מהו צוות ב- Microsoft Teams?
מדריך פרודוקטיביות מלא בעצות ובטריקים לשימוש ב- Microsoft Teams, מבין האנשים שבונות את Teams ומשתמשים בו בעבודה מדי יום.
הדבר הראשון שאנשים שואלים לגבי Teams הוא "מהו צוות?". במונחים הפשוטים ביותר, צוות הוא קבוצה של אנשים שעובדים יחד כדי להשיג מטרה: צוות מכירות שעובד יחד כדי למכור משהו, צוות בנייה שעובד יחד כדי לבנות משהו, צוות מחקר שעובד יחד כדי לבחון משהו.
אנחנו ב- Teams בדרך כלל יוצרים צוותים שמתמקדים באחד משני היבטים: סוג העבודה שאנו מבצעים או הפרוייקטים שעליהם אנו עובדים.
רשימה של צוותים עבור מעצב שעובד על פגישות.
לדוגמה, כל צוות המעצבים שלנו מהווה חלק מצוות גדול בשם עיצוב Teams. זה המקום שבו אנו מנהלים שיחות לגבי תבניות עיצוב סטנדרטיות, קווים מנחים חזותיים, סגנונות איור – צרכי עיצוב עבור Teams כולו – וכן לגבי נושאים כגון הדרכה ואירועים ספציפיים לעיצוב. כל אדם בצוות העיצוב משתייך גם לצוותים עבור התכונות שעליהן הוא עובד. לדוגמה, שיחות/פגישות/מכשירים הוא צוות שבו מעצבים, מנהלי תוכניות, מהנדסי תוכנה, משווקי מוצרים ואנשים אחרים עובדים יחד על שיחות, פגישות ומכשירים.
כלומר, רובנו נמצאים בכמה צוותים שונים. חיי העבודה שלנו כרוכים בשיתוף פעולה עם קבוצות אנשים אלו. זה האופן שבו ביצענו תמיד את העבודה. Teams פשוט עוזר לנו לעשות זאת טוב יותר.
אנחנו ב- Teams יוצרים צוותים שמתמקדים באחד משני היבטים: סוג העבודה שאנו מבצעים או הפרוייקטים שעליהם אנו עובדים.
קיימות דרכים נוספות לארגון הצוותים שלך. קבוצות ייעוץ יכולות ליצור צוות עבור כל לקוח, ומנהלי פרוייקטים יכולים ליצור צוותים עבור כל פרוייקט. בדומה לנו, חיי העבודה שלהם משתקפים ב- Teams. המשך לקרוא לקבלת כמה עצות לגבי צוותים.
1. לא קיים "מספר נכון" של צוותים.
אם תשאל את העובדים שלנו, תמצא אנשים שנמצאים בארבעה צוותים ואנשים שנמצאים ב- 40 צוותים (מספר גבוה אפילו עבורנו – בהחלט לא הנורמה). לא קיים מספר נכון של צוותים שאליהם צריך להצטרף. אך גילינו שיש מספר מיטבי. רובנו משתתפים באופן פעיל רק ב- 5-10 צוותים בכל פעם.
כפי שכבר ציינתי, כולנו נמצאים בכמה צוותים גדולים (כגון עיצוב Teams או הצוות הכולל שלנו עבור המוצר כולו, Microsoft Teams). וכולנו נמצאים בכמה צוותים קטנים וממוקדים יותר. כל סוג צוות משרת את מטרתו. הצוותים הגדולים מאפשרים לנו להתעדכן במידע חשוב: הכרזות, נקודות ציון, אירועי צוות. הצוותים הקטנים מיועדים לעבודה היומיומית שלנו, כולל מחקר, ביצוע שיפורים, שיווק ומכירה של Teams.
סוגי הצוותים שהארגון שלך יוצר ישקפו את סוג העבודה שהארגון שלך מבצע, התפקידים שלך, האופן שבו אתה מארגן פרוייקטים ותרבות העבודה שלך. Teams מתאפיין בגמישות רבה.
כאשר תצטרף ל- Teams, ייתכן שתגלה שאתה כבר נמצא בכמה צוותים. מעולה! פירוש הדבר שמישהו הוסיף אותך אליהם, ותוכל להשתלב מיד בעבודה. אם ברצונך לחפש צוותים אחרים להצטרפות או ליצור צוות משלך, עבור אל החלק התחתון של רשימת הצוותים ובחר 
2. הקדש מחשבה לבחירת שם עבור צוות חדש.
