Gérer vos tâches à partir de listes de tâches de boucle et de notes collaboratives dans le Planificateur et To Do
Les listes de tâches, comme tout autre composant de boucle, sont des éléments de contenu portables qui restent synchronisés dans tous les endroits où ils sont partagés. En plus d’être portables, ces tâches sont également synchronisées avec le Planificateur et To Do, ce qui permet aux utilisateurs de gérer leurs tâches à partir des applications de leur choix. Voici quelques-unes des façons dont les listes de tâches peuvent être créées aujourd’hui. À l’avenir, d’autres points d’entrée seront ajoutés, mais le comportement devrait rester le même.
Ajouter une liste de tâches dans Loop App
Les espaces de travail de boucle vous aident à rassembler tout ce dont vous avez besoin pour votre projet, y compris les tâches. Dans une page Boucle, vous pouvez taper « / » pour insérer une liste de tâches et ajouter d’autres tâches en sélectionnant « Ajouter une tâche ». Chaque tâche peut être attribuée à un utilisateur en mentionnant/sélectionnant simplement le nom de l’utilisateur. Vous pouvez transformer votre liste de tâches en un composant Boucle afin de pouvoir la partager sur Microsoft 365 à l’aide d’une conversation dans Teams, Outlook ou même dans des applications telles que tableau blanc et Word sur le web. À mesure que des tâches sont ajoutées ou terminées, les mises à jour restent synchronisées sur tous les emplacements où la liste de tâches a été partagée, quel que soit l’emplacement où les modifications sont effectuées. Vous serez en mesure de travailler sur ces tâches dans Planificateur Microsoft et partout où vous pouvez accéder à vos plans du Planificateur (par exemple, Tâches dans Teams) ou à vos tâches (par exemple, To Do).
Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’application Loop, consultez Prise en main de Microsoft Loop
Remarque : L’application de boucle est désormais disponible pour les utilisateurs en préversion.
Ajouter une liste de tâches dans les e-mails Outlook ou les conversations Teams
Les composants de boucle de liste de tâches sont également disponibles sur les hubs de communication tels qu’Outlook et Teams. Dans l’onglet « Insérer » de votre nouvel e-mail, vous verrez une option « Composants de boucle » qui comporte plusieurs options. Choisissez l’option « Liste des tâches » pour créer une liste de tâches dans le corps de l’e-mail. Vous pouvez ajouter de nouvelles tâches à cette liste de tâches, y affecter des utilisateurs et ajouter les dates d’échéance correspondant à chaque tâche. Chaque utilisateur auquel une tâche est affectée sera automatiquement ajouté à la liste « À » de l’e-mail.
Vous pouvez également créer une liste de tâches dans la conversation Teams, en cliquant sur l’icône Boucle et en choisissant « Liste des tâches ».
À mesure que des tâches sont ajoutées ou terminées, les mises à jour restent synchronisées sur tous les emplacements où la liste de tâches a été partagée, quel que soit l’emplacement où les modifications sont effectuées. Vous serez en mesure de travailler sur ces tâches dans Planificateur Microsoft et partout où vous pouvez accéder à vos plans du Planificateur (par exemple, Tâches dans Teams) ou à vos tâches (par exemple, To Do).
Remarque : Cette fonctionnalité de synchronisation des tâches avec le Planificateur/To Do à partir de surfaces de communication (Outlook/Teams) est disponible pour les utilisateurs en préversion.
Ajouter une liste de tâches à une réunion
Lorsque vous prenez des notes sur une réunion dans Teams (notes collaboratives) ou Outlook pour le web, vous pouvez ajouter des éléments d’action dans une liste de tâches. Vous serez en mesure de travailler sur ces tâches dans Planificateur Microsoft et partout où vous pouvez accéder à vos plans du Planificateur (par exemple, Tâches dans Teams) ou à vos tâches (par exemple, À faire). Pour plus d’informations sur l’utilisation des notes de réunion, consultez Prendre des notes de réunion dans l’équipe
Remarque : Les notes de réunion sont désormais des notes collaboratives.
Vous pouvez ajouter une liste de tâches à une réunion dans Teams ou Outlook pour le web. Les listes de tâches que vous ajoutez à une réunion sont créées et restent synchronisées avec un plan dans le Planificateur.
