Apa itu tim di Microsoft Teams?
Panduan produktivitas yang penuh dengan tips dan trik untuk menggunakan Microsoft Teams, dari orang-orang yang membangun dan menggunakan Teams di tempat kerja mereka, setiap hari.
Hal pertama yang orang lain ingin tahu tentang Teams adalah “apa itu tim?” Sederhananya, tim adalah sekelompok orang yang bekerja bersama untuk menyelesaikan sesuatu, misalnya tim penjualan yang bekerja bersama untuk menjual produk, tim konstruksi yang bekerja bersama untuk membangun gedung, atau tim peneliti yang bekerja bersama untuk melakukan pengujian.
Di Teams, kami cenderung membuat tim yang fokus pada salah satu dari dua hal: tipe pekerjaan yang dilakukan atau proyek yang sedang dikerjakan.
Daftar tim dari seorang desainer yang menangani fitur rapat.
Misalnya, seluruh tim desainer kami merupakan bagian dari sebuah tim besar yang disebut Desain Teams. Di sana, kami membahas tentang pola desain standar, pedoman visual, gaya ilustrasi (kebutuhan desain di Teams), serta hal-hal lain seperti pelatihan desain tertentu dan acara. Setiap orang dalam tim desain juga merupakan anggota tim untuk fitur yang mereka kerjakan. Misalnya, Panggilan/Rapat/Perangkat merupakan tim yang memungkinkan desainer, manajer program, perancang perangkat lunak, pemasar produk, dan lainnya bergabung untuk berkolaborasi dalam fitur panggilan, rapat, dan perangkat.
Jadi, sebagian besar dari kami berada dalam beberapa tim yang terpisah. Pekerjaan kami membutuhkan kolaborasi dengan grup-grup ini. Dengan cara inilah kami selalu menyelesaikan pekerjaan di kantor. Teams membantu kami melakukannya dengan lebih baik.
Di Teams, kami membuat tim yang fokus pada salah satu dari dua hal: tipe pekerjaan yang dilakukan atau proyek yang sedang dikerjakan.
Terdapat cara lain untuk mengatur tim Anda. Kami melihat beberapa grup konsultasi yang membuat tim bagi setiap klien, dan manajer proyek yang membuat tim untuk setiap proyek. Seperti kami, mereka dapat melihat gambaran pekerjaan ketika masuk ke Teams. Lanjutkan membaca untuk mengetahui beberapa tips tentang tim dari kami.
1. Tidak ada "jumlah yang tepat" untuk tim.
Jika bertanya kepada karyawan kantor kami, Anda akan mengetahui ada beberapa orang yang tergabung dalam empat tim dan beberapa dalam 40 tim (jumlah tersebut banyak, bahkan bagi kami hal ini tidak umum). Tidak ada jumlah tim yang dianggap tepat. Namun, kami mengetahui satu hal menarik. Sebagian besar dari kami hanya berpartisipasi secara aktif dalam 5 – 10 tim dalam satu waktu.
Seperti yang telah kami katakan sebelumnya, setiap orang pasti menjadi anggota beberapa tim yang berskala lebih besar (seperti Desain Teams, atau keseluruhan tim untuk produk kami, Microsoft Teams). Selain itu, kami semua menjadi anggota beberapa tim yang lebih kecil dengan fokus yang berbeda-beda. Setiap tipe tim memiliki tugasnya masing-masing. Tim yang lebih besar kami gunakan untuk selalu mengetahui hal-hal besar: pengumuman, perkembangan, atau acara tim. Tim yang lebih kecil digunakan untuk menangani pekerjaan sehari-hari terkait riset, pembuatan, penyempurnaan, pemasaran, dan penjualan Teams.
Tipe tim yang dibuat oleh organisasi Anda menjadi gambaran tipe pekerjaan yang dilakukan organisasi, peran yang Anda miliki, cara mengatur proyek, dan budaya bekerja. Teams bersifat fleksibel.
Ketika bergabung di Teams, Anda mungkin sudah menjadi bagian dari beberapa tim. Itu bagus! Artinya, seseorang telah menambahkan Anda ke tim, dan Anda dapat langsung memulai. Jika ingin mencari tim lain untuk menjadi bagian dari atau perlu membuat salah satu tim Anda sendiri, masuk ke bagian bawah daftar tim Anda dan pilih 
2. Buat nama tim baru secara cermat.
Jika Anda tergabung dalam beberapa atau banyak tim, nama tim yang deskriptif dan bermakna menjadi sangat penting. Nama tim yang baik dapat mengarahkan orang-orang ke tempat yang tepat dengan cepat, sedangkan nama yang tidak jelas akan membingungkan. Yang lebih buruk, nama tim yang tidak dipikirkan dengan baik dapat menandakan bahwa tim Anda tidak digunakan.
