Huomautus: Microsoft Access ei tue Excel-tietojen tuomista käyttämällä luottamuksellisuustunnistetta. Vaihtoehtoisena menetelmänä voit poistaa selitteen ennen tuomista ja ottaa sitten selitteen uudelleen käyttöön tuonnin jälkeen. Lisätietoja on artikkelissa Luottamuksellisuustunnisteiden käyttäminen tiedostoissa ja sähköpostissa Officessa.
Accessilla ja Microsoft Excelillä on monia samankaltaisuuksia, mikä voi vaikeuttaa käytettävän ohjelman valitsemista. Molemmat ohjelmat voivat esimerkiksi tallentaa suuria tietomääriä, suorittaa tehokkaita kyselyjä ja analyysityökaluja tietojen osistamiseksi ja noppaamiseksi sekä suorittaa kehittyneitä laskutoimituksia, jotka palauttavat tarvitsemasi tiedot.
Kullakin ohjelmalla on kuitenkin selkeät edut sen mukaan, minkä tyyppisiä tietoja hallitset ja mitä haluat tehdä tiedoilla. Jos haluat esimerkiksi säilyttää tietojen eheyden muodossa, jota useat käyttäjät voivat käyttää, Access on paras valintasi, kun taas Excel sopii paremmin monimutkaisiin numeerisille tiedoille, joita haluat analysoida syvällisesti.
Monissa tapauksissa voit käyttää molempia ohjelmia, jotka käyttävät kumpaakin tarkoitukseen, johon se sopii parhaiten. Yleisesti ottaen Access on parempi tietojen hallintaan: se auttaa pitämään tiedot järjestyksessä, helposti haettavissa ja useiden samanaikaisten käyttäjien käytettävissä. Excel on yleensä parempi tietojen analysointiin: monimutkaisten laskutoimitusten suorittamiseen, mahdollisten tulosten tutkimiseen ja laadukkaiden kaavioiden tuottamiseen. Jos käytät Accessia tietojen tallentamiseen ja Excelin analysointiin, voit hyötyä molemmista ohjelmista.
Ennen kuin päätät, mitä ohjelmaa haluat käyttää, haluat ehkä verrata kunkin ohjelman etuja, oppia, milloin on parasta käyttää jommankumman ohjelman ja selvittää, miten voit tehdä yhteistyötä molempien ohjelmien kanssa, jotta saat juuri haluamasi tulokset.
Huomautus: Kaikki Microsoft Office -ohjelmistopaketit sisältävät Excelin, mutta kaikki ohjelmistopaketit eivät sisällä Accessia.
Vertaa kunkin ohjelman etuja
Oikean ohjelman valitseminen on tärkeää, jos haluat käyttää ja päivittää tietojasi mahdollisimman tehokkaasti ja tarkasti. Jotta voit selvittää, mikä ohjelma sopii parhaiten suoritettaviin tehtäviin, se voi auttaa vertailemaan kunkin ohjelman tarjoamia etuja, jotka liittyvät tietojen tallentamiseen, tietojen analysointiin, usean käyttäjän yhteistyöhön ja suojaukseen.
Litteät ja relaatiotiedot Jos haluat määrittää, mikä ohjelma sopii parhaiten tietojen tallentamiseen, kysy itseltäsi seuraava kysymys: onko tietorelaatio vai ei? Tietoja, jotka voidaan tehokkaasti sisällyttää yhteen taulukkoon tai laskentataulukkoon, kutsutaan litteiksi tai ei-relaatiotiedeiksi . Jos esimerkiksi haluat luoda yksinkertaisen asiakasluettelon, joka sisältää vain yhden osoitteen ja yhteyshenkilön kullekin asiakkaalle, Excel voi olla parempi vaihtoehto. Jos kuitenkin haluat tallentaa monimutkaisemman asiakasluettelon, joka sisältää laskutus- ja toimitusosoitteet kullekin asiakkaalle, tai useita yhteyshenkilöitä kullekin asiakkaalle, Access on parempi ratkaisu.
relaatiotietokanta tiedot järjestetään useisiin taulukoihin. Hyvin suunnitellussa relaatiotietokannassa jokainen taulukko on tasainen ja sisältää tietoja vain yhdestä tietotyypistä. Jos esimerkiksi luot asiakastietokannan, asiakkaiden nimet on tallennettava yhteen taulukkoon, kun taas asiakkaiden laskutus- ja toimitusosoitteet on tallennettava erilliseen taulukkoon. Osoitteiden tallentaminen erikseen nimistä on hyvä ajatus, koska kullakin asiakkaalla voi olla useampi kuin yksi osoite ja haluat antaa useita osoitteita kullekin asiakkaalle ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa kunkin osoitteen asiakkaan nimi uudelleen.
