Taulukon luominen ja kenttien lisääminen

Taulukon luominen

Yksinkertainen tietokanta, kuten yhteystietoluettelo, saattaa käyttää yhtä ainoaa taulukkoa. Monissa tietokannoissa on kuitenkin useita taulukoita. Kun luot uuden tietokannan, luot tietokoneeseen uuden tiedoston, joka toimii säilönä tietokannan kaikille kohteille, myös taulukoille.

Voit luoda taulukon luomalla uuden tietokannan, lisäämällä taulukon vanhaan tietokantaan sekä tuomalla tai linkittämällä tietoja taulukkoon toisesta tietolähteestä – kuten Microsoft Excel -työkirjasta, Microsoft Word -asiakirjasta, tekstitiedostosta tai toisesta tietokannasta. Kun luot uuden tyhjän tietokannan, ohjelma lisää automaattisesti uuden tyhjän taulukon puolestasi. Voit sen jälkeen kirjoittaa tietoja ja aloittaa kenttien määrittämisen.

Sivun alkuun

Uuden taulukon luominen uudessa tietokannassa

1. Valitse Tiedosto > Uusi ja valitse Tyhjä työpöytätietokanta.

2. Kirjoita uuden tietokannan tiedostonimi Tiedoston nimi -ruutuun.

3. Jos haluat valita jonkin toisen tallennuspaikan, napsauta kansion kuvaketta.

4. Valitse Luo.

   Uusi tietokanta avautuu ja Taulukko1-niminen uusi taulukko luodaan. Se avautuu taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Uuden taulukon luominen vanhassa tietokannassa

1. Valitse Tiedosto > Avaa ja jos haluamasi tietokanta näkyy Viimeisimmät -kohdassa, valitse se luettelosta. Jos tietokantaa ei näy luettelossa, voit etsiä sen valitsemalla jonkin selausvaihtoehdon.

2. Valitse avattava tietokanta Avaa-valintaikkunassa ja valitse sitten Avaa.

3. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko.

   Uusi taulukko lisätään tietokantaan, ja taulukko avautuu taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Taulukon luominen tuomalla tai linkittämällä

Voit luoda taulukon tuomalla tai linkittämällä muualle tallennetut tiedot. Voit tuoda tai linkittää tietoja esimerkiksi Excel-laskentataulukosta, SharePoint-luettelosta, XML-tiedostosta, toisesta Access-tietokannasta, Microsoft Outlook -kansiosta ja monista muista kohteista.

Tietojen tuominen tarkoittaa sitä, että luot kopion tiedoista nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon. Lähdetietoihin tämän jälkeen tehdyt muutokset eivät vaikuta tuotuihin tietoihin, eivätkä tuotuihin tietoihin tehdyt muutokset vaikuta lähdetietoihin. Kun olet muodostanut yhteyden tietolähteeseen ja tuonut tiedot, voit käyttää tuotuja tietoja ilman yhteyttä tietolähteeseen. Voit muuttaa tuodun taulukon rakennetta.

Tietojen linkittäminen tarkoittaa sitä, että luot nykyiseen tietokantaan linkitetyn taulukon, jonka tiedot noudetaan suoraan muualle tallennetusta tietolähteestä. Kun muutat linkitetyn taulukon tietoja, ne muuttuvat tietolähteessä. Aina kun lähdetiedot muuttuvat, muutos näkyy linkitetyssä taulukossa. Linkitetyn taulukon käyttäminen edellyttää aina yhteyttä tietolähteeseen. Et voi muuttaa linkitetyn taulukon rakennetta.

Sivun alkuun

Taulukon ominaisuuksien määrittäminen

Ominaisuuskenttien määrittämisen lisäksi voit määrittää ominaisuuksia, jotka liittyvät koko taulukkoon tai kokonaisiin tietueisiin.

1. Valitse taulukko, jonka ominaisuudet haluat määrittää.

2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

3. Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Ominaisuusikkuna.

