Excel מאפשר לך להגן על עבודתך, כדי למנוע ממשתמשים לפתוח חוברת עבודה ללא סיסמה, להעניק גישת קריאה בלבד לחוברת עבודה ואפילו רק להגן על גליון עבודה כדי שלא תמחק בטעות נוסחאות כלשהן. בנושא זה נעסוק בדרכים השונות שבהן תוכל להשתמש באפשרויות העיקריות להגנה על קבצי ה- Excel שלך ולהפצתם.
אזהרה:
-
אם תשכח או תאבד את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה עבורך.
-
אין להניח כי רק משום שאתה מגן על חוברת עבודה או על גליון עבודה באמצעות סיסמה שהם מאובטחים - עליך לחשוב תמיד פעמיים לפני הפצת חוברות עבודה של Excel שעשויות להכיל מידע אישי רגיש כגון מספרי כרטיסי אשראי, מספר תעודת זהות וזיהוי עובדים, כדי להוסיף שם לכמה מהם.
-
הגנה ברמת גליון העבודה לא נועדה להיות תכונת אבטחה. היא פשוט מונעת מהמשתמשים לשנות תאים נעולים בגליון העבודה.
להלן האפשרויות השונות הקיימות להגנה על נתוני ה- Excel שלך:
-
ברמת הקובץ: אפשרות זו מתייחסת ליכולת לנעול את קובץ ה- Excel על-ידי ציון סיסמה כך שמשתמשים לא יכולים לפתוח את הקובץ או לשנות אותו. יש לך חמש אפשרויות כאן:
-
הצפנת קובץ: כאשר אתה בוחר באפשרות זו, עליך לציין סיסמה ולנעול את קובץ ה- Excel. פעולה זו מונעת ממשתמשים אחרים לפתוח את הקובץ. לקבלת מידע נוסף, ראה הגנה על קובץ Excel.
-
הגדרת סיסמה לפתיחה או לשינוי של קובץ: עליך לציין סיסמה כדי לפתוח או לשנות קובץ. השתמש באפשרות זו כאשר עליך להעניק למשתמשים שונים גישת קריאה בלבד או גישת עריכה. לקבלת מידע נוסף, ראה הגנה על קובץ Excel.
-
סמן כסופי: השתמש באפשרות זו אם ברצונך לסמן את קובץ ה- Excel כגירסה הסופית ולמנוע ממשתמשים אחרים לערוך שינויים נוספים. לקבלת מידע נוסף, ראה הגנה על מסמך באמצעות סיסמה.
-
הגבל גישה: אם בארגון שלך הוגדרו הרשאות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM), תוכל להחיל אחת מהרשאות ה- IRM הזמינות על המסמך שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה הגנה על מסמך באמצעות סיסמה.
-
חתימה דיגיטלית: ניתן להוסיף חתימות דיגיטליות לקובץ Excel. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספה או הסרה של חתימה דיגיטלית עבור קבצי Microsoft 365.
הערה: כדי להוסיף חתימה דיגיטלית, נדרש אישור חוקי מרשות אישורים (CA).
-
-
ברמת חוברת העבודה: ניתן לנעול את המבנה של חוברת העבודה על-ידי ציון סיסמה. נעילת המבנה של חוברת העבודה מונעת הוספה, העברה, מחיקה, הסתרה ושינוי שם של גליונות עבודה על-ידי משתמשים אחרים. לקבלת מידע נוסף בנושא הגנה על חוברות עבודה, ראה הגנה על חוברת עבודה.
-
ברמת גליון העבודה: בעזרת הגנה על גליונות, תוכל לקבוע כיצד משתמש יכול לעבוד בתוך גליונות עבודה. ניתן לציין מה בדיוק יכול המשתמש לעשות בתוך גיליון, ובאופן זה להבטיח שאף אחד מהנתונים החשובים המופיעים בגליון העבודה אינו מושפע. לדוגמה, ייתכן שתרצה להעניק למשתמש אפשרות להוספה של שורות ועמודות בלבד, או לבצע מיון ולהשתמש ב'סינון אוטומטי' בלבד. עם הפעלת ההגנה על הגליון, תוכל להגן על רכיבים אחרים, כגון תאים, טווחים, נוסחאות ופקדי ActiveX או פקדי טופס. לקבלת מידע נוסף בנושא הגנה על גליונות עבודה, ראה הגנה על גליון עבודה.
