Körlevélkészítés szabályainak beállítása

Tegyük fel, hogy ugyanazt a meghívót küldi a negyedéves értekezletekre. Az adatforrás nem tárolja az értekezlet dátumát, és az értekezlet dátuma többször is megjelenik a meghívóban.

Ha könyvjelzőket helyez a dokumentumba, és felveszi a kérdés mezőt, akkor minden értekezlethez ugyanazzal az egyesítéssel futtathat. Csak az értekezlet dátumát kell beírnia, és csak egyszer kell beírnia.

1. A körlevél-dokumentumban nyomja le a CTRL + F9 billentyűkombinációt, majd írjon be egy nevet a könyvjelző létrehozásához. Ismételje meg ezt a műveletet ugyanazzal a névvel, minden olyan helyen, ahol meg szeretné jeleníteni a kérdést a kérdéses mezőre a dokumentumban.

2. Helyezze a kurzort a dokumentumba, mielőtt az imént létrehozott első könyvjelzőt felveszi.

3. A levelezés lapon válassza a szabályok> a kérdéslehetőséget.

4. Jelölje ki az imént létrehozott könyvjelzőt (vagy írja be a nevét), és írjon be egy kérdést (például "esemény dátuma? ") a megjelenő párbeszédpanelen.

5. Kattintson az OK gombra, majd ismét az OK gombra .

6. Ha befejezte a befejezés & egyesítést, válassza az egyes dokumentumok szerkesztéselehetőséget a folyamat végén. A rendszer kérni fogja az egyes címzetteknek adandó választ. Ezt a választ a program a körlevélből származó dokumentumokban a megadott könyvjelzők közé szúrja be.

További információ: Mezőkódok: ASK mező

Tegyük fel, hogy ugyanazt a meghívót küldi a negyedéves értekezletekre. Az adatforrás nem tárolja az értekezlet dátumát, és az értekezlet dátuma csak egyszer jelenik meg a meghívóban.

Ha elhelyez egy kitöltési mezőt a dokumentumban, minden értekezletnél futtathat egy egyesítést. Az értekezlet dátumát csak az értekezlet dátumát kell beírnia.

1. Vigye a kurzort arra a pontra, ahová a kitöltési szöveget el szeretné helyezni.

2. A levelezés lapon válassza a szabályok> a kitöltés lehetőséget.

3. Írjon be egy kérdést (például "esemény dátuma?") a kérdés mezőben.

4. Kattintson az OK gombra, majd ismét az OK gombra .

5. Ha befejezte a Befejezés & egyesítést, válassza az egyes dokumentumok szerkesztése lehetőséget a folyamat végén. A rendszer kérni fogja az egyes címzetteknek adandó választ. Ezt a választ a program beszúrja a kitöltés mezőbe a körlevélből származó dokumentumok között.

Adatlap: Mezőkódok: Fill-in mező

Tegyük fel, hogy levelezést küld azoknak a konferencia-résztvevőknek a listájával, akik belföldön és külföldön egyaránt utaznak. Előfordulhat, hogy az adatforrás ország/régió mezője üres a belföldi résztvevők számára. Használhatja a ha... Majd... Egyéb... szabály az üzenet személyre szabásához az összes címzett számára. Például a címzettek, akiknek az ország/régió mezője üres, a következőhöz hasonló: "az érkezéskor az érkezéskor fogadja a kaput", míg minden más címzett láthatja, hogy "a vámhatóság a közelben fogadja az asztalt".

1. Vigye a kurzort arra a pontra, ahol a feltételes szöveget el szeretné helyezni.

2. A levelezés lapon lépjen a szabályok> Ha... Majd... Másra.

3. A Mezőnév listában válassza ki azt a mezőt az adatforrásból, amely meghatározza a feltételes szöveget.

4. Az összehasonlítás listában válassza ki az adatérték összehasonlítási módját.

5. A viszonyítási alap mezőbe írja be az összehasonlítási értéket (hagyja ezt a lehetőséget, ha az üres vagy nem üres , és nem az összehasonlítást választja).

6. A szöveg beszúrása mezőbe írja be azt a szöveget, amely az összehasonlítási feltételek teljesülése esetén a dokumentumba kerül.

7. Az ellenkező esetben szúrja be ezt a szövegdobozt, ha az összehasonlítási feltételek nem teljesülnek, írja be azt a szöveget, amely a dokumentumba kerül.

8. Kattintson az OK gombra.

További információ: Mezőkódok: Ha mező

Tegyük fel, hogy az egyes címzettek pozícióját a várólistán szeretné megjeleníteni. A címzettek listáját a regisztrációk időrendi sorrendjében rendezheti, majd a körlevél rekord # szabály segítségével jeleníti meg a címzett számozott pozícióját a listában.

A rekord száma a körlevél előtt az adatforrásra alkalmazott rendezési vagy szűrési beállításokat tükrözi.

1. Vigye a kurzort arra a pontra, ahol meg szeretné jeleníteni a rekord számát.

2. A levelezés lapon válassza a szabályok> a rekord egyesítése #lehetőséget.

További információ: Mezőkódok: MERGEREC mező

Tegyük fel, hogy minden címzettnek meg szeretné jeleníteni az eseményekre regisztrált személyek teljes számát. Az egyesítési sorrend # szabály az egyesített dokumentum rekordjainak számát adja meg.

