Pomoću čarobnjaka za izvoz podatke iz baze podataka programa Access 2010 možete izvesti u oblik datoteke koji može pročitati Excel. U ovom se članku opisuje priprema podataka i njihov izvoz u Excel te se navode savjeti za otklanjanje poteškoća koje se mogu pojaviti.
Sadržaj članka
Izvoz podataka u Excel: osnove
Prilikom izvoza podataka u Excel Access stvara kopiju odabranih podataka, a zatim kopirane podatke sprema u datoteku koju je moguće otvoriti u programu Excel. Ako često kopirate podatke iz programa Access u Excel, detalje o operaciji izvoza možete spremiti za kasnije, a možete i zakazati automatsko pokretanje operacije izvoza u unaprijed zadanim intervalima.
Najčešći scenariji izvoza podataka u Excel
-
Vaš odjel ili radna grupa koristi i Access i Excel u rukovanju podacima. Podaci se spremaju u bazama podataka programa Access, ali Excel se koristi za njihovo analiziranje i distribuciju rezultata tih analiza. Trenutno vaš tim prema potrebi izvozi podatke u Excel, ali vi želite taj postupak učiniti učinkovitijim.
-
Vi ste dugogodišnji korisnik programa Access, ali vaš rukovoditelj radije pregledava podatke u programu Excel. Redovito kopirate podatke u Excel, ali radije biste taj postupak automatizirali i tako uštedjeli nešto vremena.
Informacije o izvozu podataka u Excel
-
Access ne sadrži naredbu “Spremi kao” za oblik programa Excel. Da biste podatke kopirali u Excel, morate koristiti značajku za izvoz koja se opisuje u ovom članku ili možete podatke iz programa Access kopirati u međuspremnik te ih zalijepiti u proračunsku tablicu programa Excel.
-
Izvoziti možete tablice, upite, obrasce ili izvješća. Moguće je izvesti i odabrane zapise u prikazu više zapisa, kao što je podatkovna tablica.
-
Microsoft Excel sadrži naredbu za uvoz podataka iz baze podataka programa Access. Tu naredbu možete koristiti umjesto naredbe za izvoz u programu Access, no naredba za uvoz u programu Excel dopušta samo uvoz tablica ili upita. Dodatne informacije potražite u članku pomoći za Excel Povezivanje s vanjskim podacima (uvoz).
-
Makronaredbe ili moduli ne mogu se izvoziti u Excel. Pri izvozu obrasca, izvješća ili podatkovne tablice koji sadrži podobrasce, podizvješća ili podatkovne podtablice, izvozi se samo glavni obrazac, izvješće ili podatkovna tablica. Izvoz valja ponoviti za svaki podobrazac, podizvješće i podatkovnu podtablicu koje želite izvesti u program Excel.
-
Jednom operacijom izvoza možete izvesti samo jedan objekt baze podataka. Nakon pojedinačnih operacija izvoza, međutim, u programu Excel možete spojiti više radnih listova.
Priprema za operaciju izvoza
Prije izvoza preporučujemo da pregledate podatke koje želite izvesti da biste provjerili ne sadrže li pokazatelje pogrešaka ili vrijednosti pogrešaka. Ako postoje pogreške, pokušajte ih riješiti prije izvoza podataka u Excel. U suprotnom može doći do problema tijekom izvoza te se u ćelije radnog lista programa Excel mogu umetnuti vrijednosti null. Dodatne informacije o problemima do kojih može doći prilikom izvoza u Excel potražite u odjeljku Rješavanje problema s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne.
Ako je izvorni objekt tablica ili upit, odlučite želite li podatke izvoziti s oblikovanjem ili bez njega. Ta odluka utječe na dva aspekta odredišne radne knjige – na količinu izvezenih podataka i na oblik prikaza podataka. U sljedećoj tablici opisuje se rezultat izvoza oblikovanih i neoblikovanih podataka.
|
Izvoz |
Izvorišni objekt |
Polja i zapisi |
Oblikovanje |
|---|---|---|---|
|
Bez oblikovanja |
Tablica ili upit Napomena: Obrasce i izvješća nije moguće izvesti bez oblikovanja. |
Izvoze se sva polja i zapisi iz izvorišnog objekta. |
Postavke svojstva Oblikovanje zanemaruju se tijekom te operacije. Uz polja s vrijednostima izvoze se samo vrijednosti ID-a pretraživanja. Sadržaj polja hiperveza izvozi se kao tekstni stupac u kojem se prikazuju veze u obliku tekstzaprikaz#adresa#. |
|
S oblikovanjem |
Tablica, upit, obrazac ili izvješće |
Izvoze se samo polja i zapisi koji su prikazani u trenutnom prikazu ili objektu. Filtrirani zapisi, skriveni stupci podatkovne tablice i polja koja nisu prikazana u obrascu ili izvješću se ne izvoze. |
Čarobnjak se pridržava postavki svojstva Oblikovanje. Uz polja s vrijednostima izvoze se vrijednosti pretraživanja. Vrijednosti u poljima hiperveza izvoze se kao hiperveze. Uz polja obogaćenog teksta izvozi se tekst, ali ne i oblikovanje. |
Odaberite odredišnu radnu knjigu i oblik datoteke. Imajte na umu da je izvješća moguće izvesti samo u starijem obliku datoteke *.xls, a ne i u novijem obliku *.xlsx.
