Tiedostojen, kansioiden ja luettelokohteiden jakaminen

Artikkelin sisältö: 

Jakamisen aloittaminen

Käyttöoikeuksien valitseminen

Lähetä kutsu kohteelle sähköpostitse

Kopioi linkki kohteeseen 

Linkkiasetukset

Kopioi linkki nopeasti 

Luottamuksellisuustunnisteet

Jakaminen organisaation ulkopuolelle 

Jakamisen aloittaminen 

Kohteen voi jakaa SharePoint-kirjastosta tai OneDrivesta kahdella tavalla:  

• Vie osoitin luettelonäkymässä kohderivin päälle tai valitse kohteen vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten Jaa.
  
  

• Valitse Luettelo- tai Ruudut-näkymässä kohderivi tai -ruutu. Valitse sitten tiedostonäkymän yläpuolella olevasta komentopalkista Jaa.
  
  

  Huomautus: Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä OneDriven aloitusnäkymässä. 

Jos haluat jakaa Microsoft 365 -tiedoston sovelluksesta, kuten PowerPoint-, Word- tai Excel-tiedoston, toimi seuraavasti:   

1. Valitse oikeassa yläkulmassa Jaa.

2. Valitse jaa uudelleen.

Kun olet valinnut Jaa, voit joko lisätä henkilöiden sähköpostit lähettääksesi heille kutsun kohteeseen tai kopioida linkin kohteeseen ja liittää linkin minne tahansa haluat lähettää sen (kuten Teams-viestissä tai sähköpostiviestissä). 

Käyttöoikeuksien valitseminen

Valitse Käyttöoikeuskuvake Lisää nimi, ryhmä tai sähköposti -alueen vierestä, jos haluat avata käyttöoikeustasojen vaihtoehtojen avattavan luettelon. Valitsemaasi oikeutta käytetään sekä kutsussa, jonka voit lähettää valitsemalla Kutsu, että linkin, jonka voit kopioida valitsemalla Kopioi linkki. 

• Voi muokata -toiminnon avulla käyttäjät voivat tehdä muutoksia kohteeseen. He voivat myös jakaa kohteen muiden kanssa.

  Huomautus: Jos jaat kansion, henkilöt, joilla on muokkausoikeudet, voivat kopioida, siirtää, muokata, nimetä uudelleen, jakaa ja poistaa minkä tahansa kohteen kansiosta, jota he voivat käyttää. 

• Voi tarkastella -asetuksen avulla käyttäjät voivat vain tarkastella kohdetta. Ihmiset ei voi muokata sitä.

• Voi tarkistaa -asetuksen avulla käyttäjät voivat tarkastella kohdetta, jättää kommentteja ja tehdä ehdotuksia, mutta he eivät voi muokata kohdetta. 

  Huomautukset: 

  • Tämä asetus on käytettävissä vain Word-asiakirjoissa.

  • Jos jollakulla on jo tiedoston muokkausoikeudet, Voi tarkistaa -vaihtoehdon valitseminen ei estä häntä tekemästä muokkauksia, ja tiedosto avautuu edelleen muokkaustilassa. Voit muuttaa käyttöoikeuksia Accessin hallinta -kohdassa. 

• Lataaminen ei onnistu , jos käyttäjät voivat tarkastella kohdetta, mutta he eivät voi ladata sitä laitteeseensa. 

  Huomautukset: 

  • Tämä asetus on käytettävissä vain työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivessa.

  • Ihmiset voi edelleen ladata kohteen, jos hänellä on kohteen muokkausoikeudet. Voit tarkastella ja hallita käyttöoikeuksia ja linkkejä kohdassa Käytön hallinta.

  • Järjestelmänvalvojat voivat määrittää , minkä tyyppisissä tiedostoissa voi olla Estä lataus -asetus.

Lähetä kutsu kohteelle sähköpostitse

Henkilöiden kutsuminen on yksinkertainen tapa antaa kohteen käyttöoikeus vain valitsemiesi henkilöiden käyttöön. 

1. Lisää henkilöitä Lisää nimi, ryhmä tai sähköposti -alueelle.

2. Tarkista tai päivitä käyttöoikeudet, jotka haluat antaa, valitsemalla käyttöoikeuskuvake.

3. Voit myös lisätä muistiinpanon viestiruutuun.

4. Valitse Kutsu.

5. Lisäämäsi henkilöt saavat automaattisen sähköpostiviestin, jossa kutsut heidät käyttämään tiedostoa.

Kopioi linkki kohteeseen

Linkit ovat toinen tapa jakaa kohde valitsemasi yleisön kanssa. 