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Effectuez l’une des actions suivantes :
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Dans Teams, accédez à Calendrier sur le côté gauche de l’application et sélectionnez Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.
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Dans Outlook pour le web, sélectionnez l’icône de calendrier sur la gauche, puis sélectionnez Nouvel événement.
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En bas de la page, sélectionnez Ajouter un agenda que d’autres utilisateurs peuvent modifier.
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Dans un instant, vous verrez les sections Ordre du jour, Notes de réunion et Tâches de suivi . La section Tâches de suivi est une liste de tâches. Sélectionnez Tâches de suivi pour ajouter des noms de tâches, des personnes assignées et des dates d’échéance.
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Ajoutez les autres informations de réunion souhaitées (voir Planifier une réunion dans Teamspour plus d’informations), puis sélectionnez Enregistrer.
Afficher et modifier vos tâches dans le Planificateur
Une fois qu’un utilisateur a ajouté au moins une tâche à votre liste de tâches (comme décrit dans les scénarios ci-dessus), un plan est créé dans le Planificateur.
Vous pouvez ensuite afficher la liste des tâches dans le Planificateur :
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Accédez à https://www.office.com, sélectionnez le lanceur d’applications en haut à gauche de la page, puis, sous Applications , sélectionnez Planificateur (vous devrez peut-être sélectionner Toutes les applications pour l’afficher).
Dans les listes de tâches ou les notes collaboratives, vous pouvez uniquement ajouter ou modifier des titres de tâche, des personnes assignées et des dates d’échéance. Pour utiliser d’autres fonctionnalités de tâche, telles que des listes de contrôle, des pièces jointes, etc., sélectionnez les trois points (...) puis sélectionnez Ouvrir dans le Planificateur.
Consultez Aide du Planificateurpour voir ce que vous pouvez faire d’autre avec le Planificateur.
Listes de tâches et compartiments dans le Planificateur
Dans le Planificateur, les tâches que vous ajoutez à la première liste de tâches de vos notes collaboratives seront ajoutées et synchronisées avec le premier compartiment de votre plan. Vous pouvez ajouter de nouvelles listes de tâches et chaque nouvelle liste de tâches dans le fichier notes collaboratives crée un compartiment dans le plan synchronisé. Une fois que vous avez créé plusieurs listes de tâches dans le fichier notes collaboratives, vous pouvez déplacer des tâches entre ces listes de tâches pour déplacer des tâches entre les compartiments du plan. Vous pouvez également déplacer des tâches entre ces compartiments pour déplacer des tâches entre ces listes de tâches dans notes collaboratives. Toutefois, si vous ajoutez un nouveau compartiment dans le Planificateur, il ne crée pas de liste de tâches dans vos notes collaboratives. En outre, si vous déplacez des tâches hors d’un compartiment de note collaborative créé, ces tâches disparaissent des notes de réunion, mais existent toujours dans le plan. Si vous déplacez une tâche du plan de notes collaboratives vers un autre plan, la tâche est également supprimée des notes de réunion.
De même, pour plusieurs listes de tâches créées dans une page Boucle dans l’application Boucle, chaque liste de tâches crée un compartiment dans le plan.
Et pour plusieurs listes de tâches créées dans une fenêtre de conversation Teams, plusieurs plans sont créés.
Supprimer une liste de tâches
Vous pouvez supprimer une liste de tâches des surfaces des composants de boucle ou dans le Planificateur.
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Pour supprimer une liste de tâches dans le Planificateur Consultez Supprimer une tâche ou un plan. Cela supprime la liste des tâches dans le fichier de notes de collaboration ainsi que la prochaine fois que le fichier est ouvert.
Remarque : Les plans créés par les listes de tâches sont des plans légers, ce qui signifie qu’il n’y a pas de propriétaire de plan et que n’importe quel membre peut supprimer le plan.
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Pour supprimer un composant de liste de tâches Sélectionnez la liste des tâches, puis appuyez sur Retour arrière. Cela ne supprime pas ces tâches du plan lié dans le Planificateur.
Afficher et modifier vos tâches dans To Do
Une fois qu’une tâche a été affectée à un utilisateur dans le composant de liste de tâches, l’utilisateur peut voir ces tâches dans la section M’être attribuée de To Do. Un utilisateur peut modifier le titre de la tâche ou la date d’échéance de To Do.
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