טבלאות הן אובייקטים חיוניים במסד נתונים משום שהן מאגדות את כל המידע או הנתונים. לדוגמה, מסד נתונים של עסק יכול להכיל טבלת אנשי קשר המאחסנת את שמות הספקים, כתובות הדואר האלקטרוני ומספרי הטלפון. מאחר שאובייקטי מסד נתונים אחרים תלויים בטבלאות במידה כה רבה, עליך להתחיל תמיד את העיצוב של מסד נתונים ביצירת כל הטבלאות שלו ולאחר מכן ליצור אובייקטים אחרים. לפני שתיצור טבלאות ב- Access, שקול את הדרישות שלך וקבע את כל הטבלאות הדרושות לך. לקבלת מבוא לתכנון ועיצוב של מסד נתונים, עיין במאמר יסודות עיצוב של מסדי נתונים.
במאמר זה
מבט כולל
למסד נתונים יחסי כגון Access יש בדרך כלל כמה טבלאות קשורות. במסד נתונים שעוצב כהלכה, בכל טבלה מאוחסנים נתונים בנושא מסוים, כגון עובדים או מוצרים. טבלה כוללת רשומות (שורות) ושדות (עמודות). השדות מכילים נתונים מסוגים שונים, כגון טקסט, מספרים, תאריכים והיפר-קישורים.
-
רשומה: מכילה נתונים ספציפיים, כגון מידע על עובד או מוצר מסוים.
-
שדה: מכיל נתונים על היבט מסוים של נושא הטבלה, כגון שם פרטי או כתובת דואר אלקטרוני.
-
ערך שדה: לכל רשומה יש ערך שדה. לדוגמה, Contoso, Ltd. או someone@example.com.
מאפייני טבלה ושדה
טבלאות ושדות כוללים גם מאפיינים שניתן להגדיר אותם כדי לקבוע את התכונות או אופן הפעולה שלהם.
1. מאפייני טבלה
2. מאפייני שדה
במסד נתונים של Access, מאפייני טבלה הם תכונות של טבלה המשפיעות על המראה או אופן הפעולה של הטבלה כולה. מאפייני טבלה מוגדרים בגליון המאפיינים של הטבלה, בתצוגת עיצוב. לדוגמה, באפשרותך להגדיר את תצוגת ברירת המחדל של טבלה כדי לציין את אופן ההצגה של הטבלה כברירת מחדל.
מאפיין שדה חל על שדה מסוים בטבלה ומגדיר אחת מתכונות השדה או היבט של אופן הפעולה של השדה. באפשרותך להגדיר מאפייני שדה מסוימים בתצוגת גליון נתונים. באפשרותך גם להגדיר כל מאפיין שדה בתצוגת עיצוב באמצעות החלונית </c0>מאפייני שדה</c0>.
סוגי נתונים
לכל שדה יש סוג נתונים. סוג הנתונים של שדה מציין אילו נתונים מאוחסנים בשדה, כגון כמויות גדולות של טקסט או קבצים מצורפים.
סוג נתונים הוא מאפיין שדה, אך הוא שונה ממאפייני שדה אחרים מהבחינות הבאות:
-
יש להגדיר את סוג הנתונים של שדה ברשת העיצוב של הטבלה, ולא בחלונית מאפייני שדה.
-
סוג הנתונים של שדה קובע אילו מאפיינים אחרים יש לשדה.
-
עליך להגדיר את סוג הנתונים של שדה בעת יצירת השדה.
באפשרותך ליצור שדה חדש ב- Access על-ידי הזנת נתונים בעמודה חדשה בתצוגת גליון נתונים. בעת יצירת שדה על-ידי הזנת נתונים בתצוגת גליון נתונים, Access מקצה באופן אוטומטי סוג נתונים עבור השדה, בהתאם לערך שתזין. אם לא משתמע כל סוג נתונים אחר מהקלט שלך, Access מגדיר את סוג הנתונים ל'טקסט'. אם יש צורך בכך, ניתן לשנות את סוג הנתונים באמצעות רצועת הכלים.
דוגמאות לזיהוי אוטומטי של סוגי נתונים
הטבלה הבאה מראה כיצד זיהוי אוטומטי של סוגי נתונים פועל בתצוגת גליון נתונים.
|
קשרי גומלין בין טבלאות
למרות שבכל טבלה מאוחסנים נתונים לגבי נושא שונה, בטבלאות במסד נתונים של Access מאוחסנים בדרך כלל נתונים לגבי נושאים הקשורים זה לזה. לדוגמה, מסד נתונים עשוי להכיל:
-
טבלת לקוחות המפרטת את לקוחות החברה וכתובותיהם.
-
טבלת מוצרים המפרטת את המוצרים שאתה מוכר, לרבות מחירים ותמונות של כל אחד מהם.
-
טבלת הזמנות העוקבת אחר הזמנות של לקוחות.
מאחר שאתה מאחסן נתונים אודות נושאים שונים בטבלאות נפרדות, אתה זקוק לדרך לאגד יחד את הנתונים כך שתוכל לשלב בקלות נתונים קשורים מטבלאות נפרדות אלה. כדי לחבר את הנתונים המאוחסנים בטבלאות שונות, עליך ליצור קשרי גומלין. קשר גומלין הוא חיבור לוגי בין שתי טבלאות המציין שדות המשותפים לטבלאות. לקבלת מידע נוסף, ראה מדריך לקשרי גומלין בין טבלאות.
