רוב הפרוייקטים מתחילים את חייהם מחוץ ל- Microsoft Project, לעתים קרובות כרשימת פעילויות פשוטה בתוכנית אחרת. כאשר תהיה מוכן להתחיל בעבודה, תוכל להעתיק רשימת פעילויות ב- Word, ב- Outlook או ב- PowerPoint ולהדביק אותה ב- Project מבלי לאבד את העיצוב או את מבנה החלוקה לרמות. באפשרותך גם להעתיק ולהדביק מ- Project, ולהעתיק ולהדביק תמונות ב - Project.
העתקת רשימת משימות ב- Word, Outlook או PowerPoint
לדוגמה, המנהל שלך עשוי לשלוח לך תוכנית טיוטה Word שנראה כך:
-
ב Word, ב- Outlook או ב- PowerPoint, בחר את רשימת המשימות שברצונך להעתיק לפרוייקט החדש והקש Ctrl+C.
הערה: הקפד להשתמש בתבליטים או בכרטיסיות כדי להציג את קשרי הגומלין בין פעילויות.
-
ב- Project, בחר קובץ > חדש > פרוייקט חדש כדי ליצור פרוייקט חדש.
-
בחירת השורה הראשונה בעמודה שם פעילות.
-
בחר פעילות > הדבק, או הקש Ctrl+V.
הפעילויות מופיעות ב- Project עם אותו גופן, צבע ומבנה חלוקה לרמות שהיו Word.
Project ממיר את הרשימה עם התבליטים לפעילויות ערסל ולתת-פעילויות, מה שמעניק לך יתרון על ארגון הפרוייקט. מכאן, קיימות כמה דרכים:
-
הוסף משכי זמן לפעילויות. בעת הדבקתן, לתת הפעילויות אין משך ופעילויות הערסל מוגדרות להתחיל ולהסתיים בתאריך הנוכחי.
-
קשר את הפעילויות כדי ליצור יחסי תלות ביניהן.
העתקה והדבקה מ- Project
צריך לשלוח מצב מהיר? העתק נתונים מ- Project והדבק אותם ב- Outlook, Word או בכל תוכנית של Office. העיצוב שיצרת ב- Project, כולל כותרות העמודות, מגיע עם זה.
-
ב- Project, בחר את הנתונים הרצויים ממקטע הטבלה של כל תצוגה.
-
לחץ על > או הקש Ctrl+C.
-
פתח את התוכנית האחרת והדבק את הנתונים. (ברוב המקרים, לחץ על בית > הדבק או הקש Ctrl+V.)
אם אתה מדביק Word או ב- Outlook, באפשרותך להשתמש בכל העוצמה של כלי הטבלה ב- Office כדי לעצב את הטבלה באופן הרצוי. בתוכניות כגון PowerPoint, Visio ו- Publisher, הטבלה הופכת לתמונה שבאפשרותך לשנות.
העתקה והדבקה של תמונות
לעתים הדוחות שלך זקוקים לסגנון מסוגנן יותר מאשר טבלת נתונים מספקת. למרות שלא ניתן להעתיק ולהדביק את התמונות בתרשים גנט, בדיאגרמת רשת או בלוח שנה, Project מספק כמה דרכים לשיתוף מידע חזותי מהתוכנית שלך:
-
צייר ציר זמן הוסף ציר זמן של סימוני פרוייקט לכל תצוגה ולאחר מכן שחרר אותו בדוח מצב, שלח אותו בדואר אלקטרוני לצוות שלך או הוסף אותו לשקופית PowerPoint.
-
שימוש בדוח OfficeArt באפשרותך להשתמש ב- Project כדי ליצור דוחות מלאי חיים - כולל תרשימים, טבלאות וקישורים - של כל מידע פרוייקט שתרצה.
-
צור PDF התאם את התצוגה כך שתראה את החלקים שברצונך לשתף ולאחר מכן שמור את הפרוייקט כקובץ PDF.
-
העתק כתמונהבחרפעילות > העתק > העתק תמונה ולאחר מכן בחר את ההגדרות כדי ליצור תמונת GIF שבה תוכל להשתמש בתוכניות אחרות.
