Kun suoritat ohjatun tuonti- tai vientitoiminnon sovelluksessa Access, voit tallentaa käyttämäsi asetukset määrityksenä, jolloin voit aina halutessasi toistaa tuonti- tai vientitoiminnon.
Voidaksesi tallentaa määrityksen sinun on ensin suoritettava tuonti- tai vientitoimi. Voit kuitenkin käyttää olemassa olevaa määritystä toimintoon, jota et ole koskaan aiemmin suorittanut, jos se täyttää jommankumman seuraavista ehdoista:
-
Jos suoritettava toiminto eroaa olemassa olevasta määrityksestä vain lähdetiedoston nimen (jos kyseessä on tuontitoiminto) tai kohdetiedoston nimen osalta (jos kyseessä on vientitoiminto), voit muuttaa olemassa olevaan määritykseen merkityn lähde- tai kohdetiedoston nimen ja suorittaa määrityksen.
-
Jos haluat viedä muotoiltuja tietoja ja ainoa ero suoritettavan toiminnon ja olemassa olevan määrityksen välillä liittyy suodatin- tai sarakeasetuksiin, voit muuttaa määrityksen sarake- ja suodatinasetuksia. Nykyiset sarake- ja suodatinasetukset määräävät aina, mitä viedään, eivät ne asetukset, jotka olivat voimassa silloin kun määritys laadittiin.
Tallennetun tuonti- tai vientimäärityksen suorittaminen Accessista
Kun olet tallentanut tiedot määritykseksi, suorita seuraavat toimet kun haluat toistaa toiminnon.
Määrityksen suorittaminen
-
Avaa Access-tietokanta, joka sisältää määrityksen, jos se ei jo ole avattuna. Kun suoritat tuontimäärityksen, nykyinen tietokanta on kohdetietokanta. Kun suoritat vientimäärityksen, nykyinen tietokanta on lähdetietokanta.
-
Jos määritys vie muotoiltuja tietoja Excel-työkirjaan tai Word-asiakirjaan, avaa objekti ja varmista, että näkymä ei piilota niitä kenttiä, jotka haluat viedä. Tarkista myös suodatusasetukset sen varmistamiseksi, että kaikki tietueet, jotka haluat viedä, näkyvät näkymässä.
-
Valitse Ulkoiset tiedot -välilehdessä joko Tallennetut tuonnit tai Tallennetut viennit, jolloin Tietotehtävien hallinta -valintaikkuna avautuu.
-
Valitse haluamasi määritys Tietotehtävien hallinta -valintaikkunan Tallennetut tuonnit- tai Tallennetut viennit -välilehdessä.
-
Jos haluat muuttaa lähdetiedostoa (tuontitoiminnon yhteydessä) tai kohdetiedostoa (vientitoiminnon yhteydessä), napsauta tiedoston polkua sen muokkaamiseksi.
On tärkeää ottaa huomioon, että voit muuttaa lähde- tai kohdetiedostoja, mutta määrittelemäsi uuden tiedoston on täytettävä toiminnon suorittamiselle välttämättömät ehdot.
-
Ennen kuin napsautat Suorita, sinun on varmistettava, että lähde- ja kohdetiedostot ovat olemassa, että lähdetiedot ovat valmiina vietäviksi ja että toiminnon yhteydessä mitään kohdetiedoston tietoja ei vahingossa korvata toisilla. Tee kaikki toimet, jotka tekisit varmistaaksesi ohjatun toiminnon onnistuneen käytön, ennen kuin suoritat tallennetun määrityksen.
-
Napsauta Suorita.
Access näyttää viestin, joka ilmoittaa toiminnon tilan. Jos toiminto epäonnistuu, suorita vianmääritys samalla tavalla kuin jos käyttäisit ohjattua toimintoa.
Vihje: Jos viesti ei yksilöi epäonnistumisen syytä, yritä käynnistää tuonnin tai viennin ohjattu toiminto ja suorittaa sama toiminto sen valintaikkunoiden kautta etenemällä.
Tallennetun tuonti- tai vientimäärityksen suorittaminen Outlookista
Jos olet määrittänyt määrityksen Outlook-tehtävänä, voit aloittaa operaation Outlookin sisältä käsin.
Huomautus: Et voi muuttaa määrityksen ulkoisen tiedoston nimeä etkä polkua ennen toiminnon aloittamista, jos suoritat sen Outlookista käsin. Jos haluat muuttaa tiedoston nimeä määrityksessä, käynnistä toimisto Accessista, älä suorita sitä Outlook-tehtävänä.
Ennen kuin käynnistät toiminnon Outlookissa, varmista, että Access on asennettu tietokoneeseen ja että lähde- ja kohdetiedostot ovat olemassa. Ennen tallennetun määrityksen suorittamista tee kaikki toimet, jotka tekisit varmistaaksesi ohjatun toiminnon onnistuneen käytön.
Määrityksen suorittaminen
-
Käynnistä Outlook ja napsauta siirtymisruudun kohtaa Tehtävät. Avaa tehtävä kaksoisnapsauttamalla sitä.
-
Valitse Tehtävä-välilehden Microsoft Office Access -ryhmässä Suorita tuonti tai Suorita vienti. Vahvista napsauttamalla vahvistusviestissä OK.
Jos toiminnon suorittaminen onnistuu, näyttöön ei tule enempiä ilmoituksia. Jos toiminto epäonnistuu, Access näyttää ilmoituksen, joka selittää virheen todennäköisen syyn. Suorita vianmääritys samalla tavalla kuin jos käyttäisit ohjattua toimintoa.
Vihje: Jos viesti ei yksilöi epäonnistumisen syytä, yritä käynnistää tuonnin tai viennin ohjattu toiminto ja suorittaa sama toiminto sen valintaikkunoiden kautta etenemällä.
Muita huomioon otettavia asioita
-
Lisätietoja määritysten suorittamisen ajoittamisesta on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon ajoittaminen.
-
Lisätietoja määrityksen nimen muuttamisesta, määrityksen poistamisesta tai määrityksen lähdetiedostojen nimien päivittämisestä on artikkelissa Tietotehtävien hallinta.