Tijekom postupka izvoza Access od vas traži da odredite naziv odredišne radne knjige. U sljedećoj je tablici prikazano kada se radna knjiga stvara (ako već ne postoji), a kada je prebrisuje druga radna knjiga (ako već postoji).
|
Stanje radne knjige |
Izvorišni objekt |
Elementi koje želite izvesti |
Rezultat |
|---|---|---|---|
|
Ne postoji |
Tablica, upit, obrazac ili izvješće |
Podaci, s oblikovanjem ili bez njega |
Tijekom operacije izvoza stvara se radna knjiga. |
|
Već postoji |
Tablica ili upit |
Podaci, ali ne i oblikovanje |
Preko radne knjige se ne piše. Radnoj knjizi se dodaje novi radni list koji dobiva naziv objekta iz kojeg se izvoze podaci. Ako radni list tog naziva već postoji u radnoj knjizi, Access vas pita želite li zamijeniti sadržaj tog radnog lista novim ili želite navesti drugi naziv za novi radni list. |
|
Već postoji |
Tablica, upit, obrazac ili izvješće |
Podaci s oblikovanjem |
Izvezeni podaci pišu se preko radne knjige. Svi postojeći radni listovi se uklanjaju, a stvara se novi radni list istog naziva kao izvezeni objekt. Podaci na radnom listu programa Excel nasljeđuju postavke oblikovanja od izvorišnog objekta. |
Podaci se uvijek dodaju u novi radni list. Ne može ih se dodati bilo kojem postojećem radnom listu ili imenovanom rasponu.
Pokretanje operacije izvoza
-
Ako je odredišna radna knjiga programa Excel otvorena, zatvorite je prije nastavka.
-
U navigacijskom oknu izvorišne baze podataka odaberite objekt koji želite izvesti.
Izvoz samo dijela podataka
Ako je objekt tablica, upit ili obrazac i želite izvesti samo dio podataka, otvorite objekt u prikazu podatkovne tablice i odaberite željene zapise.
Otvaranje obrasca u prikazu podatkovne tablice:
-
Dvokliknite obrazac da biste ga otvorili.
-
Desnom tipkom miša kliknite obrazac, a zatim kliknite Prikaz podatkovne tablice. Ako ta mogućnost nije dostupna, učinite sljedeće:
-
Kliknite Prikaz dizajna.
-
Pritisnite F4 da biste otvorili okno zadatka List svojstava.
-
Na padajućem popisu pri vrhu lista svojstava odaberite Obrazac.
-
Na kartici Oblikovanje na listu svojstava svojstvo Dopusti prikaz podatkovne tablice postavite na Da.
-
Na kartici Dizajn u grupi Prikazi kliknite Prikaz podatkovne tablice.
Napomena: Nije moguće izvesti samo dio izvješća. Možete, međutim, odabrati ili otvoriti tablicu ili zapis na kojem je izvješće utemeljeno te izvesti dio podataka iz tog objekta.
-
-
-
Na kartici Vanjski podaci u grupi Izvoz kliknite Excel.
-
U dijaloškom okviru Izvoz Excelove proračunske tablice pregledajte predloženi naziv za radnu knjigu programa Excel (Access koristi naziv izvorišnog objekta). Po želji možete izmijeniti naziv datoteke.
-
U okviru Oblik datoteke odaberite željeni oblik.
-
Ako izvozite tablicu ili upit i želite izvesti oblikovane podatke, odaberite Izvoz podataka uz zadržavanje oblika i izgleda. Dodatne informacije potražite u odjeljku Priprema za operaciju izvoza.
Napomena: Ako izvozite obrazac ili izvješće, ta je mogućnost uvijek potvrđena, ali nije dostupna (zasivljena je).
-
Želite li pregledati radnu knjigu programa Excel nakon postupka izvoza, odaberite potvrdni okvir Otvori odredišnu datoteku nakon dovršena postupak izvoza.
Ako je izvorni objekt otvoren te ako ste odabrali jedan ili više zapisa u prikazu prije početka postupka izvoza, možete odabrati Izvezi samo odabrane zapise. Da biste izvezli sve prikazane zapise, ostavite potvrdni okvir praznim.
