Office Accessibility
Outlook ja sähköposti
Outlook ja sähköposti
Tapaamisten tai kokousten ajoittaminen näytönlukuohjelman avulla Outlookissa
Applies ToOutlook for Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook for iOS Outlook Web App

Tämä artikkeli on tarkoitettu henkilöille, jotka käyttävät näytönlukuohjelmaa, kuten Windows Lukijaa, JAWSia tai NVDA:ta Windows-työkalujen tai -ominaisuuksien ja Microsoft 365 -tuotteiden kanssa. Tämä artikkeli on osa Helppokäyttötoimintojen ohje ja oppiminen -sisältöjoukkoa, josta löydät lisää tietoa sovellustemme esteettömyydestä. Yleisiä ohjeita on Microsoft-tuessa.

Käytä Outlook näppäimistön ja näytönlukuohjelman avulla tapaamisten ajoittaminen tai kokousten ajoittaminen muiden kanssa. Microsoft on testannut sen Lukijan, JAWSin ja NVDA:n kanssa, mutta se saattaa toimia muidenkin näytönlukuohjelmien kanssa, kunhan ne noudattavat yleisiä helppokäyttöisyyden standardeja ja tekniikoita. Opit tarkistamaan, milloin kutsumiasi henkilöitä on käytettävissä, saamaan kokoukset toistumaan, asettamaan kokouksille muistutuksia ja pyytämään vastauksia henkilöiltä, jotka kutsut Outlook.

Huomautukset: 

Sisältö

Tapaamisen ajoittaminen

Voit esimerkiksi ajoittaa kalenteriin henkilökohtaisen tapaamisen muistuttamaan sinua aktiviteetista. Tapaamisiin ei liity muiden henkilöiden kutsumista. Jos haluat kutsua muita, voit ajoittaa kokouksen. Katso ohjeet kohdasta Kokouksen ajoittaminen ja henkilöiden kutsuminen siihen.

Luo uusi tapaaminen

  1. Avaa kalenteri painamalla Outlook Ctrl+2. Kuulet nykyisen näkymän nimen (esimerkiksi ”Työviikkonäkymä”) ja sen jälkeen näkymän tapahtumien määrän.

  2. Avaa tyhjä tapaamisikkuna painamalla näppäinyhdistelmää Alt+H, N. Kohdistus on Otsikko-kentässä .

  3. Kirjoita tapaamisen otsikko ja siirrä kohdistus sitten Sarkain-näppäimellä Aloituspäivä-kenttään .

  4. Jos haluat vaihtaa alkamispäivää, siirrä sitä eteen- tai taaksepäin yhdellä päivällä painamalla ylä- tai alanuolta. Voit myös kirjoittaa alkamispäivän.

  5. Jos haluat muuttaa alkamisaikaa, paina sarkainta, kunnes kuulet "Aloitusaika", ja siirrä sitten aikaa eteen- tai taaksepäin puoli tuntia painamalla ylä- tai alanuolinäppäintä.

  6. Paina Sarkain-näppäintä, kunnes kuulet seuraavan ilmoituksen: ”Päättymispäivä”. Jos haluat vaihtaa päättymispäivää, siirrä sitä eteen- tai taaksepäin yhdellä päivällä painamalla ylä- tai alanuolta.

  7. Voit muuttaa päättymisaikaa painamalla sarkainta, kunnes kuulet viestin "Päättymisaika", ja painamalla alanuoli- tai ylänuolinäppäintä siirtääksesi aikaa eteen- tai taaksepäin puolella tunnilla.

  8. Jos haluat lisätä tapaamisen sijainnin, tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, voit lisätä sijainnin, kuten yrityksen kokoushuoneen, Sijainnin valitsimen avulla. Paina sarkainta, kunnes kuulet "Sijainti-painike", ja paina sitten Enter-näppäintä. Valitse huoneet -valintaikkuna avautuu, ja kohdistus on Haku-kentässä. Kirjoita sijainnin nimi, paina sarkainta, kunnes kuulet sijainnin nimen, ja valitse se painamalla Enter-näppäintä. Lisää sijainti tapaamiseen painamalla Enter-näppäintä.

    • Jos haluat lisätä sijainnin kirjoittamalla, paina sarkainta, kunnes kuulet viestin "Sijainti, muokkaa", ja kirjoita sijainti.

  9. Jos haluat lisätä muistiinpanon tai tietoja tapaamisesta, kuten esityslistan tai ohjelman, paina sarkainta, kunnes Lukija ilmoittaa "Viesti, muokataan", ja kirjoita sitten muistiinpanosi. JAWSissa kuulet seuraavan ilmoituksen: "Muokkaa", ja NVDA:ssa kuulet seuraavan ilmoituksen: "Viesti, muokkaa. Monirivinen."

