Video: Yleisiä tietoja tietokantaobjekteista

Taulukot

Access järjestää tietoja taulukoiksi, eli rivien ja sarakkeiden luetteloiksi, jotka muistuttavat tilikirjaa tai laskentataulukkoa. Jokaiseen taulukkoon tallennetaan tiettyyn aiheeseen liittyviä tietoja, joten useimmissa tietokannoissa on vähintään kaksi taulukkoa.

Taulukon jokaista riviä kutsutaan tietueeksi ja jokaista saraketta kentäksi. Tietue sisältää kaikki tiedot tietystä kohteesta, kuten asiakkaasta tai tilauksesta. Kenttä on yksittäinen kyseistä kohdetta koskeva tieto. Esimerkiksi Tuotteet-taulukossa jokaisella rivillä, eli jokaisessa tietueessa, olisi tietoja yhdestä tuotteesta. Jokaisessa sarakkeessa, eli kentässä, olisi kyseistä tuotetta koskeva tietyntyyppinen tieto, kuten nimi tai hinta. Jos tietokannat eivät ole sinulle tuttuja, tutustu tietokantojen perusteisiin.

Kyselyt

Jos tietokanta on suunniteltu oikein, lomakkeessa tai raportissa esitettävät tiedot sijaitsevat yleensä useissa taulukoissa. Kyselyn avulla voit hakea tiedot eri taulukoista ja koota ne näyttöä varten yhteen lomakkeeseen tai raporttiin.

Kysely voi olla tietotulosten pyyntö tietokannasta tai sitä voidaan käyttää tietojen suorittamiseen tai molempia. Kyselyjen avulla saat vastauksia yksinkertaisiin kysymyksiin, suoritat laskutoimituksia tietojen avulla, yhdistät tietoja eri taulukoista sekä lisäät, muutat tai poistat tietoja tietokannasta.

Kyselytyyppejä on monia, mutta kaksi perustyyppiä ovat seuraavat:

Lomakkeet

Lomakkeet ovat kuin myymälöiden esittelyvitriinejä — ne helpottavat tietokantakohteiden näyttämistä tai käsittelyä. Paperilomakkeiden tapaan Access-lomakkeet ovat objekteja, joiden avulla käyttäjä voi lisätä, muokata tai näyttää Access-työpöytätietokantaan tallennettuja tietoja. Lomake on tärkeää suunnitella sen käyttöä ajatellen. Jos lomake on esimerkiksi tarkoitettu usean käyttäjän käyttöön, lomakkeen hyvä suunnittelu helpottaa tietojen syöttämistä tarkasti, nopeasti ja tehokkaasti.

Raportit

Raportit ovat tapa tarkastella ja muotoilla Access-tietokannan tietoja ja tehdä niistä yhteenveto. Voit esimerkiksi luoda yksinkertaisen raportin kaikkien yhteystietojen puhelinnumeroista tai yhteenvetoraportin kokonaismyynnistä eri alueilla ja eri ajanjaksoina.

Raportit ovat käteviä, kun haluat esittää tietokannan tiedot esimerkiksi seuraavia toimia varten:

• yhteenvetotietojen näyttäminen ja jakaminen

• tietojen tilannevedosten arkistoiminen

• yksittäisten tietueiden tietojen näyttäminen

• osoitetarrojen luominen.

Makrot

Makro on työkalu, jonka avulla voit automatisoida tehtäviä ja lisätä toimintoja lomakkeisiin, raportteihin ja ohjausobjekteihin. Voit esimerkiksi lisätä komentopainikkeen lomakkeeseen ja liittää painikkeen Napsautettaessa-tapahtuman makroon, jolloin se suorittaa komennon aina, kun painike valitaan.

Accessissa on suunnitteluympäristö, jonka avulla voit luoda makroja. Siinä luodaan suoritettavien toimintojen luettelo yksinkertaisen ohjelmointikielen avulla. Jotkin toiminnot vaativat lisätietoja, kuten sitä, mitkä kentät näkyvät täytettävinä. Suunnitteluympäristö helpottaa makrojen luontia, koska voit valita toiminnon luettelosta ja täyttää tiedot.

Makrojen avulla voidaan esimerkiksi automatisoida toimintosarja ja tehdä muutoksia tietokannan tietoihin. Rakennenäkymän kautta makrot tarjoavat käytettäväksi Visual Basic for Applications (VBA) -komentojen alijoukon. Useimmille käyttäjille on helpompaa lisätä lomakkeisiin toimintoja makron avulla kuin VBA-koodia kirjoittamalla, mutta voit aina muuntaa makrot VBA-koodiksi rakennenäkymässä.

Oletetaan, että haluat avata raportin suoraan jostakin tietojensyöttölomakkeesta. Lisää lomakkeeseen painike ja luo sitten makro, joka avaa raportin. Makro voi olla erillinen makro (erillinen objekti tietokannassa), joka sitten sidotaan painikkeen Napsautettaessa-tapahtumaan, tai makro voidaan upottaa suoraan painikkeen Napsautettaessa-tapahtumaan. Kummassakin tapauksessa, kun painike valitaan, makro suoritetaan ja raportti avataan.

Moduulit

Moduulit ovat VBA-koodia, jonka kirjoittamalla voit automatisoida sovelluksen tehtäviä ja suorittaa monimutkaisia toimintoja. Moduulit kirjoitetaan VBA ohjelmointikielellä. Moduuli on kokoelma määrityksiä, lausekkeita ja toimintosarjoja, jotka tallennetaan yhtenä yksikkönä.