   

   Taulukon ominaisuusikkuna tulee näkyviin.

4. Valitse ominaisuusikkunassa Yleiset-välilehti.

5. Napsauta määritettävän ominaisuuden vasemmalla puolella olevaa ruutua ja määritä sitten ominaisuuden asetus.

   Muista tallentaa tekemäsi muutokset painamalla CTRL+S.

   Tämän taulukon ominaisuuden avulla	Toiminto
   Näyttää näkymiä SharePoint-sivustossa	Määritä, näkyvätkö taulukoihin perustuvat näkymät SharePoint-sivustossa. Huomautus: Tämän asetuksen vaikutukset vaihtelevat tietokannan Näytä näkymät SharePoint-sivustossa -ominaisuusasetuksen mukaan.
   Alitaulukko laajennettuna	laajenna kaikki alitaulukot, kuin avaat taulukon.
   Alitaulukon korkeus	Tee jompikumpi seuraavista: Jos haluat, että alitaulukkoikkuna laajenee niin, että kaikki rivit näkyvät, jätä tämän ominaisuuden arvoksi 0”. Jos haluat hallita alitaulukon korkeutta, anna haluamasi korkeus tuumina.
   Suunta	Voit määrittää suunnan sen mukaan, luetaanko käyttämääsi kieltä vasemmalta oikealle vai oikealta vasemmalle.
   Kuvaus	Anna kuvaus taulukosta. Tämä kuvaus näkyy taulukon työkaluvihjeessä.
   Kelpoisuussääntö	Anna lauseke, jonka pitää olla tosi aina, kun tietue lisätään tai sitä muutetaan.
   Kelpoisuusteksti	Kirjoita sanoma, joka tulee näkyviin, kun tietue ei toteuta Kelpoisuussääntö-ominaisuuden lauseketta.
   Suodatin	Voit määrittää ehdot, jotta taulukkonäkymässä tulevat näkyviin vain ehtoja vastaavat rivit.
   Lajittelu	Voit määrittää taulukkonäkymän rivien oletuslajittelujärjestyksen valitsemalla yhden tai useamman kentän.
   Alitaulukon nimi	Voit määrittää, näytetäänkö alitaulukko taulukkonäkymässä. Jos valitset alitaulukon näyttämisen, voit määrittää, mikä taulukko tai kysely määrittää rivit alitaulukossa.
   Aliobjektin linkkikentät	Luettelo alitaulukkona käytettävistä taulukon tai kyselyn kentistä, jotka vastaavat taulukkoon määritettyä Pääobjektin linkkikentät -ominaisuutta.
   Pääobjektin linkkikentät	Luettelo taulukon kentistä, jotka vastaavat taulukkoon määritettyä Aliobjektin linkkikenttä -ominaisuutta.
   Suodatus muistiin ladattaessa	Voit ottaa automaattisesti käyttöön suodattimen ehdot Suodatin-ominaisuudessa (määrittämällä arvoksi Kyllä), kun taulukko avataan taulukkonäkymässä.
   Lajittelu muistiin ladattaessa	Voit ottaa automaattisesti käyttöön lajitteluehdot Lajittelu-ominaisuudessa (määrittämällä arvoksi Kyllä), kun taulukko avataan taulukkonäkymässä.

   Vinkki    Jos haluat enemmän tilaa asetuksen kirjoittamiseen tai muokkaamiseen ominaisuusruudussa, avaa Zoomaus-ruutu painamalla VAIHTO+F2-näppäinyhdistelmää. Jos olet määrittämässä Kelpoisuussääntö-ominaisuuden arvoksi lauseketta ja tarvitset apua sen muodostamisessa, tuo lausekkeen muodostin näyttöön napsauttamalla Kelpoisuussääntö-ominaisuusruudun vieressä olevaa -painiketta.

