Kyselyiden esittely

• Kyselyt helpottavat tietojen etsimistä ja käsittelyä

• Valintakyselyn luominen

• Parametrikyselyn luominen

• Summakyselyn luominen

• Ristiintaulukointikyselyn luominen

• Taulukon luovan kyselyn luominen

• Liittämiskyselyn luominen

• Päivityskyselyn luominen

• Poistokyselyn luominen

Kyselyt helpottavat tietojen etsimistä ja käsittelyä

Jos tietokanta on suunniteltu oikein, lomakkeessa tai raportissa esitettävät tiedot sijaitsevat usein useissa taulukoissa. Kyselyn avulla voidaan hakea tietoja eri taulukoista ja koota ne yhteen lomakkeeseen tai raporttiin. Kyselyllä voidaan pyytää joko halutut tiedot tietokannasta tai tietoihin kohdistuvasta toiminnasta, tai molemmista. Kysely voi vastata yksinkertaiseen kysymykseen, suorittaa laskutoimituksia, yhdistää eri taulukoiden tietoja ja lisätä, muuttaa tai poistaa tietokannan tietoja. Koska kyselyillä on monia eri tehtäviä, on olemassa useita erityyppisiä kyselyjä, ja yksittäisten tehtävien ratkaisemista varten voidaan luoda erilaisia kyselytyyppejä.

Valintakyselyn luominen

Valintakysely on käytännöllinen vaihtoehto, jos haluat tarkastella vain tiettyjen taulukon kenttien tietoja tai tarkastella samanaikaisesti tietoja useista eri taulukoista tai tarkastella tietoja vaikkapa vain tiettyjen ehtojen perusteella. Lisätietoja on artikkelissa Yksinkertaisen valintakyselyn luominen.

Parametrikyselyn luominen

Jos haluat suorittaa usein tietyn kyselyn eri muunnelmia, voit luoda parametrikyselyn. Kun parametrikysely suoritetaan, kysely kehottaa antamaan kenttien arvot ja luo kyselyn ehdot antamiesi arvojen perusteella.

Jatka edellisestä esimerkistä, jossa opit luomaan valintakyselyn, joka palauttaa Las Vegasissa sijaitsevien asiakkaiden tilaukset, voit muokata valintakyselyä ja pyytää määrittämään kaupungin aina, kun suoritat kyselyn. Jos haluat seurata esimerkkiä, avaa edellisessä esimerkissä luomasi tietokanta:

1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella Tilaukset toimipaikan mukaan -kyselyä (jonka loit edellisessä osassa) ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

2. Poista kyselyn rakenneruudukon Toimipaikka-sarakkeen Ehdot-riviltä Las Vegas ja kirjoita sitten [Mikä toimipaikka?].

   Merkkijono [Mikä kaupunki?] on parametrikehote. Hakasulkeet ilmaisevat, että haluat kyselyn pyytävän tietoja, ja teksti (tässä tapauksessa missä kaupungissa?) on kysymys, jonka parametrikehote näyttää.

   Huomautus: Parametrikehotteessa ei saa käyttää pistettä (.) eikä huutomerkkiä (!).

3. Valitse Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruutu, jotta toimipaikka näytetään kyselyn tuloksissa.

4. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita. Kysely pyytää määrittämään Toimipaikka-arvon.

5. Kirjoittamalla New York ja painamalla ENTER-näppäintä saat näkyviin New Yorkissa asuvien asiakkaiden tilaukset.

   Entä jos et tiedä, mitä arvoja voit määrittää? Voit käyttää yleismerkkejä kehotteen osana:

6. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

7. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon Toimipaikka-sarakkeen Ehdot-riville Like [Mikä toimipaikka?]&"*".

   Tässä parametrikehotteessa Like-avainsana, et-merkki (&) ja lainausmerkeissä oleva tähti (*) antavat käyttäjälle mahdollisuuden kirjoittaa merkkiyhdistelmän, mukaan lukien yleismerkit, ja palauttaa useita tuloksia. Jos käyttäjä esimerkiksi kirjoittaa *, kysely palauttaa kaikki kaupungit. jos käyttäjä kirjoittaa L, kysely palauttaa kaikki kaupungit, jotka alkavat kirjaimella "L;" ja jos käyttäjä kirjoittaa *s*, kysely palauttaa kaikki kaupungit, jotka sisältävät kirjaimen "s".

8. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita, kirjoita kyselykehotteeseen Uusi ja paina ENTER-näppäintä.

   Kysely suoritetaan, ja New Yorkissa sijaitsevien asiakkaiden tilaukset tulevat näyttöön.

