Hyväksyntätyönkulut

Tämän artikkelin tiedot esitetään kymmenessä laajennettavassa segmentissä.

Napsauta tätä, jos haluat vinkkejä tämän artikkelin hyödyntämiseen mahdollisimman hyvin

Jos sinun tarvitsee vain suorittaa hyväksyntätyönkulun tehtävä    Vieritä vain alas Valmis-segmenttiin ja laajenna se. Et ehkä tarvitse muita segmenttejä toistaiseksi.

Jos haluat lisätä, käynnistää, valvoa ja ylläpitää työnkulkuja    Jos et ole vielä perehtynyt näihin tehtäviin, sinun kannattaa ehkä käydä läpi tämä artikkeli segmenteittäin, kun suunnittelet ja lisäät työnkulun ensimmäisen kerran. Kun olet tutustunut tietoihin ja artikkelin asetteluun, voit siirtyä suoraan tarvitsemaasi segmenttiin palautuskäynneillä.

Sisällön hyväksyminen ja julkaisemisen hyväksyntä    Sinulla voi olla luetteloita tai kirjastoja, joissa haluat tarkistaa nykyisten kohteiden uudet kohteet ja/tai uudet versiot sisällön oikeellisuuden tai muodon ja tyylin oikeellisuuden vuoksi, ennen kuin ne näkyvät kaikille, joilla on luettelon käyttöoikeus. Tällaista tarkistusprosessia kutsutaan sisällön hyväksynnäksi, ja hyväksynnän työnkulun avulla voit hallita sisällön hyväksyntää luettelossa tai kirjastossa. (Käytössä on myös hyvin samankaltainen julkaisemisen hyväksynnän työnkulku, joka on luotu erityisesti käytettäväksi SharePoint-sivustoissa, jotka julkaisevat verkkosivuja Internetissä.)

Sana tämän artikkelin tulostamisesta    Tämä on pitkä artikkeli. Jos haluat tulostaa vain valitut segmentit, varmista, että vain kyseiset segmentit on laajennettu tulostettaessa. (Jos haluat sisällyttää tulostettuun kopioon myös koko grafiikan, tulosta vaakasuunnassa pystysuunnan sijaan.)

Ja sana hausta    Ennen kuin etsit tekstiä tai termiä tässä artikkelissa, varmista, että kaikki segmentit, joista haluat hakea, on laajennettu.

Hyväksyntätyönkulku on SharePoint-ominaisuus, joka reitittää SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon tallennetun asiakirjan tai muun kohteen yhdelle tai useammalle henkilölle hyväksyntää tai hylkäämistä varten. Työnkulku automatisoi, virtaviivaistaa ja standardoi koko prosessin.

SharePoint-tuotteisiin sisältyvä hyväksynnän perustyönkulku toimii mallina. Tämän mallin avulla voit lisätä sivustoihin useita hyväksyntätyönkulkuja. Jokainen lisäämäsi työnkulku on yksilöivä versio hyväksynnän perustyönkulusta, ja jokaisella on oma erityinen työskentelytapansa, joka perustuu asetuksiin, jotka määrität, kun lisäät sen.

Tämän segmentin osat

1. Mitä hyväksyntätyönkulku voi tehdä minulle?

2. Mitä hyväksyntätyönkulku ei voi tehdä?

3. Kuka voi käyttää tällaista työnkulkua?

4. Miten tämäntyyppistä työnkulkua suunnitellaan, lisätään, suoritetaan ja ylläpidetään?

1. Mitä hyväksyntätyönkulku voi tehdä minulle?

• Kun lisäät hyväksyntätyönkulun luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan ensimmäisen kerran, voit määrittää sisällytettävien osallistujien määrän ja määrittää, määritetäänkö heidän tehtävänsä yksi toisensa jälkeen (sarjamuodossa) vai kaikki kerralla (rinnakkain). Voit jopa päättää, jaetaanko osallistujien tehtävät kahteen tai useampaan erilliseen vaiheeseen, sekä määrittää lopullisen määräpäivän ja/tai kunkin tehtävän valmistumisen sallitun ajan. Aina kun käynnistät työnkulun manuaalisesti kohteessa, voit muokata mitä tahansa näistä asetuksista.

• Työnkulku määrittää tehtävän kullekin määritetylle osallistujalle. Kukin osallistuja valitsee useita mahdollisia vastauksia: hyväksyä tai hylätä kohteen, pyytää kohteen muutosta, määrittää tehtävän uudelleen tai peruuttaa tai poistaa tehtävän.

• Kun työnkulku on käynnissä, voit seurata edistymistä ja tehdä muutoksia (tarvittaessa) yhdeltä keskitetyltä Työnkulun tila -sivulta.

• 60 päivän ajan työnkulun valmistumisesta kaikki työnkulun aikana (tai esiintymässä) tapahtuneet työnkulun tapahtumat ovat edelleen käytettävissä Työnkulun tila -sivulla epämuodollisia viittauksia varten.

Hyväksyntätyönkulun avulla voit myös hallita luettelon tai kirjaston sisällön hyväksyntäprosessia. Lisätietoja on tämän artikkelin Ohjausobjekti-osassa .

2. Mitä hyväksyntätyönkulku ei voi tehdä?

Hyväksyntätyönkulun osallistujat eivät yleensä saa tehdä muutoksia tarkistettavaan kohteeseen. Sen sijaan osallistujat voivat pyytää, että kohteeseen tehdään muutoksia työnkulun esiintymän aikana. Jos haluat lisätä työnkulun, jossa osallistujat lisäävät kommentteja ja muokkausmerkintöjä itse kohteeseen, tutustu Katso myös -osion artikkeliin Kaikki palautteen keräämisen työnkuluista.

Hyväksyntätyönkulkuja ei myöskään ole suunniteltu allekirjoitusten keräämiseen. Jos haluat käyttää työnkulkua allekirjoitusten keräämiseen Microsoft Word -asiakirjaan, Microsoft Excel -työkirjaan tai Microsoft InfoPath -lomakkeeseen, tutustu Katso myös -osan artikkeliin Kaikki allekirjoitusten keräämisen työnkuluista.

Segmentin kärjessä

3. Kuka voi käyttää tällaista työnkulkua?

Työnkulun lisääminen   Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus oletusarvoisesti, kun taas Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)

Työnkulun aloittaminen   Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Jäsenet-ryhmällä ja Omistajat-ryhmällä on oletusarvoisesti Muokkaa kohteita -käyttöoikeus; Vierailijat-ryhmällä ei ole.)

Omistajat voivat myös määrittää tietyt työnkulut niin, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa ne. (Voit tehdä tämän valitsemalla yhdistämislomakkeen ensimmäisellä sivulla Edellytä hallinta Lists käyttöoikeuksia tämän työnkulun aloittamiseksi -valintaruudun.)

Segmentin kärjessä

4. Miten tämäntyyppistä työnkulkua suunnitellaan, lisätään, suoritetaan ja ylläpidetään?

Nämä ovat perusvaiheet:

• ENNEN työnkulun suorittamista (suunnittele, lisää, aloita)   
  Ennen kuin lisäät työnkulun, suunnittelet, mihin haluat lisätä sen (yhdelle luettelolle tai kirjastolle tai koko sivustokokoelmalle) ja miten se toimii. Kun olet lisännyt ja määrittänyt työnkulun, kuka tahansa, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi käynnistää työnkulun tietyssä kohteessa. Työnkulku voidaan myös määrittää toimimaan automaattisesti. Automaattiset käynnistymiset voidaan aktivoida jommankumman tai molempien käynnistävien tapahtumien perusteella: kun mikä tahansa kohde lisätään luetteloon tai kirjastoon tai luodaan luettelossa tai kirjastossa tai kun mitä tahansa luettelon tai kirjaston kohdetta muutetaan.

• Kun työnkulku suoritetaan (valmis, näyttö, säädä)   
  Kun työnkulku suoritetaan, yksittäiset osallistujat suorittavat määritetyt tehtävänsä. Automaattiset muistutukset lähetetään osallistujille, jotka eivät täytä tehtävän määräaikoja. Samaan aikaan työnkulun edistymistä voidaan seurata työnkulun tietyn esiintymän keskitetyltä Työnkulun tila -sivulta. Työnkulkuun voidaan tehdä muutoksia samalla sivulla, kun se suoritetaan. ja tarvittaessa työnkulku voidaan peruuttaa tai lopettaa sieltä.

• Kun työnkulku on suoritettu (tarkista, raportoi, muuta)   
  Kun työnkulku on valmis, kyseisen suorituksen (tai esiintymän) koko historia voidaan tarkistaa enintään 60 päivän ajan Työnkulun tila -sivulla. Samalla sivulla voidaan luoda tilastollisia raportteja tämän työnkulun version suorituskyvystä. Jos haluat muuttaa työnkulun toimintaa, voit avata ja muokata kytkentälomaketta, jonka suoritit, kun lisäsit työnkulun ensimmäisen kerran.

Seuraava vuokaavio havainnollistaa näitä vaiheita uuden työnkulun lisääjän näkökulmasta.

Tässä segmentissä yksilöimme päätökset, jotka sinun on tehtävä, ja tiedot, jotka sinun on koottava ennen hyväksyntätyönkulun version lisäämistä.

Jos olet jo perehtynyt tämäntyyppisen työnkulun lisäämiseen ja tarvitset vain muistutuksen tietyistä vaiheista, voit siirtyä suoraan tämän artikkelin oikeaan Lisää-segmenttiin (Luettelo/kirjasto tai Sivustokokoelma).

Tämän segmentin osat

1. Mallit ja versiot

2. Kytkentälomakkeen esittely

3. Kaksitoista kysymystä vastattavaksi

1. Mallit ja versiot

SharePoint-tuotteisiin sisältyvät työnkulut toimivat päämalleina , joihin luetteloihin, kirjastoihin ja sivustokokoelmaan lisättävät yksittäiset työnkulut perustuvat.

Kun lisäät esimerkiksi hyväksyntätyönkulun, lisäät itse asiassa version yleisestä Hyväksyntä-työnkulkumallista. Anna kullekin versiolle oma nimi ja omat asetukset, jotka määrität liityslomakkeessa, kun lisäät kyseisen version. Näin voit lisätä useita työnkulkuja, kaikki versiot hyväksynnän työnkulun perusmallin perusteella, mutta kunkin nimetyn ja räätälöidyn version tiettyä käyttötapaa varten. Nimettyjä versioita voidaan kutsua myös työnkulun ilmentymäksi.

Segmentin kärjessä

2. Liitoslomakkeen esittely

Aina kun lisäät uuden työnkulun version jonkin sisällytetyn työnkulkumallin perusteella, täytät kytkentälomakkeen ja määrität, miten haluat uuden esiintymän toimivan.

Seuraavassa osassa on kysymysluettelo, joka valmistelee sinut yhdistämislomakkeen täyttämiseen. Ensin voit kuitenkin tarkastella lomaketta ja sen kenttiä hetken tai kaksi.

Liityslomakkeen ensimmäinen sivu

Yhdistämislomakkeen toinen sivu

Tämän toisen sivun punaisen ruudun kentät näkyvät myös aloituslomakkeessa, joka esitetään aina, kun työnkulku käynnistetään manuaalisesti, ja sitä voi muokata siellä kyseistä yksittäistä suoritusta varten.

Segmentin kärjessä

3. Kaksitoista kysymystä vastattavaksi

Kun olet saanut vastauksen kaikkiin tämän osion kysymyksiin, voit lisätä työnkulun.

1. Onko tämä oikea työnkulun tyyppi?

2. Yksi luettelo, kirjasto tai koko sivustokokoelma? ja Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

3. Mikä on hyvä nimi?

4. Tehtäväluettelot ja historialuettelot: Aiemmin luotu vai uusi?

5. Miten (ja kenen toimesta) tämä työnkulku voidaan aloittaa?

6. Saavatko myös tästä työnkulusta periytyvät sisältötyypit tämän työnkulun?

7. Osallistujat: Ketkä henkilöt, missä järjestyksessä?

8. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

9. Milloin tehtävät on määrä tehdä?

10. Milloin tämä työnkulku päättyy?

11. Kenelle on ilmoitettava?

12. Hallitseeko tämä työnkulku sisällön hyväksyntää?

01. Onko tämä oikea työnkulun tyyppi?

On olemassa useita työnkulkumalleja, joiden nimissä on sana "Hyväksyntä". Tässä artikkelissa käsitellään työnkulkumallia, joka näkyy valikossa nimellä Hyväksyntä – SharePoint 2010. Jos et ole varma, onko tämä työnkulun tyyppi sinulle paras vaihtoehto, palaa tämän artikkelin LEARN-osioon . Lisätietoja muista käytettävissä olevista työnkulkumalleista on Katso myös -osan artikkelissa Tietoja SharePointin sisältämistä työnkuluista.

Segmentin kärjessä

02. Yksi luettelo tai kirjasto tai koko sivustokokoelma? (ja) Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

Voit määrittää hyväksyntätyönkulun uuden version käytettäväksi vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa tai voit ottaa sen käyttöön koko sivustokokoelmassa.

• Jos lisäät työnkulun yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon, voit määrittää sen toimimaan joko kaikissa sisältötyypeissä tai vain yhdessä sisältötyypissä.