Karena kami memiliki banyak tim di seluruh dunia, salah satu hal pertama yang kami lakukan adalah melihat tim yang sudah ada. Dengan cara ini, kami dapat menghindari duplikasi nama atau membuat nama yang sangat mirip sehingga orang lain tidak tahu tim yang harus digunakan. (Keberadaan tim dengan nama yang sangat mirip adalah tanda bahwa hal yang Anda perlukan mungkin adalah sebuah tim dengan beberapa saluran yang berbeda.)
Ketika menamai tim, kami sering kali menyertakan satu atau beberapa hal berikut ini:
-
Nama atau deskripsi proyek ("Teams @ Ignite 2019")
-
Urutan ("V1", "V2", dll.)
-
Tanggal ("Perencanaan K3")
Kami melihat pelanggan menggunakan semua hal di atas, serta hal lain seperti:
-
Nama klien
-
Nomor kasus
-
Kode tagihan
Kami juga menyertakan gambar tim, yang lucu atau yang serius, sebagai penanda visual untuk membantu rekan lain mengenali tim dalam daftarnya. Untuk nama, misalnya, kami mencoba membuat nama yang unik sehingga tidak ada orang yang memiliki daftar tim yang dipenuhi Octocorn (meskipun gambar ini memang lucu).
3. Atur ulang urutan tim agar lebih mudah dipahami.
Teams mengurutkan tim berdasarkan hubungan Anda dengan tim tersebut, misalnya ketika Anda ditambahkan dan seberapa sering Anda menggunakannya. Sebagian besar dari kami juga suka mengaturnya sendiri, misalnya menempatkan tim dengan prioritas tertinggi atau tim paling aktif pada urutan teratas dalam daftar, dengan memilih dan menyeret tim ke dalam urutan yang diinginkan.
Kami juga memindahkan tim yang tidak sering digunakan dengan memilih tim lalu memilih Sembunyikan. Tim tersebut mungkin tergolong dalam kategori tim yang memiliki informasi bermanfaat, tetapi kami hanya perlu memeriksanya setiap beberapa hari atau minggu. Walaupun tersembunyi, tim tersebut tetap mudah diakses. Cukup lihat ke bagian bawah daftar tim Anda, lalu pilih Tim tersembunyi.
Jika kami tidak menggunakan tim dalam beberapa waktu, Teams akan mencoba membantu kami dengan memberi tahu bahwa tim telah disembunyikan. Tim yang tidak aktif hanya ditempatkan ke dalam daftar Tim tersembunyi, beserta tim lain yang telah kami sembunyikan. Jika Anda ingin memperlihatkan kembali tim tersebut, cukup pilih tim kemudian Perlihatkan.
4. Berhentikan tim yang tidak Anda perlukan lagi.
Bagian dari siklus alami di Teams adalah memberhentikan tim yang telah selesai digunakan. Jika kami sudah selesai menggunakan suatu tim secara aktif untuk proyek, acara, atau bagian fitur tertentu, kami akan Mengarsipkan tim tersebut.
Pengarsipan bukan hanya menyembunyikan tim. Pengarsipan akan menerapkan status tidak aktif khusus pada tim tersebut. Semua konten masih dapat dicari dan ditelusuri, tetapi kami tidak dapat melakukan beberapa hal seperti membalas pesan. Tim memang akan dialihkan, tetapi akan tetap tersedia untuk kami akses. Pemilik tim dapat mengembalikannya jika kami membutuhkannya. Pelajari caranya dalam Mengarsipkan atau memulihkan tim.
Berikutnya: Memudahkan pemahaman terkait saluran
Topik terkait
Perlu bantuan lainnya?
Ingin opsi lainnya?
Jelajahi manfaat langganan, telusuri kursus pelatihan, pelajari cara mengamankan perangkat Anda, dan banyak lagi.
Komunitas membantu Anda bertanya dan menjawab pertanyaan, memberikan umpan balik, dan mendengar dari para ahli yang memiliki pengetahuan yang luas.
