Taulukot ovat olennainen osa tietokantaa, koska ne pitävät sisällään kaiken tiedon. Esimerkiksi yrityksen tietokannassa voi olla yhteystietotaulukko, johon on tallennettu yrityksen toimittajien nimet, osoitteet ja puhelinnumerot. Muut tietokantaobjektit ovat vahvasti riippuvaisia taulukoista, joten tietokannan suunnittelu kannattaa aina aloittaa kaikkien taulukoiden luomisesta, minkä jälkeen voidaan luoda muut objektit. Ennen kuin luot taulukoita Accessissa, harkitse tarpeitasi ja määritä kaikki tarvitsemasi taulukot. Tietoja tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.
Artikkelin sisältö
Yleistä
Accessin kaltaisessa relaatiotietokannassa on yleensä useita toisiinsa liittyviä taulukoita. Hyvin suunnitellussa tietokannassa jokaiseen taulukkoon tallennetaan tietoja tietystä asiasta, kuten työntekijöistä tai tuotteista. Taulukossa on tietueita (rivejä) ja kenttiä (sarakkeita). Kentissä on erityyppisiä tietoja, kuten tekstiä, numeroita, päivämääriä ja hyperlinkkejä.
-
Tietue: Sisältää tarkkoja tietoja, kuten tietoja tietystä työntekijästä tai tuotteesta.
-
Kenttä: Sisältää jonkin yksityiskohdan taulukossa kuvatusta asiasta, esimerkiksi etunimen tai sähköpostiosoitteen.
-
Kentän arvo: Kullakin tietueella on kentän arvo. Esimerkiksi Contoso, Ltd. tai joku@example.com.
Taulukon ja kentän ominaisuudet
Taulukoilla ja kentillä on myös ominaisuuksia, joiden avulla niiden ominaispiirteitä tai toimintaa voi hallita.
1. Taulukon ominaisuudet
2. Kentän ominaisuudet
Access-tietokannassa taulukon ominaisuudet ovat taulukon määritteitä, jotka vaikuttavat taulukon ulkoasuun tai toimintaan kokonaisuudessaan. Taulukon ominaisuudet määritetään taulukon ominaisuusikkunan rakennenäkymässä. Voit esimerkiksi taulukon Oletusnäkymä-ominaisuuden avulla määrittää, kuinka taulukko näkyy oletusarvoisesti.
Kentän ominaisuus liittyy tiettyyn taulukon kenttään, ja se määrittää kyseisen kentän ominaispiirteen tai toiminnallisuuteen liittyvän tekijän. Joitakin kentän ominaisuuksia voi määrittää kohteessa tietotaulukkonäkymä. Voit myös määrittää minkä tahansa kentän ominaisuuden rakennenäkymässä käyttämällä </c0>Kentän ominaisuudet -ruutua.
Tietotyypit
Jokaiselle kentälle on määritetty tietotyyppi. Kentän tietotyyppi osoittaa, millaisia tietoja kenttä sisältää (esimerkiksi suuria tekstimääriä tai liitetiedostoja).
Tietotyyppi on kentän ominaisuus, mutta se poikkeaa muista kentän ominaisuuksista seuraavasti:
-
Kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa, ei Kentän ominaisuudet -ruudussa.
-
Kentän tietotyyppi määrittää, mitä muita ominaisuuksia kentällä on.
-
Kentän tietotyyppi on valittava, kun kenttä luodaan.
Voit luoda uuden kentän Accessissa kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymän uuteen sarakkeeseen. Jos luot kentän kirjoittamalla tiedot taulukkonäkymässä, Access määrittää kentälle automaattisesti tietotyypin kirjoitettujen arvojen perusteella. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä annettujen tietojen perusteella, tietotyypiksi tulee Teksti. Voit kuitenkin muuttaa tietotyyppiä myöhemmin käyttämällä valintanauhaa.
Esimerkkejä automaattisesta tietotyypin tunnistamisesta
Seuraavassa taulukossa näkyy, miten automaattinen tietotyypin tunnistaminen toimii taulukkonäkymässä.
|
Taulukoiden yhteydet
Kukin taulukko tallentaa tietoja eri aiheesta, mutta Access-tietokannassa olevat taulukot tallentavat yleensä tietoa toisiinsa liittyvistä aiheista. Tietokanta saattaa sisältää esimerkiksi seuraavat kohteet:
-
asiakastaulukko, jossa on luettelo yrityksesi asiakkaista ja heidän osoitteistaan
-
luettelo myytävistä tuotteista, mukaan lukien kunkin kohteen hinta ja kuva
-
tilaustaulukko, johon kirjataan asiakkaiden tekemät tilaukset.
Eri aiheisiin liittyvät tiedot tallennetaan eri taulukoihin, joten tiedot on jollakin tavalla liitettävä toisiinsa niin, että eri taulukoissa olevia toisiinsa liittyviä tietoja voidaan helposti yhdistää. Eri taulukoihin tallennettuja tietoja voidaan yhdistää luomalla yhteyksiä. Yhteys on kahden taulukon välinen looginen suhde, joka määrittää taulukoiden yhteiset kentät. Katso lisätietoja Taulukoiden yhteyksien oppaasta.
