Vous cherchez à créer automatiquement un organigramme Visio détaillé et soigné à partir d’un classeur Excel ? Vous pouvez y parvenir en utilisant les modèles du visualiseur de données. Chaque modèle est associé à un classeur Excel qui permet de convertir les données de processus en organigramme dans Visio. Vous pouvez également utiliser votre propre modèle Excel, mapper des données Excel à des formes dans l’Assistant Créer un diagramme à partir des données et créer automatiquement le diagramme. Vous pouvez même ajouter des colonnes de données dans Excel afin de les convertir en données de forme Visio.
Visio prend également en charge la synchronisation bidirectionnelle entre le diagramme Visio et le classeur Excel. Vous pouvez d’une part créer l’organigramme en modifiant des données dans Excel et en actualisant le diagramme dans Visio, et d’autre part apporter des modifications au diagramme Visio, puis mettre à jour les données Excel à partir du diagramme.
La possibilité d’utiliser les modèles du visualiseur de données est disponible uniquement avec Visio Plan 2. Si vous ne savez pas quelle version de Visio vous utilisez, sélectionnez Fichier > Compte > À propos de Visio. Consultez Visio Plan 2 pour en savoir plus sur la version d’abonnement de Visio.
Si vous ne voyez pas les modèles du Visualiseur de données ou si vous avez d’autres questions concernant la prise en main, visitez la page FAQ du visualiseur de données.
Remarque : Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez disposer d’un abonnement Microsoft 365. Si vous êtes abonné Microsoft 365, vérifiez que vous disposez de la dernière version d’Office. Si vous êtes un informaticien gérant le processus de mise à jour de Microsoft 365, consultez la page des publications des canaux de mise à jour du client pour en savoir plus sur les mises à jour fournies par canal.
Contenu de cet article
Créer un diagramme du visualiseur de données
Avant de commencer
Rassemblez vos idées et retravaillez-les sous forme de brouillon, sur papier ou via la saisie manuscrite. Cette ébauche peut vous aider à gagner du temps et à vous simplifier les étapes suivantes.
Pour créer un diagramme du visualiseur de données, vous pouvez travailler simultanément dans Excel et Visio. Travailler dans deux fenêtres peut vous paraître plus simple sur un appareil Windows ou dans un environnement multi-écran. De plus, vous pouvez comparer le travail que vous avez effectué dans Excel et Visio afin de confirmer que vous êtes sur le bon chemin.
Recommandé Regardez cette vidéo de Microsoft Office pour découvrir cette fonctionnalité : Visualiseur de données : démonstration.
Étape 1 : choisir un modèle du visualiseur de données
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Ouvrez Visio ou sélectionnez Fichier > Nouveau si vous modifiez un diagramme.
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Sélectionnez MODÈLES.
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Sélectionnez Diagramme de flux.
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Sélectionnez Diagramme de flux de base - Visualiseur de données, Diagramme de flux fonctionnel croisé - Visualiseur de données ou Diagramme d’audit - Visualiseur de données.
Un modèle de Visualiseur de données affiche une icône Excel dans l’angle supérieur gauche.
Pour plus d’informations sur les diagrammes de flux et leurs formes, voir Créer un diagramme de flux simple et Créer un diagramme de flux fonctionnel croisé.
Étape 2 : créer un classeur Excel
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Dans l’aperçu du modèle, sélectionnez Modèle de données Excel.
Remarque Si vous voulez utiliser les modèles Excel présentés dans cet article à titre de référence, vous pouvez les télécharger à partir des liens suivants :
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Sélectionnez Fichier > Enregistrer. Spécifiez un ordinateur, un serveur réseau ou une bibliothèque de documents SharePoint. Entrez un nom de fichier, puis sélectionnez Enregistrer.
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Pour ajouter une nouvelle feuille de calcul, au bas de la fenêtre du classeur, sélectionnez Nouvelle feuille
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Créez un tableau Excel. Pour plus d’informations sur l’utilisation des tableaux Excel, voir Présentation des tableaux Excel, Création ou suppression d’un tableau Excel et Redimensionner un tableau en ajoutant ou en supprimant des lignes et des colonnes.
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Ajoutez des colonnes et des lignes au tableau, lesquelles serviront à créer le diagramme Visio. Il existe des exigences spécifiques pour les en-têtes et valeurs des colonnes des tableaux Excel. Utilisez la section Comment les colonnes Excel interagissent avec des composants de diagramme de flux Visio ? en tant que guide graphique.