מפתחות
שדות המהווים חלק מקשר גומלין של טבלה נקראים מפתחות. מפתח מורכב לרוב משדה אחד, אך הוא עשוי להיות מורכב מיותר משדה אחד. קיימים שני סוגי מפתחות:
-
מפתח ראשי בטבלה יכול להיות מפתח ראשי אחד בלבד. מפתח ראשי מורכב משדה אחד או יותר המזהים באופן ייחודי כל רשומה שאתה מאחסן בטבלה. לעתים קרובות, קיים מספר זיהוי ייחודי, כגון מספר מזהה, מספר סידורי או קוד, המשמש כמפתח ראשי. לדוגמה, עשויה להיות לך טבלת לקוחות שבה לכל לקוח יש מספר מזהה ייחודי של לקוח. שדה מזהה הלקוח הוא המפתח הראשי של הטבלה 'לקוחות'. כאשר מפתח ראשי מכיל יותר משדה אחד, הוא מורכב בדרך כלל משדות קיימים מראש שמספקים יחדיו ערכים ייחודיים. לדוגמה, תוכל להשתמש בשילוב של שם משפחה, שם פרטי ותאריך לידה כמפתח הראשי של טבלה המתייחסת לאנשים. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספה או שינוי של מפתח ראשי של טבלה.
-
מפתח זר: טבלה יכולה להכיל גם מפתח זר אחד או יותר. מפתח זר מכיל ערכים שמקבילים לערכים במפתח הראשי של טבלה אחרת. לדוגמה, באפשרותך להגדיר טבלת 'הזמנות' שבה כל הזמנה כוללת מספר מזהה לקוח התואם לרשומה בטבלה 'לקוחות'. השדה של מזהה הלקוח הוא מפתח זר של הטבלה 'הזמנות'.
התאמת הערכים בין שדות מפתח יוצרת את הבסיס של קשר הגומלין של טבלה. קשר גומלין של טבלה משמש לשילוב נתונים מטבלאות קשורות. לדוגמה, נניח שיש לך טבלת 'לקוחות' וטבלת 'הזמנות'. בטבלה 'לקוחות', כל רשומה מזוהה באמצעות שדה המפתח הראשי, 'מזהה'.
כדי לשייך כל הזמנה ללקוח, עליך להוסיף שדה מפתח זר לטבלה 'הזמנות' שמקביל לשדה 'מזהה' של הטבלה 'לקוחות' ולאחר מכן ליצור קשר גומלין בין שני המפתחות. כאשר אתה מוסיף רשומה לטבלה 'הזמנות', עליך להשתמש בערך עבור מזהה הלקוח המגיע מהטבלה 'לקוחות'. בכל פעם שתרצה להציג מידע אודות לקוח של הזמנה, השתמש בקשר הגומלין כדי לזהות התאמות בין הנתונים בטבלה 'לקוחות' לרשומות בטבלה 'הזמנות'.
1. מפתח ראשי, המזוהה באמצעות סמל המפתח שלצד שם השדה.
2. מפתח זר - שים לב להיעדרו של סמל המפתח.
אל תוסיף שדה אם אתה צופה שכל ישות ייחודית המיוצגת בטבלה תדרוש יותר מערך אחד בשדה. בהמשך לדוגמה הקודמת, אם ברצונך להתחיל לעקוב אחר הזמנות שביצעו הלקוחות שלך, אל תוסיף שדה לטבלה משום שלכל לקוח תהיה יותר מהזמנה אחת. במקום זאת, צור טבלה חדשה לאחסון הזמנות ולאחר מכן צור קשר גומלין בין שתי הטבלאות.
יתרונות השימוש בקשרי גומלין
ההפרדה בין נתונים בטבלאות קשורות מספקת את היתרונות הבאים:
-
עקביות מאחר שכל פריט נתונים נרשם פעם אחת בלבד, בטבלה אחת, קיים סיכוי קטן יותר לאי-בהירות או לחוסר עקביות. לדוגמה, שם לקוח יאוחסן פעם אחת בלבד, בטבלה שמתייחסת ללקוחות, במקום לאחסן אותו שוב ושוב (ייתכן גם שבאופן לא עקבי) בטבלה שמכילה נתוני הזמנות.
-
יעילות רישום נתונים במקום אחד בלבד פירושו שימוש בשטח דיסק מועט יותר. בנוסף לכך, טבלאות קטנות יותר נוטות לספק נתונים מהר יותר מאשר טבלאות גדולות יותר. אם לא תשתמש בטבלאות נפרדות עבור נושאים נפרדים, תיצור ערכי Null (היעדר נתונים) ומצב של יתירות בטבלאות, אשר עלולים לבזבז שטח ולפגוע בביצועים.
-
יכולת הבנה טובה יותר קל יותר להבין את עיצוב מסד הנתונים אם הנושאים מופרדים כמו שצריך בטבלאות נפרדות.
בעת תכנון הטבלאות, קח בחשבון את קשרי הגומלין. באפשרותך להשתמש באשף בדיקת המידע כדי ליצור שדה מפתח זר אם הטבלה המכילה את המפתח הראשי המקביל כבר קיימת. אשף בדיקת המידע יוצר את קשר הגומלין עבורך. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה או מחיקה של שדה בדיקת מידע.