Summakyselyn luominen

Taulukon Summa-rivi on hyödyllinen, mutta jos kysymys on monimutkainen, kannattaa käyttää summakyselyä. Summakysely on valintakysely, joka sallii erilaisten tietojen ryhmittelyn ja yhteenvedon luomisen, jos haluat tarkastella esimerkiksi tuotekohtaisia kokonaismyyntilukuja. Summakyselyn avulla voit tarkastella tuotekohtaisia kokonaismyyntilukuja käyttämällä Summa-funktiota (koostefunktio).

Noudattamalla seuraavia vaiheita voit muokata edellisessä esimerkissä luotua tuotteiden välisummakyselyä niin, että se luo yhteenvedon välisummista tuotteittain.

1. Valitse Aloitus-välilehdestä Näytä > Rakennenäkymä.

   Tuotteiden välisummat -kysely aukeaa rakennenäkymässä.

2. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

   Summat-rivi näkyy kyselyn rakenneruudukossa.

• Rakenneruudukon Summat-rivin avulla voit ryhmitellä kenttien arvoja.

• Taulukon Summa-rivin voit lisätä summakyselyn tuloksiin.

• Kun käytät rakenneruudukon Summat-riviä, jokaiselle kentälle täytyy valita koostefunktio. Jos et halua laskea kentän arvoja, voit ryhmitellä kentän mukaan.

• Valitse rakenneruudukon toisen sarakkeen Summa-rivin avattavasta luettelosta Summa.

• Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita. Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee tuotteiden sekä välisummien luettelo.

• Tallenna kysely painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+S. Älä sulje kyselyä.

Lisätietoja on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa Summat-rivin avulla.

Sivun alkuun

Yhteenveto- tai koontitietojen näyttäminen

Kun tallennat taulukoihin tietueita tai usein toistuvia numeerisia tietoja, tietojen tarkastelemisesta summina, keskiarvoina tai muina koosteina on hyötyä. Voit lisätä Access-tietotaulukko summarivin. Summarivi on taulukon alareunassa olevan rivi, jossa voi näkyä juokseva summa tai jokin muu koostearvo.

1. Suorita aiemmin luomasi Tuotteen välisummat -kysely ja jätä tulokset avoimina tietotaulukkonäkymä.

2. Valitse Aloitus-välilehdestä Summat. Taulukkonäkymän alareunaan ilmestyy uusi rivi, jonka ensimmäisessä sarakkeessa on sana Summa .

3. Napsauta Summa-taulukon viimeisen rivin solua.

4. Voit tarkastella käytettävissä olevia koostefunktioita napsauttamalla nuolta. Koska sarake sisältää tekstitietoja, vaihtoehtoja on vain kaksi: Ei mitään ja Määrä.

5. Valitse Määrä. Solun Summa-teksti korvataan sarakkeen arvojen määrällä.

6. Napsauta vierekkäistä solua (toisessa sarakkeessa). Huomaa, että soluun ilmestyy nuoli.

7. Napsauta nuolta ja valitse Summa. Kentässä näytetään sarakkeen arvojen summa.

8. Jätä kysely auki taulukkonäkymään.

Sivun alkuun

Ristiintaulukointikyselyn luominen

Oletetaan, että haluat tarkastella tuotteiden välisummia mutta haluat myös nähdä välisummien kuukausittaiset koosteet niin, että kullakin rivillä näytetään tuotteen välisummat ja kussakin sarakkeessa näytetään tuotteen välisummat kuukauden ajalta. Voit näyttää tuotteen välisummat sekä tuotteen välisummat kuukauden ajalta luomalla ristiintaulukointikysely.

Voit muokata Tuotteiden välisummat -kyselyä uudelleen niin, että kysely palauttaa tuotteiden välisummat riveille ja kuukausittaiset välisummat sarakkeisiin.

1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

2. Valitse Kyselyn asetukset - ryhmässä Lisää taulukoita.

3. Kaksoisnapsauta Tilaukset-kohtaa ja valitse sitten Sulje.

4. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäRistiintaulukointi. Rakenneruudukon Näytä rivi piilotetaan, ja Ristiintaulukointi-rivi tulee näkyviin.

5. Kaksoisnapsauta rakenneruudukon kolmannen sarakkeen Kenttä-riviä ja valitse sitten pikavalikosta Zoomaus. Näyttöön tulee Zoomaus-ruutu.