Étape 3 : ajouter des données de forme supplémentaires au tableau Excel (facultatif)
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Examinez l’onglet Diagramme de processus du modèle Excel. Les colonnes du tableau Excel sont colorées en bleu et en vert. La couleur donne un indice visuel permettant de différencier les colonnes.
Les colonnes bleues servent à créer le diagramme de flux dans le diagramme Visio. Toutes les colonnes sont également ajoutées en tant que données de forme.
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Pour ajouter des données de forme supplémentaires, ajoutez une ou plusieurs colonnes à votre tableau Excel.
Les colonnes vertes signalent des données de forme supplémentaires que vous pouvez ajouter à chaque forme. Vous pouvez ajouter le nombre de colonnes supplémentaires que vous souhaitez. Par défaut, ces données ne sont pas visibles dans le diagramme, sauf si vous ajoutez des graphiques de données. Pour afficher les données de forme dans le diagramme Visio, sélectionnez Données > Fenêtre Données de forme. Pour plus d’informations sur les données de forme et les graphiques de données, voir Ajouter des données à des formes et Vue d’ensemble : graphiques de données.
Étape 4 : créer un diagramme Visio avec l’Assistant
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Revenez à Visio. Dans l’aperçu du modèle, sélectionnez votre unité de mesure, puis sélectionnez Créer.
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Dans la première page de l’Assistant Créer un diagramme à partir des données, procédez comme suit :
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Sous Quel diagramme voulez-vous créer à partir de données, sélectionnez un modèle : Diagramme de flux de base, Organigramme fonctionnel croisé (horizontal) ou Diagramme de flux fonctionnel croisé (vertical) .
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Sous Sélectionnez un classeur Excel, sélectionnez un classeur à partir de la liste des classeurs utilisés récemment, ou sélectionnez Parcourir pour rechercher le classeur que vous avez créé au cours de l’étape 2.
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Sous Sélectionnez un tableau ou une plage personnalisée dans le classeur, sélectionnez le tableau contenant vos données de processus Excel.
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Sélectionnez Terminer. Cette action a pour effet d’accepter toutes les valeurs par défaut que Visio remplit dans les autres pages de l’Assistant.
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Le diagramme est ensuite automatiquement créé à l’intérieur d’un conteneur. Des pages Visio supplémentaires sont ajoutées en fonction de la taille du diagramme de processus.
Étape 5 : enregistrer le diagramme Visio
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Sélectionnez Fichier > Enregistrer, recherchez un emplacement, entrez un nom de fichier, puis sélectionnez Enregistrer.
Nous vous conseillons de conserver les fichiers Excel et Visio dans le même emplacement, car ils vont de pair.
Étape 6 : synchroniser les données et le diagramme
Après avoir créé un diagramme avec le visualiseur de données, vous souhaiterez peut-être y apporter des modifications. Visio prend en charge la synchronisation bidirectionnelle entre les données sources et le diagramme.
Conseil Gardez les deux fichiers synchronisés et à jour après avoir terminé de travailler sur l’un d’entre eux. Lorsque vous modifiez les données dans Excel, actualisez le diagramme ; lorsque vous modifiez le contenu du diagramme, mettez à jour les données Excel.
Pour modifier les données dans Excel et actualiser le diagramme
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Apportez des modifications aux données sources dans le tableau Excel. Vous pouvez ajouter, mettre à jour ou supprimer des lignes.
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Enregistrez le classeur Excel.
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Dans Visio, cliquez dans le conteneur de diagramme pour activer l’onglet Création - Outils de données dans le ruban, puis sélectionnez Actualiser le diagramme.
Les modifications que vous apportez au classeur Excel s’affichent ensuite dans le diagramme Visio. Tenez compte des éléments suivants :
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Si vous avez apporté des modifications au diagramme pouvant être perdues suite à l’actualisation, Visio affiche une boîte de dialogue Conflit d’actualisation du diagramme.
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L’actualisation a pour effet de modifier uniquement les formes et les connexions au sein du conteneur.
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Les modifications que vous apportez au niveau de la mise en forme des connecteurs ou des formes situés à l’intérieur du conteneur sont conservées.
