Access 2003:n käyttäjätason suojauksen määrittäminen tai muuttaminen nykyisissä Access-versioissa

Käyttäjätason suojauksen perusteet

Accessin käyttäjätason suojaus muistuttaa palvelinpohjaisten järjestelmien suojausmekanismeja. Se käyttää salasanoja ja käyttöoikeuksia salliakseen tai rajoittaakseen yksittäisten henkilöiden tai käyttäjäryhmien pääsyn tietokannan objekteihin. Kun otat access-tietokannan käyttäjätason suojauksen käyttöön Access 2003:ssa tai sitä aiemmissa versioissa, tietokannan järjestelmänvalvoja tai objektin omistaja voi hallita toimintoja, joita yksittäiset käyttäjät tai käyttäjäryhmät voivat suorittaa tietokannan taulukoille, kyselyille, lomakkeille, raporteille ja makroille. Esimerkiksi yksi käyttäjäryhmä voi muuttaa tietokannan objekteja, toinen ryhmä voi syöttää tietoja vain tiettyihin taulukoihin ja kolmas ryhmä voi tarkastella tietoja vain raporteissa.

Käyttäjätason suojaus Access 2003:ssa ja aiemmissa versioissa käyttää salasanojen ja käyttöoikeuksien yhdistelmää eli määritteiden joukkoa, joka määrittää, millaisia käyttöoikeuksia käyttäjällä on tietokannan tietoihin tai objekteihin. Voit määrittää salasanoja ja käyttöoikeuksia yksittäisille henkilöille tai käyttäjäryhmille, ja näistä salasanojen ja käyttöoikeuksien yhdistellyistä toiminnoista tulee suojaustilejä, jotka määrittävät käyttäjät ja käyttäjäryhmät, joilla on oikeus käyttää tietokannan objekteja. Käyttäjien ja ryhmien yhdistelmää puolestaan kutsutaan työryhmäksi, ja Access tallentaa nämä tiedot työryhmän tietotiedostoon. Käynnistyksen yhteydessä Access lukee työryhmän tietotiedoston ja pakottaa käyttöoikeudet tiedoston tietojen perusteella.

Accessissa on oletusarvoisesti sisäinen käyttäjätunnus ja kaksi valmista ryhmää. Oletusarvoinen käyttäjätunnus on Hallinta, ja oletusryhmät ovat Käyttäjät ja Järjestelmänvalvojat. Oletusarvoisesti Access lisää valmiin käyttäjätunnuksen Käyttäjät-ryhmään, koska kaikkien tunnusten on kuuluttava vähintään yhteen ryhmään. Käyttäjät-ryhmällä puolestaan on täydet käyttöoikeudet tietokannan kaikkiin objekteihin. Lisäksi Hallinta-tunnus on myös Järjestelmänvalvojat-ryhmän jäsen. Järjestelmänvalvojat-ryhmässä on oltava vähintään yksi käyttäjätunnus (tietokannan järjestelmänvalvojan on oltava olemassa) ja Hallinta-tunnus on tietokannan oletusjärjestelmänvalvoja, kunnes muutat sitä.

Kun käynnistät Access 2003:n tai aiemmat versiot, Access määrittää sinulle Hallinta käyttäjätunnuksen ja tekee sinusta siten jokaisen oletusryhmän jäsenen. Tunnus ja ryhmät (Hallinta ja Käyttäjät) antavat kaikille käyttäjille täydet käyttöoikeudet tietokannan kaikkiin objekteihin. Tämä tarkoittaa sitä, että kuka tahansa käyttäjä voi avata, tarkastella ja muuttaa kaikkien .mdb tiedostojen objekteja, ellet ota käyttöön käyttäjätason suojausta.

Yksi tapa ottaa käyttöön käyttäjätason suojaus Access 2003:ssa tai aiemmissa versioissa on muuttaa Käyttäjät-ryhmän käyttöoikeuksia ja lisätä uusia järjestelmänvalvojia Järjestelmänvalvojat-ryhmiin. Kun teet niin, Access määrittää automaattisesti uudet käyttäjät Käyttäjät-ryhmään. Kun suoritat nämä vaiheet, käyttäjien on kirjauduttava sisään salasanalla aina, kun he avaavat suojatun tietokannan. Jos kuitenkin haluat ottaa käyttöön tarkemman suojauksen , esimerkiksi antaa yhden käyttäjäryhmän kirjoittaa tietoja ja toisen vain lukea kyseiset tiedot, sinun on luotava lisää käyttäjiä ja ryhmiä ja myönnettävä heille tietyt käyttöoikeudet joihinkin tietokannan objekteihin tai kaikkiin objekteihin. Tämäntyyppisen käyttäjätason suojauksen käyttöönotosta voi tulla monimutkainen tehtävä. Prosessin yksinkertaistamiseksi Accessissa on ohjattu User-Level suojaustoiminto, joka helpottaa käyttäjien ja ryhmien luomista yksivaiheisessa prosessissa.

