SQL Server -tietokannan tietojen tuominen tai niihin linkittäminen

Ennen aloittamista

Haluatko työn sujuvan helpommin? Tee seuraavat valmistelut ennen linkittämistä tai tuomista:

• Etsi SQL Server -tietokantapalvelimen nimi, määritä tarvittavat yhteystiedot ja valitse todentamismenetelmä (Windows tai SQL Server). Lisätietoja todentamismenetelmistä on artikkeleissa Yhteyden muodostaminen palvelimeen (tietokantamoduuli) ja Tietokannan suojaaminen.

• Määritä taulukot tai näkymät, joihin haluat linkittää tai jotka haluat tuoda, ja linkitettyjen taulukoiden yksilöllisiä arvoja sisältävät kentät. Voit linkittää useaan taulukkoon tai näkymään tai tuoda useita taulukoita tai näkymiä yhdellä kertaa.

• Huomioi kunkin taulukon tai näkymän sarakkeiden määrä. Access tukee enintään 255 kenttää taulukossa, joten Access linkittää tai tuo vain ensimmäiset 255 saraketta. Vaihtoehtoisena menetelmänä voit luoda SQL Server -tietokantaan näkymän, jonka avulla voit käyttää rajoituksen ylittäviä sarakkeita.

• Määritä tuotavien tietojen kokonaismäärä. Access-tietokannan enimmäiskoko on kaksi gigatavua, josta vähennetään järjestelmäobjektien vaatima tila. Jos SQL Server -tietokannassa on suuria taulukoita, et välttämättä voi tuoda niitä kaikkia samaan Access-tietokantaan. Tässä tapauksessa voit linkittää tietoihin tietojen tuomisen sijaan.

• Suojaa Access-tietokanta ja sen sisältämät yhteystiedot käyttämällä luotettua sijaintia ja Access-tietokannan salasanaa. Tämä on erityisen tärkeää, jos tallennat SQL Serverin salasanan Accessiin.

• Suunnittele lisäyhteyksien määrittäminen. Access ei luo automaattisesti yhteyksiä liittyvien taulukoiden välille tuontitoiminnon lopussa. Voit luoda uusien ja aiemmin luotujen taulukoiden väliset yhteydet manuaalisesti Yhteydet-ikkunan avulla. Lisätietoja on artikkeleissa Mikä Yhteydet-ikkuna on? ja Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Vaihe 1: Aloittaminen

1. Valitse Ulkoiset tiedot > Uusi tietolähde > Tietokannasta > SQL Serveristä.

2. Tee Nouda ulkoiset tiedot – ODBC-tietokanta -valintaikkunassa jompikumpi seuraavista:

   • Tuo tiedot valitsemalla Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon.

   • Linkitä tietoihin valitsemalla Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko.

3. Valitse OK.

Vaihe 2: DSN-tiedoston luominen tai käyttäminen uudelleen

Voit luoda DSN-tiedoston tai käyttää aiemmin luotua tiedostoa uudelleen. Käytä DSN-tiedostoa, kun haluat käyttää samoja yhteystietoja eri linkitys-ja tuontitoiminnoissa tai jakaa ne muun sellaisen sovelluksen kanssa, joka myös käyttää DSN-tiedostoja. Voit luoda DSN-tiedoston suoraan käyttämällä tietoyhteyksien hallintaa. Lisätietoja on artikkelissa ODBC-tietolähteiden hallinta.

Vaikka voit edelleen käyttää SQL ODBC -ohjaimen aiempia versioita, on suositeltavaa käyttää versiota 13.1, johon on tehty paljon parannuksia ja joka tukee SQL Server 2016:n uusia ominaisuuksia. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft ODBC Driver -ohjain SQL Serverille Windowsissa.

1. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Jos haluamasi DSN-tiedosto on jo olemassa, valitse se luettelosta.

     

     Riippuen siitä, minkä todentamismenetelmän annoit yhteystiedoissa, saatat joutua kirjoittamaan salasanan uudelleen.

   • Voit luoda uuden DSN-tiedoston seuraavasti:

     1. Valitse Uusi.

        

     2. Valitse ODBC Driver 13 -ohjain SQL Serverille ja valitse sitten Seuraava.

     3. Kirjoita DSN-tiedostolle nimi tai valitse Selaa, jotta voit luoda tiedoston eri sijaintiin.

2. Valitse Seuraava, tarkista yhteenvetotiedot ja valitse sitten Valmis.

Vaihe 3: Ohjatun Luo uusi SQL Server -tietolähde -toiminnon käyttäminen

Toimi ohjatussa Luo uusi SQL Server -tietolähde -toiminnossa seuraavasti:

1. Kirjoita ensimmäiselle sivulle tunnistustiedot:

   • Voit halutessasi kirjoittaa Kuvaus-ruutuun tietoja DSN-tiedostosta.

   • Kirjoita Palvelin-ruutuun SQL Server -tietokannan nimi. Älä napsauta alanuolta.

2. Valitse toisella sivulla jokin seuraavista todentamismenetelmistä:

   • Integroidun Windows-todennuksen avulla    Muodosta yhteys Windows-käyttäjätilin avulla. Kirjoita halutessasi palvelun päänimi (SPN). Lisätietoja on artikkelissa Palvelujen päänimet asiakasyhteyksissä (ODBC).

   • SQL Server todennuksen kanssa...   Muodosta yhteys tietokantaan määritetyillä tunnistetiedoilla antamalla kirjautumistunnus ja salasana.