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Faites en sorte de garder toutes les formes de diagramme et les lignes de connexion dans les limites du conteneur. Tout autre objet dans la page se trouvant en dehors du conteneur n’est pas affecté. Pour plus d’informations sur les conteneurs, voir Clarifier la structure des diagrammes à l’aide de conteneurs et de listes.
Pour modifier le contenu du diagramme et mettre à jour les données dans Excel
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Apportez les modifications au diagramme Visio. Vous pouvez ajouter, mettre à jour ou supprimer des modifications et des connecteurs.
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Si le classeur Excel se trouve sur un ordinateur de bureau ou un serveur de fichiers réseau, vérifiez qu’il a été enregistré et qu’il est fermé.
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Cliquez dans le conteneur de diagramme pour activer l’onglet Création - Outils de données dans le ruban, puis sélectionnez Mettre à jour les données sources.
Les modifications que vous avez apportées dans le diagramme Visio sont mises à jour dans le classeur Excel. Si des données risquent d’être perdues dans Excel, Visio affiche la boîte de dialogue Conflit de mise à jour des données. Pour éviter tout problème, utilisez les recommandations suivantes :
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Enregistrez une sauvegarde des données Excel avant de remplacer les modifications.
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Dans le classeur Excel, utilisez un tableau Excel en tant que source de données plutôt qu’une plage personnalisée. Après avoir sélectionné Remplacer dans la boîte de dialogue Mettre à jour les données sources, Visio convertit la plage personnalisée en tableau Excel.
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N’utilisez pas de formules dans la source de données Excel. Après avoir sélectionné Remplacer dans la boîte de dialogue Mettre à jour les données sources, Visio convertit la formule en résultat de formule.
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Vous avez créé le diagramme à l’aide de l’option suivante dans l’Assistant Créer un diagramme à partir des données, où des colonnes de données sont mappées à des fonctions et phases : Mappage > Autres options > Conservez l’ordre des valeurs de colonne de vos données pour créer > sélectionnez Fonction ou Couloir ou sélectionnez Phase ou Barre de planning. Dans ce cas, Visio nécessite une colonne supplémentaire dans vos données pour représenter la connexion entre les formes. Après avoir sélectionné Remplacer dans la boîte de dialogue Mettre à jour les données sources, la colonne supplémentaire est ajoutée.
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Vous avez créé un diagramme de flux fonctionnel croisé avec les couloirs et phases en respectant l’ordre des valeurs de données dans Excel. Vous avez créé le diagramme à l’aide de l’option suivante dans l’Assistant Créer un diagramme à partir des données, où des colonnes de données sont connectées à des activités et étapes de processus : Mappage > Indiquez comment vous voulez connecter les étapes de processus/activités > Connecter de manière séquentielle. Dans ce cas, Visio nécessite une colonne supplémentaire dans vos données pour représenter la connexion entre les formes. Si vous modifiez l’ordre des couloirs ou des phases dans le diagramme, l’ordre est également modifié dans la source de données. Après avoir sélectionné Remplacer dans la boîte de dialogue Mettre à jour les données sources, les couloirs et phases dans le diagramme ne suivent plus l’ordre des données du classeur Excel.
Étape 7 : personnaliser l’interaction entre le tableau Excel et le diagramme Visio (facultatif)
Parfois, vous souhaiterez peut-être personnaliser la création de vos diagrammes du visualiseur de données. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser différentes formes afin de respecter des normes en vigueur au sein de votre organisation ou pour effectuer un mappage vers différents noms de colonnes dans le tableau Excel.
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Lorsque vous sélectionnez Créer et démarrez l’Assistant Créer un diagramme à partir des données, puis que vous entrez des valeurs dans la première page (cf. l’étape 4), sélectionnez Suivant ou Précédent pour afficher chaque page de l’Assistant.
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Sélectionnez Aide (?) pour obtenir davantage d’informations sur la manière dont vous pouvez personnaliser chaque option dans la page. Pour plus d’informations, voir Utiliser l’Assistant Créer un diagramme à partir des données.
Comment les colonnes Excel interagissent avec des composants de diagramme de flux Visio ?
Utilisez la procédure pas à pas de l’image suivante pour comprendre comment chaque colonne Excel est utilisée pour créer l’organigramme Visio.