• Jos lisäät työnkulun koko sivustokokoelmaan, sinun on kuitenkin määritettävä se toimimaan vain yhdessä sivuston sisältötyypissä.

Mikä on sisältötyyppi?

Jokainen SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon tallennettu tiedosto tai muu kohde kuuluu johonkin tai toiseen sisältötyyppiin. Sisältötyyppi voi olla yhtä yksinkertainen ja yleinen kuin Asiakirja - tai Excel-laskentataulukko, tai se voi olla yhtä erikoistunut kuin juridinen sopimus tai tuotteen suunnittelumääritys. Jotkin sisältötyypit ovat oletusarvoisesti käytettävissä SharePoint-tuotteissa, mutta voit sekä mukauttaa niitä että lisätä itse luomiasi sisältötyyppejä. Lisätietoja on artikkelissa Sivuston sisältötyypin luominen tai mukauttaminen ja Sisältötyypin lisääminen luetteloon tai kirjastoon.

Segmentin kärjessä

03. Mikä on hyvä nimi?

Anna työnkulun versiolle nimi, joka:

• Osoittaa selvästi, mihin sitä käytetään.

• Erottaa sen selvästi muista työnkuluista.

Esimerkki

Kuvittele, että kuulut toimittajaryhmään. Ryhmäsi haluaa käyttää kahta eri hyväksyntätyönkulkua ulkopuolisten osallistujien asiakirjojen lähettämisen hallintaan:

• Suoritat jokaisen lähetetyn tiedoston ensimmäisen työnkulun ja päätät, hyväksytäänkö se muokkausprosessia varten.

• Kun olet hyväksynyt lähetetyn asiakirjan ja muokannut sitä, suoritat muokatun luonnoksen toisen työnkulun ja päätät, hyväksytäänkö se lopulliseksi.

Voit nimetä ensimmäisen työnkulun Hyväksy lähetyksen hyväksyntä ja toisen lopullisen luonnoshyväksynnän.

Segmentin kärjessä

04. Tehtäväluettelot ja historialuettelot: Aiemmin luotu vai uusi?

Voit määrittää työnkulun käyttämään sivuston oletustehtäväluetteloa ja Historia-luetteloa, käyttämään muita aiemmin luotuja Tehtävät- ja Historia-luetteloita tai pyytämään uusia luetteloita vain tätä työnkulkua varten.

• Jos sivustossa on useita työnkulkuja tai jos joihinkin työnkulkuihin liittyy useita tehtäviä, kannattaa harkita uusien luetteloiden pyytämistä kullekin työnkululle. (Yli pitkien luetteloiden hallinta voi hidastaa suorituskykyä. Järjestelmän on nopeampaa ja helpompaa ylläpitää useita lyhyempiä luetteloita kuin yksi hyvin pitkä luettelo.)

• Jos tämän työnkulun tehtävät ja historia sisältävät arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleiset tehtävät -luettelosta, sinun on ehdottomasti ilmoitettava, että haluat uusia, erillisiä luetteloita tätä työnkulkua varten. (Kun olet lisännyt työnkulun, varmista, että uusille luetteloille on määritetty asianmukaiset käyttöoikeudet.)

Segmentin kärjessä

05. Miten (ja kenen toimesta) tämä työnkulku voidaan aloittaa?

Työnkulun voi määrittää vain manuaalisesti tai automaattisesti tai kumpaan tahansa suuntaan:

• Kun käynnistät hyväksyntätyönkulun manuaalisesti tietyssä asiakirjassa tai kohteessa, näkyviin tulee toinen lomake, aloituslomake. Aloituslomake sisältää suurimman osan liityslomakkeen toisen sivun asetuksista. Jos työnkulun käynnistävä henkilö haluaa muuttaa jotakin näistä asetuksista (vain nykyisessä esiintymässä), hän voi tehdä sen ennen aloituspainiketta. Siirry luetteloon, > Kohteen pikavalikko > Työnkulut > Aloita työnkulku manuaalisesti valitsemalla työnkulku.

• Automaattisessa aloituksessa ei tietenkään ole mahdollisuutta esittää aloituslomaketta, joten kytkentälomakkeessa määritettyjä oletusasetuksia käytetään ilman muutoksia.

Seuraavassa kuvassa näkyy manuaalisten käynnistysten ja automaattisten käynnistysten välinen ero.

Kaikki aloituslomakkeessa tekemäsi muutokset otetaan käyttöön vain työnkulun nykyisen esiintymän aikana. Jos haluat muuttaa työnkulun pysyviä oletusasetuksia, muokkaa alkuperäistä liittämislomaketta tämän artikkelin CHANGE-osiossa kuvatulla tavalla.

Manuaalinen käynnistys

Jos sallit manuaalisen käynnistyksen, kuka tahansa, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi käynnistää työnkulun millä tahansa oikeutetulla kohteella milloin tahansa.

Manuaalisen käynnistyksen etuna on se, että sinä ja työtoverisi voitte suorittaa työnkulun vain silloin ja halutessanne ja että aina kun suoritat sen, voit muuttaa joitakin asetuksia aloituslomakkeen avulla.

Pikaesimerkki    Jos haluat suorittaa työnkulun vain kohteissa, jotka on luonut tiimin ulkopuolinen kirjoittaja, sen käynnistäminen vain manuaalisesti estää työnkulun automaattisen suorittamisen sinun ja ryhmän jäsenten luomien kohteiden osalta. (Vaihtoehtoinen ratkaisu: ylläpitää yhtä luetteloa tai kirjastoa ryhmän tekijöiden kohteille ja erillistä luetteloa tai kirjastoa kaikkien muiden käyttäjien kohteille. Näin voit suorittaa työnkulun automaattisesti, mutta vain ulkopuolisten käyttäjien luettelossa. Toinen ratkaisu: lisää JOS-ehto ja määritä Luo-asetukseksi tietty henkilö.

Manuaalisten käynnistysten ensisijainen haittapuoli on se, että jonkun on muistettava suorittaa työnkulku aina, kun se on tarpeen.

Automaattiset käynnistystoiminnot

Voit määrittää työnkulun käynnistymään automaattisesti seuraavilla tapahtumilla:

• Joku yrittää julkaista kohteen pääversion.

• Uusi kohde luodaan luetteloon tai kirjastoon tai ladataan siihen.

• Luetteloon tai kirjastoon jo tallennettua kohdetta muutetaan.

Automaattisen käynnistyksen etuna on se, että kenenkään ei tarvitse muistaa käynnistää työnkulkua. Se suoritetaan aina, kun käynnistystapahtuma tapahtuu.

Pikaesimerkki    Jos olet vastuussa luettelon kohteiden oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta, voit lisätä luetteloon hyväksyntätyönkulun ja määrittää itsesi ainoaksi osallistujaksi. Voit määrittää työnkulun käynnistymään automaattisesti aina, kun luettelon kohdetta muutetaan ja aina kun uusi kohde lisätään. Siten pysyt aina ajan tasalla.

Kaksi haittapuolia automaattisista käynnistyksistä:

• Et voi estää työnkulkua suorittamasta sitä aina, kun käynnistystapahtuma tapahtuu.

• Et voi muuttaa mitään asetuksia yksittäisen esiintymän alussa.

Lisätietoja hyväksyntätyönkulun suorittamisesta automaattisesti aina, kun joku yrittää julkaista kohteen pääversion, on tämän artikkelin Ohjausobjekti-osassa .

Segmentin kärjessä

06. Saavatko myös tästä työnkulusta periytyvät sisältötyypit tämän työnkulun?

Vain kun lisäät työnkulun koko sivustokokoelman sisältötyyppiin, voit lisätä työnkulun myös kaikkiin sivustokokoelman muihin sisältötyyppeihin, jotka perivät sen sisältötyypin, johon olet lisäämässä työnkulkua.

Muistiinpanot

• Toiminto, joka suorittaa kaikki lisäystoiminnot, voi kestää kauan.

• Jos periytyminen on katkennut sivustoissa tai alisivustoissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun sisältötyyppien periytymiseen, varmista, että kuulut kunkin sivuston tai alisivuston Omistajat-ryhmään, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

Segmentin kärjessä

07. Osallistujat: Ketkä henkilöt, missä järjestyksessä?

Sinun on annettava nimi tai sähköpostiosoite jokaiselle henkilölle, jolle tehtävätarkistus määritetään.

Yksi vaihe vai useita vaiheita?    Voit valita vain yhden tarkistustehtävien vaiheen tai useita vaiheita. Jos sinulla on useampi kuin yksi vaihe, vaiheet suoritetaan yksi toisensa jälkeen.

Rinnakkaiset arvostelut vai sarjaarvostelut?    Kun osallistujia on yhdessä vaiheessa, voit joko määrittää heidän tarkistustehtävänsä samaan aikaan (rinnakkain) tai määrittää heidän tarkistustehtävänsä yksi toisensa jälkeen (sarjamuodossa) määrittämässäsi järjestyksessä. Sarja-vaihtoehdosta voi olla hyötyä, jos esimerkiksi määrität työnkulun päättymään ensimmäisen hylkäyksen jälkeen tai jos haluat, että osallistujat voivat tarkastella aikaisempien osallistujien kommentteja osana arvostelujen kontekstia.

Esimerkki

Tämä yksinkertainen skenaario havainnollistaa muutamia sekä useiden vaiheiden että sarja-arvostelujen etuja:

Kuvittele, että Frank lisää uuden hyväksyntätyönkulun. Hän haluaa työtovereidensa Annan ja Seanin tarkistavan jokaisen kohteen ensin, ennen kuin hän itse tarkistaa sen. Hän haluaa myös työnkulun päättyvän ennen omaa tarkistustaan, jos anna tai Sean hylkää kohteen. Frank voi määrittää tämän jommallakummmalla seuraavista tavoista:

• Sarjatarkistuksen avulla   Frank luo yhden vaiheen sarjakatsauksen, jossa Anna ja Sean ovat ensimmäiset kaksi osallistujaa ja hän on kolmas; ja hän valitsee End on First Rejection - vaihtoehdon.
  Tässä järjestelyssä Anna hyväksyy kohteen ennen Kuin Seanin tehtävä määritetään, ja sen jälkeen Seanin on hyväksyttävä kohde ennen Frankin tehtävän määrittämistä. Jos Anna hylkää kohteen, Seanille tai Frankille ei määritetä tehtävää; Ja jos Anna hyväksyy, mutta Sean hylkää, työnkulku päättyy vielä ennen Frankin tarkistustehtävän määrittämistä.
  Näin Frank määrittää yhden vaiheen sarjakatsauksensa.
  
  

• Käyttämällä kahta vaihetta   Jos Frank haluaa, että Annalle ja Seanille määritetään arvostelut samanaikaisesti, jotta Seanin ei tarvitse odottaa Annan valmistumista ennen kuin hän voi aloittaa, hän voi määrittää työnkulussa kaksi vaihetta: ensimmäisen rinnakkaisvaiheen Annan ja Seanin arvosteluille ja toisen erillisen vaiheen vain omalle arvostelulleen. Hän valitsee jälleen End on First Rejection - vaihtoehdon. Toinen vaihe alkaa vasta, kun ensimmäinen vaihe on valmis. Jos Anna tai Sean hylkää kohteen, Frankin tarkistustehtävää ei koskaan määritetä.
  Näin Frank määrittää kaksivaiheisen rinnakkaiskatsauksensa.
  
  

Seuraavassa on kaavioita molemmista ratkaisuista.

Ulkopuoliset osallistujat    On olemassa erityinen prosessi, jonka avulla voit sisällyttää osallistujia, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii ulkopuolisen osallistujan välityspalvelimena.

Tässä on kaavio tästä prosessista:

Haluatko määrittää yhden tehtävän kullekin koko ryhmälle tai yhden kullekin ryhmän jäsenille?    Jos sisällytät työnkulun osallistujien joukkoon ryhmän osoitteen tai jakeluluettelon, työnkulku voi määrittää yhden tehtävän kullekin ryhmän jäsenille tai määrittää vain yhden tehtävän koko ryhmälle (mutta lähettää silti ilmoituksen yksittäisestä tehtävästä kullekin jäsenille). Kun koko ryhmälle on määritetty vain yksi tehtävä, kuka tahansa ryhmän jäsen voi vaatia ja suorittaa kyseisen yksittäisen tehtävän. (Ryhmätehtävän vaatimisen ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa .)

Segmentin kärjessä

08. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

Yhdistämislomakkeessa on tekstikenttä, jossa voit antaa ohjeita, tietoja vaatimuksista, resursseista ja niin edelleen.

Kaksi seikkaa, jotka saatat sisällyttää:

• Yhteystiedot siltä varalta, että osallistujilla on vaikeuksia tai kysymyksiä.

• Jos työnkulku määrittää kullekin ryhmälle tai jakeluluettelolle vain yhden tehtävän, mainitse tässä, että kunkin tällaisen ryhmän yksittäisen jäsenen tulisi vaatia tehtävä ennen sen suorittamista. Näin muut ryhmän jäsenet eivät tuhlaa aikaa aloittamalla saman tehtävän. Ryhmätehtävän vaatimisen tiedot ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa .

Segmentin kärjessä

09. Milloin tehtävät on määrä tehdä?

Voit määrittää, milloin työnkulun tehtävät on määrä suorittaa jommallakummmalla tai molemmilla tavoilla:

Kalenterin päivämäärän mukaan    Voit määrittää yhden kalenteripäivämäärän, johon mennessä kaikkien tehtävien määräpäivä on.

