Ohjatun vientitoiminnon avulla voit viedä tietoja Access-tietokannasta Excelin tukemaan tiedostomuotoon. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka valmistelet tietoja ja viet ne Exceliin, sekä annetaan vianmääritysvihjeitä yleisiin ongelmiin.
Tämän artikkelin sisältö
Tietojen vieminen Exceliin: perusteet
Kun viet tietoja Exceliin, Access luo kopion valituista tiedoista ja tallentaa kopioidut tiedot Excelissä avattavaan tiedostoon. Jos kopioit säännöllisesti tietoja Accessista Exceliin, voit tallentaa tiedot myöhempää käyttöä varten ja jopa ajoittaa vientitoiminnon tapahtumaan automaattisesti tietyin väliajoin.
Tavallisia tilanteita, joissa tietoja viedään Exceliin
-
Osasto tai työryhmä käyttää tietojen käsittelemiseen sekä Accessia että Exceliä. Tiedot tallennetaan Access-tietokantoihin, mutta Exceliä käytetään tietojen analysoimiseen ja analyysin tulosten jakamiseen. Työryhmä vie tiedot Exceliin tarvittaessa, mutta haluaisit tehostaa tätä toimintatapaa.
-
Olet Accessin pitkäaikainen käyttäjä, mutta esimiehesi haluaa käsitellä tietoja mieluummin Excelissä. Kopioit tiedot Exceliin säännöllisin väliajoin, mutta haluaisit säästää aikaasi automatisoimalla tämän prosessin.
Tietoja tietojen viemisestä Exceliin
-
Accessissa ei ole Tallenna nimellä -komentoa, joka tallentaisi tiedot Excel-muodossa. Jos haluat kopioida tietoja Exceliin, käytä tässä artikkelissa kuvattua vientitoimintoa tai kopioi Access-tiedot leikepöydälle ja liitä ne Excel-laskentataulukkoon.
-
Voit viedä taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin. Voit viedä myös valitut monen tietueen näkymän tietueet.
-
Microsoft Excel sisältää komennon, jonka avulla voit tuoda tietoja Access-tietokannasta. Voit käyttää komentoa sen sijaan, että käyttäisit vientikomentoa Accessissa. Excel-tuontikomennon avulla voit kuitenkin tuoda vain taulukoita tai kyselyitä. Saat lisätietoja Excelin ohjeartikkelista Yhteyden muodostaminen ulkoisiin tietoihin (tuominen).
-
Makroja tai moduuleja ei voi viedä Exceliin. Kun viet alilomakkeita, aliraportteja tai alitaulukoita sisältävän lomakkeen, raportin tai taulukon, vain päälomake, -raportti tai -taulukko viedään. Vientitoiminto on toistettava jokaista sellaista alilomaketta, aliraporttia ja alitaulukkoa varten, joka halutaan viedä Exceliin.
-
Tietokantaobjekteja voi viedä vain yhden kerralla. Voit kuitenkin yhdistää useat laskentataulukot Excelissä, kun yksittäinen vientitoiminto on suoritettu.
Vientitoiminnon valmisteleminen
Ennen viennin suorittamista kannattaa tarkistaa, että vietävissä tiedoissa ei ole virheilmaisimia tai virhearvoja. Jos virheitä on, yritä korjata ne ennen tietojen viemistä Exceliin. Muussa tapauksessa vientitoiminnon aikana voi ilmetä ongelmia ja tyhjäarvoja saatetaan lisätä Excel-laskentataulukon soluihin. Lisätietoja ongelmista, joita voi ilmetä vietäessä tietoja Exceliin, on osiossa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.
Jos lähdeobjekti on taulukko tai kysely, päätä, haluatko viedä tietoja muotoiluineen vai ilman niitä. Tämä päätös vaikuttaa kahteen asiaan työkirjassa – vietävien tietojen määrään ja tietojen näyttömuotoon. Seuraavasta taulukosta näkyy, mitä tapahtuu vietäessä muotoiltuja ja muotoilemattomia tietoja.
|
Vieminen |
Lähdeobjekti |
Kentät ja tietueet |
Muotoileminen |
|---|---|---|---|
|
Ilman muotoiluja |
Taulukko tai kysely Huomautus: Lomakkeita ja raportteja ei voi viedä ilman muotoiluja. |
Kaikki pohjana olevan objektin kentät ja tietueet viedään. |
Muoto-ominaisuusasetukset jätetään huomiotta toiminnon aikana. Kun vietävä kohde on hakukenttä, vain haun tunnuksen arvot viedään. Hyperlinkkikentän sisältö kopioidaan tekstisarakkeena, jossa linkit näkyvät muodossa näyttöteksti#osoite#. |
|
Muotoiluineen |
Taulukko, kysely, lomake tai raportti |
Vain nykyisessä näkymässä tai objektissa näkyvät kentät tai tietueet viedään. Suodatettuja tietueita, taulukkonäkymän piilotettuja sarakkeita ja sellaisia kenttiä, jotka eivät näy lomakkeessa tai raportissa, ei viedä. |
Ohjattu toiminto noudattaa Muoto-ominaisuusasetusta. Kun vietävä kohde on hakukenttä, haun arvot viedään. Hyperlinkkikenttien arvot viedään hyperlinkkeinä. RTF-kenttien teksti viedään, mutta muotoiluja ei viedä. |
Valitse kohdetyökirja ja tiedostomuoto. Huomaa, että raportit voi viedä vain aiemmassa *.xls-tiedostomuodossa, ei uudessa *.xlsx-tiedostomuodossa.
