מהו צוות ב- Microsoft Teams?

1. לא קיים "מספר נכון" של צוותים.

2. הקדש מחשבה לבחירת שם עבור צוות חדש.

לא משנה אם אתה חבר בצוותים מועטים או רבים, חשוב מאוד ששמות הצוותים יהיו הגיוניים ותיאוריים. שם צוות טוב מאפשר לאנשים להגיע במהירות למקום הנכון, ושם לא ברור גורם לבלבול. גרוע מכך, ייתכן שאנשים אחרים לא ישתמשו בצוות שלך.

מכיוון שקיימים צוותים רבים בסביבה שלנו, אחד הדברים הראשונים שאנו עושים הוא לבחון את הצוותים שכבר קיימים. כך נוכל להימנע מלבחור שם כפול או ליצור צוות בעל שם דומה עד כדי כך שאנשים לא יידעו באיזה צוות עליהם להשתמש (שמות צוותים שדומים מאוד זה לזה מצביעים על כך שאנו בעצם זקוקים לצוות אחד עם כמה ערוצים נפרדים).

כשאנו בוחרים שמות עבור צוותים, אנו כוללים לעתים קרובות אחד או יותר מהפרטים הבאים:

• שם הפרוייקט או תיאור הפרוייקט ("Teams בכנס Ignite 2019")

• מספר רציף ("גירסה 1", "גירסה 2" וכן הלאה)

• תאריך ("תכנון לרבעון 3")

חלק מהלקוחות שלנו משתמשים גם בפרטים כגון:

• שם לקוח

• מספר אירוע

• קוד חיוב

בנוסף, אנו מנסים לכלול תמונת צוות – לעתים תמונה משעשעת ולעתים תמונה רצינית – כנקודת ציון חזותית שעוזרת לאנשים לזהות את הצוות ברשימה שלהם. בדומה לשמות, אנו מנסים לייחד את הצוותים, כדי שאף אחד לא ייאלץ להשתמש ברשימת צוותים שכוללת רק סמלים חמודים.

3. סדר מחדש את הצוותים באופן שמתאים לך.

Teams מסדר מחדש את הצוותים שלך בהתבסס על המידע שיש לו לגבי הקשר שלך איתם, כגון תאריך ההוספה שלך אליהם ותדירות השימוש שלך בהם. רובנו מעדיפים לבצע קצת התאמה אישית – לדוגמה, למקם את הצוותים בעדיפות הגבוהה ביותר או הצוותים הפעילים ביותר בחלק העליון של הרשימה – על-ידי בחירה וגרירה של הצוותים לסדר הרצוי.

בנוסף, אנו מסתירים את הצוותים שאיננו משתמשים בהם לעתים קרובות על-ידי בחירת הצוות ולאחר מכן בחירת הסתר. צוותים אלו עשויים להיות צוותים שכוללים מידע שימושי, אך שאיננו צריכים לעיין בהם בתדירות גבוהה. עדיין קל להגיע אליהם. פשוט עבור אל החלק התחתון של רשימת הצוותים ובחר צוותים מוסתרים.

אם לא השתמשנו בצוות כלשהו במשך זמן מה, Teams ינסה לעזור לנו ויידע אותנו שהצוות הוסתר. פעולה זו פשוט מעבירה את הצוות הלא פעיל לרשימה צוותים מוסתרים, יחד עם צוותים אחרים שהסתרנו. אם תרצה להציג צוות כלשהו מהצוותים המוסתרים, פשוט בחר את הצוות ולאחר מכן בחר הצג.

אינך בטוח כיצד לארגן את הצוותים שלך? צפה בסרטון זה כדי להתחיל בעבודה.

4. הוצא משימוש צוותים שאינך זקוק להם עוד.

חלק ממחזור החיים הטבעי של העבודה ב- Teams הוא להוציא משימוש צוותים שאינם נחוצים עוד. כאשר אנו מסיימים להשתמש באופן פעיל בצוות עבור פרוייקט, תכונה או אירוע מסוימים, אנו מאחסנים אותו בארכיון על-ידי בחירת אחסן בארכיון.

האחסון בארכיון אינו רק מסתיר את הצוות. הצוות עובר למצב לא פעיל מיוחד. כל התוכן עדיין זמין לחיפוש ולעיון, אך לא ניתן לבצע פעולות כגון מענה להודעות. האחסון בארכיון מעביר את הצוותים למקום אחר, אך הם עדיין זמינים לנו. ובעלי הצוותים יכולים להחזיר אותם אם נזדקק להם. גלה כיצד עושים זאת במאמר העברת צוות לארכיון או שחזור צוות.

הבא: כל מה שרצית לדעת לגבי ערוצים

נושאים קשורים

יצירת צוות מאפס

יצירת צוות מצוות קיים

יצירת צוות מקבוצה קיימת

יצירת צוות מתבנית

ניהול הגדרות צוות והרשאות