• Jos määrität työnkulun käynnistymään automaattisesti, tätä asetusta ei yleensä kannata käyttää. Tämä johtuu siitä, että määrittämäsi päivämääräarvo ei automaattisesti muutu suhteessa nykyiseen päivämäärään aina, kun työnkulku käynnistyy automaattisesti.

Tehtävän keston mukaan    Voit määrittää päivien, viikkojen tai kuukausien määrän, joka sallitaan kunkin tehtävän suorittamiseen, alkaen siitä, kun tehtävä on määritetty.

• Kalenterin määräpäivä ohittaa määritetyn tehtävän keston. Tämä on: Jos tänään on 10. kesäkuuta ja minulle määritetään tänään tehtävä, jonka kesto on kolme päivää, mutta jonka kalenterin määräpäivä on myös 11. kesäkuuta, tehtävän määräpäivä on 11. kesäkuuta (kalenterin määräpäivä) eikä 13. kesäkuuta (kolmen päivän keston päättymispäivä).

Segmentin kärjessä

10. Milloin tämä työnkulku päättyy?

Jos haluat välttää tarpeettomiin arvosteluihin käytetyn ajan hukkaan, voit määrittää työnkulun päättymään välittömästi (ennen määritettyä tai laskettua määräpäivää), kun jompikumpi kahdesta tapahtumasta tapahtuu:

• Kaikki osallistujat hylkäävät kohteen.

• Kohdetta muutetaan millä tahansa tavalla.

Segmentin kärjessä

11. Kenelle on ilmoitettava asiasta?

Voit kirjoittaa kopiokentän liittäminenlomakkeen toiselle sivulle nimet tai osoitteet kaikille, joille ilmoitetaan aina, kun tämä työnkulku käynnistyy tai päättyy.

• Nimen kirjoittaminen tähän ei johda työnkulun tehtävän määritykseen kyseiselle henkilölle.

• Kun työnkulku käynnistetään manuaalisesti, sen käynnistävä henkilö saa aloitus- ja päättymisilmoitukset ilman, että sitä tarvitsee määrittää tässä kentässä.

• Kun työnkulku käynnistetään automaattisesti, sen alun perin lisännyt henkilö saa aloitus- ja päättymisilmoitukset ilman, että sitä tarvitsee määrittää tässä kentässä.

Segmentin kärjessä

12. Ohjaako tämä työnkulku sisällön hyväksyntää?

Sinulla voi olla luetteloita tai kirjastoja, joissa haluat tarkistaa nykyisten kohteiden uudet kohteet ja/tai uudet versiot sisällön oikeellisuuden tai muodon ja tyylin oikeellisuuden vuoksi, ennen kuin ne näkyvät kaikille, joilla on luettelon käyttöoikeus. Tällaista tarkistusprosessia kutsutaan sisällön hyväksynnäksi.

SharePoint-tuotteissa voit hyväksynnän työnkulun avulla tehdä sisällön hyväksyntäprosessista entistäkin helpomman ja tehokkaamman. Lisätietoja on tämän artikkelin Sisällön hyväksyntä -osiossa.

Mitä seuraavaksi?

Jos olet valmis lisäämään uuden hyväksyntätyönkulun luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan, siirry tämän artikkelin vastaavaan Lisää-segmenttiin (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Sinulla voi olla luetteloita ja kirjastoja, joissa haluat tarkistaa nykyisten kohteiden uudet kohteet ja/tai uudet versiot sisällön oikeellisuuden tai muodon ja tyylin oikeellisuuden perusteella, ennen kuin ne näkyvät kaikille, joilla on luettelon käyttöoikeus. Tällaista tarkistusprosessia kutsutaan sisällön hyväksynnäksi.

SharePoint-tuotteissa voit hallita sisällön hyväksyntää manuaalisesti ilman työnkulkua. SharePoint-hyväksyntätyönkulku voi kuitenkin tehdä prosessista entistäkin helpomman ja tehokkaamman.

Jos et vielä tunne SharePoint-tuotteiden versiotietojen ja sisällön hyväksymisen ominaisuuksia, suosittelemme, että aloitat seuraavien artikkelien tarkistamisen:

• Sivustoluettelon tai -kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen

• Sivuston luettelon tai kirjaston kohteiden tai tiedostojen hyväksyminen ja hylkääminen

• Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa

Hyväksyntätyönkulku voi hallita sisällön hyväksyntäprosessia kahdella tavalla, jotka liittyvät yhteen ohjausobjektiin liitettäessä työnkulkua ensimmäisen kerran. Voit käyttää työnkulkua kumpaan tahansa tai molempiin.

Pääversioiden julkaisun hallinta

Liittämislomakkeen ensimmäisen sivun Aloitusasetukset-alueella voit hyväksyä kohteen pääversion julkaisemisen valitsemalla Aloita tämä työnkulku. Huomioitavaa:

• Tämä asetus on käytettävissä vain hyväksyntätyönkulussa, joka suoritetaan kaikissa sisältötyypeissä yhdessä luettelossa tai kirjastossa, eikä missään työnkulussa, joka suoritetaan vain yhden sisältötyypin kohteissa.

• Jotta tämä asetus olisi käytettävissä, sisällön hyväksyntä on otettava käyttöön Versiotietojen asetukset -sivun luettelossa tai kirjastossa ja Luo pää- ja aliversiot (luonnos) -vaihtoehto on valittava samalla sivulla.

• Jos valitset tämän asetuksen, sitä seuraavat kaksi vaihtoehtoa eivät ole käytettävissä: Käynnistä tämä työnkulku, kun uusi kohde luodaan , ja Käynnistä tämä työnkulku, kun kohdetta muutetaan.

• Jos valitset tämän asetuksen, työnkulku suoritetaan automaattisesti kohteessa vain silloin, kun joku yrittää julkaista kyseisen kohteen pääversion.

• Yhdessä luettelossa tai kirjastossa voi olla vain yksi hyväksyntätyönkulku, jota käytetään pääversioiden julkaisemisen hyväksymiseen. Jos yrität määrittää toisen työnkulun samaan luetteloon tai kirjastoon tätä funktiota varten, sinua pyydetään valitsemaan jompikumpi.

Hallinta ei perustu versioinniin

Kytkentälomakkeen toisen sivun Ota sisällön hyväksyntä käyttöön -alueella on vaihtoehto Päivitä hyväksynnän tila työnkulun suorittamisen jälkeen (hallitse sisällön hyväksyntää tämän työnkulun avulla).

Tämä asetus on käytettävissä lomakkeessa riippumatta siitä, vaaditaanko sisällön hyväksyntä luettelossa tai kirjastossa. Kummassakin tapauksessa kohteen Hyväksyntä-kentän arvo päivitetään työnkulun tuloksen perusteella.

Voit käyttää tätä vaihtoehtoa joko seuraavasti:

• Suorita työnkulku aina manuaalisesti tai

• Valitse vähintään yksi automaattisen käynnistyksen asetuksista liityslomakkeen ensimmäisellä sivulla tai

• Salli sekä manuaalinen että automaattinen käynnistys

Verkkojulkaisusivustojen sisältöohjausobjekti

Sisältöohjausobjekti on erityinen prosessi sivustoissa, jotka julkaisevat sivuja verkossa. Julkaisusivustoissa on siis käytössä erityinen julkaisemisen hyväksynnän työnkulku sekä sivustomalli (jonka nimi on Julkaisusivusto ja työnkulku), joka sisältää kyseisen työnkulun version, joka on jo mukautettu käytettäväksi verkkojulkaisussa.

Mitä seuraavaksi?

Jos olet valmis lisäämään uuden hyväksyntätyönkulun luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan, siirry tämän artikkelin vastaavaan Lisää-segmenttiin (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Jos et ole vielä perehtynyt työnkulkujen lisäämiseen, kannattaa tutustua sekä LEARN-segmenttiin että PLAN-segmenttiin tässä artikkelissa, ennen kuin jatkat tämän segmentin vaiheita.

Tämän segmentin osat

1. Ennen aloittamista

2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Kahden asian on oltava järjestyksessä, ennen kuin voit lisätä työnkulun:

Sähköposti    Jotta työnkulku voi lähettää sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia, sähköpostin on oltava käytössä SharePoint-sivustossasi. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, ota yhteyttä SharePoint-järjestelmänvalvojaan. Katso myös SharePoint 2013:n vaiheittainen vaihe: Lähtevän sähköpostin asetusten määrittäminen.

Käyttöoikeudet    SharePointin oletusasetukset edellyttävät, että sinulla on Lists oikeudet lisätä työnkulkuja luetteloihin, kirjastoihin tai sivustokokoelmiin. (Omistajat-ryhmällä on oletusarvoisesti Lists hallintaoikeudet; Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmillä ei ole. Lisätietoja käyttöoikeuksista on tämän artikkelin LEARN-osiossa .)

Segmentin kärjessä

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

   Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella luettelon tai kirjaston tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

3. Valitse Asetukset-ryhmässäTyönkulun asetukset.

4. Määritä Työnkulun asetukset -sivun Näytä tämäntyyppiset työnkulkukytkennät -kohdassa, suoritetaanko työnkulku asiakirjassa, luettelossa vai kansiossa, ja valitse sitten Lisää työnkulku.

5. Täytä liityslomakkeen ensimmäinen sivu.
   (Ohjeet noudattavat kuvaa.)

   

   	Sisältötyyppi Säilytä oletusvalinta nimellä Kaikki tai valitse tietty sisältötyyppi.
   	Malli Valitse Hyväksyntä – SharePoint 2010 -malli. Huomautus: Jos Hyväksyntä – SharePoint 2010 -malli ei näy luettelossa, ota yhteyttä SharePoint-järjestelmänvalvojaan ja ota selvää, onko se aktivoitu sivustokokoelmaa tai työtilaa varten. Jos olet järjestelmänvalvoja, siirry kohtaan Sivuston asetukset > Sivustokokoelman ominaisuudet > Aktivoi työnkulut -ominaisuus.
   	Nimi Kirjoita työnkulun nimi. Nimi tunnistaa tämän työnkulun tämän luettelon tai kirjaston käyttäjille. Ehdotuksia työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Tehtäväluettelo Valitse tehtäväluettelo, jota haluat käyttää tässä työnkulussa. Voit valita aiemmin luodun tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi tehtäväluettelo . Lisätietoja uuden tehtäväluettelon luomisen syistä (ei olemassa olevan luettelon valitsemisesta) on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Historialuettelo Valitse tämän työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita aiemmin luodun historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Työnkulkuhistoria (uusi ). Lisätietoja uuden historialuettelon luomisen syistä (ei olemassa olevan luettelon valitsemisesta) on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Aloitusasetukset Määritä tapa, jolla tämä työnkulku voidaan aloittaa. Lisätietoja aloitusasetusten valitsemisesta on tämän artikkelin PLAN-osiossa . Lisätietoja työnkulun käyttämisestä sisällön hyväksynnän hallintaan, mukaan lukien pääversioiden julkaiseminen, on tämän artikkelin Ohjausobjekti-osiossa. Huomaa, että vaihtoehto Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi ei tule näkyviin, jos lisäät työnkulun vain yhdelle sisältötyypille. Huomaa myös, että jos hyväksyt kohteen pääversion julkaisemisen valitsemalla Aloita tämä työnkulku, seuraavat valintaruudut eivät enää ole käytettävissä.

6. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset ovat haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

7. Täytä liityslomakkeen toinen sivu.
   (Ohjeet noudattavat kuvaa.)

   Huomautus: SharePoint-tuotteissa on yhdistämislomakkeen tämän toisen sivun ensimmäiset vaihtoehdot– seuraavassa kuvassa luku yksi-seitsemän hyväksyjien ja kopion välillä – aina, kun käynnistät työnkulun manuaalisesti, jotta voit tehdä muutoksia näihin asetuksiin vain yhden esiintymän osalta.