Paikalliset ja ulkoiset tiedot Accessin avulla voit muodostaa yhteyden eri ulkoisista tietolähteistä saatuihin tietoihin, jotta voit tarkastella, tehdä kyselyjä ja muokata tietoja ilman, että sinun tarvitsee tuoda niitä. Accessissa on esimerkiksi komentoja, joiden avulla voit muodostaa yhteyden Microsoft SQL Server -tietokannan, dBASE-tiedoston tai Outlook-kansion aiemmin luotuihin tietoihin yhdessä monien muiden tietolähteiden kanssa. Excelin avulla voit muodostaa yhteyden monenlaisiin tietolähteisiin, kuten Access-, SQL Server- ja Analysis Services -tietokantoihin, teksti- ja XML-tiedostoihin sekä ODBC- ja OLE DB -tietolähteisiin. Et kuitenkaan voi muokata tietoja ja muuttaa lähdetietoja Excelin käyttöliittymän kautta.
Sekä Access että Excel tarjoavat komennot, joiden avulla voit muodostaa yhteyden Windows SharePoint Services luetteloiden tietoihin. Excelissä on kuitenkin vain luku -yhteys SharePoint-luetteloihin. Accessin avulla voit lukea tietoja SharePoint-luetteloista ja kirjoittaa niitä SharePoint-luetteloihin.
Tietojen eheys ja joustavuus Yksilölliset tunnisteet auttavat säilyttämään tietojesi eheyden, ja ne varmistavat, että kaksi riviä (tai tietuetta) eivät sisällä täsmälleen samoja tietoja. Yksilölliset tunnisteet tarjoavat myös nopeimman tavan hakea tietoja, kun haet tietoja tai lajittelet niitä. Accessissa voit luoda automaattisesti yksilöllisen tunnisteen kullekin tietueelle Laskuri-tietotyypin avulla. Näiden tunnisteiden avulla voit sitten yhdistää yhden taulukon tietueet yhteen tai useampaan toisen taulukon tietueeseen.
Accessin tietoihin käyttämä rakenne auttaa varmistamaan tietojen eheyden. Access voi edellyttää, että yhden taulukon uusilla tietueilla on olemassa oleva vastaava arvo toisessa taulukossa, jotta et voi luoda orpotietueita. Et esimerkiksi halua tilausta, joka ei sisällä asiakastietoja. Access voi edellyttää, että tilaukset-taulukon jokaisella uudella tietueella on vastaava asiakasarvo Asiakkaat-taulukossa. Tätä pakollista arvojen vastaavuusarvoa kutsutaan viite-eheys.
Voit myös asettaa omia rajoituksiasi ja sääntöjäsi varmistaaksesi, että tiedot syötetään oikein. Excelin avulla voit lisätä tietoja vapaamuotoisesti, mutta koska Excel ei tue relaatiotietoja, se ei voi tukea viite-eheyttä. Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen - komennolla voit kuitenkin hallita tietojen syöttämistä Excelissä.
Kyseltäessä Jos tietoja on usein tarkasteltava monin eri tavoin muuttuvien ehtojen tai tapahtumien mukaan, Access voi olla parempi vaihtoehto tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn. Accessin avulla voit käyttää SQL (Structured Query Language) -kyselyitä noutamaan nopeasti vain haluamasi tietorivit ja -sarakkeet riippumatta siitä, sisältyvätkö tiedot yhteen taulukkoon vai moneen taulukkoon. Voit luoda laskettuja kenttiä myös kyselyjen lausekkeiden avulla. Lausekkeen käyttäminen Accessissa muistuttaa kaavojen käyttämistä Excelissä arvojen laskemiseen. Access-kyselyiden avulla voit myös tehdä yhteenvetoja tiedoista ja esittää koostearvoja, kuten summia, keskiarvoja ja lukuja.