1. Vigye a kurzort arra a pontra, ahol meg szeretné jeleníteni a rekord számát.

2. A levelezés lapon válassza a szabályok> egyesítési sorrend #lehetőséget.

További információ: Mezőkódok: MERGESEQ mező

Tegyük fel, hogy a körlevél funkció segítségével egyetlen papírlapra nyomtatja ki a partnerlista listáját. A következő rekord szabály segítségével megadhatja, hogy a Word új oldal kezdése nélkül folytassa a következő rekordra.

1. Vigye a kurzort arra a pontra, ahol a következő rekordból szeretné megjeleníteni az adatot.

2. A levelezés lapon lépjen a szabályok> következő rekordra.

3. Adatmező beszúrása a következő
   kívánt értékre A cégnevek listája például a következőképpen néz ki:

   «Company_Name»
   «Következő rekord» «Company_Name»
   «Következő rekord» «Company_Name»

További információ: Mezőkódok: Next mező

Tegyük fel, hogy a belföldi utazási konferencia résztvevőinek listáját egy másik papírlapra vagy a nemzetközi utazási résztvevők listájában szeretné használni. Előfordulhat, hogy az adatforrás ország/régió mezője üres a belföldi utazók számára. A következő rekordokat használhatja, ha a szabály megakadályozza, hogy a Word új oldalt kezdjen addig, amíg el nem éri a címzetteket, akiknek az ország/régió mezője nem üres. Ezt úgy érheti el, hogy az adatforrást először országonként/régiónként szeretné rendezni.

1. Vigye a kurzort arra a pontra, ahol a következő rekordból szeretné megjeleníteni az adatot.

2. A levelezés lapon válassza a szabályok> következő rekordra.

3. A Mezőnév listában válassza ki az adategyesítési mező nevét (például település).

4. Az összehasonlítás listában válassza ki az adatérték összehasonlítási módját. Például egy adott városban lévő címzettek kiválogatásához kattintson az Egyenlő beállításra.

5. A viszonyítási alap mezőben adja meg a használni kívánt értéket. Ha például a tokiói címzetteknek szeretne kitekinteni egy címzettet, írja be a tokiói (ha nem üres vagy nem üres, nem pedig az összehasonlítást).

További információ: Mezőkódok: NEXTIF mező

Tegyük fel, hogy olyan konferenciára készíti a meghívókat, ahol a vitaindító hangszóró még nincs véglegesítve. A dokumentumon belül kihagyhatja a beszélő nevének helyőrzőit, és beírhatja a könyvjelző-szabály beállítását, ahol a hangszóró nevét egyszer adja meg, és az összes helyőrzőben megjelenik.

A helyőrzők a REF mezők; a könyvjelző beállítása szabály beszúr egy olyan mezőt, amely nem jelenik meg a dokumentumban (csak akkor, ha az ALT + F9 billentyűkombinációt lenyomva felfedi a mezőkódokat).

1. Helyezze a kurzort a dokumentum egy tetszőleges pontjára.

2. A levelezés lapon lépjen a szabályok> a Könyvjelző beállításaelemre, és írjon be egy nevet, és válassza az OKgombot.

3. Helyezze a kurzort oda, ahol el szeretné helyezni a könyvjelző szövegét.

4. A Beszúrás lapon kattintson a kész modulok > mezőre , és válassza a HIVlehetőséget.

5. Válassza ki az imént létrehozott könyvjelző nevét, majd kattintson az OK gombra.

6. Szúrja be a ref mezőt mindenhol, ahová a könyvjelző szövegét el szeretné helyezni.

7. A körlevél futtatása előtt kattintson a jobb gombbal a halmaz mezőre, válassza a mező szerkesztéseparancsot, majd írja be a kívánt szöveget a szövegmezőbe.

8. Kattintson az OK gombra.

További információ: Mezőkódok: set mező 

Tegyük fel, hogy van egy ruházati áruháza, és nem a legnépszerűbb méretben van egy adott póló. Amikor készen áll egy értékesítési szórólap küldésére, kizárja azokat az ügyfeleket, akik egy bizonyos méretet viselnek. A kihagyni kívánt mérethez tartozó adatok méretének összehasonlításához használja a kihagyás gombot, ha a szabály lehetőséget.

1. A levelezés lapon lépjen a szabályok> a rekordkihagyása parancsra.

2. A Mezőnév listában válassza az egyesítési mező nevét (például méret).

3. Az összehasonlítás listában válassza ki az adatérték összehasonlítási módját. Ha például egy bizonyos méretet viselő ügyfeleket szeretne kijelölni, válassza az egyenlőlehetőséget.

4. A viszonyítási alap mezőben adja meg a használni kívánt értéket. Ha például a Sall méretet viselő ügyfeleket szeretné használni, válassza az XS (hagyja ezt a lehetőséget, ha az üres vagy a nem üres beállítást választotta).

További információ: Mezőkódok: SKIPIF mező