  10. Jos haluat kertoa muille, oletko varattu vai tavoitettavissa tapaamisen aikana, lisää tilailmaisin. Katso ohjeet artikkelista Kerro käyttäjille käytettävyydestäsi.

  11. Tallenna tapaaminen painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+S. Sulje tapaaminenikkuna ja palaa kalenteriin painamalla Esc-näppäintä.

Tavoitettavuudesta ilmoittaminen

Voit lisätä tapaamiseen tilailmaisimen, jotta muut tietävät käytettävyydestäsi tapaamisen aikana. Jos joku yrittää ajoittaa kokouksen kanssasi, hän tietää, oletko tavoitettavissa vai varattu.

  1. Avaa tapaaminen ja avaa sitten Näytä muodossa -valikko painamalla Alt+H, B.

  2. Paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi käytettävyysasetuksen.

  3. Valitse vaihtoehto painamalla Enter-näppäintä. Näytä muodossa -valikko sulkeutuu.

  4. Tallenna muutokset painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+S. Sulje tapaaminenikkuna ja palaa kalenteriin painamalla Esc-näppäintä.

Kokouksen ajoittaminen ja osallistujien kutsuminen

Voit lähettää kokouskutsun yhdelle tai useammalle henkilölle. Kun luot kutsun, voit määrittää kokouksen sijainnin ja valita aikatauluavustajan avulla kokouksen parhaan ajan.

  1. Jos haluat luoda kokouskutsun mistä tahansa Outlook (kuten Sähköposti, Kalenteri tai Tehtävät), paina näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+Q. Näyttöön avautuu tyhjä kokouskutsu , jossa kohdistus on Otsikko-tekstikentässä .

  2. Kirjoita kokouksen otsikko.

  3. Voit kutsua tarvittavat osallistujat painamalla sarkainta, kunnes kuulet viestin"Pakollinen". Kirjoita kutsuttavien henkilöiden nimet. Jos henkilö ei ole osoitteistossasi, kirjoita hänen sähköpostiosoitteensa.

  4. Outlook etsii automaattisesti osoitteistosta vastaavuuksia. Voit selata ehdotettuja nimiä alanuolinäppäimellä. Voit valita nimen painamalla Enter-näppäintä.

    Vihje: Vahvista nimet ja sähköpostiosoitteet painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+K.

  5. Voit määrittää kokouksen alkamispäivän painamalla sarkainta, kunnes kuulet seuraavan ilmoituksen: "Alkamispäivä". Tässä kentässä näkyy oletusarvoisesti päivämäärä, jolloin kokouskutsu luotiin.

    Kirjoita alkamispäivä tai etsi päivämäärä alanuolinäppäimellä.

    Huomautus: Jos kokous kestää koko päivän, kirjoita alkamispäivä tai etsi se alanuolinäppäimellä, paina sarkainta, kunnes kuulet viestin "Koko päivä, valintaruutu, valitsematon", ja paina sitten välilyöntinäppäintä.

  6. Jos haluat määrittää kokouksen alkamisajan, paina sarkainta, kunnes kuulet viestin:"Aloitusaika". Kirjoita aloitusaika tai etsi se ylä- tai alanuolinäppäimellä.

  7. Jos haluat määrittää kokouksen päättymisajan, paina sarkainta, kunnes kuulet viestin "Päättymisaika". Kirjoita päättymisaika tai etsi se ylä- tai alanuolinäppäimellä.

  8. Jos haluat varmistaa, että kutsuttavat henkilöt ovat käytettävissä kokouksessasi ennen kutsun tallentamista tai lähettämistä, tarkista heidän käytettävyytensä. Katso ohjeet artikkelista Kutsumiesi henkilöiden saatavuuden tarkistaminen.

  9. Jos haluat valita kokouksen sijainnin, tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, voit lisätä sijainnin, kuten yrityksen kokoushuoneen, Sijainnin valitsimen avulla. Paina sarkainta, kunnes kuulet "Sijainti-painike", ja paina sitten Enter-näppäintä. Valitse huoneet -valintaikkuna avautuu, ja kohdistus on Haku-kentässä. Kirjoita sijainnin nimi, paina sarkainta, kunnes kuulet sijainnin nimen, ja valitse se painamalla Enter-näppäintä. Lisää sijainti tapaamiseen painamalla Enter-näppäintä.

