Video: Tietojen kopioiminen Excelistä

Kokeile itse!

Hyödynnä Accessin virtaviivaistettuja, tehokkaita ja käteviä muokkaus-, kysely- ja raportointiominaisuuksia kopioimalla tietoja Excel-laskentataulukosta. Sijoita tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai uuteen, tyhjään taulukkoon.

Ennen kuin kopioit tiedot, varmista, että ne ovat ja yhdenmukaisia ja rakenteellisia niin, että ne kopioituvat ongelmitta.

Tietojen puhdistaminen

• Sarakkeen kaikkien tietojen on oltava samantyyppisiä ja samassa muodossa. Varmista esimerkiksi, että kaikissa puhelinnumeroissa on suuntanumero, mutta ei maan etuliitettä, kaikissa osoitteissa kaupunki ja osavaltio, mutta ei maata, ja kaikissa hinnoissa sentit – vaikka niiden arvo olisi ,00.

• Poista alaotsikot, yhteenveto tai kommenttirivit ja tyhjät rivit.

  Huomautus: Tarvittaessa voit lisätä ne takaisin myöhemmin Accessin kysely-, raporttiryhmä- ja summaominaisuuksilla.

  Jos liität tiedot aiemmin luotuun Access-taulukkoon, varmista, että laskentataulukossa on sama määrä sarakkeita samassa järjestyksessä kuin Access-taulukossa. (Jos toisaalta aiot luoda uuden Access-taulukon näistä tiedoista, voit nimetä ja järjestää sarakkeet miten haluat.)

  Vihje: Tietokannoissa on hyvä luetella jokainen erillinen tieto omassa sarakkeessaan. Erota esimerkiksi etunimi ja sukunimi omiin sarakkeisiinsa sekä katuosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero omiinsa.

Excel-tietojen lisääminen uuteen taulukkoon

1. Valitse ja kopioi taulukkoon lisättävät tiedot Excelissä.

2. Valitse Accessissa Aloitus > Liitä.

3. Määritä, onko tietojen ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikoita, valitsemalla Kyllä tai Ei.

4. Voit halutessasi nimetä taulukon ja kentät uudelleen.

Excel-tietojen lisääminen aiemmin luotuun taulukkoon

1. Valitse ja kopioi taulukkoon lisättävät tiedot Excelissä.

2. Avaa Accessissa taulukko, johon haluat liittää tiedot.

3. Valitse tyhjän rivi taulukon lopussa.

4. Valitse Aloitus > Liitä > Liitä loppuun.

Kun kopioit Excel-tiedot Access-tietokantaan, alkuperäiset tiedot Excelissä eivät muutu.

Haluatko vielä enemmän?

Tietojen siirtäminen Excel Accessista

Excel-koulutus

Outlook-koulutus