3. Valitse kolmannella ja neljännellä sivulla yhteyden mukauttamista koskevat asetukset. Lisätietoja näistä asetuksista on artikkelissa Microsoft ODBC Driver -ohjain SQL Serverille.

4. Näkyviin tulee näyttö asetusten vahvistamista varten. Vahvista yhteys valitsemalla Testaa tietolähde.

5. Joudut ehkä kirjautuman tietokantaan. Kirjoita SQL Server -sisäänkirjautuminen -valintaikkunaan kirjautumistunnus ja salasana. Voit muuttaa muita asetuksia valitsemalla Asetukset.

Vaihe 4: Valitse taulukot ja näkymät, jotka haluat linkittää tai tuoda

1. Valitse Linkitä taulukoita- tai Tuo objektit -valintaikkunan Taulukot-kohdassa kukin taulukko tai näkymä, johon haluat linkittää tai jonka haluat tuoda, ja valitse sitten OK.

   

2. Valitse linkitystoiminnossa, haluatko valita Tallenna salasana -vaihtoehdon.

   Tietoturva    Tämän vaihtoehdon valitseminen poistaa tarpeen kirjoittaa tunnistetiedot joka kerta, kun avaat Accessin ja käytät tietoja. Tämä kuitenkin tallentaa salaamattoman salasanan Access-tietokantaan, mikä tarkoittaa, että henkilöt, jotka voivat käyttää lähdesisältöä, näkevät käyttäjänimen ja salasanan. Jos valitset tämän vaihtoehdon, on suositeltavaa tallentaa Access-tietokanta luotettuun sijaintiin ja luoda Access-tietokannalle salasana. Lisätietoja on artikkeleissa Tietokantaan luottaminen ja Tietokannan salaaminen tietokannan salasanalla.

   Huomautus:    Jos päätät olla tallentamatta salasanaa, mutta muutat sitten mielesi, sinun on poistettava linkitetty taulukko ja luotava se uudelleen ja valittava sitten Tallenna salasana.

Vaihe 5: Määritysten ja tehtävien luominen (vain tuonti)

• Nouda ulkoiset tiedot – ODBC-tietokanta -valintaikkunassa voit tallentaa tuontivaiheet määrityksenä ja luoda Outlook-tehtävän, jonka avulla automatisoit säännöllisen tuontitoiminnon. Lisätietoja on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon tietojen tallentaminen määrityksenä.

Tulokset

Kun linkitys- tai tuontitoiminto on valmis, taulukot näkyvät siirtymisruudussa samalla nimellä kuin SQL Serverin taulukossa tai näkymässä niin, että niihin on yhdistetty omistajan nimi. Jos nimi on SQL:ssä esimerkiksi dbo.Tuote, nimi on Accessissa dbo_Tuote. Jos tämä nimi on jo käytössä, Access lisää uuden taulukon nimeen numeron ”1”, esimerkiksi dbo_Tuote1. Jos myös dbo_Tuote1 on jo käytössä, Access luo nimen dbo_Tuote2, ja niin edelleen. Voit kuitenkin nimetä taulukot uudelleen kuvaavammilla nimillä.

Tuontitoiminnossa Access ei koskaan korvaa tietokannassa olevaa taulukkoa. Vaikka SQL Server -tietoja ei voi liittää suoraan aiemmin luotuun taulukkoon, voit luoda liittämiskyselyn ja liittää tietoja sen jälkeen, kun olet tuonut tietoja samankaltaisista taulukoista.

Jos kyseessä on linkitystoiminto ja sarakkeet ovat vain luku -tilassa SQL Server -taulukossa, ne ovat vain luku -tilassa myös Accessissa.

Vihje Näet yhteysmerkkijonon viemällä osoittimen taulukon päälle Accessin siirtymisruudussa.

Linkitetyn taulukon rakenteen päivittäminen

Linkitetyn taulukon sarakkeita ei voi lisätä, poistaa eikä muokata, eikä sen tietotyyppejä voi muuttaa. Jos haluat muuttaa rakennetta, tee se SQL Server -tietokannassa. Näet tehdyt rakennemuutokset Accessissa päivittämällä linkitetyt taulukot:

1. Valitse Ulkoiset tiedot > Linkitettyjen taulukoiden hallinta.

2. Valitse päivitettävät linkitetyt taulukot, valitse OK ja valitse sitten Sulje.

Tietotyyppien vertailu

Accessin tietotyypit on nimetty eri tavalla kuin SQL Serverin tietotyypit. Esimerkiksi SQL Server -sarake, jonka tietotyyppi on bit, tuodaan tai linkitetään Accessiin tietotyyppinä Kyllä/Ei. Lisätietoja on artikkelissa Accessin ja SQL Server tietotyyppien vertailu.

Muita huomioon otettavia asioita

• Lisätietoja siitä, miten voit tallentaa tuontitietosi myöhemmin käytettäväksi määritykseksi saat kohdasta Tuonti- tai vientitoiminnon tietojen tallentaminen määrityksenä.

• Lisätietoja tallennettujen tuontimääritysten suorittamisesta on artikkelissa Tallennetun tuonti- tai vientitoiminnon suorittaminen.

• Lisätietoja määritysten suorittamisen ajoittamisesta on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon ajoittaminen.

• Lisätietoja määrityksen nimen muuttamisesta, määrityksen poistamisesta tai määrityksen lähdetiedostojen nimien päivittämisestä on artikkelissa Tietotehtävien hallinta.

Sivun alkuun