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Les rendez-vous sont des activités pour lesquelles vous bloquez du temps dans votre calendrier. Ils n’impliquent ni invitation d’autres personnes, ni réservation de ressources. Vous pouvez transformer un rendez-vous en réunion en ajoutant des participants. 

Créer un rendez-vous

  1. Dans votre dossier Calendrier, sélectionnez Nouveau rendez-vous ou cliquez sur Ctrl+N. Dans n’importe quel autre dossier, cliquez sur Ctrl+Maj+A. 

  2. Entrez un objet, un emplacement, une heure de début et une heure de fin. 

  3. Sélectionnez Enregistrer & Fermer pour enregistrer votre rendez-vous.

Remarque : Par défaut, Outlook démarre et termine les rendez-vous à l’heure ou à la demi-heure. Si vous souhaitez entrer une heure personnalisée, par exemple 12 h 22, cliquez dans les champs d’heure de début ou de fin et tapez l’heure exacte dont vous avez besoin.

Personnaliser votre rendez-vous et d’autres conseils

Vous pouvez personnaliser davantage votre rendez-vous en montrant votre disponibilité à d’autres personnes, le rendre périodique, transformer votre rendez-vous en réunion ou créer un rendez-vous à partir d’un e-mail.

Options supplémentaires : expressions pour les heures de début et de fin, afficher la disponibilité et créer un rendez-vous périodique

  1. Sélectionnez Nouveau rendez-vous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un bloc de temps dans votre grille de calendrier et cliquer sur Nouveau rendez-vous, double-cliquer sur une zone vide du calendrier ou utiliser le raccourci clavier Ctrl+Maj+A.

    Commande Nouveau rendez-vous sur le ruban

  2. Dans la zone Objet , entrez une description.

  3. Dans la zone Emplacement, tapez le lieu du rendez-vous.

  4. Tapez les heures de début et de fin.

    Vous pouvez taper des mots et des expressions spécifiques dans les zones Heure de début et Heure de fin à la place des dates. Vous pouvez, par exemple, entrer Aujourd’hui, Demain, Jour de l’an, Dans deux semaines à compter de demain, Trois jours avant le Jour de l’an ainsi que la plupart des noms de jours fériés.

  5. Pour montrer à d’autres personnes votre disponibilité pendant cette période, dans le groupe Options , sélectionnez la zone Afficher sous , puis sélectionnez Gratuit, Travail ailleurs, Provisoire, Occupé ou Absence du bureau dans la liste déroulante.

  6. Pour rendre le rendez-vous périodique, dans le groupe Options , sélectionnez Périodicité Image du bouton. Sélectionnez la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle) à laquelle le rendez-vous se répète, puis sélectionnez les options de la fréquence. Cliquez sur OK.

    L’ajout d’une périodicité à un rendez-vous modifie l’onglet Rendez-vous, qui affiche désormais Série de rendez-vous.

  7. Par défaut, un rappel s’affiche 15 minutes avant l’heure de début du rendez-vous. Pour modifier le moment où le rappel s’affiche, dans le groupe Options , sélectionnez la flèche de zone Rappel , puis sélectionnez la nouvelle heure du rappel. Pour désactiver le rappel, sélectionnez Aucun.

  8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si vous souhaitez modifier un rendez-vous en réunion, sélectionnez Inviter des participants dans le groupe Participants dans le ruban.

Créer un rendez-vous ou une réunion à partir d’un e-mail

Il existe deux façons de créer un rendez-vous ou une réunion à partir d’un e-mail.

  • Sélectionnez l’e-mail dans votre liste de messages, puis choisissez Capture d’écran de l’icône Répondre avec une réunionRépondre avec réunion dans le ruban. Cela crée une demande de réunion avec l’expéditeur du message sur la ligne À et l’e-mail inclus dans le corps de la demande de réunion.

  • Configurez une nouvelle étape rapide, telle que Créer et prendre rendez-vous avec pièce jointe. Après avoir créé ce message, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un e-mail dans votre boîte de réception et sélectionner Étapes rapides > Créer un rendez-vous avec pièce jointe. Un rendez-vous s’ouvre avec le message électronique en pièce jointe, et vous pouvez ajouter des participants pour transformer le rendez-vous en réunion. Pour plus d’informations, consultez Automatiser des tâches courantes ou répétitives avec des étapes rapides.

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