6. Kirjoita tai liitä Zoomaus-ruutuun seuraava teksti: Kuukausi: "Kuukausi" & DatePart ("m", [Tilauspäivämäärä])

7. Valitse OK.

8. Valitse Ristiintaulukointi-rivin avattavasta luettelosta seuraavat arvot: Riviotsikko ensimmäisessä sarakkeessa, Arvo toisessa sarakkeessa ja Sarakeotsikko kolmannessa sarakkeessa.

9. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita. Kysely suoritetaan, ja kuukauden mukaan koostetut tuotteiden välisummat tulevat näyttöön.

10. Tallenna kysely painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+S.

    Lisätietoja ristiintaulukointikyselyistä on artikkelissa Yhteenvetotietojen lukemisen helpottaminen ristiintaulukointikyselyn avulla.

Sivun alkuun

Taulukon luovan kyselyn luominen

Taulukon luovan kyselyn avulla voit luoda taulukon muihin taulukkoihin tallennetuista tiedoista.

Oletetaan esimerkiksi, että haluat lähettää Chicagon tilausten tiedot Chicagossa toimivalle liikekumppanille, joka valmistelee raportit Accessilla. Kaikkia tilaustietoja ei kannata lähettää, sillä voit rajoittaa lähetettäviksi tiedoiksi ainoastaan Chicagon tilauksia koskevat tiedot.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit muodostaa Chicagon tilausten tiedot sisältävän valintakyselyn sekä luoda uuden taulukon valintakyselyn avulla:

1. Avaa edellisessä esimerkissä käytetty mallitietokanta.

   Tietokannan sisältö on ehkä otettava käyttöön, jotta voit suorittaa taulukon luovan kyselyn.

   Huomautus: Jos näet valintanauhan alapuolella viestin tietokannan käyttöönotosta, valitse Ota sisältö käyttöön.Jos tietokanta on jo luotetussa sijainnissa, sanomapalkkia ei näy.

2. Valitse Luo-välilehden Kysely-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

3. Kaksoisnapsauta Tilauksen tiedot - ja Tilaukset-kohtaa.

4. Kaksoisnapsauta Tilaukset-taulukon Asiakastunnus- ja Toimipaikka-kenttää. Kentät lisätään rakenneruudukkoon.

5. Kaksoisnapsauta Tilaustiedot-taulukon Tilaustunnus-, Tuotetunnus-, Määrä-, Yksikköhinta- ja Alennus-kenttää. Kentät lisätään rakenneruudukkoon.

6. Poista Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruudun valinta. Kirjoita Ehto-riville 'Chicago' (lisää myös heittomerkit). Tarkista kyselyn tulokset, ennen kuin luot niistä taulukon.

7. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

8. Tallenna kysely painamalla CTRL + S -näppäinyhdistelmää.

9. Kirjoita Kyselyn nimi -ruutuun Chicagon tilaukset -kysely ja valitse sitten OK.

10. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

11. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäLuo taulukko.

12. Kirjoita Taulukon luova kysely -valintaikkunan Taulukon nimi -ruutuun Chicagon tilaukset ja valitse OK.

13. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

14. Valitse vahvistusvalintaikkunassa Kyllä. Uusi taulukko näkyy siirtymisruudussa.

    Huomautus: Jos samanniminen taulukko on jo olemassa, Access poistaa sen ennen kyselyn suorittamista.

Lisätietoja taulukon luontikyselyjen käyttämisestä on artikkelissa Taulukon luontikyselyn luominen.

Sivun alkuun

Liittämiskyselyn luominen

Liittämiskyselyn avulla voit noutaa tietoja yhdestä tai useasta taulukosta ja lisätä tiedot toiseen taulukkoon.

Oletetaan, että luot taulukon, jonka haluat jakaa Chicagossa toimivan liikekumppanin kanssa, mutta sitten muistat, että kumppani työskentelee myös Milwaukeen alueen asiakkaiden kanssa. Ennen kuin jaat taulukon kumppanin kanssa, haluat lisätä taulukkoon rivit, jotka sisältävät Milwaukeen alueen tiedot. Voit lisätä Milwaukeen alueen tiedot Chicagon tilaukset -taulukkoon noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Avaa aiemmin luomasi Chicagon tilauskysely -niminen kysely rakennenäkymässä.

2. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäLiitä. Liitä-valintaikkuna avautuu.

3. Napsauta Liitä-valintaikkunan Taulukon nimi -ruudun nuolta ja valitse avattavasta luettelosta Chicagon tilaukset. Valitse sitten OK.

4. Poista Toimipaikka-sarakkeen Ehdot-riviltä 'Chicago' ja kirjoita 'Milwaukee'.

5. Valitse Liitä:-rivin sarakkeiden oikea kenttä.

   Tässä esimerkissä Liitä:-rivin arvojen tulee vastata Kenttä-rivin arvoja, mutta kyselyjen toimiminen ei edellytä tätä.

6. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

Lisätietoja liittämiskyselyistä on artikkelissa Tietueiden lisääminen taulukkoon liittämiskyselyn avulla.

Sivun alkuun

Päivityskyselyn luominen

Päivityskyselyllä voit muuttaa taulukon tiedot ja määrittää ehdot, joiden mukaan päivitettävät rivit valitaan. Päivityskyselyllä voit tarkistaa, mitkä tiedot olet päivittämässä, ennen kuin tiedot päivitetään.

Edellisessä esimerkissä lisäsit rivejä Chicagon tilaukset -taulukkoon. Chicagon tilaukset -taulukon Tuotetunnus-kentässä näkyy tuotteen numero. Voit hyödyntää tietoja tehokkaammin raporteissa sijoittamalla tuotteiden tunnukset yhteen tuotenimien kanssa seuraavien ohjeiden mukaisesti:

1. Avaa Chicagon tilaukset -taulukko rakennenäkymässä.

2. Muuta Tuotetunnus-rivin Numero-tietotyyppi Teksti-tekstityypiksi.

3. Tallenna ja sulje Chicagon tilaukset -taulukko.

4. Valitse Luo-välilehden Kysely-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

5. Kaksoisnapsauta Chicagon tilauksia ja tuotteita.

6. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäPäivitä.

7. Rakenneruudukon Lajittelu- ja Näytä-rivit poistuvat näytöstä ja Päivitä:-rivi tulee näyttöön.

8. Kaksoisnapsauta Chicagon tilaukset -taulukon Tuotetunnus-kenttää. Kenttä lisätään rakenneruudukkoon.

9. Kirjoita tai liitä Tuotetunnus-sarakkeen Päivitä:-riville seuraava teksti: [Tuotteet].[Tuotenimi]

   Vihje: Voit poistaa kentän arvoja päivityskyselyn avulla lisäämällä Päivitä:-riville tyhjän merkkijonon ("") tai NULL-arvon.

10. Kirjoita tai liitä Ehdot-riville seuraava teksti: [Tuotenimi] Like ([Tuotteet].[Tunnus])

11. Jos haluat tarkistaa, mitkä arvot päivityskysely muuttaa, tarkastele kyselyä taulukkonäkymässä.

12. Valitse Rakenne-välilehdestä Näytä> Taulukkonäkymä. Kysely palauttaa päivitettävien tuotetunnusten luettelon.

13. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehdessä Suorita.

    Kun avaat Chicagon tilaukset -taulukon, Tuotetunnus-kentän numeeriset arvot on korvattu Tuotteet-taulukon tuotteiden nimillä.

Lisätietoja päivityskyselyistä on artikkelissa Päivityskyselyn luominen ja suorittaminen.

Sivun alkuun

Poistokyselyn luominen

Poistokyselyllä voit poistaa tietoja taulukoista ja määrittää ehdot, joiden mukaan rivit poistetaan. Kun käytät poistokyselyä, voit ennen poistoa tarkistaa, mitkä rivit olet aikeissa poistaa.

Oletetaan, että valmistellessasi edellisen esimerkin Chicagon tilaukset -taulukon lähettämistä Chicagossa olevalle liikekumppanillesi, huomasit, että joillakin riveillä on useita tyhjiä kenttiä. Päätit poistaa nämä rivit ennen taulukon lähettämistä. Voit avata taulukon ja poistaa rivit manuaalisesti, mutta jos poistettavia rivejä on paljon ja niille voidaan määrittää selkeät poistamisehdot, poistokysely voi olla käytännöllinen vaihtoehto.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit poistaa poistokyselyllä ne Chicagon tilaukset -taulukon rivit, jotka eivät sisällä Tilaustunnus-arvoa:

1. Valitse Luo-välilehdestä Kyselyn rakenne.

2. Kaksoisnapsauta Chicagon tilauksia.

3. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäPoista. Rakenneruudukon Lajittelu- ja Näytä-rivit poistuvat näytöstä ja Poista-rivi tulee näyttöön.

4. Kaksoisnapsauta Chicagon tilaukset -taulukon Tilaustunnus-kenttää. Kenttä lisätään rakenneruudukkoon.

5. Kirjoita rakenneruudukon Tilaustunnus-sarakkeen Ehdot-riville Is Null.

6. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

Lisätietoja kyselyjen poistamisesta on artikkelissa Poistokyselyn luominen ja suorittaminen.

Sivun alkuun