   

   	Määritä kohteeseen Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä. Jos tehtävät määritetään yksi kerrallaan (järjestyslukuna)    Kirjoita nimet tai osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään. Jos kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Jos määrität tehtävän jollekulle SharePoint-organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle    Lisätietoja ulkopuolisten osallistujien lisäämisestä on tämän artikkelin Valmis-osiossa .
   	Järjestys Määritä, määritetäänkö tehtävät yksi kerrallaan (järjestyslukuna) vai kaikki kerralla (rinnakkain). Lisätietoja sarjajärjestyksen ja rinnakkaisjärjestyksen käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Uuden vaiheen lisääminen Lisää haluamasi vaiheet ensimmäisen juuri määrittämäsi vaiheen jälkeen. Jos haluat poistaa koko vaiheen, napsauta kyseisen vaiheen Vastuuhenkilö-kenttää ja paina sitten CTRL+DELETE. Lisätietoja useiden vaiheiden käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Laajenna ryhmät Jos haluat, että kullekin ryhmänjäsenille määritetään yksi tehtävä, jonka kirjoitat Määritä-kenttään, valitse tämä valintaruutu. (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, ja jokaisella jäsenillä on oma tehtävänsä suoritettavana.) Jos haluat määrittää vain yhden tehtävän jokaiselle ryhmälle, jonka kirjoitat Määritä kohteeseen -kenttään, poista tämän valintaruudun valinta. (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, mutta kuka tahansa jäsen voi vaatia ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta. Ryhmätehtävän vaatimisohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa .)
   	Pyytää Kaikki tähän sisällytetyt tekstit sisällytetään jokaiseen työnkulun lähettämään tehtäväilmoitukseen. Muista lisätä muita ohjeita tai resursseja, joita osallistujat saattavat tarvita, mukaan lukien seuraavat: Yhteystieto. Tarvittaessa huomautus yksittäisistä tehtävistä, jotka on määritetty kokonaisille ryhmille tai jakeluluetteloille. (Ryhmätehtävän vaatimisen ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa .)
   	Määräpäivät ja tehtävän kestot Määritä koko työnkulun lopullinen määräpäivä ja/tai määritä kunkin tehtävän valmistumiselle sallittujen päivien, viikkojen tai kuukausien määrä siitä, kun se on määritetty. Jos tämä työnkulku käynnistyy automaattisesti, on yleensä hyvä jättää Kaikkien tehtävien määräpäivä - kenttä tyhjäksi ja käyttää kahta kestokenttää määräpäivän hallintaan. Voit aina antaa tarkan määräpäivän aloituslomakkeessa, jos ja kun käynnistät työnkulun manuaalisesti. Lisätietoja määräpäivien käytöstä ja tehtävien kestojen käytöstä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Tekstitys Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joille ilmoitetaan aina, kun työnkulku käynnistyy tai päättyy. Nimen kirjoittaminen tähän ei johda työnkulun tehtävän määritykseen. Kun työnkulku käynnistetään manuaalisesti, sen käynnistävä henkilö saa aloitus- ja keskeytysilmoitukset ilman, että sitä tarvitsee määrittää tässä kentässä. Kun työnkulku käynnistetään automaattisesti, sen alun perin lisännyt henkilö saa aloitus- ja keskeytysilmoitukset ilman, että sitä tarvitsee määrittää tässä kentässä.
   	Työnkulun lopettaminen Et valitse kumpaakaan tai molempia näistä vaihtoehdoista. Lisätietoja näistä vaihtoehdoista on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Sisällön hyväksynnän ottaminen käyttöön Valitse tämä valintaruutu, jos käytät tätä työnkulkua sisällön hyväksynnän hallintaan. Lisätietoja työnkulun käyttämisestä sisällön hyväksynnän hallintaan, mukaan lukien pääversioiden julkaiseminen, on tämän artikkelin Ohjausobjekti-osiossa .

8. Kun kaikki tämän sivun asetukset ovat haluamallasi tavalla, luo työnkulku valitsemalla Tallenna .

Jos et ole vielä perehtynyt työnkulkujen lisäämiseen, kannattaa tutustua sekä LEARN-segmenttiin että PLAN-segmenttiin tässä artikkelissa, ennen kuin jatkat tämän segmentin vaiheita.

Tämän segmentin osat

1. Ennen aloittamista

2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Kahden asian on oltava järjestyksessä, ennen kuin voit lisätä työnkulun:

Sähköposti    Jotta työnkulku voi lähettää sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia, sähköpostin on oltava käytössä sivustossasi. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, ota yhteyttä SharePoint-järjestelmänvalvojaan. Katso myös SharePoint 2013:n vaiheittainen vaihe: Lähtevän sähköpostin asetusten määrittäminen.

Käyttöoikeudet    SharePointin oletusasetukset edellyttävät, että sinulla on Lists oikeudet lisätä työnkulkuja luetteloihin, kirjastoihin tai sivustokokoelmiin. (Omistajat-ryhmällä on oletusarvoisesti Lists hallintaoikeudet; Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmillä ei ole. Lisätietoja käyttöoikeuksista on tämän artikkelin LEARN-osiossa .)

Segmentin kärjessä

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

1. Siirry sivustokokoelman aloitussivulle (ei kokoelman sivuston tai alisivuston aloitussivulle).

2. Napsauta Asetukset-kuvaketta ja valitse sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Verkko-Designer Valikoimat-kohdassaSivuston sisältötyypit.

4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jolle haluat lisätä työnkulun.

   Huomautus: Koko sivustokokoelmaan lisätty työnkulku on lisättävä vain yhden sisältötyypin kohteille.

   

   1. Valitse valitun sisältötyypin sivulla Asetukset-kohdassaTyönkulun asetukset.
      

   2. Napsauta Työnkulun asetukset -sivulla Lisää työnkulku - linkkiä.
      

   3. Täytä liityslomakkeen ensimmäinen sivu.
      (Ohjeet noudattavat kuvaa.)

   

   	Malli Valitse Hyväksyntä – SharePoint 2010 -malli. Huomautus: Jos Hyväksyntä – SharePoint 2010 -malli ei näy luettelossa, ota yhteyttä SharePoint-järjestelmänvalvojaan ja ota selvää, onko se aktivoitu sivustokokoelmaa tai työtilaa varten. Jos olet järjestelmänvalvoja, siirry kohtaan Sivuston asetukset > Sivustokokoelman ominaisuudet > Aktivoi työnkulut -ominaisuus.
   	Nimi Kirjoita työnkulun nimi. Nimi tunnistaa tämän työnkulun tämän sivustokokoelman käyttäjille. Ehdotuksia työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Tehtäväluettelo Valitse tehtäväluettelo, jota haluat käyttää tässä työnkulussa. Voit valita aiemmin luodun tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi tehtäväluettelo . Lisätietoja uuden tehtäväluettelon luomisen syistä (ei olemassa olevan luettelon valitsemisesta) on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Historialuettelo Valitse tämän työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita aiemmin luodun historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Työnkulkuhistoria (uusi ). Lisätietoja uuden historialuettelon luomisen syistä (ei olemassa olevan luettelon valitsemisesta) on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Aloitusasetukset Määritä tapa, jolla tämä työnkulku voidaan aloittaa. Lisätietoja aloitusasetusten valitsemisesta on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Lisätäänkö tämä työnkulku alisisältötyyppeihin? Määritä, lisätäänkö tämä työnkulku kaikkiin muihin sivusto- ja luettelosisältötyyppeihin, jotka perivät tämän sisältötyypin. Toiminto, joka suorittaa kaikki lisäystoiminnot, voi kestää kauan. Jos periytyminen on katkennut sivustoissa tai alisivustoissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun sisältötyyppien periytymiseen, varmista ennen tämän toiminnon aloittamista, että kuulut kunkin sivuston tai alisivuston Omistajat-ryhmään.

5. Kun kaikki tämän sivun asetukset ovat haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

6. Täytä liityslomakkeen toinen sivu.
   (Ohjeet noudattavat kuvaa.)

   Huomautus:  SharePoint tuotteet sisältävät liitoslomakkeen tämän toisen sivun ensimmäiset vaihtoehdot– seuraavassa kuvassa on numerot yksi–seitsemän Hyväksyjät – Kopio– aina, kun käynnistät työnkulun manuaalisesti, jotta voit tehdä muutoksia näihin asetuksiin vain yhtä esiintymää varten.

   

   	Määritä kohteeseen Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä. Jos tehtävät määritetään yksi kerrallaan (järjestyslukuna)    Kirjoita nimet tai osoitteet siinä järjestyksessä, jossa haluat määrittää tehtävät. Jos kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Jos määrität tehtävän jollekulle SharePoint-organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle    Lisätietoja ulkopuolisten osallistujien lisäämisestä on tämän artikkelin Valmis-osiossa .
   	Järjestys Määritä, määritetäänkö tehtävät yksi kerrallaan (järjestyslukuna) vai kaikki kerralla (rinnakkain). Lisätietoja sarjajärjestyksen ja rinnakkaisjärjestyksen käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Uuden vaiheen lisääminen Lisää haluamasi vaiheet ensimmäisen juuri määrittämäsi vaiheen jälkeen. Jos haluat poistaa koko vaiheen, napsauta kyseisen vaiheen Vastuuhenkilö-kenttää ja paina sitten CTRL+DELETE. Lisätietoja useiden vaiheiden käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Laajenna ryhmät Jos haluat, että kullekin ryhmänjäsenille määritetään yksi tehtävä, jonka kirjoitat Määritä-kenttään, valitse tämä valintaruutu. (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, ja jokaisella jäsenillä on oma tehtävänsä suoritettavana.) Jos haluat määrittää vain yhden tehtävän kokoryhmälle , jonka kirjoitat Vastuuhenkilö-kenttään , poista tämän valintaruudun valinta . (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, mutta kuka tahansa jäsen voi vaatia ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta. Ryhmätehtävän vaatimisen ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa. )
   	Pyytää Kaikki tähän sisällytetyt tekstit sisällytetään jokaiseen työnkulun lähettämään tehtäväilmoitukseen. Muista lisätä muita ohjeita tai resursseja, joita osallistujat saattavat tarvita, mukaan lukien seuraavat: Yhteystieto. Tarvittaessa huomautus yksittäisistä tehtävistä, jotka on määritetty kokonaisille ryhmille tai jakeluluetteloille. (Ryhmätehtävän vaatimisen ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa .)
   	Määräpäivät ja tehtävän kestot Määritä koko työnkulun lopullinen määräpäivä ja/tai määritä kunkin tehtävän valmistumiselle sallittujen päivien, viikkojen tai kuukausien määrä siitä, kun se on määritetty. Jos tämä työnkulku käynnistyy automaattisesti, on yleensä hyvä jättää Kaikkien tehtävien määräpäivä - kenttä tyhjäksi ja käyttää kahta kestokenttää määräpäivän hallintaan. Voit aina antaa tarkan määräpäivän aloituslomakkeessa, jos ja kun käynnistät työnkulun manuaalisesti. Lisätietoja määräpäivien käytöstä ja tehtävien kestojen käytöstä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Tekstitys Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joille ilmoitetaan aina, kun työnkulku käynnistyy tai päättyy. Nimen kirjoittaminen tähän ei johda työnkulun tehtävän määritykseen. Kun työnkulku käynnistetään manuaalisesti, sen käynnistävä henkilö saa aloitus- ja keskeytysilmoitukset ilman, että sitä tarvitsee määrittää tässä kentässä. Kun työnkulku käynnistetään automaattisesti, sen alun perin lisännyt henkilö saa aloitus- ja keskeytysilmoitukset ilman, että sitä tarvitsee määrittää tässä kentässä.
   	Työnkulun lopettaminen Et valitse kumpaakaan tai molempia näistä vaihtoehdoista. Lisätietoja näistä vaihtoehdoista on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Sisällön hyväksynnän ottaminen käyttöön Valitse tämä valintaruutu, jos käytät tätä työnkulkua sisällön hyväksynnän hallintaan. Lisätietoja työnkulun käyttämisestä sisällön hyväksynnän hallintaan, mukaan lukien pääversioiden julkaiseminen, on tämän artikkelin Ohjausobjekti-osiossa .

7. Kun kaikki tämän sivun asetukset ovat haluamallasi tavalla, luo työnkulku valitsemalla Tallenna .

Mitä seuraavaksi?

Jos olet valmis, siirry tämän artikkelin START-osioon ja aloita ensimmäinen esiintymä uuden työnkulun testaamiseksi.

Työnkulku voidaan määrittää käynnistymään vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai kumpaan tahansa suuntaan:

• Kuka tahansa, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi milloin tahansa manuaalisesti.

• Automaattisesti aina, kun määritetty käynnistintapahtuma ilmenee. Toisin sanoen, kun kohde lisätään luetteloon tai kirjastoon ja/tai kun luettelon kohdetta muutetaan millään tavalla ja/tai kun joku yrittää julkaista kohteen pääversion).
  (Käynnistävä tapahtuma tai tapahtumat määritetään liittämislomakkeen ensimmäisellä sivulla työnkulun alkuperäisen liittämisen ja määrityksen aikana. Lisätietoja on tämän artikkelin PLAN-osiossa .)

Tämän segmentin osat

1. Työnkulun käynnistäminen automaattisesti

2. Työnkulun käynnistäminen manuaalisesti

3. Aloita manuaalisesti luettelosta tai kirjastosta

4. Käynnistä manuaalisesti Microsoft Office -ohjelmassa

1. Käynnistä työnkulku automaattisesti

Jos työnkulku on määritetty käynnistymään automaattisesti, työnkulku suoritetaan aina, kun käynnistin tapahtuu, sen käynnistävässä kohteessa suoritetaan työnkulku.

Kun työnkulku käynnistyy, se määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää tehtäväilmoituksen kullekin vastuuhenkilölle. Samalla se myös lähettää aloitusilmoituksia (erillään tehtäväilmoituksista) työnkulun alun perin lisänneelle henkilölle ja kaikille liityslomakkeen toisen sivun Kopio-kentässä luetelluille henkilöille.

Segmentin kärjessä

2. Käynnistä työnkulku manuaalisesti

Huomautus käyttöoikeuksista    Tavallisesti sinulla on oltava Muokkaa kohteita -oikeus, jotta voit aloittaa työnkulun. (Jäsenet-ryhmällä ja Omistajat-ryhmällä on oletusarvoisesti tämä käyttöoikeus, mutta Vierailijat-ryhmällä ei. Omistaja voi kuitenkin myös työnkulun mukaan vaatia Lists hallintaoikeudet työnkulun aloittaville henkilöille. Valitsemalla tämän vaihtoehdon Omistajat voivat määrittää, että vain he ja muut omistajat voivat aloittaa tietyn työnkulun. Lisätietoja on tämän artikkelin Opi-osiossa .)

