|
|
A Gantt-diagramok egyetlen képet adnak a projekt állapotáról. A Project-nézetekben azonban kritikus visszajelzéseket kaphat az ütemterv minden területéről. A projekt megfelelő nézetének kiválasztása az első nagy lépés a projekt sikerének biztosítása felé. A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács. . .
-
Szeretné megtudni, hogy mely tevékenységek a legfontosabbak az ütemtervben? Minden tevékenység fontos az ütemtervben. Egyes tevékenységek azonban nagyobb hatással vannak az ütemterv záró dátumára, mint másokra. A projektvezetési beszédben ezek kritikus fontosságú tevékenységek. Első lépésként tekintse meg ezeket az ütemezési problémák megoldásához.
-
Szeretné megnézni, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a tevékenységek? A Gantt-diagram csak egy módja annak, hogy lássa, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a tevékenységek. De ne féljen más nézeteket használni. A Hálózat diagram összetettebb feladatkapcsolatokat tár fel. A Naptár ismerős havi naptárformátumban jeleníti meg a feladatokat. Az Időlime azt mutatja, hogy a főbb mérföldkövek hol esnek az ütemtervbe.
-
Kíváncsi, hogy ki mit csinál? Ha kerek képre vágyik, ajánljuk figyelmébe az Erőforrás kihasználtsága és a Csapattervező nézetet, amelyekben a tevékenységeket a rajtuk dolgozó erőforrások szerinti rendszerezésben tekintheti meg.
-
Be kell mutatni a projektet egy vezetőnek? A projektterv másolatának elküldése sokszor rossz választás. A vezetők és a többi érintett csak egy felső szintű áttekintésre kíváncsi, amiből megállapíthatja a projekt általános helyzetét. Szerencsére a Project teljesen új vizualizációs jelentéskészlettel rendelkezik, amely a megfelelő mennyiségű részletet rögzíti grafikonokon és diagramokon – és kevés erőfeszítést igényel.
-
A kiadásokra és a költségvetésre kíváncsi? A Project összesítő költségjelentést és a megtermelt értékekről készült kifinomult jelentést is képes készíteni. Az adatokat mindig exportálhatja az Excelbe, ahol komplex költségelemzést végezhet.
-
Már a tervezés korai szakaszában van, és még nem szeretné megtekinteni a projektet a Microsoft Projecttel? Ha a tervezési folyamat korai szakaszában jár, előfordulhat, hogy egyáltalán nem szeretné használni a Projectet. Lehet, hogy van egy egyszerű lista egy SharePoint-webhelyen, az Excelben vagy egy papír szalvétán. Előfordulhat, hogy ezeket az ötleteket először meg szeretné osztani másokkal, mielőtt elindítaná a Projectet, és összeállítaná az ütemtervet.
1. lépés: A megfelelő nézet kiválasztása
|
A legfontosabb dolgokkal célszerű kezdeni – mindenekelőtt minden célhoz meg kell keresni az ideális nézetet. A csapattal kapcsolatos információkat például a Csapattervező vagy az Erőforrás kihasználtsága nézetben célszerű tanulmányozni, nem a Gantt-diagramokon, ahol elsősorban a tevékenységek adatai jelennek meg. |
|
|
A projekt előrehaladását a legegyszerűbben a Gantt-diagramokon lévő sávok változásának megfigyelésével mérheti fel. |
|
|
Az idősor segít a "nagykép" jelentésében. Pillanatképet ad az állapotértekezletek legfontosabb feladatairól és mérföldköveiről. Egyszerűen helyezze el egy PowerPoint-dián, nyomtassa ki, vagy küldje el e-mailben a főnökének egy azonnali jelentéshez. |
|
|
A nagy komplexitású projektekben a tevékenységek közötti kapcsolatokat ábrázoló hálódiagramok nagy segítséget nyújtanak az összefüggések megértésében. Ezeken a diagramokon a projektinformációk „klasszikus” formában, téglalapok és téglalapokat összekötő vonalak formájában jelennek meg. |
|
|
A megtermelt érték a Project hatékony nyomon követési és költségvetési funkciója, és nem túl bonyolult. A megtermelt érték segít megválaszolni a következőhöz hasonló kérdéseket: "A projektben eddig elvégzett munka mennyiségét tekintve mennyi pénzt kellett volna elköltenünk?" vagy "Időben befejezzük?" |