Mallinnus Excelissä voit käyttää entä jos -analyysi työkaluja laskentataulukon mallin tuloksen ennustamiseen. Entä jos -analyysin avulla voit suorittaa eri skenaarioita tiedoillesi, kuten parhaat ja pahimmat skenaariot, ja verrata yhteenvetoraportin useiden skenaarioiden tuloksena olevia tietoja. Vastaavaa ominaisuutta ei ole käytettävissä Accessissa.
Pivoting ja kaaviot Molemmissa ohjelmissa voit luoda Pivot-taulukkoraportteja ja Pivot-taulukkokaavioita. Excelissä on kuitenkin kehittyneempiä Pivot-taulukoiden raportointi- ja kaavio-ominaisuuksia kuin Accessissa. Jos aiot luoda laajoja Pivot-taulukkoraportteja tai tarjota ammattimaisen näköisiä kaavioita säännöllisesti, käytä Pivot-taulukkoraportointia tai Pivot-taulukkokaaviota Excelissä samojen ominaisuuksien sijaan Accessissa.
Sekä Accessia että Exceliä voidaan käyttää yhteiskäyttöympäristöissä, kuten Windows SharePoint Services -palveluissa ja verkkoresurssien jakamisessa, mutta tietojen käyttötavassa on eroja useiden käyttäjien kanssa.
Useiden käyttäjien pääsy tietoihin Normaalissa toiminnossa Access antaa useiden käyttäjien avata yksittäisen tietokannan samanaikaisesti. tämä toimii hyvin, koska Access lukitsee vain muokattavat tiedot. Tämän seurauksena muut käyttäjät voivat muokata eri tietueita ilman ristiriitoja. Excelissä voit jakaa työkirjan muiden käyttäjien kanssa, mutta usean käyttäjän yhteistyö toimii parhaiten, kun käyttäjät muokkaavat työkirjan tietoja eri aikoina samanaikaisen sijaan. Access-tietokannan käyttäjät tekevät itse asiassa yhteistyötä tietojoukon parissa ja Excel-työkirjan käyttäjät tekevät yhteistyötä asiakirjan parissa.
Windows SharePoint Servicesin käyttäminen yhteistyöhön Molemmat ohjelmat on integroitu Microsoft Windows SharePoint Services -tekniikoihin, kuten SharePoint-luetteloihin ja tiedostokirjastoihin.
Accessissa on useita tapoja tehdä yhteistyötä useiden käyttäjien kanssa SharePoint-sivustossa. Voit esimerkiksi ladata täydellisen tietokannan Windows SharePoint Services -tiedostokirjastoon, tuoda lomakkeet ja raportit saataville Windows SharePoint Services -näkyminä ja linkittää tietokannan SharePoint-luetteloihin tallennettuihin tietoihin.
Excelissä on vain yksi tapa tehdä yhteistyötä useiden käyttäjien kanssa SharePoint Services -sivustossa. Voit ladata työkirjan Windows SharePoint Services -tiedostokirjastoihin, joissa yksittäiset käyttäjät voivat kuitata työkirjan ulos muutosten tekemiseksi ja estää muita käyttäjiä muokkaamasta työkirjaa samanaikaisesti. Käyttäjät voivat muokata työkirjaa kuittaamatta sitä ulos tiedostokirjastosta, jolloin heidän on koordinoitava tietoja muiden käyttäjien kanssa tietoristiriitojen välttämiseksi.
Verkkokansioiden käyttäminen yhteiskäyttöä varten Jos tallennat Access-tietokannan jaettuun verkkokansioon, useat käyttäjät voivat avata tietokannan ja käsitellä sen tietoja samanaikaisesti. Yksittäiset tietueet lukitaan, kun käyttäjä muokkaa niitä. Jos tallennat Excel-työkirjan jaettuun verkkokansioon, vain yksi käyttäjä voi muokata työkirjaa kerrallaan. Tarkastelua varten useat käyttäjät voivat avata työkirjan, kun toinen käyttäjä muokkaa sitä, mutta nämä käyttäjät eivät voi tehdä muutoksia tietoihin, ennen kuin työkirjaa muokkaava käyttäjä sulkee sen.