Kaksi aloituspaikkaa

Voit käynnistää työnkulun manuaalisesti jommallakummmalla seuraavista paikoista:

• Luettelosta tai kirjastosta , johon kohde on tallennettu

• Itse kohteen sisältä, avattuna Microsoft Office -ohjelmassa, jossa se luotiin. (Huomaa, että tämän on oltava asennettu ohjelma, ei verkkosovelluksen versio.)

Tämän segmentin kaksi muuta osaa antavat ohjeet molempiin menetelmiin.

Segmentin kärjessä

3. Aloita manuaalisesti luettelosta tai kirjastosta

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde, johon haluat suorittaa työnkulun, on tallennettu.

2. Napsauta kohteen nimen vieressä olevaa kolmea pistettä ja avaa sitten kohdevalikko napsauttamalla valintaikkunassa kolmea pistettä ja valitse sitten avattavasta valikosta Työnkulut .

3. Valitse Työnkulut: Kohteen nimi -sivun Aloita uusi työnkulku -kohdassa työnkulku, jonka haluat suorittaa.
   

4. Tee Työnkulun muuttaminen -sivun aloituslomakkeessa kaikki muutokset, joita haluat käyttää tässä työnkulun esiintymässä.

   Huomautus: Tässä aloituslomakkeessa tehtyjä muutoksia käytetään vain työnkulun nykyisen esiintymän aikana. Jos haluat tehdä muutoksia, jotka otetaan käyttöön aina, kun työnkulku suoritetaan, tai jos haluat muuttaa työnkulun asetuksia, jotka eivät näy tässä lomakkeessa, katso tämän artikkelin MUUTA-osiota .

   

   	Määritä kohteeseen Tee muutokset luetteloon henkilöistä, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä. Jos tehtävät määritetään yksi kerrallaan    Kirjoita nimet tai osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään. Jos kaikki tehtävät määritetään samaan aikaan    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Jos määrität tehtävän jollekulle SharePoint-organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle    Lisätietoja ulkopuolisten osallistujien lisäämisestä on tämän artikkelin Valmis-osiossa .
   	Järjestys Varmista, että määritykset siitä, määritetäänkö tehtävät yksi kerrallaan (sarja) vai kaikki kerralla (rinnakkain), ovat haluamasi mukaisia. Lisätietoja sarjajärjestyksen ja rinnakkaisjärjestyksen käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Uuden vaiheen lisääminen Lisää tai mitä tahansa vaiheita, jotka ovat tällä hetkellä määritettyjen vaiheiden ulkopuolella. Jos haluat poistaa koko vaiheen, napsauta kyseisen vaiheen Vastuuhenkilö-kenttää ja paina sitten CTRL+DELETE. Lisätietoja useiden vaiheiden käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Laajenna Ryhmät Jos haluat, että kullekin ryhmänjäsenille määritetään yksi tehtävä, jonka kirjoitat Määritä-kenttään, valitse tämä valintaruutu. (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, ja jokaisella jäsenillä on oma tehtävänsä suoritettavana.) Jos haluat määrittää vain yhden tehtävän jokaiselle ryhmälle, jonka kirjoitat Määritä kohteeseen -kenttään, poista tämän valintaruudun valinta. (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, mutta kuka tahansa jäsen voi vaatia ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta. Ryhmätehtävän vaatimisen ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa. )
   	Pyytää Kaikki tähän sisällytetyt tekstit sisällytetään jokaiseen työnkulun lähettämään tehtäväilmoitukseen. Muista lisätä muita ohjeita tai resursseja, joita osallistujat saattavat tarvita, mukaan lukien seuraavat: Kysymysten ja ongelmien yhteystiedot Jos mahdollista, huomautus yksittäisistä tehtävistä, jotka on määritetty kokonaisille ryhmille tai jakeluluetteloille (ryhmätehtävän vaatimista koskevat ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa .)
   	Määräpäivät ja tehtävän kestot Määritä koko työnkulun lopullinen määräpäivä ja/tai määritä kunkin tehtävän valmistumiselle sallittujen päivien, viikkojen tai kuukausien määrä siitä, kun se on määritetty. Lisätietoja määräpäivien käytöstä ja tehtävien kestojen käytöstä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
   	Tekstitys Tee haluamasi lisäykset tai poistot. Muista seuraavat: Nimen kirjoittaminen tähän ei johda työnkulun tehtävän määritykseen. Koska käynnistät työnkulun manuaalisesti, saat aloitus- ja keskeytysilmoitukset siitä, oletko luettelossa tässä kentässä.

5. Kun aloituslomakkeen kaikki asetukset ovat haluamallasi tavalla, käynnistä työnkulku valitsemalla Käynnistä .

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kentässä luetelluille henkilöille.

Segmentin kärjessä

1. Avaa kohde tietokoneessa asennetussa Office-ohjelmassa.

2. Valitse avoimessa kohteessa Tiedosto-välilehti , valitse Tallenna & Lähetä ja valitse sitten työnkulku, jonka haluat suorittaa kohteessa.

3. Jos näet seuraavan viestin, jossa kerrotaan, että työnkulku edellyttää tiedoston kuittaamista sisään, napsauta Check In-painiketta.

4. Napsauta suurta Aloita työnkulku - painiketta.

5. Tee Työnkulun muuttaminen -sivun aloituslomakkeessa kaikki muutokset, joita haluat käyttää tässä työnkulun esiintymässä.

   Huomautus: Tässä aloituslomakkeessa tehtyjä muutoksia käytetään vain työnkulun nykyisen esiintymän aikana. Jos haluat tehdä muutoksia, jotka otetaan käyttöön aina, kun työnkulku suoritetaan, tai jos haluat muuttaa työnkulun asetuksia, jotka eivät näy tässä lomakkeessa, katso tämän artikkelin MUUTA-osiota.

   

	Määritä kohteeseen Tee muutokset luetteloon henkilöistä, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä. Jos tehtävät määritetään yksi kerrallaan (järjestyslukuna)    Kirjoita nimet tai osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään. Jos kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Jos määrität tehtävän jollekulle SharePoint-organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle    Lisätietoja ulkopuolisten osallistujien lisäämisestä on tämän artikkelin Valmis-osiossa .
	Järjestys Varmista, että määritykset siitä, määritetäänkö tehtävät yksi kerrallaan (sarja) vai kaikki kerralla (rinnakkain), ovat haluamasi mukaisia. Lisätietoja sarjajärjestyksen ja rinnakkaisjärjestyksen käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
	Uuden vaiheen lisääminen Lisää tai mitä tahansa vaiheita, jotka ovat tällä hetkellä määritettyjen vaiheiden ulkopuolella. Jos haluat poistaa koko vaiheen, napsauta kyseisen vaiheen Vastuuhenkilö-kenttää ja paina sitten CTRL+DELETE. Lisätietoja useiden vaiheiden käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
	Laajenna ryhmät Jos haluat, että kullekin ryhmänjäsenille määritetään yksi tehtävä, jonka kirjoitat Määritä-kenttään, valitse tämä valintaruutu. (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, ja jokaisella jäsenillä on oma tehtävänsä suoritettavana.) Jos haluat määrittää vain yhden tehtävän jokaiselle ryhmälle, jonka kirjoitat Määritä kohteeseen -kenttään, poista tämän valintaruudun valinta. (Jokainen ryhmän jäsen saa tehtäväilmoituksen, mutta kuka tahansa jäsen voi vaatia ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta. Ryhmätehtävän vaatimisen ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa. )
	Pyytää Kaikki tähän sisällytetyt tekstit sisällytetään jokaiseen työnkulun lähettämään tehtäväilmoitukseen. Muista lisätä muita ohjeita tai resursseja, joita osallistujat saattavat tarvita, mukaan lukien seuraavat: Kysymysten ja ongelmien yhteystiedot. Tarvittaessa huomautus yksittäisistä tehtävistä, jotka on määritetty kokonaisille ryhmille tai jakeluluetteloille. (Ryhmätehtävän vaatimisen ohjeet ovat tämän artikkelin Valmis-osiossa. )
	Määräpäivät ja tehtävän kestot Määritä koko työnkulun lopullinen määräpäivä ja/tai määritä kunkin tehtävän valmistumiselle sallittujen päivien, viikkojen tai kuukausien määrä siitä, kun se on määritetty. Lisätietoja määräpäivien käytöstä ja tehtävien kestojen käytöstä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .
	Tekstitys Tee haluamasi lisäykset tai poistot. Muista seuraavat: Nimen kirjoittaminen tähän ei johda työnkulun tehtävän määritykseen. Koska käynnistät työnkulun manuaalisesti, saat aloitus- ja pysäytysilmoitukset siitä, oletko luettelossa tässä kentässä.

1. Kun aloituslomakkeen asetukset ovat haluamallasi tavalla, käynnistä työnkulku valitsemalla Käynnistä .

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kentässä luetelluille henkilöille.

Mitä seuraavaksi?

• Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun tämä työnkulku suoritetaan, muut osallistujat saattavat tarvita tietoja ja apua määritettyjen tehtäviensä suorittamiseen. (He saattavat pitää tämän artikkelin Valmis-segmenttiä hyödyllisenä.)

• On myös hyvä tarkistaa, saavatko osallistujat sähköposti-ilmoituksensa, ja erityisesti, että roskapostisuodattimet eivät käsittele ilmoituksia väärin.

• Lisäksi sinulla voi tietysti olla yksi tai useampi työnkulun tehtävä, jonka voit suorittaa itse. Lisätietoja niiden suorittamisesta on tämän artikkelin Valmis-osiossa.

• Lisätietoja siitä, miten voit seurata työnkulun nykyisen esiintymän edistymistä, on tämän artikkelin MONITOR-osiossa .

Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun sinulle on määritetty tehtävä Hyväksyntä-työnkulussa, tästä artikkelin osasta voi olla hyötyä, ennen kuin suoritat tehtävän loppuun. Näin tiedät kaikki vaihtoehdot, jotka voivat olla sinulle avoimia.

Varmista ensin, että sinulla on oikea artikkeli

Erityyppiset työnkulut edellyttävät erilaisia tehtävätoimintoja.

Varmista siis ennen aloittamista, että sinulle määritetty tehtävä on hyväksyntätyönkulun tehtävä eikä jonkin muuntyyppisen työnkulun tehtävä.

Etsi teksti Hyväksy missä tahansa seuraavista sijainneista:

• Tehtäväilmoituksen
  Aihe-rivillä

• Tarkistettavan
  kohteen viestipalkissa

• Työnkulun tila -sivun
  tehtävän otsikossa

Jos et näe Hyväksy teksti näissä sijainneissa -kohtaa, tarkista työnkulun käynnistäneeltä tai alun perin lisätyltä henkilöltä, mihin työnkulkumalliin se perustuu – tai onko kyseessä mukautettu työnkulku. Tämän artikkelin Katso myös -osassa on linkkejä artikkeleihin, joissa käsitellään muuntyyppisten SharePoint-tuotteisiin sisältyvien työnkulkujen käyttöä.

Jos tehtäväsi on hyväksyntätehtävä, jatka lukemista heti!

Tämän segmentin osat

1. Prosessin yleiskatsaus

2. Siirry kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen tehtävän ilmoitusviestistä

3. Siirry kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen luettelosta tai kirjastosta

4. Tarkista kohde

5. Tehtävälomakkeen täyttäminen ja lähettäminen

6. Myöhässä olevat ilmoitukset

7. Ryhmätehtävän vaatiminen ja suorittaminen (valinnainen)

8. Pyydä kohteen muutosta (valinnainen)

9. Määritä hyväksyntätehtävä uudelleen toiselle henkilölle (valinnainen)

10. Tehtävän suorittaminen ulkopuolisen osallistujan puolesta (valinnainen)

1. Prosessin yleiskatsaus

Kun sinulle on määritetty tehtävä työnkulussa, saat yleensä selville tehtävän jollakin seuraavista kolmesta tavasta:

• Saat sähköpostitehtäväilmoituksen.

• Avaat Microsoft Office -asiakirjan ja näet sanomapalkin, jossa ilmoitetaan, että sinulle on määritetty aiheeseen liittyvä tehtävä.

• Tarkistat SharePoint-sivuston ja huomaat, että sinulle on määritetty tällä hetkellä vähintään yksi tehtävä.

Kun huomaat, että sinulle on määritetty Hyväksyntä-työnkulun tehtävä, teet yleensä kaksi asiaa:

• Tarkista kohde    Selvitä, voitko hyväksyä kohteen nykyisessä tilassaan.

• Tehtävän suorittaminen    Tehtävälomakkeen avulla voit lähettää arvostelun tulokset.

Siksi tehtävän suorittamiseen liittyy usein seuraavat kolme kohdetta:

• Ilmoitusviesti (jonka saat sähköpostitse)

• Hyväksyttäväksi lähetetty tuote (jonka avaat ja tarkistat)

• Tehtävälomake (jonka avaat, täytät ja lähetät)

Nämä kolme kohdetta näyttävät tältä.