Notez qu’une série d’onglets (« ID », « Description », « ID suivant », etc.) est utilisée ci-dessous pour illustrer les différentes colonnes d’une table Excel. Cliquez sur un nom d’onglet pour afficher l’illustration de cette colonne.
ID d’étape de processus Nombre qui identifie chaque forme faisant partie du diagramme de flux. Cette colonne est requise, et chaque valeur du tableau Excel doit être unique et non vide. Cette valeur n’apparaît pas dans le diagramme de flux.
Description de l’étape de processus Texte ajouté à chaque forme faisant partie du diagramme de flux.
ID de l’étape suivante ID d’étape de processus de la forme suivante dans la séquence. Une forme de branchement comporte deux étapes suivantes et est représentée par des nombres séparés par des virgules, tels que 4,5. Vous pouvez avoir plus de deux étapes suivantes.
Étiquette du connecteur Pour les formes d’embranchement, les étiquettes des connecteurs sont représentées par du texte séparé par une virgule, par exemple, Oui,Non. Dans l’exemple, Oui correspond à 4 et Non correspond à 5.
Type de forme Type de forme que vous voulez représenter dans le diagramme Visio, par exemple, Processus ou Décision. Microsoft vous recommande d’utiliser les listes déroulantes pour la validation de vos choix.
Fonction et phase Fonction (ou couloir) et phase (ou chronologie) à laquelle chaque forme appartient. Cette colonne s’applique uniquement à un diagramme de flux fonctionnel croisé et est ignorée par un diagramme de flux de base.
Utiliser d’autres gabarits pour créer un diagramme de Visualiseur de données
En plus d’utiliser les modèles visualiseur de données, vous pouvez également utiliser des gabarits à partir d’autres modèles lorsque vous créez un diagramme du visualiseur de données. Par exemple, créez des diagrammes de processus pour les transactions financières ou la gestion des stocks. Il existe d’autres gabarits orientés processus, notamment les modèles Formes de base BPMN et Objets du flux de travail. Vous pouvez même ajouter des formes personnalisées à l’aide du gabarit Mes formes. Pour plus d’informations, voir Créer, enregistrer et partager des gabarits personnalisés.
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Ouvrez un diagramme du visualiseur de données (un diagramme de flux simple ou un diagramme de flux fonctionnel croisé) que vous avez déjà créé.
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Sélectionnez Créer pour entrer dans l’Assistant Créer un diagramme à partir des données. Après avoir entré des valeurs dans la première page, sélectionnez Suivant jusqu’à ce que la page Mappage de forme s’affiche dans l’Assistant.
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Ajoutez un ou plusieurs gabarits à l’aide de l’option Autres formes.
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Sélectionnez une forme et mappez-la aux valeurs de données de votre colonne Type de forme en la faisant glisser.
Créer et lier des diagrammes de sous-processus
Actuellement, la fonctionnalité Visualiseur de données ne prend pas en charge la création de sous-processus à partir d’un tableau Excel unique. Toutefois, vous pouvez créer plusieurs diagrammes à l’aide de tables différentes dans un fichier Visio, puis lier des formes comme solution alternative.
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Dans l’application de bureau Visio, sélectionnez un modèle Visualiseur de données, puis sélectionnez le lien Modèle de données Excel pour ouvrir Excel. Sélectionnez ensuite Créer pour ouvrir le modèle Visualiseur de données Visio.
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Utilisez le modèle de données Excel pour créer des tableaux pour vos processus et sous-processus. Placez le tableau de chaque sous-processus dans une feuille différente, puis enregistrez le fichier Excel.
Par exemple, Feuille 1 : Processus principal, Feuille 2 : Sous-processus1, Feuille 3 : Sous-processus2.
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Revenez à l’application de bureau Visio et utilisez l’Assistant pour importer la table Processus principal dans la page 1 de votre canevas Visio.
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Sous le canevas, sélectionnez l’icône + pour créer une page 2. Sous l’onglet Données, sélectionnez Créer pour lancer à nouveau l’Assistant Importation. Choisissez d’importer des données à partir de la feuille suivante dans le classeur Excel et effectuez les étapes de l’Assistant.
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Continuez à créer des pages dans Visio et à utiliser l’Assistant pour chacune des tables de données de sous-processus que vous avez créées.