|
|
Hatásos és testre szabható grafikus jelentéseket készíthet a projektek minden aspektusáról. Ha egy jelentést nem találna tökéletesnek, néhány másodperc alatt testre szabhatja. |
|
|
Bonyolultabb projektek esetén a Gantt-diagram sávokat tartalmazó felén nagyon sok elem zsúfolódhat össze, színes téglalapok és mindenfelé kanyargó vonalak átláthatatlan rendszerét produkálva. Ha letisztultabb képet szeretne, lehetősége van egy-egy tevékenység útvonalának megjelenítésére, amivel kiemelheti az adott tevékenységet megelőző és követő tevékenységeket a kavalkádból. |
|
|
A Project nézeteit asztali nyomtatón, de akár rajzgépen is kinyomtathatja, ha például szeretné kifüggeszteni a falra, vagy egy tervezőasztalra helyezné. |
2. lépés: A nézet finomhangolása
|
A projektnézeteket különböző oszlopokkal bővítheti, hogy minden szükséges információ megjelenjen. A bizalmas adatok védelme érdekében el is rejthetők az egyes oszlopok. |
|
|
Az időskála módosításával az óráktól kezdve akár évekig terjedő kisebb és nagyobb időegységeket lehet megjeleníteni. Arra is lehetőség van, hogy egy projekt ütemtervét ne naptári, hanem pénzügyi évek szerint jelenítse meg, vagy hogy a Gantt-sávok egy-egy egysége ne egy napot, hanem egy hónapot jelentsen. |
|
|
Ha egy projektben a tevékenységek nagy száma már akadályozza az átláthatóságot, érdemes csoportosítani a tevékenységeket. A csoportosításra számos rendezési lehetőség kínálkozik – például prioritás, kényszertípus és készültségi állapot szerint is csoportosíthatók a tevékenységek. |
|
|
Néha nagyon hasznos két nézet együttes megjelenítése. Ha például a Gantt-diagram jelenik meg a képernyő felső felén, az alsó felén bepillanthat a fent kijelölt tevékenység részleteibe. A rutinos projektvezetők sokkal hatékonyabban végzik napi rutinfeladataikat a kettéosztott nézetekkel. |
|
|
Projektinformációk rendezése tevékenységek, erőforrások és dátumok szerint |
A legtöbb esetben időrendi sorrendben tekintheti meg a feladatokat. A projektek növekedésével azonban hasznos lehet a tevékenységek állapot vagy erőforrás szerinti betűrendbe rendezése. |
|
Nem kell mindig feltétlenül a szokásos időrendi sorrendben nézni az információkat. A szűrési funkciókkal tetszőlegesen szervezheti őket. |
|
|
Tevékenységek behúzása résztevékenységek és összegző tevékenységek kialakításához |
A tevékenységek kihúzásával és behúzásával szemléltetheti a hierarchiájukat, és megadhatja, hogy milyen fázishoz vagy részfázishoz tartoznak. |
|
Testre szabott beállítások felhasználása jövőbeli projektekben |
Nem szeretné, hogy a testre szabott nézetek kárba vessenek. Megoszthatja őket másokkal, vagy sablonként mentheti őket a jövőbeli projektekhez. |
3. lépés: Projektadatok megtekintése más alkalmazásokban
|
Ha projekteket szeretne szinkronizálni egy SharePoint-feladatlistával – a Project Server használata nélkül –, itt a lehetőség. A Project Professional segítségével beállíthatja a projekttel szinkronizált SharePoint-feladatlistát. A projektcsapat tagjai láthatják az ütemezést, és jelezhetik haladásukat a SharePointban, és mindezen információk a Projectben is megjelennek a projektvezető számára. |
|
|
A PDF- vagy XPS-dokumentumokká alakított projektterveket bárkivel megoszthatja, akinek van számítógépe, még ha a Project nincs is telepítve rajta. |
|
|
Ha összetett projektje van az Excelben vagy egy adatbázisban, és aggódik az adateltérések miatt, amikor áthelyezi a projektet a Microsoft Projectbe, használjon importálási varázslót. A nehezebb projektek importálását kezeli. |
|
|
A Project támogatja a projektadatok exportálását az Excel és a Visio fájlformátumába, PDF formátumba, és számos más népszerű formátumba. |