Ohjatun User-Level suojaustoiminnon avulla voit määrittää käyttöoikeuksia sekä luoda käyttäjä- ja ryhmätilejä. Käyttäjätilit sisältävät käyttäjänimiä ja yksilöllisiä henkilökohtaisia tunnusnumeroita, joita tarvitaan käyttäjän access-työryhmän tietokantaobjektien tarkastelu-, käyttö- tai muutosoikeuksien hallintaan. Ryhmätilit ovat käyttäjätilien kokoelma, joka puolestaan sijaitsee työryhmässä. Access käyttää ryhmän nimeä ja PID-tunnusta kunkin työryhmän tunnistamiseen, ja ryhmälle määritetyt käyttöoikeudet koskevat kaikkia ryhmän käyttäjiä. Lisätietoja ohjatun toiminnon käyttämisestä on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Käyttäjätason suojauksen määrittäminen.

Kun ohjattu toiminto on valmis, voit määrittää, muokata tai poistaa manuaalisesti tietokannan ja sen aiemmin luotujen taulukoiden, kyselyjen, lomakkeiden, raporttien ja makrojen käyttäjä- ja ryhmätilien käyttöoikeuksia työryhmässäsi. Voit myös määrittää Accessin määrittämät oletuskäyttöoikeudet kaikkiin uusiin taulukoihin, kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja makroihin, jotka sinä tai toinen käyttäjä lisää tietokantaan.

Työryhmät ja työryhmän tietotiedostot

Access 2003:ssa ja aiemmissa versioissa työryhmä on ryhmä käyttäjiä, jotka jakavat tietoja usean käyttäjän ympäristössä. Työryhmän tietotiedosto sisältää käyttäjä- ja ryhmätilit, salasanat ja käyttöoikeudet, jotka on määritetty kullekin yksittäiselle käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle. Kun avaat tietokannan, Access lukee työryhmän tietotiedoston tiedot ja ottaa käyttöön tiedoston sisältämät suojausasetukset. Käyttäjätili puolestaan on käyttäjänimen ja henkilökohtaisen TUNNUKSEN (PID) yhdistelmä, jonka Access luo hallitakseen käyttäjän käyttöoikeuksia. Ryhmätilit ovat käyttäjätilikokoelmia, ja Access tunnistaa ne myös ryhmän nimen ja henkilökohtaisen tunnuksen (PID) perusteella. Ryhmälle määritetyt käyttöoikeudet koskevat kaikkia ryhmän käyttäjiä. Näille suojaustileille voidaan määrittää käyttöoikeudet tietokantoihin ja niiden taulukoihin, kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja makroihin. Käyttöoikeudet tallennetaan suojaukseen perustuvaan tietokantaan.

Kun käyttäjä käyttää Access 2003:a tai sitä aiempia versioita ensimmäisen kerran, Access luo automaattisesti Access-työryhmän tietotiedoston, joka tunnistetaan käyttäjän Accessin asennuksen yhteydessä määrittämien nimien ja organisaatiotietojen perusteella. Access 2003:ssa asennusohjelma lisää tämän työryhmän tietotiedoston suhteellisen sijainnin seuraaviin rekisteriavaimiin:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

ja

HKEY_USERS\.DEFAULT\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

Seuraavat käyttäjät perivät työryhmän oletustiedostopolun HKEY_USERS rekisteriavaimen arvosta. Koska nämä tiedot on usein helppo määrittää, luvattomat käyttäjät voivat luoda toisen version tästä työryhmän tietotiedostosta. Näin ollen luvattomat käyttäjät voivat ottaa järjestelmänvalvojatilin (Järjestelmänvalvojat-ryhmän jäsenen) peruuttamattomat käyttöoikeudet työryhmässä, jonka kyseinen työryhmän tietotiedosto määrittää. Voit estää luvattomia käyttäjiä käyttämästä näitä käyttöoikeuksia luomalla uuden työryhmän tietotiedoston ja määrittämällä työryhmän tunnuksen (WID), kirjainkoon huomioon ottavan aakkosnumeerisen merkkijonon, joka on 4–20 merkkiä pitkä ja jonka kirjoitat, kun luot uuden työryhmän tietotiedoston. Uuden työryhmän luominen yksilöi tämän työryhmätiedoston Hallinta ryhmän. Vain wid-yhteyden tuntevat henkilöt voivat luoda kopion työryhmän tietotiedostosta. Luo uusi tiedosto käyttämällä ohjattua User-Level suojaustoimintoa.

