Käytä Copilot-laajennuksia Microsoft Teams -kokouksissa

Kokousten järjestäminen Copilotin avulla

Kokouksen järjestäjänä voit päättää, miten ja voivatko osallistujat käyttää Copilotia. Vaikka sinulla ei olisi käyttöoikeutta, voit hallita Copilotia järjestämiesi kokousten osalta.   

Organisaatiosi käytännön, luottamuksellisuusmerkinnän ja malliasetusten mukaan voit valita salli Copilot-kokousasetuksen seuraavista arvoista: 

• Kokouksen aikana ja sen jälkeen: Copilotin käyttäminen edellyttää transkriptiota. Kopiointi alkaa heti, kun kokous alkaa transkriptia. Jos valitset copilotin kokouksen ohjausobjekteissa, saat kehotteen aloittaa transkription, jotta voit käyttää Copilot-toimintoa. Kun valitset "start", Copilot ja transkriptio alkavat kokoukselle.

• Vain kokouksen aikana: Copilot käynnistyy heti, kun se on valittuna kokouksen asetuksissa. Copilot käyttää puhe tekstiksi -tietoja antaakseen oivalluksia siitä, mitä kokouksessa sanotaan. Jos joku aloittaa kokouksen tilaamisen, Copilot on käytettävissä kokouksen aikana ja sen jälkeen niille osille, jotka on kirjoitettu. Kokouksen päätyttyä puhe tekstiksi -tiedot ja vuorovaikutukset Copilotin kanssa eivät ole enää käytettävissä.

• Ei käytössä: Copilot on poissa käytöstä kokouksessa. Tallentaminen ja transkriptio eivät myöskään ole kokouksen käytettävissä luottamuksellisten tietojen käytön estämiseksi.

Pääse ajan tasalle, jos olet myöhässä

Jos liityt kokoukseen, jossa Copilot on käynnissä yli 5 minuuttia sen aloittamisen jälkeen, näet ilmoituksen yhteenvedon saamisesta. Valitse Avaa kopiokoneet ja odota, että yhteenveto täytetään kokousikkunan oikeaan reunaan. 

Järjestä tehokkaampi kokous

Aloita valitsemalla Copilot kokouksen ohjausobjekteista. Valitse Näytä kehotteet Copilot-kirjoitusruudun alapuolelta ja valitse jokin seuraavista:

• Kertaa tähänastinen kokous.

• Luetteloi toimintokohteet.

• Ehdota jatkokysymyksiä.

• Mitä kysymyksiä ei ole ratkaistu?

• Luettele eri näkökulmat aiheen mukaan.

• Luettele pääkohdat, joista keskustelimme.

• Luo kokousmuistiinpanot.

• Kokouksen keskustelun kohokohdat.
  ​​​​​​​

Voit myös esittää perämiehelle omia kysymyksiä. Seuraavassa on muutamia ideoita:

• Mistä olemme eri mieltä tähän aiheeseen liittyen? 

• Miten [kokouksen osallistuja] vastasi tähän ehdotukseen? 

• Mitä kysymyksiä voin esittää, jotta voin viedä kokousta eteenpäin? 

• Missä [kokouksen osallistujan] argumentissa on aukkoja? 

• Luo taulukko, jossa on käsiteltävät ideat sekä niiden edut ja haitat. 

• Luettele ideat, mukaan lukien ihmisten antama palaute, tekstitallenteesta ja keskustelusta.

Kokouksen päättäminen selkeillä seuraavilla vaiheilla

Copilot lähettää muutaman minuutin ennen kokouksen ajoitettua päättymistä kehotteen, joka auttaa osallistujia lopettamaan kokouksen. Valitse Avaa kopiokoneet, jos haluat nähdä yhteenvedon keskeisistä keskustelunaiheista ja tunnistaa seuraavat vaiheet, mukaan lukien tietyille henkilöille määritetyt tehtävät. Voit myös kysyä Copilotilta, onko esityslistalla ratkaisemattomia ongelmia tai avoimia aiheita tai muita aiheeseen liittyviä kysymyksiä, jotka voivat auttaa kokouksen järjestämisessä. 

Kokouskeskustelu

Valitse keskustelun oikeasta yläkulmasta Avaa Copilot. Täältä Copilot tarjoaa kattavat tiedot ja oivallukset käyttämällä keskustelussa kirjoitettua ja kokouksen tekstiversioon tallennettua puhuttua sisältöä. Voit esittää esimerkiksi seuraavan kysymyksen: mistä ideoista keskusteltiin? Saat vastauksen, joka sisältää sekä ääneen ilmaistut että keskustelussa jaetut ideat. Copilotin vastauksessa mainitaan myös, mitä lähteitä käytettiin vastauksen antamiseen. ​

Ennen kokouksen alkua voit käyttää Copilotia kokouksen keskusteluketjussa, aivan kuten muutkin keskustelut. Kun transkriptio alkaa kokouksessa, Copilot sisällyttää keskustelutiedot jopa 24 tuntia ennen kokousta sekä tekstitallennuksen. Niin kauan kuin tekstiversio on käytettävissä, Copilot voi käyttää sekä keskustelua että tekstitallennuksia lähteinä kokouskeskustelussa. 

Kertaus-välilehti

Kopiointitoimintoa voi käyttää myös kokouskeskustelun Kertaus-välilehdessä . Avaa Copilot , niin näet saman keskusteluhistorian Copilotin kanssa kuin kokouskeskustelusta. Aiempi keskusteluhistoria Copilotin kanssa toistuvassa kokouksessa ei kuitenkaan ole enää käytettävissä, jos sarjan myöhempi kokous kirjoitetaan. Jos transkriptoidun kokouksen tekstiversio ei ole enää käytettävissä, kaikki aiemmat Copilot-keskusteluhistoriat poistetaan.
​​​​​​​

Tutustu toimintoon tarkemmin kokeilemalla seuraavia ehdotettuja kehotteita: 

• Kokousksen keskustelun kohokohdat.

• Mitä kysymyksiä esitettiin, mihin vastattiin ja mitkä jäivät ratkaisematta?

• Mikä oli kokouksen tunnelma? 

• Tee helposti ymmärrettävä yhteenveto siitä, mistä ihmiset puhuivat. 

• Miksi [kokouksen osallistuja] sanoi, että tämä idea oli hyvä? 

• Mikä oli kunkin osallistujan suurin huolenaihe? Mistä he olivat eniten innoissaan? 

• Mitä sellaisia ideoita [kokouksen osallistujalla] oli, jotka voin jakaa tuotetiimin kanssa? 

• Luonnostele kokouksen osallistujille sähköpostiviesti, jossa on yhteenveto kokouksesta ja toimintokohteet.