באיזו רמת הגנה עליי להשתמש?
-
כדי לקבוע את רמת הגישה שמשתמשים צריכים לקבל עבור קובץ Excel, השתמש בהגנה ברמת הקובץ. נניח שהזנת דוח מצב שבועי של חברי הצוות שלך בקובץ Excel. אינך מעוניין שמישהו מחוץ לצוות יוכל לפתוח את הקובץ. שתי אפשרויות עומדות לרשותך:
-
אם אינך מעוניין שאחרים יפתחו את הקובץ שלך: באפשרותך להצפין את קובץ Excel, שהוא השיטה הנפוצה ביותר בשימוש. משמעות הדבר היא בעצם שאתה נועל אותה באמצעות סיסמה ואף אחד מלבדך לא יכול לפתוח אותה.
-
אם ברצונך להפוך גישת קריאה בלבד או גישת עריכה לזמינה למשתמשים שונים: ייתכן שתרצה שלמנהלים בצוות שלך תהיה אפשרות לערוך את דוח המצב השבועי, אך לחברי הצוות צריכה להיות גישה לקריאה בלבד. באפשרותך להגן על קובץ Excel על-ידי ציון שתי סיסמאות: אחת לפתיחה והסיסמאות האחרות לשינוי. מאוחר יותר תוכל לשתף את הסיסמאות המתאימות עם הצוות בהתאם לגישה שיש להוסיף להם.
-
-
כדי לקבוע כיצד משתמשים יעבדו עם גליונות עבודה בתוך מבנה חוברת העבודה, השתמש בהגנה ברמת חוברת העבודה. נניח שחוברת העבודה הכוללת את דוח המצב מכילה גליונות עבודה מרובים, וכל גליון עבודה נקרא על שמו של חבר צוות. מומלץ לוודא שכל חבר צוות יוכל להוסיף נתונים לגליון העבודה שלו, אך לא יוכל לשנות את גליונות העבודה האחרים בחוברת העבודה, בין שמדובר בהוספה של גליון עבודה חדש, או בהעברה של גליונות עבודה בתוך חוברת העבודה.
-
כדי לשלוט באופן שבו המשתמשים אמורים לעבוד בתוך גליון עבודה בודד, השתמש בהגנה ברמת גליון העבודה. נניח שכל גליון עבודה בחוברת העבודה שלך, הכוללת את דוח המצב, מכיל נתונים שהנם משותפים לכל גליונות העבודה, למשל שורות כותרת או פריסת דוח ספציפית, ואינך רוצה שכל אחד יוכל לשנות זאת. על-ידי הגנה על גליון העבודה, תוכל לציין שהמשתמשים יוכלו לבצע פונקציות ספציפיות בלבד בגיליון. לדוגמה, ניתן לאפשר למשתמשים להזין נתונים, אך למנוע מהם את היכולת למחוק שורות או עמודות, או רק להוסיף היפר-קישורים או למיין נתונים.
ניתן להשתמש ברמת הגנה אחת או יותר עבור הנתונים שלך ב- Excel בהתאם לצרכים שלך או לצרכי הארגון שלך. ניתן לבחור להשתמש בכל האפשרויות הזמינות או בשילוב של אפשרויות - הדבר תלוי לגמרי ברמת האבטחה הרצויה עבור הנתונים שלך ב- Excel. לדוגמה, אתה עשוי לבחור להצפין קובץ Excel משותף ולהפעיל הגנה על חוברת עבודה וגליון עבודה, תוך שימוש בהגנה על גליון עבודה בלבד בחוברת עבודה אישית, רק כדי לא למחוק בטעות נוסחאות.
זקוק לעזרה נוספת?
תוכל תמיד לשאול מומחה ב- Excel Tech Community או לקבל תמיכה בקהילת Answers.