Sivun alkuun

Taulukon tallentaminen

Kun olet luonut taulukon tai muokannut taulukkoa, sen rakenne kannattaa tallentaa. Kun tallennat taulukon ensimmäisen kerran, anna sille sen sisältöä kuvaava nimi. Voit käyttää 64 aakkosnumeerista merkkiä välilyönnit mukaan lukien. Voit antaa taulukon nimeksi esimerkiksi Asiakkaat, Osavarasto tai Tuotteet.

Voit nimetä taulukot Accessissa hyvin joustavasti, mutta ota huomioon seuraavat rajoitukset. Taulukon nimi voi sisältää enintään 64 merkkiä: mitä tahansa kirjaimia, numeroita, välilyöntejä ja erikoismerkkejä, lukuun ottamatta pistettä (.), huutomerkkiä (!), hakasulkeita ([]), alussa olevaa välilyöntiä, alussa olevaa yhtäläisyysmerkkiä (=) tai tulostumattomia merkkejä, kuten rivinvaihto. Nimessä ei saa olla myöskään seuraavia merkkejä:` / \ : ; * ? ” ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Valitse Tiedosto > Tallenna tai paina CTRL+S.

2. Jos tallennat taulukon ensimmäisen kerran, kirjoita taulukon nimi ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Perusavaimen määrittäminen

Jos sinulla ei ole mitään erityistä syytä olla määrittämättä perusavainta, taulukolle kannattaa määrittää perusavain. Access luo automaattisesti hakemiston perusavaimelle, mikä voi parantaa tietokannan suorituskykyä. Access myös varmistaa, että jokaisen tietueen perusavainkentässä on arvo ja että arvo on aina yksilöllinen. Yksilölliset arvot ovat ehdottoman tärkeitä, koska muuten rivejä ei voisi luotettavasti erottaa toisistaan.

Kun luot taulukkonäkymässä uuden taulukon, Access luo perusavaimen automaattisesti ja määrittää perusavaimen kentän nimeksi ID ja tietotyypiksi Laskuri.

Rakennenäkymässä voit muuttaa perusavainta, poistaa perusavaimen tai määrittää perusavaimen taulukkoon, jossa sellaista ei vielä ole.

Sivun alkuun

Perusavaimena käytettävien kenttien määrittäminen

Joskus hallussasi saattaa jo olla tietoja, joita haluat käyttää perusavaimena. Kaikilla työntekijöillä saattaa esimerkiksi olla oma tunnusnumeronsa. Jos luot taulukon työntekijöiden tietojen seurantaan, voit käyttää aiemmin luotua työntekijätunnusta taulukon perusavaimena. Jos työntekijätunnus on yksilöivä vain yhdistettynä osaston tunnukseen, molempia kenttiä tulee käyttää yhdessä perusavaimena. Hyvä perusavain täyttää seuraavat ehdot:

• Kullakin tietueella on kentässä tai kenttäyhdistelmässä yksilöllinen arvo.

• Kenttä tai kenttäyhdistelmä ei ole koskaan tyhjä tai tyhjäarvoinen –kentällä tai kenttäyhdistelmällä on aina arvo.

• Arvot eivät muutu.

Jos perusavaimeksi sopivia tietoja ei ole, voit luoda perusavaimeksi uuden kentän. Kun luot uuden kentän perusavaimena käytettäväksi, määritä kentän tietotyypiksi laskuri, niin varmistat, että kenttä täyttää edellä mainitut kolme ehtoa.

Sivun alkuun

Perusavaimen määrittäminen tai muuttaminen

1. Valitse taulukko, jonka perusavaimen haluat määrittää tai jonka perusavainta haluat muuttaa.

2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

3. Valitse taulukon rakenneruudukossa perusavaimena käytettävä kenttä tai kentät.

   Jos haluat valita yhden kentän, napsauta haluamasi kentän rivivalitsinta.

   Jos haluat valita useita kenttiä, pidä CTRL-näppäin painettuna ja napsauta sitten kunkin kentän rivinvalitsinta.

4. Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäPerusavain.

   Perusavaimeksi määritettyjen kenttien vasemmalle puolelle tulee näkyviin avaimen ilmaisin.

Sivun alkuun

Perusavaimen poistaminen

1. Valitse taulukko, jonka perusavaimen haluat poistaa.

2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

3. Napsauta nykyisen perusavaimen rivivalitsinta. Jos perusavain koostuu useasta kentästä, pidä CTRL-näppäin painettuna ja napsauta kunkin kentän rivivalitsinta.

4. Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäPerusavain.

   Avaimen ilmaisin poistetaan kentistä, jotka olivat valittuina perusavaimiksi.

Jos tallennat uuden taulukon määrittämättä perusavainta, Access kehottaa luomaan perusavaimelle uuden kentän. Jos valitset Kyllä, Access luo tunnuskentän, joka käyttää Laskuri-tietotyyppiä ja määrittää kullekin tietueelle yksilöllisen arvon. Jos taulukossa on jo laskurikenttä, Access käyttää sitä perusavaimena. Jos valitset Ei, Access ei lisää kenttää eikä perusavainta määritetä.

Sivun alkuun

Kenttien lisääminen

Jos haluat tallentaa johonkin asiaan liittyviä uusia tietoja ja kyseistä asiaa varten on jo luotu Access-taulukko, harkitse kentän lisäämistä taulukkoon. Oletetaan esimerkiksi, että käytettävissäsi on taulukko, jonka kenttiin voit tallentaa asiakkaiden sukunimen, etunimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja postiosoitteen. Jos haluat pitää kirjaa siitä, millä tavoin asiakas toivoo, että häneen otettaisiin yhteyttä, voit lisätä taulukkoon kentän tätä tietoa varten.

Kukin tallennettava tieto tallennetaan kenttään. Esimerkiksi Yhteystiedot-taulukkoon voit luoda kentät sukunimeä, etunimeä, puhelinnumeroa ja osoitetta varten. Tuotteet-taulukkoon voit luoda kentät tuotteen nimeä, tuotetunnusta ja hintaa varten.

Jokaisella kentällä on tiettyjä peruspiirteitä, kuten yksilöllinen nimi taulukossa, tietojen luonteen määrittävä tietotyyppi, tietojen käsittelyyn käytettävissä olevat toiminnot ja kullekin arvolle varattava tila.

Ennen kenttien luomista tiedot kannattaa jakaa mahdollisimman pieniin käyttökelpoisiin osiin. Tietoja on paljon helpompi myöhemmin yhdistää kuin jakaa osiin. Esimerkiksi Koko nimi -kentän sijaan voit luoda erilliset kentät sukunimelle ja etunimelle. Esimerkiksi yhden Nimi-kentän sijaan kannattaa ehkä luoda erilliset Etunimi- ja Sukunimi-kentät. Jos aiot raportoida, lajitella, etsiä tai laskea jonkin tiedon perusteella, aseta tällainen tieto omaan sarakkeeseensa.

Kentän luomisen jälkeen voit määrittää sen ulkoasua ja toimintaa sääteleviä ominaisuuksia. Esimerkiksi Muoto-ominaisuus määrittää, miten tiedot näkyvät kyseisen kentän sisältävässä taulukossa tai lomakkeessa.

Sivun alkuun

Kentän lisääminen tietoja kirjoittamalla

Kun luot uuden taulukon tai avaat aiemmin luodun taulukon taulukkonäkymässä, voit lisätä taulukkoon kentän kirjoittamalla tiedot taulukon Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen (1). Access määrittää taulukkoon lisättävän kentän tietotyypin automaattisesti kirjoittamasi arvon perusteella. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä annettujen tietojen perusteella, tietotyypiksi tulee Teksti, mutta tietotyyppiä ei voi muuttaa.

Kirjoita tiedot Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen:

1. Luo tai avaa taulukko taulukkonäkymässä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi taulukkoa siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten pikavalikosta Taulukkonäkymän.