Segmentin kärjessä

2. Siirry kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen tehtäväilmoitusviestistä

Toimi seuraavasti:

1. Napsauta tehtävän ilmoitussanoman To complete this task instructions (Tehtävän suorittaminen ) -ohjeessa linkkiä kohteeseen.

2. Napsauta avatussa kohteessa Avaa tämä tehtävä -painiketta sanomapalkissa.

Segmentin kärjessä

3. Siirry kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen luettelosta tai kirjastosta

Toimi seuraavasti:

1. Napsauta tarkistettavan kohteen tallennussijainnissa olevassa luettelossa tai kirjastossa kohteeseen ja työnkulkuun liittyvää Meneillään-linkkiä.

2. Napsauta Työnkulun tila -sivulla tehtävän otsikkoa.

3. Napsauta tehtävälomakkeen Tämä työnkulkutehtävä koskee viestipalkkia -kohdassa kohteen linkkiä.

Segmentin kärjessä

4. Tarkista kohde

Tässä esimerkissä kohde on Microsoft Word -asiakirja.

Huomaa kaksi keltaista sanomapalkkia asiakirjan yläreunassa:

• Vain luku -muotoinen palvelin   Tämä asiakirja on avoinna vain luku -tilassa, eli voit lukea asiakirjan, mutta et voi tehdä siihen muutoksia.
  (Huomaa, että hyväksyntätyönkulun tehtävän suorittamisen aikana et yleensä tee muutoksia suoraan kohteeseen. Sen sijaan käytät tehtävälomaketta kaikkien vastaustesi rekisteröimiseen.)

• Työnkulkutehtävä   Kun olet valmis rekisteröimään vastauksesi tehtävälomakkeeseen, napsauta Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Segmentin kärjessä

5. Täytä ja lähetä tehtävälomake

Hyväksyntätyönkulkutehtävän tehtävälomake näyttää suunnilleen tältä.

Huomaa, että kaksi ensimmäistä kohdetta (Poista kohde ja Tämä työnkulun tehtävä koskee kohteen otsikkoa) eivät näy tehtävälomakkeessa, kun se avataan kohteen sisältä tarkistettavaksi.

	Poista kohde Voit poistaa tämän tehtävän työnkulun nykyisestä esiintymästä napsauttamalla tätä painiketta. Tehtävän poistaminen ei poista tarkistettavaa kohdetta. Jos poistat tehtävän, kyseinen toiminto toimii nimellä (ja tallennetaan historiaan nimellä) tiedoston hylkäämisenä. Jos työnkulku on määritetty päättymään ensimmäisen hylkäyksen yhteydessä, tehtävän poistaminen lopettaa työnkulun. Poistettu tehtävä ei enää näy Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella . (Poisto ja siitä johtuva automaattinen hylkääminen tallennetaan kuitenkin edelleen sivun Historia-alueelle .) Huomautus: Jos et käynnistänyt tätä työnkulun esiintymää, kannattaa ehkä tarkistaa asia sen käynnistäneeltä henkilöltä ennen kuin poistat tehtävän.
	Tämä työnkulun tehtävä koskee kohteen otsikkoa Avaa kohde tarkistettavaksi napsauttamalla linkkiä tässä.
	Tila, pyydetty, kootut kommentit, määräpäivä Näiden neljän kentän merkintöjä ei voi muokata tai muuttaa, mutta niiden tiedoista voi olla hyötyä. Huomaa, että Kootut kommentit -ruudussa ei ole ainoastaan lisäohjeita tehtävän suorittamiseen, vaan myös kaikki niiden osallistujien lähettämät kommentit, jotka ovat jo suorittaneet tehtävänsä tässä samassa työnkulun esiintymässä. Samalla tavalla, kun olet lähettänyt oman lomakkeen, kommentit, jotka sisällytät Kommentit-ruutuun (4), näkyvät myös seuraavien osallistujien Kootut kommentit -ruudussa.
	Kommentit Kaikki tähän kirjoittamasi teksti tallennetaan työnkulkuhistoriaan, ja se näkyy myös seuraavien osallistujien Kootut kommentit -kentässä (3).
	Hyväksy Jos haluat hyväksyä kohteen, kirjoita ensin kommentit, jotka haluat lisätä Kommentit-kenttään (4), ja napsauta sitten tätä painiketta.
	Hylkää Jos haluat hylätä kohteen, kirjoita ensin kommentit, jotka haluat lisätäKommentit-kenttään (4), ja napsauta sitten tätä painiketta.
	Peruuta Jos haluat sulkea tehtävälomakkeen tallentamatta muutoksia tai vastauksia, napsauta tätä painiketta. Tehtävä pysyy puutteellisena ja se määritetään sinulle.
	Pyydä muutosta Jos haluat pyytää muutosta tarkistettavaan kohteeseen, napsauta tätä painiketta. Jos haluat kuvan lomakkeesta, johon kirjoitat pyyntösi tiedot, ja katso lisäohjeita tämän segmentin osiosta 8 , Pyydä kohteen muuttamista. Huomautus: Tämä asetus on ehkä poistettu käytöstä joissakin työnkulun tehtävissä.
	Tehtävän määrittäminen uudelleen Jos haluat määrittää Hyväksyntä-tehtävän toiselle henkilölle, napsauta tätä painiketta. Jos haluat kuvan sivusta, johon kirjoitat uudelleenmidennystiedot, ja katso lisäohjeita tämän segmentin osiosta 7, Määritä Hyväksyntä-tehtävä uudelleen jollekulle muulle. Huomautus: Tämä asetus on ehkä poistettu käytöstä joissakin työnkulun tehtävissä.

Segmentin kärjessä

6. Myöhässä olevat ilmoitukset

Jos joko tehtävä tai koko työnkulun esiintymä on myöhässä, ilmoitukset lähetetään automaattisesti osoitteeseen:

• Henkilö, jolle tehtävä on määritetty

• Työnkulun aloittanut henkilö (tai, jos aloitus oli automaattinen, työnkulun alun perin lisänneelle henkilölle)

Segmentin kärjessä

7. Ryhmätehtävän lunastaminen ja suorittaminen (valinnainen)

Jos koko ryhmälle, johon kuulut, määritetään vain yksi tehtävä, kuka tahansa ryhmän jäsen voi vaatia ja suorittaa kyseisen yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.

Lunasta tehtävä ennen kohteen tarkistamista. Kun olet lunastanut tehtävän, se määritetään sinulle, eikä kukaan muu ryhmän jäsen voi suorittaa sitä loppuun. (Näin vain yksi henkilö tekee tarvittavat työt.)

1. Osoita Työnkulun tila -sivulla ryhmälle määritetyn tehtävän nimeä, kunnes näkyviin tulee nuoli

2. Napsauta nuolta, valitse Muokkaa kohdetta ja napsauta sitten tehtävälomakkeessa Lunasta tehtävä - painiketta.
   

Kun Työnkulun tila -sivu päivitetään, näet, että tehtävää ei enää ole määritetty ryhmälle, vaan erityisesti sinulle.

Jos haluat myöhemmin vapauttaa tehtävän uudelleen ryhmälle täyttämättä sitä, palaa tehtävälomakkeeseen samojen vaiheiden avulla, mutta napsauta nyt Vapauta tehtävä - painiketta.

Segmentin kärjessä

8. Pyydä kohteen muutosta (valinnainen)

Ennen kuin aloitat tämän prosessin, huomaa, että työnkulku voidaan määrittää päättymään heti , jos kohteeseen tehdään muutoksia. Kannattaa ehkä tarkistaa työnkulun käynnistäneeltä tai alun perin lisätyltä henkilöltä, että muutos on kunnossa ja että työnkulku päättyy siinä vaiheessa.

Esittelemme muutospyyntövaihtoehdon asettamalla sen skenaarioon:

Kuvittele ensin, että nimesi on Frank.

Kuvittele sitten, että Anna-niminen työtoveri on aloittanut hyväksyntätyönkulun luomassaan asiakirjassa.

Kun tarkastelet Annan uutta asiakirjaa, esittely on mielestäsi liian pitkä.

Napsauta Työnkulun tehtävälomakkeen alareunassa olevaa Pyydä muutosta -painiketta ja täytä sitten tämä lomake.

	Pyydä muutosta kohteesta Kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, josta pyydät muutosta. (Jos haluat lähettää pyyntösi työnkulun käynnistäneelle henkilölle tai, jos työnkulku käynnistyi automaattisesti, henkilölle, joka alun perin lisäsi tämän hyväksyntätyönkulun, voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi.)
	Uusi pyyntö Kuvaile haluamasi muutos ja anna kaikki tiedot, joita muutoksen tehnyt henkilö tarvitsee. (Kaikki tähän kirjoittamasi teksti lisätään Kootut kommentit - alueelle.)
	Uusi kesto Tee jokin seuraavista kolmesta asiasta: Olemassa olevan määräpäivän pitäminen    Jätä tämä kenttä tyhjäksi. Määräpäivän poistaminen kokonaan    Kirjoita numero 0. Uuden määräpäivän määrittäminen    Kirjoita tähän luku ja määritä sitten keston mittayksiköt seuraavassa kentässä. Yhdessä nämä kaksi merkintää määrittävät ajanjakson ennen muutostehtävän erääntymistä.
	Uudet kestoyksiköt Jos määrität uuden tehtävän keston, käytä tätä kenttää yhdessä Uusi kesto - kentän kanssa tehtävän erääntymistä edeltävän kauden tunnistamiseen. (Esimerkki: 3 päivää , 1 kuukausi tai 2 viikkoa.)

Kun kaikki lomakemerkinnät ovat haluamallasi tavalla, valitse Lähetä ja nykyinen tehtävä on merkittyvalmiiksi. (Mutta et ole vielä valmis. Sinulle määritetään hyväksyntätehtävä uudelleen, kun Anna on suorittanut muutostehtävän).

Samaan aikaan Anna saa seuraavan sähköposti-ilmoituksen:

Anna huomaa vain vilkaisun jälkeen Aihe-rivillä (kuvassa numero 1), että tämä ei ole tavallinen hyväksyntäilmoitus, vaan pyyntö muuttaa jotain kohdetta. Hän löytää tiedot tietystä muutoksesta, jota on pyydetty Muuta pyydettyä tekstiä -kohdassa (numero 2).

Anna kuittaa kohteen ulos, tekee pyydetyt muutokset, tallentaa muutokset ja kuittaa kohteen takaisin sisään.

Sitten hän siirtyy Työnkulun tila -sivulle ja avaa muutospyyntötehtävänsä tehtävät-alueelta.

Anna lisää haluamansa tiedot Kommentit-kenttään ja napsauttaa sitten Lähetä vastaus. Työnkulku suorittaa kaksi toimintoa:

• Se merkitsee Annan muutospyyntötehtävän valmiiksi.

• Se määrittää sinulle uuden hyväksyntätehtävän (kun Anna on lisännyt kommentit Kootut kommentit -kenttään) ja lähettää sinulle ilmoituksen tehtävästä.

Nyt voit jatkaa ja viimeistellä muutuneen kohteen tarkistuksen.

Samaan aikaan kaikkia näitä toimintoja seurataan ja näkyvät Työnkulun tila -sivun Työnkulun historia -osassa seuraavassa kuvassa esitetyllä tavalla.

Tässä on kaavio koko prosessista.

Segmentin kärjessä

9. Määritä hyväksyntätehtävä uudelleen jollekulle muulle (valinnainen)

Jos haluat jonkun muun suorittavan sinulle määritetyn työnkulun tehtävän, napsauta Työnkulun tehtävälomakkeen Määritä tehtävä uudelleen -painiketta.

Tämä lomake tulee näkyviin.

	Tehtävän määrittäminen uudelleen kohteeseen Kirjoita sen henkilön nimi tai osoite, jolle haluat määrittää tämän tehtävän. Jos haluat määrittää tämän tehtävän työnkulun aloittaneelle henkilölle tai, jos työnkulku alkoi automaattisesti, henkilölle, joka alun perin lisäsi tämän työnkulun, jätä tämä kenttä tyhjäksi.
	Uusi pyyntö Anna kaikki tiedot, jotka tehtävän vastaanottajan on suoritettava. (Kaikki tähän kirjoittamasi teksti lisätään Kootut kommentit - alueelle.)
	Uusi kesto Tee jokin seuraavista kolmesta asiasta: Olemassa olevan määräpäivän pitäminen    Jätä tämä kenttä tyhjäksi. Määräpäivän poistaminen kokonaan    Kirjoita numero 0. Uuden määräpäivän määrittäminen    Kirjoita tähän luku ja määritä sitten keston mittayksiköt seuraavassa kentässä. Yhdessä nämä kaksi merkintää määrittävät ajanjakson ennen muutostehtävän erääntymistä.
	Uudet kestoyksiköt Jos määrität uuden tehtävän keston, käytä tätä kenttää yhdessä Uusi kesto - kentän kanssa tehtävän erääntymistä edeltävän kauden tunnistamiseen. (Esimerkki: 3 päivää , 1 kuukausi tai 2 viikkoa.)

Kun lomake on valmis, valitse Lähetä. Tehtäväksi on merkitty Valmis, tehtävästä vastaavalle henkilölle määritetään uusi tehtävä ja tehtäväilmoitus lähetetään.

Antamasi uudet tiedot sisältyvät uuden tehtäväilmoituksen Delegoitu-tekstiin (numero 1 seuraavassa kuvassa).