Vientitoiminnon aikana Access pyytää käyttäjää määrittämään kohdetyökirjan nimen. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, milloin työkirja luodaan (jos sitä ei vielä ole) ja milloin se korvataan (jos se on jo olemassa).
|
Kohdetyökirja |
Lähdeobjekti |
Vietävä kohde |
Tulos: |
|---|---|---|---|
|
Ei ole olemassa |
Taulukko, kysely, lomake tai raportti |
Tiedot muotoiluineen tai ilman muotoiluja |
Työkirja luodaan vientitoiminnon aikana. |
|
On jo olemassa |
Taulukko tai kysely |
Tiedot, mutta ei muotoiluja |
Työkirjaa ei korvata. Työkirjaan lisätään uusi laskentataulukko, ja se saa sen objektin nimen, josta tiedot viedään. Jos työkirjassa on ennestään tämänniminen laskentataulukko, Access kehottaa joko korvaamaan vastaavan laskentataulukon sisällön tai määrittämään uudelle taulukolle jonkin muun nimen. |
|
On jo olemassa |
Taulukko, kysely, lomake tai raportti |
Tiedot muotoiluineen |
Työkirja korvataan viedyillä tiedoilla. Kaikki olemassa olevat laskentataulukot poistetaan ja luodaan uusi laskentataulukko, jolla on sama nimi kuin viedyllä kohteella. Excel-laskentataulukon tiedot perivät lähdeobjektin muotoiluasetukset. |
Tiedot lisätään aina uuteen laskentataulukkoon. Tietoja ei voi liittää aiemmin luotuun laskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen.
Vientitoiminnon suorittaminen
-
Jos Excel-kohdetyökirja on avoinna, sulje se ennen kuin jatkat.
-
Valitse lähdetietokannan siirtymisruudusta vietävä objekti.
Vain joidenkin tietojen vieminen
Jos objekti on taulukko, kysely tai lomake ja haluat viedä vain osan tiedoista, avaa objekti taulukkonäkymässä ja valitse haluamasi tietueet.
Lomakkeen avaaminen taulukkonäkymässä:
-
Avaa lomake kaksoisnapsauttamalla sitä.
-
Napsauta lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Taulukkonäkymä. Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä:
-
Valitse Rakennenäkymä.
-
Paina F4-näppäintä, jolloin näkyviin tulee Ominaisuusikkuna-tehtäväruutu.
-
Valitse ominaisuusikkunan yläreunassa olevassa avattavassa luettelossa Lomake.
-
Määritä ominaisuusikkunan Muoto-välilehdessä Salli taulukkonäkymä -ominaisuuden asetukseksi Kyllä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Näkymät-ryhmässä Taulukkonäkymä.
Huomautus: Raportista ei voi viedä vain osaa. Voit kuitenkin valita tai avata taulukon tai kyselyn, johon raportti perustuu ja viedä sitten osan objektin tiedoista.
-
-
-
Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vieminen-ryhmän Excel-painiketta.
-
Tarkista Vie ‑ Excel-laskentataulukko -valintaikkunassa ohjelman Excel-työkirjalle ehdottama tiedostonimi (Access käyttää lähdeobjektin nimeä). Voit halutessasi muokata tiedostonimeä.
-
Valitse haluamasi tiedostomuoto Tiedostomuoto-ruudussa.
-
Jos vietävä kohde on taulukko tai kysely ja haluat säilyttää muotoilut, valitse Vie tiedot siten, että muotoilut ja asettelu säilyvät. Lisätietoja on osiossa Vientitoiminnon valmisteleminen.
Huomautus: Jos viet lomakkeen tai raportin, tämä asetus on aina valittuna, mutta ei käytettävissä (se näkyy himmennettynä).
-
Jos haluat tarkastella Excel-kohdetyökirjaa vientitoiminnon päätyttyä, valitse Avaa kohdetiedosto, kun vieminen on päättynyt -valintaruutu.
Jos lähdeobjekti on avattu ja olet valinnut näkymässä vähintään yhden tietueen ennen viemisen aloittamista, voit valita Vie vain valitut tietueet -valintaruudun. Jos haluat viedä kaikki näkymän tietueet, jätä tämä valintaruutu valitsematta.
