Conseil : Avez-vous apporté des modifications indésirables avant d’enregistrer une copie ? Ne vous inquiétez pas. Vous pouvez revenir au fichier d’origine, sélectionner le titre du document au-dessus du ruban et Restaurer une version précédente d’un fichier avec l’historique des versions.
Autres scénarios de collaboration
Avant Microsoft 365, vous devez modifier un fichier, puis utiliser Enregistrer sous pour enregistrer vos modifications en tant que nouveau document. De nos jours, avec l’enregistrement automatique, vos modifications sont toujours enregistrées afin que vous ne perdiez pas votre travail. Pour vous assurer que vous n’enregistrez pas accidentellement les modifications dans le fichier d’origine, utilisez Enregistrer une copie AVANT de commencer à apporter vos modifications pour vous assurer que vous travaillez sur la nouvelle copie et que vous ne remplacez pas l’original.
Article de Todd sur l’enregistrement automatique et l’enregistrement d’une copie
Ouvrir le fichier que vous souhaitez copier
Inga utilise un rapport de budget Excel mensuel qu’elle a créé pour suivre les dépenses de son équipe pour le remboursement.
Todd est récemment devenu manager de sa propre équipe et veut garder le suivi de ses propres dépenses mensuelles. Au lieu de faire le travail à partir de zéro, il décide qu’il serait plus efficace d’utiliser le rapport budgétaire d’Inga comme modèle.
Enregistrer une copie à utiliser comme point de départ
Todd accède au site SharePoint de l’équipe Inga et ouvre le rapport budgétaire Excel pour le dernier mois. Étant donné que la feuille de calcul se trouve dans le cloud, Todd sait que l’enregistrement automatique enregistre automatiquement ses modifications dans le fichier s’il les effectue.
Comme il ne souhaite pas remplacer les données d’Inga, avant d’apporter des modifications, il accède à Fichier et clique sur Enregistrer une copie pour télécharger une copie du rapport dans son OneDrive.
Apporter des modifications à votre fichier copié
Après l’enregistrement dans son OneDrive, Office ouvre automatiquement le fichier dans Excel. Maintenant, Todd travaille dans sa version du rapport d’Inga et peut apporter des modifications sans se soucier de modifier ses données.
Il modifie le titre et le numéro de centre de coûts du rapport et efface les champs dont il a besoin pour le préparer à remplir. Todd sait qu’avec l’enregistrement automatique, son rapport enregistre toujours les dernières modifications.
Ignorer les modifications indésirables avec l’historique des versions
Todd a fait plusieurs copies de son rapport budgétaire en préparation pour les mois à venir. Cependant, il vient de se rendre compte que le rapport qu’il a mis à jour avec des chiffres pour le mois prochain, est en fait le rapport du mois dernier. Bien que ses modifications aient été enregistrées automatiquement sur ses données, Todd n’est pas inquiet, car il peut restaurer une version précédente d’un fichier avec l’historique des versions.
Il sélectionne le titre de son rapport budgétaire et sélectionne Historique des versions. Il peut voir les différents moments dans le temps où Excel a créé une version de son fichier et il ouvre celle-ci sans ses modifications accidentelles dans une nouvelle fenêtre. Maintenant, il peut facilement restaurer son fichier sans dommage fait !