    • Jos haluat lisätä sijainnin kirjoittamalla, paina sarkainta, kunnes kuulet viestin "Sijainti, muokkaa", ja kirjoita sijainti.

  10. Jos haluat lisätä kutsun mukana viestin, kuten kokouksen esityslistan tai ohjelman, paina sarkainta, kunnes Lukija ilmoittaa "Viesti, muokataan", ja kirjoita sitten viestisi. JAWSissa kuulet seuraavan ilmoituksen: "Muokkaa", ja NVDA:ssa kuulet seuraavan ilmoituksen: "Viesti, muokkaa. Monirivinen."

  11. Voit lähettää kokouskutsun painamalla Alt+S. Kohdistus siirtyy sillä hetkellä aktiiviseen ikkunaan.

Kutsumiesi henkilöiden käytettävyyden tarkistaminen

Kun olet ajoittanut kokouksen ja lisännyt osallistujien nimet, voit tarkistaa, voivatko kaikki osallistua kokoukseen, ja löytää parhaan mahdollisen kokousajan.

  1. Avaa Aikatauluavustaja painamalla Kokouskutsussa Alt+X. Kuulet viestin" "Kaikkien osallistujien tila".

  2. Avaa Automaattinen haku -valikko painamalla näppäinyhdistelmää Alt+X, A ja sitten P.

  3. Siirry valikossa alanuolinäppäimellä. Kuulet siirtyessäsi vaihtoehdot, kuten "Kaikki henkilöt ja resurssit" tai "Kaikki henkilöt ja yksi resurssi". Valitse vaihtoehto painamalla Enter-näppäintä.

    Automaattinen valinta valitsee seuraavan käytettävissä olevan ajan, joka täyttää valitsemasi vaihtoehdon ehdot. Lukijassa kuulet ehdotetun päivämäärän ja kellonajan sekä kunkin osallistujan nimen ja käytettävyyden tilan. JAWSissa ja NVDA:ssa voit kuunnella kunkin osallistujan käytettävyyden selaamalla osallistujaluetteloa ylä- ja alanuolinäppäimillä.

  4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Voit hyväksyä ajan ja lähettää kokouskutsun painamalla Alt+S.

    • Hyväksy aika ja palaa kutsuviestiin muokataksesi sitä painamalla näppäinyhdistelmää Alt+H.

    • Voit palata automaattiseen hakuun ja etsiä toisen vaihtoehdon painamalla näppäinyhdistelmää Alt+X, A ja sitten P.

Toistuvan kokouksen järjestäminen

Jos olet luomassa esimerkiksi viikoittaista kokousta, voit helposti tehdä kokouksesta toistuvan kokouksen. Näin sinun ei tarvitse luoda jokaista viikkoa varten uutta kokousta erikseen.

  1. Avaa Tapaamistentoistuminen -valintaikkuna painamalla Kokouskutsussa näppäinyhdistelmää Alt+H ja sitten E.

  2. Jos haluat valita toistumiskaavan, käytä seuraavia pikanäppäimiä:

    • Voit valita Päivittäin-vaihtoehdon painamalla Alt+D. Jos haluat valita kaavan Päivittäin-vaihtoehdossa , tee jompikumpi seuraavista:

      • Jos haluat toistaa kokouksen joka arkipäivä, paina Alt+K.

      • Jos haluat toistaa kokouksen muutaman päivän välein, paina Alt+V. Määritä päiväväli painamalla sarkainta kerran ja kirjoittamalla haluamasi päivien määrä. Jos esimerkiksi haluat toistaa kokouksen kahden päivän välein, kirjoita 2.

    • Voit valita Viikoittain-vaihtoehdon painamalla Alt+W. Määritä viikkoväli painamalla näppäinyhdistelmää Alt+C ja kirjoittamalla haluamasi viikkojen määrä. Jos esimerkiksi haluat toistaa kokouksen kolmen viikon välein, kirjoita 3. Valitse viikonpäivä painamalla sarkainta, kunnes kuulet haluamasi päivän, ja valitse se painamalla välilyöntinäppäintä.

    • Voit valita Kuukausittain-vaihtoehdon painamalla Alt+M. Jos haluat valita kaavan Kuukausittain-vaihtoehdossa , tee jompikumpi seuraavista:

      • Jos haluat toistaa kokouksen samana päivänä joka kuukausi, paina näppäinyhdistelmää Alt+A. Paina sarkainta kerran ja kirjoita haluamasi päivämäärän numero. Jos esimerkiksi haluat kokouksen tapahtuvan valitun kuukauden 12. päivänä, kirjoita 12. Voit määrittää kuukausivälin painamalla sarkainta kerran ja kirjoittamalla kuukausien määrän. Jos esimerkiksi haluat kokouksen toistuvan kahden kuukauden välein, kirjoita 2.