Napomena: Potvrdni okvir nedostupan je (zasivljen) sve dok ne odaberete neki zapis.
-
Kliknite U redu.
Ako operacija izvoza ne uspije zbog pogreške, Access prikazuje poruku u kojoj se opisuje uzrok pogreške. U suprotnom Access izvozi podatke te, ovisno o odabiru iz sedmog koraka, otvara odredišnu radnu knjigu u programu Excel. U programu Access zatim se otvara dijaloški okvir u kojemu možete stvoriti specifikacije na temelju detalja iz operacije izvoza.
Što još trebam znati o izvozu?
-
Upute za spremanje pojedinosti o izvozu u specifikaciju koju kasnije možete ponovno upotrijebiti potražite u članku Spremanje pojedinosti o postupku uvoza i izvoza u obliku specifikacije.
-
Upute za pokretanje spremljenih specifikacija izvoza potražite u članku Pokretanje spremljenog postupka uvoza ili izvoza.
-
Upute za zakazivanje izvođenja specifikacija u određeno vrijeme potražite u članku Zakazivanje postupka uvoza ili izvoza.
-
Upute za promjenu naziva specifikacije, brisanje specifikacija ili ažuriranje naziva izvornih datoteka u specifikacijama potražite u članku Upravljanje zadacima podataka.
Rješavanje problema s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne
U sljedećoj tablici opisuju se razni načini rješavanja najčešćih pogreški.
Savjet: Ako primijetite da nedostaje samo mali broj vrijednosti, ispravite ih u radnoj knjizi programa Excel. U suprotnom ispravite izvorišni objekt u bazi podataka programa Access te ponovite operaciju izvoza.
|
Problem |
Opis i rješenje |
|---|---|
|
Izračunata polja |
Izvoze se rezultati izračunatih polja, ali ne i izrazi na kojima se temelje izračuni. |
|
Polja s više vrijednosti |
Polja koja podržavaju više vrijednosti izvoze se kao popis vrijednosti razdvojenih točkom sa zarezom (;). |
|
Slike, objekti i privici |
Svi grafički elementi (primjerice logotipi, podaci u poljima OLE objekata i privici koji su dijelovi izvornih podataka) se ne izvoze. Dodavanje akcija koje želite izvršiti prvom makronaredbom: |
|
Grafikon |
Pri izvozu obrasca ili izvješća koje sadrži objekt programa Microsoft Graph, grafikon se ne izvozi. |
|
Podaci u pogrešnom stupcu |
Vrijednosti null na odredišnom radnom listu katkad se zamijene podacima koji bi se trebali nalaziti u sljedećem stupcu. |
|
Nedostaju vrijednosti datuma |
Vrijednosti se datuma prije 1. sij. 1900. ne izvoze. Odgovarajuće ćelije na radnom listu sadržavat će vrijednost null. |
|
Nedostaju izrazi |
Izrazi koji se koriste za izračun vrijednosti ne izvoze se u Excel. Izvoze se samo rezultati izračuna. Ručno dodajte formulu u radni list programa Excel nakon dovršetka postupka izvoza. |
|
Nedostaju podređeni obrasci, podređena izvješća i podređene podatkovne tablice |
Pri izvozu obrasca, izvješća ili podatkovne tablice izvozi se samo glavni obrazac, izvješće ili podatkovna tablica. Morate ponoviti postupak izvoza za svaki podobrazac, podizvješće ili podatkovnu podtablicu koje želite izvesti. |
|
Nedostaju stupci ili nisu pravilno oblikovani |
Ako nijedan stupac odredišnog radnog lista ne izgleda oblikovano, ponovite postupak izvoza i svakako odaberite potvrdni okvir Izvoz podataka s oblikovanjem i izgledom u čarobnjaku. Nasuprot tome, ako su samo neki stupci oblikovani drugačije nego u izvorišnom objektu, oblikovanje koje želite obavite ručno u programu Excel. Oblikovanje stupca u programu Excel
|
|
Vrijednost "#" u stupcu |
Vrijednost # možete vidjeti u stupcu koji odgovara Da/Ne polju u obrascu. To može biti rezultat započinjanja postupka izvoza iz navigacijskog okna ili prikaza obrasca. Za izbjegavanje ove situacije otvorite obrazac u prikazu podatkovne tablice prije izvoza podataka. |
|
Pokazatelji pogreški i vrijednosti pogrešaka |
Provjerite sadrže li ćelije pokazatelje pogreški (zeleni trokutići u kutovima) ili vrijednosti pogreški (nizovi koji započinju znakom # umjesto odgovarajućih podataka). |
