באפשרותך להשתמש בתוכניות Office כדי לשמור או להמיר קבצים לקבצי PDF כדי שתוכל לשתף או להדפיס אותם באמצעות מדפסות מסחריות. לא תזדקק לשם כך לתוכנות או לתוספות אחרות.
השתמש בתבנית PDF כשאתה מעוניין בקובץ אשר:
-
ייראה זהה ברוב המחשבים.
-
יהיה בעל גודל קובץ קטן יותר.
-
יהיה תואם לתבנית המקובלת בתעשייה.
דוגמאות לכך כוללות קורות חיים, מסמכים משפטיים, ידיעונים, קבצים המיועדים לקריאה (לא לעריכה) ולהדפסתם, וקבצים המיועדים להדפסה מקצועית.
חשוב:
-
תוכניות רבות, כולל Microsoft Word, כוללות את היכולת לפתוח ולערוך קבצי PDF. שיתוף תוכן כקובץ PDF אינו מספיק כדי להבטיח שהנמען לא יוכל לערוך את הקובץ.
-
בעת המרת הגיליון האלקטרוני ל- PDF, הקישורים הפנימיים בתוך הגיליון האלקטרוני יאבדו במהלך ההמרה כך שיש לאמת את הקישורים. עם זאת, קישורים חיצוניים למקורות אחרים יהיו בסדר.
כדי לעיין בהוראות מפורטות, בחר תוכנית של Office מהרשימה הנפתחת.
-
פתח את הטבלה או את הדוח שברצונך לפרסם כ- PDF.
-
בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייצוא , בחר PDF או XPS.
-
בשדה שם הקובץ , הקלד או בחר שם עבור המסמך.
-
ברשימה שמור כסוג , בחר PDF (*.pdf) .
-
אם המסמך דורש איכות הדפסה גבוהה, בחר רגיל (פרסום מקוון והדפסה) .
-
אם גודל הקובץ חשוב יותר מאיכות ההדפסה, בחר גודל מינימלי (פרסום מקוון).
-
-
בחר אפשרויות כדי להגדיר את העמוד שיודפס, לבחור אם הסימון יודפס ולבחור אפשרויות פלט. בחר אישור .
-
בחר פרסם.
-
אם הקובץ נשמר בעבר, בחר קובץ > שמור עותק.אם הקובץ לא נשמר, בחר קובץ > שמירה בשם.
-
בחר עיון כדי לבחור את המיקום במחשב שבו ברצונך לשמור את הקובץ.
-
ברשימה הנפתחת, בחר PDF.
-
בחר שמור.
בחר אפשרויות נוספות > אישית את ה- PDF שלך.
-
כדי ליצור קובץ PDF רק בחלק מהעמודים במסמך, בחר אפשרות תחת טווח עמודים.
-
כדי לכלול שינויים מסומנים ב- PDF, תחת מה לפרסם, בחר מסמך המציג סימונים. אחרת, ודא שהאפשרות מסמך נבחרה.
-
כדי ליצור ערכה של סימניות בקובץ ה- PDF, בחר צור סימניות באמצעות. לאחר מכן, בחר כותרות או, אם הוספת סימניות למסמך, בחר Word סימניות.
-
אם ברצונך לכלול מאפייני מסמך ב- PDF, ודא שהאפשרות מאפייני מסמך נבחרה.
-
כדי להקל על קריאת המסמך על-ידי קריאת תוכנה, בחר תגיות מבנה מסמך עבור נגישות.
-
תואם ISO 19005-1 (PDF/A) אפשרות זו מפיקה את מסמך ה- PDF כקובץ PDF בגירסת 1.7, שהוא תקן לאחסון בארכיון. PDF/A עוזר להבטיח שמסמך ייראה זהה כאשר יפתחו אותו במועד מאוחר יותר במחשב אחר.
-
טקסט מפת סיביות כאשר ייתכן וגופנים אינם מוטבעים אם לא ניתן להטביע גופנים במסמך, קובץ ה- PDF משתמש בתמונות מפת סיביות של הטקסט כך שה- PDF נראה זהה למסמך המקורי. אם אפשרות זו לא נבחרה והקובץ משתמש בגופן שלא ניתן להטביע, ייתכן שקורא ה- PDF יעבור לגופן אחר.
-
הצפנת המסמך באמצעות סיסמה כדי להגביל את הגישה כך שרק אנשים בעלי סיסמה יוכלו לפתוח את ה- PDF, בחר באפשרות זו. בעת בחירת אישור, Word פותחת את התיבה הצפן מסמך PDF, שבה באפשרותך להקליד ולהזין מחדש סיסמה.