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Enfin, sélectionnez la page avec le diagramme de processus principal et cliquez avec le bouton droit sur une forme pour créer un lien vers un sous-processus. Sélectionnez Lien hypertexte et liez-le à n’importe quelle forme sur l’un des diagrammes de sous-processus.
Appliquer des graphiques de données à votre diagramme
Vous pouvez améliorer votre diagramme en ajoutant des graphiques de données, ce qui vous permet de visualiser les données de forme sur le diagramme. En effet, vous pouvez transformer votre diagramme en tableau de bord de processus dans lequel les graphiques de données affichent des informations d’indicateur de performance clé (KPI) à l’aide d’icônes graphiques de données basées sur vos données de forme.
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Ouvrez le diagramme du visualiseur de données.
Sélectionnez le conteneur pour lequel vous souhaitez appliquer des graphiques de données.
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Sélectionnez Données > Champs de graphiques de données.
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Sélectionnez les champs de graphiques de données à ajouter à votre diagramme.
Les graphiques de données sont appliqués à l’intégralité du diagramme. Si vous souhaitez masquer les graphiques de données pour certaines formes, n’entrez aucune valeur dans les colonnes de données correspondant à ces lignes dans le classeur Excel.
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Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des options supplémentaires dans l’onglet Données. Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble : graphiques de données.
Gérer le classeur Excel lié au diagramme
Parfois, vous devrez peut-être ressocier ou mettre à jour le classeur Excel associé. Vous pouvez le faire facilement à partir de Visio.
Ressocier le classeur Excel avec le diagramme Visio
Si le classeur Excel lié à un diagramme du visualiseur de données est renommé ou déplacé vers un autre emplacement, le lien entre le diagramme Visio et le classeur Excel est rompu. Ce problème peut également se produire si vous renommez le tableau Excel.
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Sélectionnez le conteneur pour le diagramme du visualiseur de données. Cela active l’onglet Création des outils de données dans le ruban.
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Sélectionnez Data Tools Design > Relink Source Data.
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Accédez au classeur Excel renommé ou déplacé.
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Sélectionnez un tableau ou une plage personnalisée dans le classeur.
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Pour corriger le lien rompu, sélectionnez Relink.
Lorsque vous essayez d’actualiser le diagramme ou de mettre à jour les données sources et que le lien est rompu, Visio vous invite également à rétablir le lien.
Important Ne modifiez pas les noms des colonnes dans le tableau Excel lié au diagramme. Sinon, l’opération de relinkage échoue.
Ouvrir le classeur Excel lié au diagramme
Vous pouvez modifier le contenu lié dans Excel directement à partir de Visio. Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter beaucoup de contenu et faciliter la modification des données dans une feuille de calcul.
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Dans Visio, sélectionnez le conteneur pour le diagramme du visualiseur de données. Cela active l’onglet Création des outils de données dans le ruban.
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Sélectionnez Conception d’outils de données > données open source.
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Apportez vos modifications dans Excel, puis enregistrez et fermez le classeur.
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Pour afficher les modifications apportées au diagramme, sélectionnez Conception des outils de données > Diagramme d’actualisation.
Étapes suivantes
Voici quelques tâches que vous souhaiterez peut-être effectuer après avoir créé un diagramme du visualiseur de données.
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Thèmes Dans Visio, un thème est un ensemble de couleurs et d’effets que vous pouvez appliquer en un seul clic à un dessin. Les thèmes constituent un moyen rapide de donner un aspect professionnel à vos dessins. Pour plus d’informations, voir Appliquer un aspect professionnel à vos dessins avec des thèmes.
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Disposition Visio dispose de repères manuels et d’outils automatiques permettant de s’assurer que les formes de votre diagramme sont alignées et espacées correctement. Cela vous permet de créer des dessins aussi clairs que possible et de leur donner un aspect organisé. Pour plus d’informations, voir Aligner et positionner des formes dans un diagramme.
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Exporter Exportez un diagramme du visualiseur de données et le classeur Excel associé vers un package de modèle Visio (.vtpx). Un package de modèle Visio enregistre les paramètres, les gabarits et les données du diagramme afin que d’autres personnes puissent les utiliser comme point de départ rapide pour créer leur propre diagramme de visualiseur de données. D’autres utilisateurs peuvent installer le package de modèle sur leur ordinateur. Pour plus d’informations, voir Exporter et installer un package de modèle du visualiseur de données.