Samaan aikaan kaikkia näitä muutoksia seurataan ja näkyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät ja historia -osioissa tässä kuvatulla tavalla.

Segmentin kärjessä

10. Suorita tehtävä ulkopuolisen osallistujan puolesta (valinnainen)

On olemassa erityinen prosessi, jonka avulla voit sisällyttää osallistujia, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii ulkopuolisen osallistujan välityspalvelimena:

1. Sisällytä ulkopuolisen osallistujan sähköpostiosoite asianmukaiseen Määritä kohteeseen - vaiheeseen liittäminenlomakkeen toisella sivulla.

2. Työnkulku itse asiassa määrittää ulkopuolisen osallistujan tehtävän työnkulun käynnistävälle sivuston jäsenille tai, jos työnkulku käynnistyy automaattisesti, jäsenille, joka alun perin lisäsi työnkulun. Tämä henkilö, jolle tehtävä on todellisuudessa määritetty, toimii ulkopuolisen osallistujan välityspalvelimena .

3. Tämä sivuston jäsen saa tehtäväilmoituksen, jossa on ohjeet kohteen kopion lähettämiseen tarkistettavaksi ulkopuoliselle osallistujalle. (Ulkopuolinen osallistuja saa tehtäväilmoituksesta kopion, joka voi toimia hyödyllisenä ilmoituksena tai varoituksena.)

4. Sivuston jäsen, jolle tehtävä on todellisuudessa määritetty, lähettää kopion kohteesta ulkopuoliselle osallistujalle.

5. Ulkopuolinen osallistuja tarkistaa kohteen ja lähettää vastauksensa sivuston jäseneen.

6. Kun ulkopuolisen osallistujan vastaus saapuu, sivuston jäsen suorittaa tehtävän ulkopuolisen osallistujan puolesta.

Tässä on kaavio prosessista.

Työnkulun keskitetty sijainti, josta voit valvoa, säätää tai pysäyttää käynnissä olevan työnkulun, on työnkulun tila -sivu kyseiselle työnkulun ilmentymälle.

Ensin näytämme, miten pääset kyseiselle sivulle, ja sitten näytämme, miten voit käyttää siellä olevia vaihtoehtoja ja tietoja. Lopuksi näytämme kaksi muuta sivua, joista saat lisätietoja seurannasta.

Tämän segmentin osat

1. Työnkulun tila -sivulle pääseminen

2. Työnkulun tilan sivun käyttäminen työnkulun edistymisen seuraamiseen

3. Aktiivisten tehtävien (jo määritettyjen tehtävien) muuttaminen

4. Tulevien tehtävien muuttaminen (tehtäviä ei ole vielä määritetty)

5. Peruuta tai lopeta tämä työnkulku

6. Kohteen työnkulkujen tarkistaminen

7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvonta

1. Siirry Työnkulun tila -sivulle

Napsauta kohteen sijaintiluettelossa tai kirjastossa haluamasi kohteen ja työnkulun Keskeneräinen-linkkiä.

Tässä esimerkissä kohde on Asiakirja nimeltä Keynote Draft ja työnkulku on Hyväksyntä 3.

Työnkulun tila -sivu avautuu.

Segmentin kärjessä

2. Työnkulun tila -sivulla voit seurata työnkulun edistymistä

Työnkulun tila -sivun kunkin osan kuvan alla on osion vastaamia seurantakysymyksiä.

Työnkulun tiedot -osa

Kysymyksiin vastattu:

• Kuka aloitti tämän työnkulun esiintymän?

• Milloin tämä esiintymä aloitettiin?

• Milloin tämän esiintymän viimeinen toiminto tapahtui?

• Missä kohteessa tämä esiintymä on käynnissä?

• Mikä on tämän esiintymän nykyinen tila?

Tehtävät-osa

Kysymyksiin vastattu:

• Mitkä tehtävät on jo luotu ja määritetty ja mikä on niiden nykyinen tila?

• Mitkä tehtävät on jo suoritettu ja mikä oli kunkin tehtävän tulos?

• Mikä on kunkin jo luodun ja määritetyn tehtävän määräpäivä?

Poistetut tehtävät ja tehtävät, joita ei ole vielä määritetty, eivät näy tässä osassa.

Työnkulkuhistoria-osa

Kysymyksiin vastattu:

• Mitä tapahtumia tässä työnkulun esiintymässä on jo tapahtunut?

• Huomaa, että myöhässä olevat tehtävät ja myöhässä olevat tehtäväilmoitukset eivät näy tällä alueella.

Segmentin kärjessä

3. Muuta aktiivisia tehtäviä (jo määritettyjä tehtäviä)

Voit muuttaa tehtäviä kahdella tavalla, jotka on jo määritetty, mutta joita ei ole vielä suoritettu loppuun:

• Yksittäisen aktiivisen tehtävän muuttaminen

• Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Yksittäisen aktiivisen tehtävän muuttaminen

Käyttöoikeudet   Jos haluat tehdä muutoksia yksittäiseen tehtävään, joka on määritetty jollekulle muulle kuin itsellesi, sinulla on oltava hallintaoikeudet Lists. (Omistajat-ryhmällä on oletusarvoisesti Lists hallintaoikeudet; Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmillä ei ole. On siis mahdollista, että sinulla on esimerkiksi käyttöoikeudet, joiden avulla voit aloittaa työnkulun, mutta et tehdä muutoksia toisen osallistujan tehtävään.)

Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet:

1. Napsauta tehtävän otsikkoa Tehtävät-luettelossa .
   

2. Tehtävälomakkeen avulla voit suorittaa, poistaa tai määrittää tehtävän uudelleen.

Lisätietoja tehtävälomakkeen käyttämisestä on tämän artikkelin Valmis-osiossa .

Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä seuraavan kuvan komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille, joilla on Lists hallintaoikeudet. Kolme ensimmäistä linkkiä näkyvät sen henkilön sivulla, joka aloitti työnkulun esiintymän, mutta Lopeta tämä työnkulku-linkki ei tule näkyviin, ellei kyseisellä henkilöllä ole myös Hallitse Lists -käyttöoikeutta. (Omistajat-ryhmällä on taas oletusarvoisesti Lists hallintaoikeudet; Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmillä ei ole.)

1. Napsauta Työnkulun visualisoinnin alapuolella olevalla alueella Päivitä aktiiviset hyväksyntätehtävät - linkkiä.

2. Tee muutokset avautuvaan lomakkeeseen ja valitse sitten OK.

   • Muutoksiasi vastaavat viestit lähetetään henkilöille, joille on tällä hetkellä määritetty tehtäviä tässä ajossa.

   • Tässä lomakkeessa tekemäsi muutokset eivät vaikuta tehtäviin, jotka ovat jo valmiita tai poistettuja, eikä tehtäviin, joita ei ole vielä määritetty.

   • Jos haluat tehdä muutoksia tehtäviin, joita ei ole vielä määritetty, katso seuraavasta osiosta Tulevien tehtävien muuttaminen.

Kesto tehtävää kohti, keston yksiköt Olemassa olevan määräpäivän pitäminen    Jätä Kesto tehtävää kohti tyhjäksi, äläkä muuta Keston mittayksiköitä. Määräpäivän poistaminen niin, että sitä ei ole    Kirjoita tehtäväkohtainen kesto -kohtaan luku 0. Määräpäivän siirtäminen pidentämällä tehtävän kestoa    Molempien kestokenttien avulla voit määrittää niiden yksiköiden määrän ja tyypin, joiden kestoa haluat pidentää.

Pyytää Pyynnön tekstin muuttaminen    Tee haluamasi muutokset tekstiruutuun.

1. Kun kaikki lomakkeen kentät ovat haluamallasi tavalla, valitse OK.

Kaikki aktiiviset tehtävät päivitetään nykyisessä esiintymässä.

Segmentin kärjessä

4. Muuta tulevia tehtäviä (tehtäviä, joita ei ole vielä määritetty)

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä seuraavan kuvan komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille, joilla on Lists hallintaoikeudet. Kolme ensimmäistä linkkiä näkyvät sen henkilön sivulla, joka aloitti työnkulun esiintymän, mutta Lopeta tämä työnkulku nyt -linkki ei tule näkyviin, ellei kyseisellä henkilöllä ole myös Hallitse Lists -käyttöoikeutta. (Omistajat-ryhmällä on taas oletusarvoisesti Lists hallintaoikeudet; Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmillä ei ole.)

1. Napsauta Työnkulun tila -sivun Työnkulun visualisoinnin alapuolella olevalla alueella Lisää tai päivitä hyväksyjien hyväksyntä - linkkiä.

2. Tee muutokset avautuvaan lomakkeeseen ja valitse sitten PÄIVITÄ.

   Huomautus: Tässä lomakkeessa tekemäsi muutokset eivät vaikuta jo luotuihin ja määritettyihin tehtäviin.

	Osallistujat, Tilaa, Laajenna Ryhmät Osallistujien lisääminen tai poistaminen tai tehtävien järjestyksen muuttaminen    Lisää, poista ja/tai muuta osallistujien nimien tai osoitteiden järjestystäOsallistujat-kentässä . Koko vaiheen poistaminen    Napsauta kyseisen vaiheen Vastuuhenkilö-kenttää ja paina sitten CTRL+DELETE. Huomautus:  Laajenna Ryhmät -valintaruudun avulla voit määrittää, määritetäänkö luetelluille jakeluryhmille vain yksi tehtävä koko ryhmälle vai yksi tehtävä jäsenelle. Lisätietoja näiden kenttien käyttämisestä on tämän artikkelin PLAN-segmentissä ja asianmukaisessa Lisää-segmentissä (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).
	Pyytää Pyynnön tekstin muuttaminen    Tee haluamasi muutokset ruudun tekstiin.
	Kaikkien tehtävien määräpäivä, Tehtäväkohtainen kesto, Keston yksiköt Kalenterin määräpäivän muuttaminen tai poistaminen    Poista nykyinen päivämäärä ja anna sitten uusi päivämäärä tai jätä kenttä tyhjäksi, jos haluat poistaa tietyn määräpäivän kokonaan. (Älä kirjoita nollaa tähän kenttään. Tämän kentän on joko sisällettävä kalenterin päivämääräarvo tai oltava tyhjä.) Olemassa olevan keston pitäminen    Jätä Kesto tehtävää kohti tyhjäksi, äläkä muuta Keston mittayksiköitä. Keston poistaminen niin, että kestoa ei ole    Kirjoita tehtäväkohtainen kesto -kohtaan luku 0. Tehtävän keston pidentäminen    Molempien kestokenttien avulla voit määrittää niiden yksiköiden määrän ja tyypin, joiden kestoa haluat pidentää. (Lisätietoja määräpäivien ja kestojen määrittämisestä on tämän artikkelin PLAN-osiossa .)

1. Kun kaikki lomakkeen kentät ovat haluamallasi tavalla, valitse OK.

Kaikki nykyisen esiintymän tulevat tehtävät vastaavat muutoksiasi.

Segmentin kärjessä

5. Peruuta tai lopeta tämä työnkulku

Voit pysäyttää käynnissä olevan työnkulun kahdella tavalla ennen sen valmistumista:

• Työnkulun peruuttaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne säilyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella .

• Työnkulun lopettaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan, ja ne poistetaan Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueelta . (Ne näkyvät kuitenkin edelleen Työnkulun historia -alueella.)

Molempien menetelmien ohjeet ovat seuraavat.

Peruuta (kaikki tehtävät on peruutettu, mutta säilytetty sekä Tehtävä- että Historia-luettelossa)

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä seuraavan kuvan komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille, joilla on Lists hallintaoikeudet. Kolme ensimmäistä linkkiä näkyvät sen henkilön sivulla, joka aloitti työnkulun esiintymän, mutta Lopeta työnkulku -linkki ei näy, ellei kyseisellä henkilöllä ole myös Hallitse Lists -käyttöoikeuksia. (Omistajat-ryhmällä on taas oletusarvoisesti Lists hallintaoikeudet; Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmillä ei ole.)

Jos työnkulun nykyistä esiintymää ei enää tarvita, se voidaan pysäyttää.

• Napsauta Työnkulun tila -sivun Työnkulun visualisoinnin alapuolella olevalla alueella Peruuta kaikki hyväksyntätehtävät -linkkiä.

• Vahvista valinta valitsemalla Kyllä.

Kaikki nykyiset tehtävät peruutetaan, ja työnkulun tilana on Peruutettu. Peruutetut tehtävät näkyvät edelleen sekä Tehtävät-alueella että Työnkulun historia - alueella.

Lopeta (kaikki tehtävät on poistettu Tehtäväluettelosta, mutta säilytetty historiassa)

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä seuraavan kuvan komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille, joilla on Lists hallintaoikeudet. Kolme ensimmäistä linkkiä näkyvät sen henkilön sivulla, joka aloitti työnkulun esiintymän, mutta Lopeta tämä työnkulku-linkki ei tule näkyviin, ellei kyseisellä henkilöllä ole myös Hallitse Lists -käyttöoikeutta. (Omistajat-ryhmällä on taas oletusarvoisesti Lists hallintaoikeudet; Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmillä ei ole.)

Jos tapahtuu virhe tai jos työnkulku lakkaa vastaamasta, se voidaan lopettaa.