פתיחה והעתקת תוכן מ- PDF ב- Word
באפשרותך להעתיק כל תוכן שתרצה מקבצי PDF על-ידי פתיחתם ב- Word.
עבור אל קובץ > פתח ונווט אל קובץ ה- PDF. Word יפתח את התוכן של ה- PDF בקובץ חדש. באפשרותך להעתיק מתוכו כל תוכן שתרצה, כולל תמונות ודיאגרמות.
כדי לשמור את הקובץ כקובץ PDF ב- Office עבור Mac, בצע שלבים פשוטים אלה:
-
בחר קובץ.
-
בחר שמירה בשם.
-
בחר תבנית קובץ בחלק התחתון של החלון.
-
בחר PDF מרשימת תבניות הקובץ הזמינות.
-
תן לקובץ שלך שם, אם עדיין אין לו שם, ולאחר מכן בחר יצא.
הערה: בעת שימוש באפשרות הטובה ביותר להדפסה, ייתכן שההיפר-קישורים לא ימירו כראוי. זוהי בעיה ידועה ב- Word עבור Mac.
חשוב:
-
בעת שימוש בשירות מקוון , ניתן להשתמש רק בגופן של- Microsoft יש זכויות משפטיות. אם התיעוד מכיל גופן מותאם אישית, הוא יוחלף וייתכן שהוא יגרום לבעיות. ניתן למנוע זאת על-ידי הטבעת הגופנים במסמך.
-
קבל מידע נוסף על הטבעת גופנים על-ידי ביקור בכתובת:
באפשרותך להשתמש Word, PowerPoint ו- OneNote באינטרנט כדי להמיר את המסמך שלך ל- PDF.
-
בחר קובץ > הדפסה > הדפסה (ב- PowerPoint תבחר אחת משלוש תבניות).
-
בתפריט הנפתח תחת מדפסת , בחר שמור כ- PDF ולאחר מכן בחר שמור.
-
לאחר מכן, בתפריט הסייר שנפתח, תוכל לבחור את שם ה- PDF ולבחור היכן לשמור אותו ולאחר מכן לבחור שמור.
פעולה זו תיצור PDF בסיסי שמשמר את הפריסה והעיצוב של המסמך המקורי.
אם אתה זקוק לשליטה נוספת על האפשרויות עבור ה- PDF שלך, כגון הוספת סימניות, השתמש ביישום שולחן העבודה כדי להמיר את המסמך שלך ל- PDF. בחר פתח ביישום שולחן העבודה בסרגל הכלים של PowerPoint ו- OneNote כדי להתחיל להשתמש ביישום שולחן העבודה, וב- Word בחר תחילה את הרשימה הנפתחת עריכה ולאחר מכן בחר פתח ביישום שולחן העבודה .
אם יישום שולחן העבודה אינו בבעלותך, באפשרותך לנסות או לקנותאת Microsoft 365.
כדי לייצא את Word או את חוברת העבודה של Excel לתבנית PDF ב- iOS, הקש על לחצן קובץ בפינה הימנית העליונה, בחר ייצוא ולאחר מכן PDF.
התבנית Portable Document Format (PDF) שומרת על עיצוב המסמך ומאפשרת שיתוף קבצים. כאשר קובץ בתבנית PDF מוצג באופן מקוון או מודפס, הוא שומר על העיצוב שייעדת לו. תבנית PDF שימושית גם במסמכים המיועדים לשכפול בשיטות הדפסה מסחריות. PDF היא תבנית תקפה ומקובלת אצל סוכנויות וארגונים רבים, והמציגים זמינים במגוון רחב יותר של פלטפורמות בהשוואה ל- XPS.
XML Paper Specification (XPS) היא תבנית קובץ אלקטרונית המשמרת את עיצוב המסמך ומאפשרת שיתוף קבצים. התבנית XPS מבטיחה שבעת הצגת קובץ XPS באופן מקוון או הדפסתו, הוא ישמור על העיצוב שייעדת לו באופן מדויק, ולא ניתן יהיה לשנות את הנתונים בקובץ בקלות.
חשוב: רוב דפדפני האינטרנט המודרניים יכולים לפתוח ולהציג קובץ PDF. עם זאת, אם יש לך מערכת הפעלה ישנה יותר, ייתכן שתדרוש התקנה של קורא PDF במכשיר שלך, כגון Acrobat Reader, הזמין מ- Adobe Systems.
