dataverse ke tabel pertama yang dimigrasikan.

Tabel Access muncul di Dataverse sebagai tabel dengan nama tampilan dan tipe data terkait:

• Kolom "Nama Tampilan" harus mencantumkan setiap nama bidang Access dalam tabel.

• Format untuk bidang "Nama" memiliki prefiks, garis bawah, dan nama tabel, misalnya, cr444_<nama tabel>. Ini disebut nama logika dalam Dataverse.

• Semua bidang Access yang dimigrasikan muncul sebagai "Kustom" di bawah kolom Tipe, di samping GUID yang dihasilkan otomatis dan tipe data bidang Dataverse yang sudah ada.

Nota Jika sudah ada tabel Dataverse dengan nama yang sama dengan nama tabel Access yang diekspor, angka ditambahkan ke tabel Dataverse baru.

Secara default, Access mengatur kolom teks pertama (dari kiri ke kanan) sebagai nama utama Dataverse. Jika tabel tidak memiliki bidang teks, Access menambahkan kolom teks kosong sebagai bidang terakhir dalam tabel dan mengatur bidang tersebut sebagai nama utama Dataverse. Anda juga dapat mengatur bidang tertentu sebagai nama utama. Kolom ini terlihat di Access dan Dataverse.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bekerja dengan data apa pun di Dataverse.

Setelah melakukan migrasi tabel Access ke Dataverse, Anda dapat menampilkan tabel dan kolom di Dataverse dan Access kapan saja. Perhatikan bahwa dalam Dataverse, bidang ditampilkan dalam urutan alfabet, bukan urutan asli di Access.

Dataverse/Power Apps       Untuk informasi tentang menampilkan dan bekerja dengan tabel di Dataverse, lihat Mengedit tabel di Power Apps.

Nota     Mengklik kanan tabel tertaut yang dimigrasikan di Access akan membuka tabel di portal Power Apps Maker di browser Anda.  Dalam tampilan default portal Power Apps, bidang sistem tidak ditampilkan, menyediakan tampilan yang lebih sederhana yang memperlihatkan kolom Access yang dimigrasikan.

Dataverse untuk Teams       Ada beberapa cara untuk menampilkan tabel dan kolom:

• Buat Power App cepat untuk menampilkan atau memperbarui data.

• Di menu build, Pilih Lihat Semua di "Item yang dibuat untuk..." lalu klik tabel yang ingin Anda lihat.

• Gunakan Designer Tabel di Teams. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat tabel di Teams.

Ujung    Anda mungkin merasa berguna untuk membuat bookmark alamat URL tampilan tabel yang Anda sukai di browser.

Tips      Anda juga bisa menampilkan data di Excel dengan memilih perintah menurun Data, lalu memilih Edit di Excel. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengedit data tabel di Excel. 

Untuk informasi selengkapnya, lihat Tabel dan kolom sistem Dataverse. 

Bagian berikut ini menyediakan gambaran umum dan informasi konseptual tambahan.

Memahami kunci utama dan nama utama

Kunci Utama digunakan untuk mengidentifikasi baris data dalam database. Access dan Dataverse memiliki struktur kunci yang berbeda. Selama migrasi, Dataverse dan Access secara otomatis mengelola koordinasi antara kedua produk dengan kunci unik mereka sendiri dan tanpa interaksi pengguna.

Selama perencanaan dan proses migrasi, ada dua kunci utama dan satu bidang Utama tambahan yang perlu diperhatikan:

Access AutoNumber     Access sering menggunakan tipe data AutoNumber, yang menambahkan angka unik secara otomatis, sebagai kunci utama untuk tabel. Bidang ini dibuat di Dataverse sebagai bidang bilangan bulat dengan format autonumber yang diterapkan. Selama migrasi, nomor awal dalam Dataverse diatur menjadi nomor berurutan berikutnya berdasarkan baris Access. Access terus menggunakan kolom AutoNumber untuk mengidentifikasi baris data, meskipun Dataverse menggunakan kunci yang berbeda.

Penting    Dataverse membuat bidang Autonumber sebagai opsional, tetapi ini berdasarkan desain. Dataverse menghasilkan angka berurutan saat rekaman disimpan. Jika nilai ini diatur ke diperlukan, klien Dataverse akan memerlukan nilai untuk dimasukkan sebelum menyimpan, yang mencegah pembuatan autonumber. Jika bidang dibiarkan kosong, autonumber akan selalu dihasilkan.

Dataverse GUID Dataverse menggunakan tipe data Globally Unique Identifier (GUID) sebagai kunci utamanya, yang secara otomatis dibuat sebagai pengidentifikasi unik, dan diperlukan dalam setiap tabel. Dataverse tidak mengharuskan data yang diimpor untuk memiliki kunci utama, Dataverse secara otomatis membuat GUID untuk Anda.