Huomautus: Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä (se on himmennettynä), jos tietueita ei ole valittu.
-
Valitse OK.
Jos vieminen epäonnistuu virheen vuoksi, Access näyttää sanoman, jossa näkyy virheen syy. Muussa tapauksessa Access vie tiedot ja avaa kohdetyökirjan Excelissä, jos näin on valittu vaihteessa 7. Tämän jälkeen Access tuo näyttöön valintaikkunan, jossa voit luoda vientitoiminnon tietoja käyttävän määrityksen.
Muuta huomioon otettavaa tietojen viemisestä
-
Lisätietoja siitä, miten voit tallentaa vientitietosi myöhemmin käytettäväksi määritykseksi saat kohdasta Tuonti- tai vientitoiminnon tietojen tallentaminen määrityksenä.
-
Lisätietoja tallennettujen vientimääritysten suorittamisesta on artikkelissa Tallennetun tuonti- tai vientitoiminnon suorittaminen.
-
Lisätietoja määritysten suorittamisen ajoittamisesta on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon ajoittaminen.
-
Lisätietoja määrityksen nimen muuttamisesta, määrityksen poistamisesta tai määrityksen lähdetiedostojen nimien päivittämisestä on artikkelissa Tietotehtävien hallinta.
Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys
Seuraavassa taulukossa on tavallisten virheiden vianmääritystapojen kuvauksia.
Vihje: Jos vain muutama arvo puuttuu, korjaa ne Excel-työkirjassa. Jos arvoja puuttuu enemmän, korjaa lähdeobjekti Access-tietokannassa ja toista vientitoiminto.
|
Ongelma |
Kuvaus ja ratkaisu |
|---|---|
|
Lasketut kentät |
Laskettujen kenttien tulokset viedään, kun taas pohjana olevia lausekkeita, jotka suorittavat laskutoimitukset, ei viedä. |
|
Moniarvoiset kentät |
Useita arvoja tukevat kentät viedään puolipistein eroteltuna arvoluettelona (;). |
|
Kuvat, objektit ja liitteet |
Mitään lähdetietoihin sisältyviä graafisia elementtejä (kuten logoja, OLE-objektikenttien tietoja tai liitteitä) ei viedä. Lisää ne laskentataulukkoon manuaalisesti, kun vienti on tehty. |
|
Kaavio |
Kun viet Microsoft Graph -objektin sisältävän lomakkeen tai raportin, ohjelma ei vie kaavio-objektia. |
|
Tiedot väärässä sarakkeessa |
Laskentataulukossa voi olla viemisen jälkeen tyhjäarvojen tilalla tietoja, jotka kuuluvat seuraavaan sarakkeeseen. |
|
Puuttuvat päivämääräarvot |
Päivämäärää 1.1.1900 edeltäviä päivämääräarvoja ei viedä. Laskentataulukon vastaavat solut sisältävät tyhjäarvon. |
|
Puuttuvat lausekkeet |
Lausekkeita, joilla arvot lasketaan, ei viedä Exceliin. Vain laskutoimitusten tulokset viedään. Lisää kaava manuaalisesti Excel-laskentataulukkoon, kun vienti on tehty. |
|
Puuttuvat alilomakkeet, aliraportit ja alitaulukot |
Kun viet lomakkeen, raportin tai taulukon, ohjelma vie vain päälomakkeen, -raportin tai -taulukon. Toista vientitoiminto jokaista sellaista alilomaketta, aliraporttia ja alitaulukkoa kohti, jonka haluat viedä. |
|
Puuttuvat tai väärin muotoillut sarakkeet |
Jos mikään sarakkeista ei näy muotoiltuna laskentataulukossa, toista vienti ja varmista, että olet valinnut ohjatun toiminnon Vie tiedot muotoiltuina ja aseteltuina -valintaruudun. Jos taas vain jotkin sarakkeet näkyvät muotoiltuina eri tavalla kuin lähdeobjektin versioissa, lisää haluamasi muotoilu manuaalisesti Excelissä. Sarakkeen muotoileminen Excelissä
|
|
Sarakkeen arvo # |
Sarakkeessa, joka vastaa lomakkeen Kyllä/Ei-kenttää, voi olla #-arvo. Tämä voi johtua siitä, että vientitoiminto on käynnistetty siirtymisruudussa tai lomakenäkymässä. Voit ratkaista ongelman avaamalla lomakkeen taulukkonäkymään ennen tietojen viemistä. |
|
Virheilmaisimet tai virhearvot |
Tarkista, onko soluissa virheilmaisimia (kulmissa olevia vihreitä kolmioita) tai virhearvoja (merkkijonoja, joiden alussa on #-merkki tietojen sijasta). |