לא משנה אם אתה חבר בצוותים מועטים או רבים, חשוב מאוד ששמות הצוותים יהיו הגיוניים ותיאוריים. שם צוות טוב מאפשר לאנשים להגיע במהירות למקום הנכון, ושם לא ברור גורם לבלבול. גרוע מכך, ייתכן שאנשים אחרים לא ישתמשו בצוות שלך.
מכיוון שקיימים צוותים רבים בסביבה שלנו, אחד הדברים הראשונים שאנו עושים הוא לבחון את הצוותים שכבר קיימים. כך נוכל להימנע מלבחור שם כפול או ליצור צוות בעל שם דומה עד כדי כך שאנשים לא יידעו באיזה צוות עליהם להשתמש (שמות צוותים שדומים מאוד זה לזה מצביעים על כך שאנו בעצם זקוקים לצוות אחד עם כמה ערוצים נפרדים).
כשאנו בוחרים שמות עבור צוותים, אנו כוללים לעתים קרובות אחד או יותר מהפרטים הבאים:
-
שם הפרוייקט או תיאור הפרוייקט ("Teams בכנס Ignite 2019")
-
מספר רציף ("גירסה 1", "גירסה 2" וכן הלאה)
-
תאריך ("תכנון לרבעון 3")
חלק מהלקוחות שלנו משתמשים גם בפרטים כגון:
-
שם לקוח
-
מספר אירוע
-
קוד חיוב
בנוסף, אנו מנסים לכלול תמונת צוות – לעתים תמונה משעשעת ולעתים תמונה רצינית – כנקודת ציון חזותית שעוזרת לאנשים לזהות את הצוות ברשימה שלהם. בדומה לשמות, אנו מנסים לייחד את הצוותים, כדי שאף אחד לא ייאלץ להשתמש ברשימת צוותים שכוללת רק סמלים חמודים.
3. סדר מחדש את הצוותים באופן שמתאים לך.
Teams מסדר מחדש את הצוותים שלך בהתבסס על המידע שיש לו לגבי הקשר שלך איתם, כגון תאריך ההוספה שלך אליהם ותדירות השימוש שלך בהם. רובנו מעדיפים לבצע קצת התאמה אישית – לדוגמה, למקם את הצוותים בעדיפות הגבוהה ביותר או הצוותים הפעילים ביותר בחלק העליון של הרשימה – על-ידי בחירה וגרירה של הצוותים לסדר הרצוי.
בנוסף, אנו מסתירים את הצוותים שאיננו משתמשים בהם לעתים קרובות על-ידי בחירת הצוות ולאחר מכן בחירת הסתר. צוותים אלו עשויים להיות צוותים שכוללים מידע שימושי, אך שאיננו צריכים לעיין בהם בתדירות גבוהה. עדיין קל להגיע אליהם. פשוט עבור אל החלק התחתון של רשימת הצוותים ובחר צוותים מוסתרים.
אם לא השתמשנו בצוות כלשהו במשך זמן מה, Teams ינסה לעזור לנו ויידע אותנו שהצוות הוסתר. פעולה זו פשוט מעבירה את הצוות הלא פעיל לרשימה צוותים מוסתרים, יחד עם צוותים אחרים שהסתרנו. אם תרצה להציג צוות כלשהו מהצוותים המוסתרים, פשוט בחר את הצוות ולאחר מכן בחר הצג.
4. הוצא משימוש צוותים שאינך זקוק להם עוד.
חלק ממחזור החיים הטבעי של העבודה ב- Teams הוא להוציא משימוש צוותים שאינם נחוצים עוד. כאשר אנו מסיימים להשתמש באופן פעיל בצוות עבור פרוייקט, תכונה או אירוע מסוימים, אנו מאחסנים אותו בארכיון על-ידי בחירת אחסן בארכיון.
האחסון בארכיון אינו רק מסתיר את הצוות. הצוות עובר למצב לא פעיל מיוחד. כל התוכן עדיין זמין לחיפוש ולעיון, אך לא ניתן לבצע פעולות כגון מענה להודעות. האחסון בארכיון מעביר את הצוותים למקום אחר, אך הם עדיין זמינים לנו. ובעלי הצוותים יכולים להחזיר אותם אם נזדקק להם. גלה כיצד עושים זאת במאמר העברת צוות לארכיון או שחזור צוות.
נושאים קשורים
זקוק לעזרה נוספת?
מעוניין באפשרויות נוספות?
גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.
קהילות עוזרות לך לשאול שאלות ולהשיב עליהן, לתת משוב ולשמוע ממומחים בעלי ידע עשיר.