Nama Utama Dataverse Dataverse juga menyertakan kolom lain yang disebut Nama Utama. Ini adalah nama yang mudah dikenali untuk mengidentifikasi baris sebagai alternatif menggunakan GUID. Bidang ini harus ada, dan tergantung pada pengaturan di klien Power Platform, mungkin mengharuskan kolom ini diisi. Anda dapat mengubah persyaratan ini secara manual. Nama Utama tidak unik secara default. Misalnya, nama pelanggan bisa berupa Nama Utama yang sesuai dengan ID Pelanggan unik. Mungkin ada dua pelanggan dengan nama "Jones," tetapi masing-masing akan memiliki ID Pelanggan yang unik.

Panduan untuk keputusan tentang kunci utama

Kunci utama Access, kunci utama Dataverse, dan kolom Nama Utama dibuat secara default. Namun, Anda dapat membuat pilihan tentang cara menangani tiga kunci utama. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda memutuskan:

Kunci       utamaJika kunci utama Access (AutoNumber) juga merupakan kunci bisnis, seperti nomor bagian, maka Anda mungkin ingin menyimpannya karena digunakan untuk mengidentifikasi objek di dunia nyata. Tetapi jika kunci utama Access (AutoNumber) digunakan secara eksklusif untuk membuat hubungan, kunci utama Access dapat digantikan dengan Kunci Utama Dataverse (GUID).

Catatan

• Terkadang tabel Access berisi kolom AutoNumber yang tidak digunakan sebagai kunci utama. Dalam hal ini, Dataverse mengonversinya menjadi bidang Bilangan Bulat dan kemampuan untuk nomor otomatis dihapus.

• Dataverse juga memiliki kesamaan bidang AutoNumber Access, yang disebut bidang AutoNumber, yang digunakan untuk menghasilkan angka berurutan dan disimpan sebagai nilai string. Bidang ini juga dapat menyertakan prefiks (seperti string atau tanggal) ke angka yang memungkinkan fleksibilitas dalam cara bidang dapat digunakan. Kolom ini didasarkan pada tipe data urutan otomatis SQL Server. Untuk informasi selengkapnya, lihat Kolom autonumber di Microsoft Dataverse.

Nama utama      Dataverse memerlukan keberadaan kolom Nama Utama. Nama Utama harus berisi nilai string. Selama migrasi, pengguna bisa menentukan kolom teks mana di Access yang ingin mereka gunakan sebagai Nama Utama. Jika pengguna tidak menentukan kolom untuk digunakan, kolom teks pertama dari kiri digunakan sebagai kolom Nama Utama. Jika tidak ada kolom teks yang ada, kolom baru akan ditambahkan bernama Tempat Penampung Nama Utama yang akan memenuhi persyaratan Dataverse. Kolom ini diatur ke Opsional dan bisa dibiarkan tidak dipopulasi.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kolom nama utama.

Perbandingan kunci utama dan nama utama

Deskripsi	Akses Kunci Utama	Kunci Utama Dataverse	Nama Utama Dataverse
Tipe data	AutoNumber (atau kolom apa pun yang dapat diindeks)	GUID	String
Konten	Angka sederhana berurutan	Angka dan huruf acak yang unik untuk lingkungan	Nilai string yang dapat dibaca manusia
Contoh	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Nama, seperti "Jones". Bilangan bulat, seperti 234, atau kombinasi seperti SalesOrder9071
Persyaratan	Sering digunakan tetapi tidak diperlukan	Setiap tabel harus memiliki satu	Setiap tabel harus memiliki satu
Dimodifikasi	Bidang Autonumber tidak bisa dimodifikasi, tipe bidang lain bisa diubah	Tidak	Ya
Pengidentifikasi unik	Selalu	Selalu	Hanya sebagai Kunci Alternatif
Tombol campuran	Didukung dan sering digabungkan dengan AutoNumber	Tidak didukung	Tidak didukung
Visibilitas	Biasanya, kolom tabel pertama	Biasanya disembunyikan tetapi dapat ditampilkan.	Default untuk terlihat
Pengindeksan	Dapat diindeks. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat dan menggunakan indeks untuk meningkatkan kinerja.	Diindeks secara otomatis	Diindeks secara otomatis
Komentar	Setelah ditentukan dan Anda memasukkan data, Anda tidak bisa mengubah bidang lain ke tipe data AutoNumber.	Tidak dapat dibuat oleh pengguna atau selama operasi impor data.	Juga digunakan dengan bidang yang dihasilkan otomatis dalam kartu data, formulir berbasis model, dan dengan pencarian dalam pembuatan formulir.

Catatan 

• Indeks Access tidak dikonversi secara otomatis menjadi indeks Dataverse.

• Di bawah sampul, Dataverse menggunakan Azure SQL Server untuk membuat indeks secara otomatis berdasarkan pola penggunaan data. Indeks untuk kunci primer dan alternatif selalu dibuat dan yang lain akan ditambahkan atau dihapus berdasarkan cara Anda menggunakan data Anda.