1. Tarkista tai päivitä käyttöoikeudet, jotka haluat antaa, valitsemalla käyttöoikeuskuvake.

2. Tarkista tai päivitä linkkiasetukset valitsemalla Kopioi linkki -kohdan vieressä oleva Linkin asetukset -kuvake. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, valitse Käytä.

   Vihje: Saat linkin tyypin nopeasti näkyviin ennen linkin kopioimista viemällä osoittimen Kopioi-linkin päälle.

3. Valitse Kopioi linkki.

4. Liitä linkki mihin tahansa kohtaan, johon haluat lähettää sen (esimerkiksi Teams-viestiin tai sähköpostiviestiin).

Linkkiasetukset

Valittavana on erilaisia linkkiasetuksia.

• Kuka tahansa antaa käyttöoikeuden kaikille, jotka saavat linkin, riippumatta siitä, saavatko he linkin suoraan sinulta vai välitetäänkö se edelleen joltakulta muulta. Tämä voi sisältää organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä.

• Ihmiset organisaatiossa linkin avulla voit käyttää kaikkia, joilla on organisaatiosi tili, ja linkin riippumatta siitä, saavatko he sen suoraan sinulta vai välitetäänkö se joltain muulta. Hänen on oltava kirjautuneena työpaikan tai oppilaitoksen tilille, kuten "someone@contoso.com". 

• Ihmiset, joilla on aiemmin luotu käyttöoikeus, antaa käyttöoikeudet henkilöille, joilla on jo tiedoston tai kansion käyttöoikeus. Linkki toimii vain heille. Se ei muuta käyttöoikeuksia. Tästä on hyötyä, kun lähetät linkin uudelleen henkilölle, jolla on jo käyttöoikeus. 

  Huomautus: Jos kohde on jo jaettu, sen jakamien henkilöiden ja ryhmien profiilikuvat tai nimikirjaimet näkyvät tässä. Voit avata Accessin hallinta -toiminnon valitsemalla jonkin kuvakkeista, jossa voit tarkastella ja hallita henkilöitä, joilla on aiemmin luotu käyttöoikeus. 

• Ihmiset antaa käyttöoikeudet vain henkilöille, jotka määrität nimellä, ryhmällä tai sähköpostilla. Jos joku lähettää linkin edelleen, vain henkilöt, joilla on jo kohteen käyttöoikeus, voivat käyttää linkkiä. 

  Huomautus: Jos valitset tämän vaihtoehdon, valitse Käytä ja lisää sitten nimet Lisää nimi, ryhmä tai sähköposti -alueelle. Valitse sitten Kopioi linkki. 

Käytettävissä voi olla valinnaisia asetuksia sen mukaan, mikä linkkityyppi on valittuna. 

• Aseta vanhentumispäivä -asetuksen avulla voit määrittää linkin vanhenemispäivämäärän. Määrittämäsi päivämäärän jälkeen linkki ei toimi, ja sinun on luotava uusi linkki tai jaettava uudelleen muiden kanssa, jotta he voivat jatkaa tiedoston käyttöä.

• Määritä salasana -toiminnolla voit määrittää salasanan tiedoston käyttöä varten. Kun käyttäjä napsauttaa linkkiä, häntä pyydetään antamaan salasana, ennen kuin hän voi käyttää tiedostoa. Salasana on annettava erikseen kaikille, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.

Kun olet valinnut asetukset, päivitä linkki valitsemalla Käytä. 

Kopioi linkki nopeasti

Linkin kopioimiseen SharePoint-kirjastosta tai OneDrivesta on kaksi pikanäppäintä:  

Luottamuksellisuustunnisteet 

Kun olet valinnut Jaa, luottamuksellisuustunnisteet näkyvät kohteen nimen alapuolella, jotta tiedät kohteen suojaustason. Saat lisätietoja luottamuksellisuusmerkinnöistä ja niiden muuttamisesta pitämällä osoitinta luottamuksellisuusmerkinnän päällä. 

Jakaminen organisaation ulkopuolelle

Jos organisaatiosi sallii kohteen jakamisen organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa, voit tehdä sen kahdella tavalla sen jälkeen, kun valitset Jaa. Tutustu alla oleviin vaihtoehtoihin tai lue lisää ulkoisesta jakamisesta. 

Aiheeseen liittyvät artikkelit

OneDrive-tiedostojen ja -kansioiden jakaminen
SharePoint-tiedostojen tai -kansioiden jakamiseksi