Valitse Työnkulun tila -sivun Työnkulun visualisoinnin alapuolella olevalla alueella Lopeta tämä työnkulku ja vahvista se valitsemalla Kyllä.

Kaikki työnkulun luomat tehtävät peruutetaan, ja ne poistetaan Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueelta , vaikka ne näkyvät edelleen Työnkulun historia - alueella. Työnkulku päättyy työnkulun tilaksi Peruutettu.

Segmentin kärjessä

6. Selvitä, mitkä työnkulut ovat käynnissä kohteessa

Minkä tahansa kohteen Työnkulut-sivulla on luettelo kyseisessä kohteessa käynnissä olevista työnkuluista.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

2. Osoita kohteen nimeä, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse sitten avattavasta valikosta Työnkulut .

3. Työnkulut: Kohteen nimi -sivun Käynnissä olevat työnkulut -kohdassa on luettelo kohteista, jotka ovat käynnissä.

Segmentin kärjessä

7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvonta

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat tarkastella niitä yhdellä silmäyksellä:

• Sivustokokoelmassa on tällä hetkellä käytössä kuhunkin työnkulkumalliin perustuvia työnkulkuja.

• Riippumatta siitä, onko kukin työnkulkumalli aktiivinen vai passiivinen sivustokokoelmassa.

• Sivustokokoelmassa on tällä hetkellä käytössä kuhunkin työnkulkumalliin perustuvien työnkulkuversioiden esiintymiä.

Tee näin:

1. Avaa sivustokokoelman aloitussivu (ei kokoelman sivuston tai alisivuston aloitussivu).

2. Napsauta Asetukset-kuvaketta ja valitse sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivuston hallinta -kohdassa Työnkulut.

Työnkulut-sivu avautuu ja näyttää tiedot.

Mitä seuraavaksi?

Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun tämä työnkulun versio suoritetaan, voit tarkastella esiintymän tapahtumia tämän artikkelin TARKISTA-osion ohjeiden avulla ja selvittää, toimiiko työnkulku haluamallasi tavalla.

Kun työnkulun esiintymä on valmis, voit tarkastella sen historiaan tallennettuja tapahtumia. (Voit käyttää tietuetta missä tahansa tapauksessa enintään 60 päivän ajan esiintymän valmistumisen jälkeen.)

Voit myös suorittaa raportteja työnkulun yleisestä suorituskyvystä eri esiintymissä.

Tämän segmentin osat

1. Viimeisimmän esiintymän tapahtumien tarkistaminen

2. Accessin esiintymähistoria enintään 60 päivän ajan

3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

1. Tarkastele viimeisimmän esiintymän tapahtumia

Niin kauan kuin kohde pysyy samassa luettelossa tai kirjastossa ja kunnes sama työnkulku suoritetaan uudelleen samassa kohteessa, uusimman esiintymän historiaa voi käyttää luettelosta tai kirjastosta.

Työnkulun tila -sivun tarkasteleminen työnkulun uusimmassa esiintymässä, joka suoritetaan missä tahansa kohteessa:

• Napsauta kohteen sijaintiluettelossa tai kirjastossa haluamasi kohteen ja työnkulun tilalinkkiä.

Tässä esimerkissä kohde on Asiakirja nimeltä Keynote-luonnos ja työnkulku on Uusi asiakirjan hyväksyntä.

Työnkulun tila -sivulla Työnkulun historia - osa sijaitsee lähellä alareunaa.

Segmentin kärjessä

2. Käytä esiintymähistoriaa enintään 60 päivän ajan

Entä jos haluat tarkastella esiintymän historiaa , kun olet tehnyt saman työnkulun uudelleen samassa kohteessa?

Itse asiassa voit tehdä niin jopa 60 päivän ajan joko kahdesta aloituspisteestä: luettelosta tai kirjastosta tai työnkulun valmistumisilmoituksesta.

Luettelosta tai kirjastosta

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

2. Osoita kohteen nimeä, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse sitten avattavasta valikosta Työnkulut .

3. Valitse Työnkulut: Kohteen nimi -sivun Valmiit työnkulut -kohdassa sen työnkulun esiintymän nimi tai tila, jonka haluat tarkistaa.
   
   Esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Työnkulun valmistumisilmoituksesta

• Avaa tarkistettavan esiintymän työnkulun valmistumisilmoitus ja napsauta sitten Näytä työnkulun historia -linkkiä.

Esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Jos haluat säilyttää kaikki valmistumisilmoitukset, kannattaa ehkä luoda Outlook-sääntö. Määritä sääntö kopioimaan kaikki saapuvat viestit, joiden Aihe-rivillä oleva teksti on valmis, omaan erilliseen kansioonsa. (Varmista, että Outlook-sääntö kopioi saapuvat viestit eikä vain siirrä niitä, tai ne eivät näy myös Saapuneet-kansiossa.)

Segmentin kärjessä

3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

Jos haluat tietää, miten toinen työnkulun versioista toimii yleisesti – ajan mittaan ja useassa esiintymässä – voit luoda jommankumman tai molemmat valmiiksi määritetyistä raporteista:

• Aktiviteetin kestoraportti    Tämän raportin avulla näet keskiarvot siitä, kuinka kauan työnkulun kunkin toiminnon suorittaminen kestää, sekä kuinka kauan kunkin työnkulun suorittaminen kestää.

• Peruutus- ja virheraportti    Tämän raportin avulla voit tarkistaa, peruutetaanko työnkulku usein tai ilmeneekö virheitä ennen valmistumista.

Käytettävissä olevien raporttien luominen työnkulkua varten

1. Napsauta luettelon tai kirjaston työnkulun Tila-sarakkeessa mitä tahansa tilatietojen linkkiä.
   

2. Valitse Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-kohdassaNäytä työnkulun raportit.
   

3. Etsi työnkulku, jonka raporttia haluat tarkastella, ja napsauta sitten sen raportin nimeä, jota haluat tarkastella.
   

4. Säilytä tai muuta Mukauta-sivulla sijaintia, johon raporttitiedosto luodaan, ja valitse sitten OK.
   
   Raportti luodaan ja tallennetaan määritettyyn sijaintiin.

5. Kun raportti on valmis, voit tarkastella sitä napsauttamalla seuraavassa kuvassa näkyvää linkkiä. Muussa tapauksessa lopeta ja sulje valintaikkuna valitsemalla OK . (Kun olet myöhemmin valmis tarkastelemaan raporttia, löydät sen edellisessä vaiheessa määrittämästäsi sijainnista.)
   

Mitä seuraavaksi?

Jos työnkulku toimii juuri haluamallasi tavalla, voit aloittaa sen käytön.

Jos haluat muuttaa sen toimintaa, tutustu tämän artikkelin CHANGE-osioon .

Kun olet tehnyt uuden Hyväksyntä-työnkulun ensimmäisen esiintymän ja tarkistanut tulokset, haluat ehkä tehdä vähintään yhden muutoksen tapaan, jolla työnkulku määritetään.

Haluat ehkä myös tehdä myöhemmin lisämuutoksia kokoonpanoon.

Lopuksi saatat jossain vaiheessa haluta poistaa työnkulun käytöstä lyhyemmäksi tai pidemmäksi ajaksi, mutta et poistaa sitä – tai haluat ehkä poistaa sen kokonaan.

Tämän segmentin osat

1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

2. Työnkulun poistaminen käytöstä tai poistaminen

1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

Jos haluat tehdä pysyviä muutoksia olemassa olevan työnkulun asetuksiin, avaa ja muokkaa liitoslomaketta, jota alun perin käytit sen lisäämiseen.

Jos työnkulku suoritetaan vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulku suoritetaan.

2. Valitse valintanauhan Luettelo - tai Kirjasto-välilehti .

   Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella luettelon tai kirjaston tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

3. Valitse Asetukset-ryhmässäTyönkulun asetukset.

4. Valitse Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (muuta asetuksia napsauttamalla) sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.

   Huomautus: Jos haluamaasi Hyväksyntä-työnkulkua ei näy luettelossa, se saattaa liittyä vain yhteen sisältötyyppiin. Tässä luettelossa näkyviä työnkulkuja hallitaan näiden työnkulkujen avulla, jotka suoritetaan tämän tyyppisissä kohteissa , jotka sijaitsevat aivan luettelon alapuolella. (Katso kuva.) Napsauta avattavan valikon sisältötyyppiasetuksia ja selvitä, mikä niistä näyttää haluamasi työnkulun. Kun haluamasi työnkulku näkyy luettelossa, napsauta sen nimeä.

5. Tee ja tallenna haluamasi muutokset liitoslomakkeen kahdella sivulla, joita käytettiin alun perin työnkulun lisäämiseen.

   Lisätietoja kytkentälomakkeen kentistä ja ohjausobjekteista on tämän artikkelin PLAN-segmentissä ja asianmukaisessa Lisää-segmentissä (Luettelo/kirjasto tai Sivustokokoelma).

Jos työnkulku suoritetaan kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

1. Avaa sivustokokoelman aloitussivu (ei kokoelman sivuston tai alisivuston aloitussivu).

2. Napsauta Asetukset-kuvaketta ja valitse sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Verkko-Designer Valikoimat-kohdassaSivuston sisältötyypit.

4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jolla työnkulku suoritetaan.
   

5. Valitse valitun sisältötyypin sivulla Asetukset-kohdassa Työnkulun asetukset.
   

6. Valitse Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (muuta asetuksia napsauttamalla) sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.
   

7. Tee ja tallenna haluamasi muutokset liitoslomakkeen kahdella sivulla, joita käytettiin alun perin työnkulun lisäämiseen.

   Lisätietoja kytkentälomakkeen kentistä ja ohjausobjekteista on tämän artikkelin PLAN-segmentissä ja asianmukaisessa Lisää-segmentissä (Luettelo/kirjasto tai Sivustokokoelma).

Segmentin kärjessä

2. Työnkulun poistaminen käytöstä tai poistaminen

Jos työnkulku suoritetaan vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulku suoritetaan.

2. Valitse valintanauhan Luettelo - tai Kirjasto-välilehti .

   Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella luettelon tai kirjaston tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

3. Valitse Asetukset-ryhmässäTyönkulun asetukset.

4. Napsauta Työnkulun asetukset -sivulla Poista, Estä tai Palauta työnkulku - linkkiä.

5. Poista työnkulut käytöstä, ota uudelleen käyttöön tai poista työnkulkuja Poista työnkulut -sivulla olevan lomakkeen avulla.
   

Lomakkeessa on viisi saraketta:

• Työnkulku    Työnkulun nimi.

• Tapauksissa    Kohteissa käynnissä olevan työnkulun esiintymien määrä.

• Sallia    Vaihtoehto, jonka avulla työnkulku toimii edelleen normaalisti.

• Ei uusia esiintymiä    Asetus, joka sallii työnkulun tällä hetkellä käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä, koska se ei voi suorittaa uusia esiintymiä. (Tämä toiminto on peruutettavissa. Jos haluat ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin, palaa tälle sivulle ja valitse Salli.)

• Poista    Vaihtoehto, joka poistaa työnkulun luettelosta tai kirjastosta kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi, eikä kyseisen työnkulun sarake enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tätä toimintoa ei voi peruuttaa.)

Jos työnkulku suoritetaan kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

1. Avaa sivustokokoelman aloitussivu (ei kokoelman sivuston tai alisivuston aloitussivu).

2. Napsauta Asetukset-kuvaketta ja valitse sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Valikoimat-kohdassaSivuston sisältötyypit.

4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jolla työnkulku suoritetaan.
   

5. Valitse valitun sisältötyypin sivullaAsetukset-kohdassaTyönkulun asetukset.
   

6. Napsauta Työnkulun asetukset -sivulla Poista, Estä tai Palauta työnkulku - linkkiä.

7. Poista työnkulut käytöstä, ota uudelleen käyttöön tai poista työnkulkuja Poista työnkulut -sivulla olevan lomakkeen avulla.
   

Lomakkeessa on viisi saraketta:

• Työnkulku    Työnkulun nimi.

• Tapauksissa    Kohteissa käynnissä olevan työnkulun esiintymien määrä.

• Sallia    Vaihtoehto, jonka avulla työnkulku toimii edelleen normaalisti.

• Ei uusia esiintymiä    Asetus, joka sallii työnkulun tällä hetkellä käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä, koska se ei voi suorittaa uusia esiintymiä. (Tämä toiminto on peruutettavissa. Jos haluat ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin, palaa tälle sivulle ja valitse Salli.)

• Poista    Vaihtoehto, joka poistaa työnkulun sivustokokoelmasta kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi, eikä kyseisen työnkulun sarake enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tätä toimintoa ei voi peruuttaa.)

Mitä seuraavaksi?

Jos olet tehnyt muutoksia, tarkista muutosten vaikutukset suorittamalla työnkulun testiesiintymä.

Mukauttaminen edelleen

SharePoint-tuotteisiin sisältyviä työnkulkuja voi mukauttaa monin eri tavoin.

Voit myös luoda mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.

Voit käyttää mitä tahansa tai kaikkia seuraavista ohjelmista:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Mukauta työnkulun lomakkeita, toimintoja ja toimintoja.

• Microsoft Visual Studio    Luo omia mukautettuja työnkulun toimintoja.

Lisätietoja on Microsoft Software Developer Network (MSDN) -ohjejärjestelmässä.