Miten käyttöoikeudet toimivat ja kuka voi määrittää ne

Käyttäjätason suojaus tunnistaa kahdentyyppisiä käyttöoikeuksia: eksplisiittisiä ja implisiittisiä käyttöoikeuksia. Eksplisiittiset käyttöoikeudet ovat käyttöoikeuksia, jotka myönnetään suoraan käyttäjätilille. tämä ei vaikuta muihin käyttäjiin. Implisiittiset käyttöoikeudet ovat ryhmätilille myönnettyjä käyttöoikeuksia. Käyttäjän lisääminen kyseiseen ryhmään myöntää ryhmän käyttöoikeudet kyseiselle käyttäjälle; Käyttäjän poistaminen ryhmästä poistaa ryhmän käyttöoikeudet kyseiseltä käyttäjältä.

Kun käyttäjä yrittää suorittaa toiminnon tietokantaobjektille, joka käyttää suojausominaisuuksia, kyseisen käyttäjän käyttöoikeusjoukko perustuu kyseisen käyttäjän eksplisiittisten ja implisiittisten käyttöoikeuksien leikkauskohtaan. Käyttäjän suojaustaso on aina vähiten rajoittava käyttäjän eksplisiittisille käyttöoikeuksille ja kaikkien ryhmien käyttöoikeuksille, joihin kyseinen käyttäjä kuuluu. Tästä syystä pienin tapa hallita työryhmää on luoda uusia ryhmiä ja määrittää käyttöoikeuksia ryhmille yksittäisten käyttäjien sijaan. Sen jälkeen voit muuttaa yksittäisten käyttäjien käyttöoikeuksia lisäämällä tai poistamalla kyseiset käyttäjät ryhmistä. Lisäksi jos haluat myöntää uusia käyttöoikeuksia, voit myöntää ne kaikille ryhmän jäsenille yhdellä toiminnolla.

Tietokantaobjektin käyttöoikeuksia voi muuttaa seuraavasti:

• Tietokannan luomisen yhteydessä käytössä olevan työryhmän tietotiedoston Järjestelmänvalvojat-ryhmän jäsenet.

• Objektin omistaja.

• Kaikki käyttäjät, joilla on objektin hallintaoikeudet.

Vaikka käyttäjät eivät tällä hetkellä pysty suorittamaan toimintoa, he voivat ehkä myöntää itselleen oikeudet toiminnon suorittamiseen. Tämä pitää paikkansa, jos käyttäjä on Järjestelmänvalvojat-ryhmän jäsen tai jos käyttäjä on objektin omistaja.

Käyttäjä, joka luo taulukon, kyselyn, lomakkeen, raportin tai makron, on kyseisen objektin omistaja. Lisäksi käyttäjäryhmä, joka voi muuttaa tietokannan käyttöoikeuksia, voi myös muuttaa näiden objektien omistajuutta tai luoda uudelleen nämä objektit, jotka molemmat ovat tapoja muuttaa objektien omistajuutta. Voit luoda objektin uudelleen kopioimalla objektin tai tuomalla sen toisesta tietokannasta tai viemällä sen toiseen tietokantaan. Tämä on helpoin tapa siirtää objektien omistajuutta, mukaan lukien itse tietokanta.

Suojaustilit

Access 2003 -työryhmän tietotiedosto sisältää seuraavat ennalta määritetyt tilit.

Access 2003:n ja aiempien versioiden suojaus on itse asiassa aina käytössä. Ennen kuin aktivoit työryhmän kirjautumistoiminnon, Access kirjautuu huomaamattomasti kaikkiin käyttäjiin käynnistyksen yhteydessä käyttämällä oletusarvoista Hallinta käyttäjätiliä tyhjällä salasanalla. Access käyttää taustalla Hallinta-tiliä työryhmän järjestelmänvalvojatilinä. Access käyttää Hallinta-tiliä kaikkien luotujen tietokantojen ja taulukoiden, kyselyjen, lomakkeiden, raporttien ja makrojen omistajan (ryhmän tai käyttäjän) lisäksi.

Järjestelmänvalvojat ja omistajat ovat tärkeitä, koska heillä on käyttöoikeudet, joita ei voi poistaa:

• Järjestelmänvalvojat (Järjestelmänvalvojat-ryhmän jäsenet) voivat aina saada täydet käyttöoikeudet työryhmään luoduille objekteille.

• Tili, joka omistaa taulukon, kyselyn, lomakkeen, raportin tai makron, voi aina saada kyseisen objektin täydet käyttöoikeudet.

• Tietokannan omistava tili voi aina avata tietokannan.