Memahami hubungan Access dan Dataverse

Penting untuk memahami bagaimana Anda ingin mengelola hubungan tabel bersama dengan kunci utama. Untuk tabel yang anda pilih untuk dimigrasikan, Anda bisa memilih untuk memindahkan semua tabel terkait secara otomatis dengan tabel yang dipilih atau mengabaikannya selama migrasi dan hanya meninggalkan tabel terkait di Access. Dengan cara apa pun, Anda juga bisa memilih untuk menautkan tabel yang Anda migrasi untuk mempertahankan hubungan saat ini di Access.

Selama operasi ekspor data, tabel Access dengan hubungan satu ke banyak dapat dibuat ulang sebagai hubungan satu ke banyak dalam Dataverse. Seperti Access, Dataverse juga memiliki integritas referensial, seperti pembaruan berjenjang bidang terkait dan penghapusan berjenjang rekaman terkait. Jika database Access memiliki diagram hubungan, database tersebut akan dipertahankan. Namun, tabel lokal asli diganti dengan tabel tertaut baru.

Access dan Dataverse mendukung pencarian antara dua tabel dalam hubungan satu ke banyak. Selama proses migrasi, pencarian Access dibuat kembali di Dataverse seperti yang diperlihatkan contoh berikut:

• Dua tabel Access, Pelanggan dan Pesanan, memiliki kunci utama IdPesanan dan IDPesanan berdasarkan tipe data AutoNumber. Tabel Pesanan di Access memiliki kunci asing yang berisi nilai dari kunci utama Access dalam tabel Pelanggan.

• Selama operasi ekspor, kedua kunci utama Access dipertahankan dan dipertahankan sebagai kolom AutoNumber bilangan bulat tetapi tidak digunakan sebagai kolom kunci utama dalam tabel Dataverse. Setiap tabel memiliki kolom GUID baru yang ditambahkan yang menjadi kunci utama dalam tabel Dataverse.

• Pencarian dibuat untuk kunci asing CustomerID dalam tabel Pesanan untuk menemukan kunci utama ID Pelanggan yang cocok dalam tabel Pelanggan. Setelah tabel dimigrasikan ke Dataverse, jika Anda mengubah kolom pencarian kunci asing yang baru ditambahkan ke tabel Pesanan, tabel juga akan memperbarui kolom kunci asing asli. Aplikasi Access Anda dapat terus menggunakan kunci asing Access, bukan kunci asing Dataverse. Jika kunci asing Access diubah dalam tabel tertaut di Access, kunci asing Dataverse juga akan diperbarui. Namun, kunci asing Access akan bersifat baca-saja di Dataverse.

• Dalam contoh hubungan satu ke banyak ini, kunci utama Pesanan tidak digunakan, tetapi tentu saja bisa digunakan untuk hubungan lain.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Video: Membuat hubungan dengan Panduan Pencariandan Membuat hubungan antar tabel menggunakan kolom pencarian.

Panduan untuk keputusan tentang kunci dan hubungan

Untuk membantu Menentukan pilihan terbaik bagi Anda, berikut ringkasan opsi umum saat melakukan migrasi:

Melakukan migrasi data tapi mengabaikan hubungan      Anda memutuskan untuk menghapus kolom kunci utama Access (AutoNumber) karena tidak ada tabel Access lain dengan referensi atau hubungan yang bergantung padanya, dan akan membingungkan untuk memilikinya dalam tabel Dataverse bersama dengan kunci utama Dataverse (GUID).

Melakukan migrasi data dan hubungan dengan tabel tertaut      Skenario defaultnya adalah mempertahankan kunci utama Access asli (AutoNumber), tetapi tidak digunakan sebagai kunci utama dalam Dataverse. Kini Anda mengandalkan kunci utama Dataverse (GUID) dan menggunakannya dalam tabel Dataverse sebagai pengidentifikasi unik. Access membuat tabel tertaut untuk mempertahankan hubungan Access. Perhatikan bahwa Anda tidak dapat menghapus kunci utama Dataverse (GUID).

Dalam hubungan, Anda bisa mengedit nilai kunci asing (baik di Access atau di lingkungan Dataverse). Anda juga dapat mengedit kunci asing yang merujuk ke kunci utama Access dalam tabel tertaut Access, dan kunci asing Dataverse akan otomatis memperbarui kunci asing Dataverse yang mereferensikan kunci utama Dataverse dalam tabel asing.

Melakukan migrasi data tanpa tabel tertaut dan membuat ulang hubungan di Dataverse      Karena tabel tidak lagi digunakan di Access, Anda bisa membuat kembali hubungan di Dataverse dengan menggunakan Dataverse Primary Key (GUID), menambahkan pencarian Dataverse, dan memilih bidang teks di setiap tabel sebagai Nama Utama selama proses migrasi.