Molemmissa ohjelmissa on samankaltaisia ominaisuuksia – salasanoja ja salausta – joiden avulla voit estää tietojen menettämisen ja suojata tietosi luvattomalta toiminnolta. Accessin ja Excelin välillä on kuitenkin joitakin eroja siinä, miten käyttäjätason tietosuoja toimii.
Tietojen menetyksen estäminen Accessissa työsi tallennetaan jatkuvasti, joten odottamattoman virheen sattuessa et todennäköisesti menetä paljon työtä (jos sellaisia on). Koska Access kuitenkin tallentaa työsi jatkuvasti, voit myös tehdä muutoksia, joita et halua vahvistaa myöhemmin. Jos haluat varmistaa, että voit palauttaa tietokannan haluamallasi tavalla, luo tietokantatiedostosta varmuuskopio tarpeitasi vastaavaan aikatauluun. Voit palauttaa koko tietokannan varmuuskopiosta tai voit palauttaa vain tarvitsemasi taulukon tai muun tietokantaobjektin. Jos käytät tiedostojärjestelmän varmuuskopio-apuohjelmaa, voit palauttaa tiedot myös käyttämällä tietokannan kopiota tiedostojärjestelmän varmuuskopiosta. Excelissä voit tallentaa automaattisen palautuksen tiedot tietyin väliajoin, kun päivität tietoja.
Käyttäjätason tietosuoja Excelissä voit poistaa tärkeät tai yksityiset tiedot näkyvistä piilottamalla sarakkeet ja tietorivit ja suojata sitten koko laskentataulukon, jotta voit hallita piilotettujen tietojen käyttöä. Laskentataulukon ja sen osien suojaamisen lisäksi voit myös lukita ja poistaa laskentataulukon solujen lukituksen, jotta muut käyttäjät eivät vahingossa muokkaa tärkeitä tietoja.
Tiedostotason suojaus Tiedostotasolla voit molemmissa ohjelmissa salaus estää luvattomia käyttäjiä näkemästä tietoja. Voit myös edellyttää, että tietokantatiedoston tai -työkirjan avaamiseen lisätään salasana. Voit myös suojata tietokantatiedoston tai työkirjan käyttämällä digitaalinen allekirjoitus.
Tietojen rajoitettu käyttöoikeus Excelissä voit määrittää käyttäjäpohjaisia käyttöoikeuksia tietojen käyttöä varten tai määrittää vain luku -oikeudet, jotka estävät muita käyttäjiä tekemästä muutoksia tietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus. Access ei tarjoa käyttäjätason suojausominaisuuksia, mutta Access tukee minkä tahansa tietokantapalvelimen käyttäjäsuojausmallia, johon se muodostaa yhteyden. Jos esimerkiksi linkität SharePoint-luetteloon, Access ottaa käyttöön SharePoint-luettelon käyttöoikeudet. Jos haluat pitää luvattomat käyttäjät poissa Access-tiedoistasi, voit salata tietokannan määrittämällä salasanan. Käyttäjien on annettava salasana, jotta he voivat lukea tietoja tietokannasta, vaikka he käyttäisivät sitä toisella ohjelmalla, kuten Excelillä.
Lisätietoja tietojen suojaamisesta on artikkelissa Access 2003:n käyttäjätason suojauksen määrittäminen tai muuttaminen Access 2007:ssä tai uudemmissa versioissa sekä Suojaus ja suojaus Excelissä.
Milloin Accessia käytetään
Yleisesti ottaen Access on paras vaihtoehto silloin, kun tietoja on seurattava ja tallennettava säännöllisesti ja sen jälkeen näytettävä, vietävä tai tulostettava tietojen alijoukkoja. Access-lomakkeet tarjoavat kätevämmän käyttöliittymän kuin Excel-laskentataulukko tietojen käsittelyyn. Accessin avulla voit automatisoida usein suoritettuja toimintoja, ja Access-raporttien avulla voit tehdä yhteenvedon tiedoista tulostetussa tai sähköisessä muodossa. Access tarjoaa enemmän rakennetta tiedoillesi; Voit esimerkiksi määrittää, minkä tyyppisiä tietoja voidaan syöttää, mitä arvoja voidaan syöttää, ja voit määrittää, miten yhden taulukon tiedot liittyvät muiden taulukoiden tietoihin. Tämän rakenteen avulla voit varmistaa, että syötetään vain oikeat tietotyypit.
