Adatok konszolidálása több munkalapon

Az adatok összevonásának két módja van, akár pozíció, akár kategória szerint.

Összesítés pozíció szerint: A forrásterületeken lévő adatok sorrendje megegyezik, és ugyanazokat a címkéket használja. Ezzel a módszerrel összesítheti a munkalapok egy sorozatából származó adatokat, például az ugyanabból a sablonból létrehozott részlegszintű költségvetési munkalapokat.

Összesítés kategória szerint: Ha a forrásterületek adatai nem ugyanabban a sorrendben vannak elrendezve, hanem ugyanazokat a címkéket használják. Ezzel a módszerrel összevonhatja a különböző elrendezésű, de azonos adatfeliratokkal rendelkező munkalapok adatait.

• A kategória szerinti adatösszesítés hasonlít a kimutatáskészítésre. Kimutatással azonban egyszerűen újrarendezheti a kategóriákat. Érdemes lehet létrehozni egy kimutatást , ha kategória szerint rugalmasabb összesítésre van szüksége.

Az alábbi lépéseket követve egyesíthet több munkalapot egy fő munkalapon:

1. Ha még nem tette meg, állítsa be az adatokat az egyes összetevőket tartalmazó lapon az alábbi módon:

   • Győződjön meg arról, hogy minden adattartomány listaformátumban van. Minden oszlopnak címkével (fejléccel) kell rendelkeznie az első sorban, és hasonló adatokat kell tartalmaznia. A listában sehol nem lehetnek üres sorok vagy oszlopok.

   • Helyezze az egyes tartományokat egy külön munkalapra, de ne adjon meg semmit abban a fő munkalapon, ahol az adatokat összesíteni szeretné. Az Excel ezt elvégzi Önért.

   • Győződjön meg arról, hogy mindegyik tartomány elrendezése azonos.

2. A fő munkalapon kattintson annak a területnek a bal felső cellájára, ahová el kívánja helyezni az összesített adatokat.

   Megjegyzés: Ha el szeretné kerülni a meglévő adatok felülírását a fő munkalapon, győződjön meg arról, hogy elegendő cellát hagy a cella jobb oldalán és alatta az összevont adatok számára.

3. Kattintson az Adatok>Összesítés elemre (az Adateszközök csoportban).

   

4. A Függvény mezőben válassza ki azt az összegző függvényt, amelyet az adatok összesítésére használni szeretne. Az alapértelmezett függvény a SZUM.

   Íme egy példa, amelyben három munkalaptartomány van kiválasztva:

   

5. Jelölje ki az adatokat.

   Ezután a Hivatkozás mezőben kattintson az Összecsukás gombra a panel zsugorításához, és jelölje ki az adatokat a munkalapon.

   

   Kattintson az összesítendő adatokat tartalmazó munkalapra, jelölje ki az adatokat, majd kattintson a párbeszédpanelt kibontó gombra az Összesítés párbeszédpanelre.
   
   Ha az összesítendő adatokat tartalmazó munkalap egy másik munkafüzetben található, kattintson a Tallózás gombra a munkafüzet megkereséséhez. Miután az OK gombra kattintott, az Excel beírja a fájl elérési útját a Hivatkozás mezőbe, és hozzáfűz egy felkiáltójelet az elérési úthoz. Ezután folytathatja a további adatok kiválasztását.

   Íme egy példa, amelyben három munkalaptartomány van kiválasztva:

   

6. Az Összesítés előugró ablakban kattintson a Hozzáadás gombra. Ismételje meg ezt a műveletet az összesítendő tartományok hozzáadásához.

7. Automatikus és manuális frissítések: Ha azt szeretné, hogy az Excel automatikusan frissítse az összesítő táblázatot a forrásadatok változásakor, egyszerűen jelölje be a Forrásadatokra mutató hivatkozások létrehozása jelölőnégyzetet. Ha a jelölőnégyzet bejelöletlen marad, manuálisan frissítheti az összesítést.

   Megjegyzések: 

   • Nem lehet hivatkozásokat létrehozni, amikor a forrás- és a célterület ugyanazon a lapon található.

   • Ha módosítania kell egy tartomány mértékét – vagy ki kell cserélnie egy tartományt –, kattintson a tartományra az Összesítés előugró ablakban, és frissítse a fenti lépésekkel. Ekkor létrejön egy új tartományhivatkozás, ezért az újbóli összesítés előtt törölnie kell az előzőt. Egyszerűen válassza ki a régi hivatkozást, és nyomja le a Delete billentyűt.

8. Kattintson az OK gombra, és az Excel létrehozza az összesítést. Igény szerint alkalmazhat formázást is. Csak egyszer kell formázni, hacsak nem futtatja újra az összesítést.

   • Minden olyan felirat, amelyik nem egyezik a többi forrástartomány felirataival, az összesítésben külön sorban vagy oszlopban fog szerepelni.

   • Győződjön meg arról, hogy az összesíteni nem kívánt kategóriák egyedi címkéket tartalmazhatnak, amelyek csak egy forrástartományban jelennek meg.

Ha az összesítendő adatok különböző munkalapok különböző celláiban találhatóak:

Adjon meg egy a másik munkalapokra mutató cellahivatkozásokat tartalmazó képletet minden egyes munkalaphoz. Például ha az Értékesítés munkalap B4-es, az Emberi erőforrás munkalap F5-ös és a Marketing munkalap B9-es cellájának adatait szeretné összesíteni a fő munkalap A2-es cellájába, ott az alábbiakat kell megadni:

 

Ha az összesítendő adatok különböző munkalapok ugyanazon celláiban találhatóak:

Adjon meg munkalapnevek tartományára hivatkozó 3D hivatkozást tartalmazó képletet. Ha például az A2 cellában lévő adatokat össze szeretné vonni az Értékesítéstől a Marketingen át a Marketingig, a fő munkalap E5 cellájába a következőket kell beírnia: