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L’une des premières étapes permettant de gérer un projet consiste à ajouter les tâches permettant d’accomplir votre projet. Votre liste de tâches peut être une simple liste de vérification des choses à faire ou elle peut être un peu plus complexe, en comportant des dates de début et d’échéance, des relations avec d’autres tâches, ainsi que d’autres informations associées sur les tâches. Une simple liste de vérification des tâches et une liste planifiée des tâches utilisent toutes deux la même liste sur votre site de projet, vous pouvez donc commencer par une simple liste de vérification, puis ajouter ultérieurement des détails aux tâches pour la transformer en liste planifiée des tâches.
Ajouter une simple liste de vérification des tâches
Si vous êtes juste en phase de mise en route de votre planification de projet ou que vous n’anticipez pas de complication particulière sur ce projet, une simple liste de vérification des tâches peut s’avérer suffisante pour que vous gériez efficacement votre projet. Votre liste de vérification peut contenir des dates d’échéance pour les tâches de votre projet et des affectations aux membres de l’équipe.
Pour ajouter une simple liste de vérification des tâches, procédez comme suit :
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Dans la barre Lancement rapide pour votre site, cliquez sur Tâches.
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Dans la page Tâches, cliquez sur Modifier.
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Dans la colonne Nom de tâche, tapez un nom pour chaque tâche devant être exécutée dans votre projet. Appuyez sur Entrée pour vous déplacer sur la ligne suivante après avoir ajouté une tâche.
Conseil : Voulez-vous ajouter une nouvelle tâche entre deux tâches déjà répertoriées ? Cliquez dans l’espace situé à gauche de la case à cocher d’une tâche existante et appuyez sur Insérer. Une nouvelle ligne est ajoutée au-dessus de la tâche existante sélectionnée. Vous pouvez également cliquer sur Insérer dans le groupe Hiérarchie sous l’onglet Tâches.
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Dans la colonne Date d’échéance, tapez ou sélectionnez une date à laquelle chaque tâche de la liste doit être terminée. Si vous n’êtes pas sûr de la date exacte à laquelle une tâche doit se terminer, laissez cette colonne vide pour cette tâche.
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Dans la colonne Affecté à, tapez ou sélectionnez le nom de chaque personne qui travaillera sur chaque tâche de la liste.
Conseil : Une meilleure pratique consiste à affecter une personne à chaque tâche. Si vous avez besoin d’affecter plus d’une personne, cela peut poser des problèmes lorsque vous marquez les tâches comme terminées. Si Ann termine son travail sur la tâche, il est logique pour elle de la marquer comme étant terminée sur sa page Mes tâches. Cependant, cela marque la tâche comme étant terminée pour toutes les personnes assignées, et pas seulement Ann. Une autre personne peut toujours avoir du travail à faire sur cette tâche. Si vous décidez que vous avez besoin d’affecter plusieurs personnes à une tâche, vous pouvez séparer les noms par un point-virgule (;).
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Quand vous avez terminé d’ajouter votre simple liste de vérification des tâches, cliquez sur Arrêter.
Un autre moyen rapide d’ajouter une simple liste de vérification des tâches consiste à coller une liste à partir d’une feuille de calcul Excel. Du moment que les colonnes que vous utilisez dans la feuille de calcul correspondent à celles qui s’affichent dans la page Tâches, vous pouvez cliquer simplement dans la liste des tâches et coller les données de votre feuille de calcul. Les noms seront si possible associés aux comptes dans la colonne Affecté à.
Quand vous travaillez sur votre projet, vous pouvez activer la case à cocher située à côté du nom d’une tâche lorsque cette dernière est terminée.
Si vous pensez que vous avez besoin de plus de contrôle sur les tâches de votre simple liste de vérification, vous pouvez exécuter les étapes de la section suivante pour ajouter des détails à vos tâches afin de créer une liste planifiée plus complexe.
Ajouter une liste planifiée de tâches
Si votre projet est complexe, vous trouverez peut-être qu’une liste planifiée des tâches permet d’effectuer le suivi du travail d’une manière plus gérable.
Pour ajouter une liste planifiée de tâches, procédez comme suit :
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Dans la barre Lancement rapide pour votre site, cliquez sur Tâches.
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Dans la page Tâches, cliquez sur Nouvelle tâche, ou sous l’onglet Tâches du ruban, cliquez sur Nouvel élément.
Remarque : Si vous avez initialement créé une simple liste de vérification des tâches mais que le projet est devenu un peu plus complexe, vous pouvez facilement ajouter plus de détails à vos tâches existantes. Pour sélectionner une tâche, cliquez dans l’espace situé à gauche de sa case à cocher, puis sous l’onglet Tâches du ruban, cliquez sur Modifier l’élément. Cette opération ouvre la tâche afin de vous permettre d’ajouter des détails de planification plus avancés.
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Tapez un nom pour votre tâche dans la zone Nom de tâche.
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Tapez ou sélectionnez une date de début et une date de fin pour votre tâche dans les zones Date de début et Date de fin. Si vous n’êtes pas sûr de l’une ou l’autre de ces dates, laissez cette information de côté pour l’instant. Vous pourrez toujours y revenir ultérieurement et ajouter les informations en modifiant la tâche.
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Tapez le nom ou l’adresse de messagerie de la personne que vous voulez faire travailler sur la tâche dans la zone Affecté à. Vous pouvez entrer plusieurs personnes en les séparant par des points-virgules (;).
Conseil : Une meilleure pratique consiste à affecter une personne à chaque tâche. Si vous avez besoin d’affecter plus d’une personne, cela peut poser des problèmes lorsque vous marquez les tâches comme terminées. Si Ann termine son travail sur la tâche, il est logique pour elle de la marquer comme étant terminée sur sa page Mes tâches. Cependant, cela marque la tâche comme étant terminée pour toutes les personnes assignées, et pas seulement Ann. Une autre personne peut toujours avoir du travail à faire sur cette tâche. Si vous décidez que vous avez besoin d’affecter plusieurs personnes à une tâche, vous pouvez séparer les noms par un point-virgule (;).
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Si le travail a déjà commencé sur la tâche, entrez un pourcentage dans la zone % achevé pour indiquer approximativement la quantité de travail déjà réalisée et ce qu’il reste à faire.
Conseil : Il est important pour les membres de l’équipe du projet que ce champ soit mis à jour régulièrement. Il vous permet d’appréhender l’avancement du travail sur votre projet et de savoir si ce dernier est sur la bonne voie pour se terminer à temps.
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Tapez une courte description de la tâche dans la zone Description si vous voulez fournir plus de détails concernant le travail impliqué. Cela peut s’avérer utile pour les responsables ou autres parties prenantes qui tentent de comprendre votre projet.
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Utilisez les zones et boutons en regard de Prédécesseurs pour indiquer quelles tâches de votre projet doivent se terminer avant que la tâche actuelle puisse commencer.
Par exemple, admettons que vous créez une tâche intitulée « Publier communiqué de presse » qui ne peut pas commencer tant que la tâche « Rédiger le communiqué de presse » n’est pas terminée. Sélectionnez la tâche « Rédiger le communiqué de presse » à partir de la zone sur la gauche, puis cliquez sur Ajouter pour la déplacer sur la zone sur la droite. Cela indique que la tâche « Rédiger le communiqué de presse » est un prédécesseur de (c’est-à-dire qu’elle précède) la tâche « Publier communiqué de presse ».
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Sélectionnez le niveau de priorité approprié dans la liste Priorité.
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Sélectionnez le niveau d’état approprié dans la liste État de la tâche.
Conseil : Il est important pour les membres de l’équipe du projet que cet autre champ soit également mis à jour régulièrement. Il peut vous aider à maîtriser les blocages de travail, les retards et autres problèmes critiques de planification.
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Cliquez sur Enregistrer.
Utiliser votre liste de tâches
Quand vous utilisez votre liste de tâches, celles dont les dates d’échéance sont répertoriées en rouge sont en retard. Une fois que vous avez marqué une tâche en retard comme étant terminée en activant la case à cocher en regard de la tâche, la date d’échéance n’apparaît plus sous forme de texte en rouge.
En outre, vous pouvez basculer entre différents affichages de votre liste des tâches en cliquant sur Afficher les liens au-dessus de la liste. Vous pouvez choisir parmi Toutes les tâches, calendrier, terminé, un diagramme de Gantt, Tâches en retard, Mes tâches et à venir, ou vous pouvez modifier un affichage existant ou créer votre propre affichage de votre liste des tâches. Si l’affichage que vous voulez utiliser ne figure pas au-dessus de la liste des tâches, cliquez sur Cliquez pour afficher des options supplémentaires (…) en regard d’afficher les liens et choisissez l’affichage que vous voulez utiliser. Pour plus d’informations sur la création de votre propre affichage, voir créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.
Après avoir ajouté des tâches détaillées à votre projet, vous pouvez :
