היכרות עם אובייקטי מסד נתונים

טבלאות

Access מארגן את המידע שלך בטבלאות: רשימות של שורות ועמודות שמזכירות לוח של רואה חשבון או גיליון אלקטרוני. כל טבלה מאחסן מידע אודות נושא ספציפי, כך שרוב מסדי הנתונים כוללים יותר מטבלה אחת.

כל שורה בטבלה נקראת רשומה, וכל עמודה נקראת שדה. רשומה מכילה את כל המידע הספציפי עבור ישות מסוימת, כגון לקוח או הזמנה. שדה הוא פריט מידע יחיד אודות ישות זו. בטבלה Products, לדוגמה, כל שורה או רשומה מכילה מידע אודות מוצר אחד. כל עמודה או שדה מכילים סוג מסוים של מידע אודות מוצר זה, כגון שמו או המחיר שלו. אם אינך מכיר אותם עדיין, למד את היסודות של מסדי נתונים.

שאילתות

במסד נתונים מתוכנן היטב, הנתונים שברצונך להציג באמצעות טופס או דוח ממוקמים בדרך כלל בטבלאות מרובות. השתמש בשאילתה כדי למשוך מידע זה מטבלאות שונות ולרכיב אותו להצגה בטופס או בדוח.

שאילתה יכולה להיות בקשה לתוצאות נתונים ממסד הנתונים שלך, או שניתן להשתמש בה לביצוע פעולה בנתונים, או שניהם. השתמש בשאילתות כדי לקבל תשובות לשאלות פשוטות, לבצע חישובים באמצעות נתונים, לשלב נתונים מטבלאות שונות ולהוסיף, לשנות או למחוק נתונים ממסד נתונים.

קיימים סוגים רבים של שאילתות, אך שני הסוגים הבסיסיים הם:

טפסים

Forms הם כמו אירועי תצוגה בחנויות - הם מקלים עליך להציג או להגיע אל פריטי מסד הנתונים הרצויים. בדומה לטפסי נייר, טפסי Access הם אובייקטים ששבהם אתה או משתמשים אחרים יכולים להוסיף, לערוך או להציג את הנתונים המאוחסנים במסד הנתונים השולחני של Access. חשוב לעצב את הטופס שלך מתוך התחשבות בשימוש. לדוגמה, אם היא מיועדת למשתמשים מרובים, טופס מעוצב היטב עוזר להפוך את הזנת הנתונים למדויקת, מהירה ויעילה.

דוחות

דוחות מציעים דרך להציג, לעצב ולסכם מידע ממסד הנתונים של Access. לדוגמה, צור דוח פשוט של מספרי טלפון עבור כל אנשי הקשר שלך או דוח סיכום לגבי סך המכירות באזורים שונים ובתקופות זמן שונות.

דוחות שימושיים כאשר ברצונך להציג את המידע במסד הנתונים שלך ל:

• הצגה או הפצה של סיכום נתונים.

• שליחת תמונות של הנתונים לארכיון.

• מתן פרטים אודות רשומות בודדות.

• יצירת תוויות.

פקודות מאקרו

מאקרו הוא כלי המאפשר לך להפוך משימות לאוטומטיות ולהוסיף פונקציונליות לטפסים, לדוחות ולפקדים שלך. לדוגמה, אם תוסיף לחצן פקודה לטופס ותשייך את האירוע OnClick של הלחצן למאקרו, הוא יבצע פקודה בכל פעם שהלחצן ילחץ.

Access מספק סביבת עיצוב שסייעה לך ליצור פקודות מאקרו. למעשה, אתה משתמש בשפת תיכנות פשוטה יותר כדי לבנות רשימת פעולות לביצוע. פעולות מסוימות דורשות מידע נוסף, כגון השדה שבו יש להציג מילוי. סביבת העיצוב מקלה עליך ליצור פקודות מאקרו, כאשר אתה בוחר מתוך רשימות של פעולות וממלא מידע.

פקודות מאקרו משמשות להפיכת סידרת פעולות לאוטומטית, לביצוע שינויים בנתונים במסד נתונים ועוד. באמצעות תצוגת העיצוב, פקודות מאקרו מספקות קבוצת משנה של הפקודות הזמינות ב- Visual Basic for Applications (VBA). רוב האנשים מגלים שיהיה קל יותר לבנות מאקרו כדי להוסיף פונקציונליות לטפסים, לדוחות ולפקדים מאשר לכתוב קוד VBA, אך ניתן תמיד להמיר את פקודות המאקרו ל- VBA מתוך תצוגת העיצוב.

נניח שברצונך לפתוח דוח ישירות מתוך אחד הטפסים שלך להזנת נתונים. הוסף לחצן לטופס ולאחר מכן צור מאקרו שפותח את הדוח. המאקרו עשוי להיות מאקרו עצמאי (אובייקט נפרד במסד הנתונים), אשר מאוגד לאירוע OnClick של הלחצן, או שהוא עשוי להיות מוטבע ישירות באירוע OnClick של הלחצן עצמו. בכל מקרה, בעת לחיצה על הלחצן, המאקרו מופעל ופותח את הדוח.

מודולים

מודולים הם קוד VBA שאתה כותב כדי להפוך משימות ביישום לאוטומטיות ולבצע פונקציות קצה גבוהות יותר. אתה כותב מודולים בשפת התיכנות של VBA. מודול הוא אוסף של הצהרות, הצהרות ונהלים המאוחסנים יחד כיחידות.