      • Jos haluat toistaa kokouksen tiettynä päivänä kuukaudessa, paina näppäinyhdistelmää Alt+E. Jos haluat valita päivävälin, paina sarkainta kerran, laajenna valikko painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli, paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes löydät haluamasi vaihtoehdon, ja paina sitten Enter-näppäintä. Valitse viikonpäivä painamalla sarkainta kerran, laajenna valikko painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli, paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes löydät haluamasi vaihtoehdon, ja paina sitten Enter-näppäintä. Voit määrittää kuukausivälin painamalla sarkainta kerran ja kirjoittamalla kuukausien määrän. Jos esimerkiksi haluat kokouksen toistuvan kahden kuukauden välein, kirjoita 2.

    • Voit valita Vuosittain-vaihtoehdon painamalla Alt+Y. Määritä vuosiväli painamalla näppäinyhdistelmää Alt+C ja kirjoittamalla haluamasi vuosien määrä. Jos esimerkiksi haluat kokouksen toistuvan kahden vuoden välein, kirjoita 2. Jos haluat valita kaavan Kuukausittain-vaihtoehdossa , tee jompikumpi seuraavista:

      • Jos haluat toistaa kokouksen samana päivänä joka vuosi tai muutaman vuoden välein, paina näppäinyhdistelmää Alt+Colon (:). Jos haluat valita kokouksen kuukauden, paina sarkainta kerran, laajenna valikko painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli, paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes löydät haluamasi kuukauden, ja paina sitten Enter-näppäintä. Voit määrittää päivämäärän painamalla sarkainta kerran ja kirjoittamalla haluamasi päivämäärän. Jos esimerkiksi haluat kokouksen tapahtuvan valitun kuukauden 12. päivänä, kirjoita 12.

      • Jos haluat toistaa kokouksen tiettynä kuukauden arkipäivänä, paina Alt+E. Jos haluat valita päivävälin, paina sarkainta kerran, laajenna valikko painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli, paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes löydät haluamasi vaihtoehdon, ja paina sitten Enter-näppäintä. Valitse viikonpäivä painamalla sarkainta kerran, laajenna valikko painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli, paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes löydät haluamasi vaihtoehdon, ja paina sitten Enter-näppäintä. Valitse kuukausi painamalla sarkainta kerran, laajenna valikko painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli, paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes löydät haluamasi kuukauden, ja paina sitten Enter-näppäintä.

  3. Tallenna valintasi ja sulje Tapaamisen toistuminen -valintaikkuna painamalla sarkainta, kunnes kuulet "OK-painike", ja paina sitten Enter-näppäintä.

Online-kokouksen järjestäminen

Voit helposti muuttaa kokouksen verkkokokoukseksi käyttämällä Skype tai Microsoft Teams.

Huomautus: Organisaatiosi jaMicrosoft 365 tilaajasi mukaan Skype ja/tai Microsoft Teams eivät ehkä ole käytettävissä.

Tee Kokouskutsu-ikkunassa jompikumpi seuraavista:

  1. Valitse Skype-kokous ja luo Skype kokouslinkki painamalla näppäinyhdistelmää Alt+H, O, M.

  2. Valitse Teams-kokous-vaihtoehto ja luo Microsoft Teams kokouslinkki painamalla näppäinyhdistelmää Alt+H, T, M.

Outlook lisää verkkokokouksen tiedot ja linkin kokouksen viestikenttään.

Katso myös

Kokouspyynnön lukeminen ja siihen vastaaminen näytönlukuohjelman avulla Outlookissa

Sähköpostitilin määrittäminen näytönlukuohjelman avulla Outlookissa

Sähköpostin tekstin muotoileminen näytönlukuohjelman avulla Outlookissa

Outlookin pikanäppäimet

Perustoiminnot kalenterin käyttämiseksi näytönlukuohjelmalla Outlookissa

Laitteen määrittäminen toimimaan Microsoft 365:n helppokäyttötoimintojen kanssa

Outlookin kalenterin tarkasteleminen ja selaaminen näytönlukuohjelman avulla

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Facebook LinkedIn Sähköposti

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Microsoft 365 -tilaukseen kuuluvat edut

Microsoft 365 -koulutus

Microsoftin suojaus

Helppokäyttökeskus