Näppäimet
Taulukoiden yhteyksissä käytettäviä kenttiä kutsutaan avainkentiksi. Avain muodostuu tavallisesti vain yhdestä kentästä, mutta siinä voi olla myös useita kenttiä. Avaimia on kahta lajia:
-
Perusavain Taulukossa voi olla vain yksi perusavain. Perusavain sisältää vähintään yhden kentän, jonka avulla kukin taulukkoon tallennettava tietue tunnistetaan yksilöivästi. Usein perusavaimena toimii jokin ainutlaatuinen tunnistenumero, kuten tunnusluku, sarjanumero tai koodi. Asiakkaat-taulukossa kullakin asiakkaalla voi esimerkiksi olla yksilöllinen asiakastunnus. Asiakastunnus-kenttä on Asiakkaat-taulukon perusavain. Jos perusavaimessa on useita kenttiä, se koostuu yleensä aiemmin luoduista kentistä, jotka yhdessä muodostavat yksilölliset arvot. Voit esimerkiksi käyttää henkilöitä käsittelevän taulukon perusavaimena yhdistelmää, joka koostuu sukunimestä, etunimestä ja syntymäpäivästä. Lisätietoja on artikkelissa Taulukon perusavaimen lisääminen tai vaihtaminen.
-
Viiteavain Taulukossa voi myös olla useita viiteavaimia. Viiteavain sisältää arvoja, jotka vastaavat toisen taulukon perusavainta. Esimerkiksi Tilaukset-taulukon kussakin tilauksessa voi olla asiakasnumero, joka vastaa jotakin Asiakkaat-taulukon tietuetta. Asiakastunnus-kenttä on Tilaukset-taulukon viiteavain.
Taulukoiden välinen yhteys perustuu avainkenttien arvojen väliseen suhteeseen. Taulukoiden yhteyksillä voi yhdistää toisiinsa liittyvien taulukoiden tietoja. Oletetaan esimerkiksi, että yrityksen järjestelmässä on Asiakkaat-taulukko ja Tilaukset-taulukko. Kussakin Asiakkaat-taulukon tietueessa on Tunnus-niminen yksilöllinen perusavainkenttä.
Kun haluat yhdistää tilauksen asiakkaaseen, lisää Tilaukset-taulukkoon Asiakkaat-taulukon Tunnus-kenttää vastaava viiteavainkenttä ja luo avainkenttien välille yhteys. Kun lisäät tietueen Tilaukset-taulukkoon, anna Asiakastunnus-kenttään arvo, joka on sama kuin Asiakkaat-taulukossa. Kun haluat tarkastella tilauksen tehneen asiakkaan tietoja, yhteys määrittää, mitkä Asiakkaat-taulukon tiedot liittyvät mihinkin Tilaukset-taulukon tietueeseen.
1. Perusavain, jonka tunnistaa kentän nimen viereisestä avainkuvakkeesta.
2. Viiteavain – ei avainkuvaketta
Älä lisää kenttää, jos oletat, että jokainen taulukon entiteetti tarvitsee kenttään useita arvoja. Jos esimerkiksi haluat edellä kerrotussa tilanteessa seurata kunkin asiakkaan tekemiä tilauksia, älä lisää taulukkoon kenttää sitä varten, sillä kullakin asiakkaalla on oletettavasti useita tilauksia. Luo sen sijaan tilauksia varten uusi taulukko ja määritä taulukoiden välille yhteys.
Yhteyksien käyttämisen etuja
Tietojen säilyttämisessä erillisissä, mutta toisiinsa yhdistetyissä taulukoissa on seuraavat edut:
-
Yhdenmukaisuus Koska kukin tieto tallennetaan kerran vain yhteen taulukkoon, tietojen epäyhtenäisyyden vaara pienenee huomattavasti. Esimerkiksi asiakkaan nimi tallennetaan järjestelmän asiakastaulukkoon vain kerran sen sijaan, että se tallennettaisiin toistuvasti (mahdollisesti eri muodoissa) tilaustiedot sisältävään taulukkoon.
-
Tehokkuus Tietojen tallentaminen vain kerran ja vain yhteen paikkaan säästää levytilaa. Lisäksi tietojen hakeminen pienistä taulukoista on tavallisesti nopeampaa kuin suurista taulukoista. Jos et käytä erillisiä taulukoita eri asioita varten, taulukoihin tulee tyhjäarvoja (tietojen puuttumista osoittavia arvoja) ja päällekkäisyyksiä, jotka vievät turhaa tilaa ja rajoittavat suorituskykyä.
-
Ymmärrettävyys Tietokannan rakenne on helpompi hahmottaa, jos asiat on erotettu eri taulukoihin.
Pidä suhteet mielessäsi, kun suunnittelet taulukoita. Ohjatun hakukentän luomisen avulla voit luoda viiteavainkentän, jos vastaavan perusavaimen sisältävä taulukko on jo olemassa. Ohjattu hakukentän luominen luo suhteen puolestasi. Lisätietoja on artikkelissa Hakukentän luominen tai poistaminen.