Access tallentaa tietoja taulukoihin, jotka näyttävät paljolti samalta kuin laskentataulukot, mutta Access-taulukot on suunniteltu monimutkaisia kyselyjä varten suhteessa muihin taulukoihin tallennettuihin tietoihin.
Käytä Accessia seuraavissa tilanteissa:
-
Ennakoi monia tietokannassa työskenteleviä henkilöitä, ja haluat tehokkaita vaihtoehtoja, jotka käsittelevät tietoihisi päivityksiä turvallisesti, kuten tietueiden lukitsemista ja ristiriitojen ratkaisemista.
-
Ennakoi tarvetta lisätä taulukoita tietojoukkoon, joka on peräisin litteänä tai ei-relaatiotaulukona.
-
Haluat suorittaa monimutkaisia kyselyjä.
-
Haluat tuottaa erilaisia raportteja tai osoitetarroja.
-
Yhteystietojen hallinta Voit hallita yhteystietojasi ja postiosoitteitasi ja luoda sitten raportteja Accessissa tai yhdistää tiedot Microsoft Office Wordiin lomakekirjeiden, kirjekuorien tai osoitetarrojen tulostamista varten.
-
Varaston ja kohteiden seuranta Voit luoda kohteiden varaston kotiin tai yritykseen, ja tallentaa tietojen lisäksi valokuvia tai muita tietoihin liittyviä tiedostoja.
-
Tilauksen seuranta Voit kirjoittaa tietoja tuotteista, asiakkaista ja tilauksista, ja luoda sitten raportteja, joista käy ilmi myynti työntekijän, alueen, ajanjakson tai jonkin muun arvon perusteella.
-
Tehtävien seuranta Voit seurata ryhmän tehtäviä ja lisätä uusia tehtäviä samaan aikaan, kun muut päivittävät olemassa olevia tehtäviä samaan tietokantaan.
-
Lainauskirjastojen järjestäminen Accessin avulla voit tallentaa tietoja kirjoistasi ja CD-osoitteistasi sekä seurata, kenelle olet lainannut ne.
-
Tapahtuman suunnittelu Voit kirjoittaa tietoja tapahtuman päivämääristä, sijainnista ja osallistujista, ja tulostaa sitten tapahtumien aikatauluja tai yhteenvetoja.
-
Ravinnon seuranta Seuraa reseptejä sekä lokiruokavaliota ja liikuntaa.
Milloin Exceliä käytetään
Laskentataulukko-ohjelmana Excel voi tallentaa suuria määriä tietoja työkirjoihin, jotka sisältävät yhden tai useamman laskentataulukon. Sen sijaan, että Excel toimisi tietokannan hallintajärjestelmänä, kuten Accessina, se on optimoitu tietojen analysointia ja laskentaa varten. Tämän joustavan ohjelman avulla voit luoda malleja tietojen analysointia varten, kirjoittaa yksinkertaisia ja monimutkaisia kaavoja tietojen laskentaa varten, kääntää tietoja haluamallasi tavalla ja esittää tietoja erilaisissa ammattimaisissa kaavioissa. Microsoft Createssa on useita Excelin suunnittelumalleja, joista valita
Käytä Exceliä seuraavissa tilanteissa:
-
Edellytä tietojen tasaista tai ei-relaationäkymää useita taulukoita käyttävän relaatiotietokanta sijaan ja silloin, kun tiedot ovat enimmäkseen numeerisia.
-
Suorita tiedoissa usein laskutoimituksia ja tilastollisia vertailuja.
-
Haluat tarkastella hierarkkisia tietoja tiiviissä ja joustavassa asettelussa Pivot-taulukkoraporttien avulla.
-
Suunnittele kaavioiden säännöllinen luominen ja halua käyttää Excelissä käytettävissä olevia uusia kaaviomuotoja.
-
Haluat korostaa tietoja käyttämällä ehdollisen muotoilun kuvakkeita, tietopalkkeja ja väriasteikkoja.
-
Haluat suorittaa tietoihin kehittyneitä entä jos -analyysitoimintoja, kuten tilastollisia, teknisiä ja regressioanalyyseja.
-
Haluat seurata yksinkertaisen luettelon kohteita joko henkilökohtaiseen käyttöön tai rajoitettuihin yhteiskäyttötarkoituksiin.
-
Laskenta Voit käyttää Excelin tehokkaita laskentaominaisuuksia useissa tilinpäätöksissä, kuten kassavirtalaskelmassa, tuloslaskelmassa tai tuloslaskelmassa.
-
Budjetointi Olipa tarpeet henkilökohtaisia tai liiketoiminnallisia, voit luoda Minkä tahansa tyyppisen budjetin Excelissä, esimerkiksi markkinointibudjettisuunnitelman, tapahtumabudjetin tai eläkebudjetin.
-
Laskutus ja myynti Excelistä on hyötyä myös laskutus- ja myyntitietojen hallinnassa, ja voit helposti luoda tarvitsemasi lomakkeet, kuten myyntilaskut, pakkausluettelot tai ostotilaukset.
-
Raportointi Voit luoda Excelissä erilaisia raportteja, jotka heijastavat tietojen analysointia tai sisältävät yhteenvedon tiedoistasi, esimerkiksi raportteja, jotka mittaavat projektin suorituskykyä, ennustavat tietoja, tiivistävät tietoja tai esittävät varianssitietoja.
-
Suunnittelu Excel on erinomainen työkalu ammattimaisten suunnitelmien tai hyödyllisten suunnittelijoiden luomiseen, esimerkiksi viikoittainen luokkasuunnitelma, markkinointitutkimussuunnitelma, vuoden lopun verosuunnitelma tai suunnittelijat, joiden avulla voit suunnitella viikoittaisia aterioita, juhlia tai lomia.
-
Seuranta Excelin avulla voit seurata aikaikkunassa tai luettelossa olevia tietoja, kuten työn seurannan aikataulukkoa tai varastoluetteloa, joka pitää kirjaa laitteista.
-
Kalentereiden käyttäminen Ruudukon kaltaisen luonteensa vuoksi Excel sopii hyvin minkä tahansatyyppisen kalenterin luomiseen– esimerkiksi akateemiseen kalenteriin, jolla seurataan tapahtumia kouluvuoden aikana, tai tilivuoden kalenteriin, jolla seurataan tapahtumia ja välitavoitteita.
Jos haluat hyödyllisiä Excel-malleja missä tahansa näistä luokista, tutustu Artikkeliin Excel-mallit Microsoft Office Onlinessa.
Accessin ja Excelin käyttäminen yhdessä
Joskus haluat ehkä hyödyntää molempien ohjelmien tarjoamia etuja. Olet esimerkiksi luonut Excelissä laskentataulukon, jossa voit laskea ja analysoida tietoja, mutta laskentataulukosta on tullut liian suuri ja monimutkainen, ja monilla muilla käyttäjillä on oltava pääsy tietoihin. Tässä vaiheessa haluat ehkä tuoda tai linkittää laskentataulukon Accessiin ja käyttää sitä tietokantana sen sijaan, että käyttäisit sitä Excelissä. Tai ehkä sinulla on tietoja Access-tietokannassa, johon haluat luoda yksityiskohtaisia Excelin Pivot-taulukkoraportteja ja ammattimaisen näköisiä Excel-kaavioita.
Riippumatta siitä, mitä ohjelmaa käytät ensin, voit aina siirtää tiedot ohjelmasta toiseen, jossa voit jatkaa niiden käsittelyä. Tietoyhteydellä tai ilman sitä voit tuoda tietoja Accessiin Excelistä (ja päinvastoin) kopioimalla, tuomalla tai viemällä ne.
Lisätietoja tietojen vaihtamisesta molempien ohjelmien välillä on artikkelissa Tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin.