Koska Hallinta käyttäjätili on täsmälleen sama kaikissa Access-versioissa, tietokannan suojaamisen ensimmäisinä vaiheina on järjestelmänvalvojan ja omistajan käyttäjätilien määrittäminen (tai yksittäisen käyttäjätilin käyttäminen sekä järjestelmänvalvoja- että omistajatilinä) ja Hallinta käyttäjätilin poistaminen Järjestelmänvalvojat-ryhmästä. Muussa tapauksessa kuka tahansa, jolla on Access-kopio, voi kirjautua työryhmääsi käyttämällä Hallinta-tiliä ja saada täydet käyttöoikeudet työryhmän taulukoihin, kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja makroihin.

Voit määrittää niin monta käyttäjätiliä kuin haluat Järjestelmänvalvojat-ryhmälle, mutta vain yksi käyttäjätili voi omistaa tietokannan. Omistava tili on käyttäjätili, joka on aktiivinen, kun tietokanta luodaan tai kun omistajuus siirretään luomalla uusi tietokanta ja tuomalla kaikki tietokannan objektit siihen. Ryhmätilit voivat kuitenkin omistaa taulukoita, kyselyjä, lomakkeita, raportteja ja makroja tietokannassa.

Huomioon otettavia seikkoja suojaustilien järjestämisessä

• Vain käyttäjätilit voivat kirjautua Accessiin. et voi kirjautua sisään ryhmätilillä.

• Tietokannan käyttäjille luomasi tilit on tallennettava työryhmän tietotiedostoon, johon käyttäjät liittyvät tietokantaa käyttäessään. Jos käytät tietokannan luomiseen toista tiedostoa, muuta tiedostoa ennen tilien luomista.

• Varmista, että luot yksilöllisen salasanan järjestelmänvalvojalle ja käyttäjätilille. Käyttäjä, joka voi kirjautua sisään järjestelmänvalvojan tilillä, voi aina saada täydet käyttöoikeudet kaikkiin taulukoihin, kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja makroihin, jotka on luotu työryhmässä. Käyttäjä, joka voi kirjautua sisään käyttämällä omistajatiliä, voi aina saada täydet käyttöoikeudet kyseisen käyttäjän omistamiin objekteihin.

Kun olet luonut käyttäjä- ja ryhmätilit, voit tarkastella ja tulostaa niiden välisiä yhteyksiä. Access tulostaa työryhmän tilien raportin, jossa näkyvät ryhmät, joihin kukin käyttäjä kuuluu, ja käyttäjät, jotka kuuluvat kuhunkin ryhmään.

Ohjatun User-Level suojaustoiminnon käynnistäminen

1. Avaa .mdb- tai .mde-tiedosto, jota haluat hallita.

2. Napsauta Tietokantatyökalut-välilehdenHallinta-ryhmässäKäyttäjät ja käyttöoikeudet -kohdan alapuolella olevaa nuolta ja valitse sitten Ohjattu käyttäjätason suojaustoiminto.

3. Suorita ohjattu toiminto loppuun noudattamalla kunkin sivun ohjeita.

   Huomautukset: 

   • Ohjattu User-Level suojaustoiminto luo varmuuskopion nykyisestä Access-tietokannasta, jolla on sama nimi ja .bak tiedostotunniste, ja käyttää sitten suojaustoimenpiteitä nykyisen tietokannan valituille objekteille.

   • Jos nykyinen Access-tietokanta auttaa suojaamaan VBA-koodia salasanalla, ohjattu toiminto pyytää salasanaa, joka sinun on annettava, jotta ohjattu toiminto voi suorittaa toiminnon onnistuneesti.

   • Ohjatun toiminnon avulla luomasi salasanat tulostetaan ohjatun User-Level suojaustoiminnon raporttiin, joka tulostetaan, kun lopetat ohjatun toiminnon käyttämisen. Tämä raportti kannattaa säilyttää turvallisessa sijainnissa. Tämän raportin avulla voit luoda työryhmätiedoston uudelleen, jos se katoaa tai vioittuu.

Tallenna tiedoston kopio -kansioon. ACCDB-muoto

1. Valitse Tiedosto-välilehti. Backstage-näkymä avautuu.

2. Valitse vasemmalla Jaa.

3. Valitse oikealla Tallenna tietokanta nimellä ja valitse sitten Access-tietokanta (*.accdb)..

   Näkyviin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

4. Tallenna kohteeseen -luettelon avulla voit etsiä sijainnin, johon muunnettu tietokanta tallennetaan.

5. Valitse Tallennusmuoto-luettelostaAccess 2007-2016 -tietokanta (*.accdb).

6. Valitse Tallenna.