2. Kirjoita luotavan kentän nimi Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen.

   Käytä kuvaavaa nimeä, jotta kentän voi helposti tunnistaa.

3. Kirjoita tiedot uuteen kenttään.

Sivun alkuun

Kentän lisääminen kenttämallin avulla

Joskus on helpompaa valita kentät sellaisesta ennalta määritetystä kenttäluettelosta, joka vastaa omia tarpeita, kuin luoda kenttä manuaalisesti. Lisää kenttiä -luettelon avulla voit tehdä valintasi kenttämallien luettelosta. Kenttämalli on valmiiksi määritetty asetuksien ja ominaisuuksien yhdistelmä, joka kuvaa kenttää. Kenttämallin määritelmä sisältää kentän nimen, tietotyypin, kentän Muoto-ominaisuuden asetuksen sekä muita kentän ominaisuuksia.

1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Taulukkonäkymä.

2. Valitse Taulukon kentät -välilehden Lisää & Poista -ryhmässä Lisää kenttiä.

   

3. Lisää uusi sarake valitsemalla kenttä Lisää kenttiä -luettelosta. Access sijoittaa kentän sen sarakkeen oikealle puolelle, jossa kohdistin on tällä hetkellä. Jos valitset jonkin Pika-aloituksen alla olevan kenttävalinnan, esimerkiksi osoitteen, Access luo taulukkoon useita kenttiä osoitteen eri osia varten.

Sivun alkuun

Kentän ominaisuuksien määrittäminen

Kentän luomisen jälkeen voit määrittää sen ulkoasua ja toimintaa sääteleviä ominaisuuksia.

Kentän ominaisuuksilla voit esimerkiksi

• määrittää kentän tietojen ulkoasun

• estää virheellisten tietojen lisäämiseen kenttään

• määrittää kentän oletusarvot

• nopeuttaa kentän tietojen hakua ja lajittelua.

Voit määrittää joitakin käytettävissä olevia ominaisuuksia taulukkonäkymässä. Jos haluat käyttää ja määrittää kentän ominaisuuksien koko luettelon, sinun on kuitenkin käytettävä rakennenäkymää.

Määritettävät ominaisuudet riippuvat kentän tietotyypistä.

Sivun alkuun

Kentän ominaisuuksien määrittäminen taulukkonäkymässä

Voit muuttaa kentän nimeä, tietotyyppiä, Muoto-ominaisuutta ja joitakin muita ominaisuuksia taulukkonäkymässä.

1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka haluat avata.

2. Valitse pikavalikosta Taulukkonäkymä.

Sivun alkuun

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä

Voit määrittää minkä tahansa kentän ominaisuuden, kun käsittelet taulukkoa rakennenäkymässä. Rakennenäkymässä kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa ja muut ominaisuudet Kentän ominaisuudet -ruudussa.

1. Napsauta siirtymisruudussa taulukkoa hiiren kakkospainikkeella.

2. Valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

Sivun alkuun

Kentän siirtäminen

Voit siirtää kentän vetämällä sen haluamaasi kohtaan. Voit valita useita vierekkäisiä kenttiä siirrettäväksi napsauttamalla ensimmäistä kenttää, pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla ja napsauttamalla sitten viimeistä kenttää. Sitten voit vetää valitun kenttäryhmän uuteen kohtaan.

Kentän vetäminen muuttaa sen sijaintia taulukossa mutta ei kenttien järjestystä taulukon rakenteessa. Jos käsittelet kenttiä ohjelmallisesti, siinä käytetään kenttien alkuperäistä järjestystä. Jos esimerkiksi vedät kentän uuteen sijaintiin taulukkonäkymässä ja luot taulukosta lomakkeen Lomake-painikkeella, kenttä näkyy alkuperäisessä sijainnissa.

Sivun alkuun

Katso myös

Lisää taulukkoon laskettu kenttä

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin